12
Обычный набор функционала системы автоматизации торговли – учет
товаров (остатки, продажи), учет контрагентов (взаиморасчеты, заказы) и
финансовый учет (банк, касса). На сегодняшний день эти задачи может решить
практически любая система автоматизации, приобретенная у надежного
поставщика.
Большинство учетных программ позволяет получить отчеты по
оборачиваемости, по прибыльности тех или иных позиций, по остаткам,
заказам, срокам годности, возвратам и многие другие. Эти отчеты объединяет
одно: в них, как правило, минимальной единицей учета временного интервала
является один день. Например, отчет «сравнение продаж» или «отчет по
прибыли» можно сформировать за период продолжительностью не менее
одного дня. Достаточно ли такой точности? Да, если магазин только что
открылся, только что перешел на автоматизированную систему учета, если
борьба за покупателя не актуальна в условиях слабой конкуренции.
Когда система «первого уровня» действительно заработает, можно
переходить к решению новых задач – анализу торговой деятельности в разрезе
каждой кассовой операции, учету загруженности кассовых рабочих мест,
введению системы повышения лояльности клиентов. На втором этапе
автоматизации устанавливается «аналитическое» программное обеспечение,
собирающее консолидированную информацию о каждом чеке всех кассовых
станций торгового предприятия. Эти аналитические отчеты способны повлиять
на принятие крайне серьезных управленческих решений и расширить картину
восприятия вашего бизнеса. Основные объекты учета, которые позволяет
раскрыть «почековая» аналитика, – это ассортимент, клиенты и сотрудники.
Поговорим о каждом из этих объектов подробнее.
«Почековый» анализ для управления ассортиментом
Приведем несколько примеров использования базы данных кассовых
операций для управления ассортиментом торгового предприятия.
Обязательный ассортимент и постоянные покупатели
Не все покупатели представляют интерес для конкретного торгового
13
объекта. Есть случайные посетители, есть те, кто приходит часто за небольшим
количеством товаров, есть постоянные клиенты, совершающие покупки на
большие суммы. Итак, часть товаров приобретается в «маленьких» чеках, часть
товаров покупают только те, кто приходит «закупаться всерьез». Не учитывать
такое разделение ассортимента нельзя. Товары «больших чеков» должны быть
в магазине всегда, в крайнем случае – их аналоги. Даже их кратковременное
отсутствие в ассортименте может вызвать негативную реакцию со стороны
«дорогого» покупателя и, как следствие, снижение его лояльности к данному
торговому объекту. Напротив, товары, относящиеся к группе «мелкие
покупки», не требуют столь пристального внимания товароведов и могут
некоторое время отсутствовать в продаже. Конечно, большая часть товаров
покупается и в «больших», и в «маленьких» чеках, но практически всегда
«хиты», с которыми нужно работать внимательно, и «аутсайдеры» ярко
выражены.
Без данных о каждом из чеков такую аналитику получить невозможно.
Связанные ассортиментные группы
Когда в магазине используется какая-либо автоматизированная система
учета, достаточно просто увидеть, продажа каких конкретных товарных
позиций убыточна для предприятия. Если такой убыток не оказался случайным,
а повторяется из месяца в месяц, то решение о снятии с продажи данной
позиции ассортимента выглядит вполне оправданным. Но не всегда этот шаг
окажется правильным. Анализ кассовых операций может дать ответ на
вопросы: «Какие товары покупаются вместе с данной позицией?», «Не
приведет ли снятие с продаж одного товара к прекращению продаж другого,
«более интересного» для нас?». В качестве типового примера «связанных»
товаров можно привести: коньяк, шоколад, лимоны. Встречаются и очень
необычные сочетания. У одного из наших клиентов стояла задача увеличения
продаж памперсов. В ходе анализа связей ассортиментной матрицы на
торговом объекте получился неожиданный типовой портрет покупателя
товаров этой группы по утрам в субботу. Оказалось, что товары, имеющие
14
наибольшую связь с памперсами в это время, – пиво и орешки!
Сегодня покупатель хочет приобрести необходимые товары в одном
магазине и по возможности затратив минимум времени. Если вывести из
ассортимента хлеб, то за другой выпечкой и прочими товарами покупатель
уйдет в соседний магазин.
Использовать информацию о связанных товарах можно и для
определения порядка выкладки ассортимента в торговом зале. Для некоторых
магазинов полезно использовать такой вариант выкладки, при котором
покупатель будет находиться в торговом зале минимальное время – связанные
группы товаров должны располагаться рядом.
Товары с проблемной маркировкой
Никому из покупателей не нравится, когда кассир целую минуту водит
некоторыми товарами вокруг сканера в ожидании, когда же, наконец, штрихкод
будет считан. К сожалению, некоторые товары поставляются производителями
с некачественным штриховым кодом. Часть упаковок смята, где-то штриховой
код стерся и не может быть прочитан сканером. Однако на такие товары
сотрудники магазина имеют возможность наклеить свою этикетку, которая
будет читаться хорошо, но не делают этого.
Сложность собственной маркировки заключается в том, что список таких
товаров постоянно меняется – меняются упаковки, меняются штриховые коды.
