22
денег в кассах товарных контор, билетных кассах, кассах вокзалов, отделений
связи и т.д.
Субсчет 50-3 «Денежные документы» применяется в ООО «ОЛИМП» для
учета документов, которые являются денежными: оплаченные талоны на ГСМ,
питание, путевки, полученные извещения на почтовые переводы,
почтовые марки, конверты с марками, марки государственной
пошлины и т.п. Характерным признаком таких документов является их
стоимостная оценка. Они должны быть приобретены компанией и храниться у
нее же.
Для правильного отражения операций по кассе в бухгалтерском учете в
ООО «ОЛИМП»по дебету счета 50 учитывается наличность, поступающая в
кассу компании.
Средства, выдаваемые из кассы компании, отражаются на кредите счета
50.
В случае получения компанией в свою кассу наличных денежных средств
оформляется такое движение следующим образом:
- получение компанией наличности в банке, в котором находится
расчетный счет компании, оформляется по дебету счета 50, которому
корреспондирует кредит счета 51 «Расчетный счет»;
- возврат лицом, получившим подотчетные деньги, денежных сумм, по
которым не предоставлен отчет (неизрасходованных денежных средств),
оформляется по дебету счета 50, которому корреспондирует кредит счета 71
«Расчеты с подотчетными лицами»;
- оплата покупателями товаров или услуг оформляется по дебету счета 50,
которому корреспондирует кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и
заказчиками».
В случае выдачи компанией наличных денежных средств из кассы
оформляется такое движение необходимо следующим образом:
- выплата компанией своим работникам заработной платы,
осуществляемая путем выдачи наличных денег из кассы
23
компании, в бухгалтерском учете отражается по дебету счета 70 «Расчеты с
персоналом по оплате труда», которому корреспондирует кредит счета 50
«Касса»;
- выдача подотчетному лицу наличных денег из кассы компании
оформляется по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», которому
корреспондирует кредит счета 50 «Касса»;
- внесение компанией наличных в банк, в котором находится расчетный
счет компании, оформляется по дебету счета 51 «Расчетный счет», которому
корреспондирует кредит счета 50 «Касса»;
- оплата приобретенных товаров или услуг оформляется по дебету счета
62 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», которому корреспондирует
кредит счета 50 «Касса».
Таким образом, гражданское законодательство России не ограничивает
оборотоспособность денег. Любая организация или физическое лицо имеет
возможность использовать денежные средства для своих нужд. Единственным
условием является законность такого применения. Право на расходование денег
не ставится в зависимость от их формы. Данные предписания предусмотрены в
главе 6 Гражданского кодекса России.
Синтетический и аналитический учет денежных средств в кассе
организации сводится к их обобщенному учету на соответствующих субсчетах
к счету 50. В чистом виде аналитический учет денежных средств не ведется.
Ведь у организации, как правило, отсутствует необходимость вести не просто
учет денежных средств в абсолютном выражении, а их детализацию по типам
банкнот или их сериям.
При наличии операций с иностранной валютой организация вместо
открытия субсчетов к счету 50 может вести аналитический учет по видам
валют.
Основные типовые записи по учету кассовых операций представим в
таблице 2.
24
Таблица 2
Основные типовые записи по учету кассовых операций
Операция
Дебет счета
Кредит счета
Получены денежные средства из
банка по чеку
50
51 «Расчетные счета»
Инкассированы денежные
средства в банк
57 «Переводы в пути»
50
Выплачена заработная плата из
кассы
70 «Расчеты с персоналом
по оплате труда»
50
Выданы денежные средства под
отчет
71 «Расчеты с
подотчетными лицами»
50
Выдан работнику
беспроцентный заем наличными
73 «Расчеты с персоналом
по прочим операциям»
50
Оприходованы денежные
документы
50
60 «Расчеты с
поставщиками и
подрядчиками»71
«Расчеты с
подотчетными
лицами»
Произведена оплата поставщику
наличными
60
50
Получена оплата от покупателей
наличными
50
62 «Расчеты с
покупателями и
заказчиками»
90 «Продажи»
Но все же, как правило, единственный аналитический учет, который
ведет организация по счету 50, - это учет денежных документов по их видам
(билеты, марки и проч.).