Понять, какие товары быстро обрабатываются на кассе, а какие надолго
задерживают очередь, легко, анализируя не просто каждый кассовый чек, но и
время, затраченное на регистрацию продажи каждой из позиций чека.
Обладая информацией о времени прохождения через кассу
«проблемных» товаров, можно в значительной мере сократить время
обслуживания каждого покупателя, маркируя собственной этикеткой товары, у
которых плохо читается штриховой код. Маркировать именно штрихкодом, а
не этикет-пистолетом наиболее часто продаваемые в часы пик товары.
С помощью статистических отчетов «почековой» системы можно не
только сформировать список «проблемных» товаров, но и получить таблицу
15
лишних временных затрат на их сканирование в течение дня.
Рассмотренные выше несколько примеров – лишь небольшая часть
вариантов использования чековой аналитики для управления ассортиментом.
Управление потребителем
Активность покупателей на торговом объекте распределяется по часам
очень неравномерно. Как правило, наблюдается резкий скачок посещаемости в
промежутке от 16 до 19 часов
Большое количество клиентов в часы пик создает неудобство для
персонала магазина и самих покупателей. Существуют различные методы
сглаживания графика активности покупателей. Самый простой из них –
дополнительные скидки для покупателей вне часов пиковых нагрузок. Однако
возникает сложный вопрос, какие размеры скидок и на какие товарные группы
нужно установить в различные часы? Для достижения оптимального результата
придется прибегнуть к анализу кассовых операций и методом проб и ошибок
найти оптимальный размер скидок.
Кассовый анализ и индивидуальный подход к клиентам
Анализ кассовых операций позволяет существенно повысить
эффективность дисконтных систем торговых сетей. Разработка и обслуживание
дисконтной системы требует серьезных финансовых и временных затрат,
однако в большинстве случаев никакой серьезной отчетности о результатах
применения данной системы торговое предприятие не имеет. В то же время в
каждом «дисконтном» чеке содержится ссылка на номер карты, то есть на
конкретного покупателя, и данные эти поистине бесценны. По ним можно
составить полный «портрет» владельца дисконтной карты как покупателя,
вести анализ динамики покупок, реакции постоянных покупателей на новые
товары и маркетинговые акции и т. п.
Клиента надо знать в лицо. Это утверждение при нынешнем возросшем
уровне конкуренции на рынке розничной торговли для многих стало аксиомой.
В крупноформатных магазинах запомнить каждого покупателя невозможно.
Однако можно способствовать тому, чтобы каждый посетитель хотя бы
16
немного чувствовал «домашнюю» атмосферу. В обмен на дисконтную карту
представители магазина обычно просят клиента заполнить анкету. Как только
информация о конкретном клиенте и номере его дисконтной карты введена в
компьютер, кассовый чек становится не таким обезличенным. Можно
автоматически, без дополнительных операций кассира напечатать на чеке имя и
фамилию владельца карты, поздравить его с какой-либо знаменательной датой.
Согласитесь, даже такая мелочь может добавить положительных эмоций от
посещения магазина.
Различные ассортиментные группы представляют различный интерес для
торгового предприятия, а разные категории покупателей совершают покупки
разных групп товаров. Как информировать клиентов о новинках, появившихся
в интересующих их ассортиментных группах? Есть возможность провести
серию маркетинговых мероприятий в торговом зале (дегустации, розыгрыши и
т. п.). Но такое решение – неидеально по многим причинам. Для тех
предприятий, которые владеют достаточно обширной клиентской базой
данных, есть привлекательное решение – директ-маркетинг.
Допустим, в магазине появился новый элитный сорт греческих оливок.
Выставлять такой продукт на дегустацию в торговом зале просто
нерентабельно. Лучше сделать выборку по базе данных тех клиентов, которые
достаточно регулярно посещают магазин и периодически покупают товары
группы «оливки». Для этих клиентов можно организовать закрытую
презентацию, проинформировать о новинке по телефону или электронной
почте. Проведенное таким образом представление нового продукта для целевой
группы покупателей будет не только более эффективным, но и менее
затратным.
Для того чтобы торговое предприятие могло проводить подобного рода
маркетинговые мероприятия, требуется не только база данных клиентов, но и
общая база всех покупок, произведенных покупателями в магазине, – архив
чеков.
Оценка качества работы персонала
17
Для оценки качества работы сотрудников (прежде всего кассиров) также
целесообразно использовать базу кассовых операций. Каждый чек хранит в
себе не только фамилию сотрудника, оформившего продажу, но и всю историю
кассовых операций (сторно, корректировки, аннуляции и даже открытия
денежного ящика). Эти данные позволяют строить отчеты по работе кассиров.
С помощью кассового анализа можно точно измерить:
- количество часов, отработанных на кассе;
- общее количество оформленных чеков;
- количество «сторно» и отмен чеков;
- журнал чеков с «исправлениями».
Такая информация, во-первых, позволяет дифференцированно подходить
к оплате труда кассиров. Во-вторых, дополнительный контроль стимулирует
персонал более ответственно относиться к своим обязанностям. При
использовании подобной системы количество ошибок кассиров заметно
сокращается.
Один из клиентов нашей компании, директор торговой сети, сказал
следующее об использовании чековой аналитики как одного из инструментов
управления персоналом: «Я задаю кассирам такие вопросы, которые порой
ставят их в тупик. Они не понимают, как я могу видеть то, что происходило на
кассе в мое отсутствие».
Преимущества кассовой аналитики
Все «учетные» системы, используемые на предприятиях торговли, имеют
одно общее ограничение – для того чтобы отчеты показывали верные данные,
сотрудники не должны ошибаться при ручном вводе информации. К
сожалению, это невозможно. Конечно, все ошибки операторов рано или поздно
обнаруживаются и исправляются, но их наличие снижает актуальность базы
данных.
Зато данные кассовых операций автоматически загружаются в систему с
кассовых станций, ни один документ не вводится вручную и ни один из отчетов
системы не подвержен влиянию человеческого фактора.
18
Информацию по кассовым операциям возможно консолидировать из
различных подразделений в единую базу данных. Иными словами, информация
о работе каждого из торговых объектов – как сводная, так и в разрезе
подразделений – доступна для анализа в центральном офисе.
При выборе программного обеспечения для ведения кассовой аналитики
следует обращать внимание на функциональные возможности программы.
Важно обеспечить клиенту возможность ведения анализа в распределенной
торговой сети и посекундную аналитику для значительной части отчетов.
На торговых предприятиях различных форматов в той или иной степени
актуальны различные разделы программы учета. Например, универсаму
наиболее интересны отчеты по скорости работы кассовых узлов и управлению
дисконтной системой, дискаунтерам – отчеты по ассортименту, а «магазинам у
дома» – предпочтения клиентов. А вот статистика по работе персонала
(кассиров) будет интересна в одинаковой степени для всех.
19
Глава 2. Характеристика системы бухгалтерского учета и анализа
кассовых операций на примере ООО «Олимп»
2.1 Общая характеристика организации
Объектом работы выступает ООО «Олимп»– магазин розничной торговли
бытовой техникой.
Миссия Компании - создание таких условий для партнеров, чтобы
покупка продукции в торговой сети ООО «Олимп» была осознанным выбором,
комфортной и экономически обоснованной сделкой на долгие годы.
В качестве основной цели руководство ООО «Олимп» видит перед собой
успешное, с коммерческой точки зрения, функционирование компании на
рынке в соответствии с принципами рыночной экономики и свободного
предпринимательства в рамках действующего законодательства РФ. В процессе
достижения данной цели компания решает следующие задачи:
- постоянное развитие бизнеса,
- расширение круга клиентов,
- совершенствование технической базы.
- упрочнение собственных позиций на отечественном рынке.
Принципы:
- качество;
- честность;
- мастерство и профессионализм.
Организационная структура компании ООО «Олимп» представлена на
рисунке 2.
20
Рисунок 2 – Организационная структура предприятия ООО «Олимп»
Директор ООО «Олимп»
Зав.
складом
№2
Зав.
складом
№1
Управляющий
магазином №1
Отдел
сбыта
Менеджер
по
закупкам
Главный
бухгалтер
Офис-
менеджер
Продавцы
Водители
Кладовщики
Грузчики
21
2.2 Порядок организации и ведения бухгалтерского учета и анализа
кассовых операций в ООО «Олимп»
Министерство финансов Российской Федерации издало приказ от
31.10.2000 № 94н, которым утвердило не только План счетов бухгалтерского
учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, но и Инструкцию
по его применению
5
.
Указанным выше Планом счетов введен счет 50 «Касса».
Вышеназванный счет предназначен для ведения бухгалтерского учета
кассовых операций с денежными средствами в кассах компаний.
Раздел 5 Инструкции по применению Плана счетов допускает
право компаний открыть к счету 50 субсчета 50-1 «Касса организации»,
50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы» (таблица 1).
Таблица 1
Субсчета к счету 50 «Касса»
Субсчет
Что учитывается
50-1 «Касса
организации»
Денежные средства в кассе организации. Если у
организации есть кассовые операции с иностранной
валютой, то необходимо открывать отдельные субсчета
для каждой наличной иностранной валюты
50-2 «Операционная
касса»
Денежные средства в билетных и багажных кассах
портов, вокзалов, кассах хранения билетов, кассах
отделений связи, остановочных пунктов, речных
переправ, судов и т.п.
50-3 «Денежные
документы»
Находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки
государственной пошлины, оплаченные авиабилеты и
другие денежные документы
Следует отметить, что субсчет 50-1 «Касса организации» в ООО
«ОЛИМП» используется для учета движения наличных денежных средств по
кассе компании. При ведении операций с иностранной валютой необходимо
открывать отдельные субсчета к счету 50 для обособленного бухгалтерского
учета кассовых операций по каждой иностранной валюте.
Субсчет 50-2 «Операционная касса» применяется для учета движения
5
Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 08.11.2010) "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского
учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению" –
www.consultant.ru