Основной документацией по бухгалтерскому учету кассовых операций в
ООО «ОЛИМП» является:
- расходный кассовый ордер;
- приходный кассовый ордер;
- кассовая книга;
- расчетно-платежная ведомость.
Любые движения наличных денег в кассе компании ООО «ОЛИМП»
обязательно оформляются расходным или приходным ордерами. Такие
документы подписываются бухгалтером и кассиром, при этом операции с
наличными деньгами проводятся последним.
Генеральный директор вправе оформлять РКО и ПКО. Условием
25
легитимности такого заполнения является осуществление операций с
наличностью руководителем.
Сотрудники, прямо не названные Центробанком России, лишены права
совершать кассовые операции и составлять соответствующие документы.
Ответственному работнику обязательно передаются печати и штампы, а также
вручаются образцы подписей сотрудников, уполномоченных на подписание
РКО и ПКО. Им разъясняются права и обязанности под личную подпись.
Еще одним важным документом по учету кассовых операций в ООО
«ОЛИМП» является кассовая книга. Порядок ее заполнения и ведения
подробно описан в нормативных актах России.
Все записи в кассовой книге подкреплены РКО и ПКО. По окончании
смены кассир ООО «ОЛИМП» сверяет данные в форме № КО-4 со сведениями,
указанными в ордерах. По итогам таких действий определяется остаток
наличных денег.
Средства сверх лимита зачисляются на расчетный счет.
Если происходит выдача заработной платы работникам НОУ BIG BEN, то
заполняется и ведется расчетно-платежная ведомость. Сведения в названном
документе соответствуют данным кассовой книги и РКО.
При заполнении и оформлении кассовой книги или расчетно-платежной
ведомости кассир ООО «ОЛИМП» руководствуется приказом Министерства
финансов Российской Федерации от 30.03.2015 № 52н, которым утверждены
методические рекомендации по применению и заполнению форм первичных
учетных документов.
Все документы по операциям с наличными деньгами в ООО «ОЛИМП»
могут вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Для
последнего способа необходимы электронная подпись и обеспеченность
компании специальными техническими средствами.
Независимо от способа ведения документов в них не допускается наличие
ошибок или неточностей. Документы должны быть заполнены аккуратно и
разборчиво.
26
Каждое лицо, получившее деньги на производственные нужды в ООО
«Олимп» представляет компании письменный отчет по израсходованным
средствам. Такая обязанность возникает у подотчетного лица вне зависимости
от наличия или отсутствия трудовых правоотношений.
Центробанк России также установил, что такой отчет должен быть
предоставлен предприятию не позднее трех рабочих дней с момента истечения
срока, на который средства выдавались.
Названный документ оформляется в произвольной форме и должен
называться авансовым отчетом. К нему обязательно следует приложить
оригиналы доказательств, подтверждающих те или иные траты ответственного
лица.
В бухгалтерском учете предоставление денежных сумм на
производственные цели следует оформлять по дебету счета 71 «Расчет с
подотчетными лицами», кредиту счета 50 «Касса».
Если же подотчетное лицо не отчиталось по денежным средствам,
полученным на производственные нужды, то такие деньги подлежат возврату в
адрес предприятия. При совершении такой операции составляется приходный
кассовый ордер.
В бухгалтерском учете возврат наличных денег следует оформлять по
дебету счета 50 «Касса», кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
В аналогичном порядке оформляется выдача денег на нужды предприятия
и работникам обособленных структурных подразделений организации.
Как указывалось ранее, можно использовать счет 76, но только если
подотчетное лицо не является работником компании.
2.3 Анализ кассовых операций в ООО «Олимп»
Поступление денежных средств в кассу ООО «Олимп» складывается в
результате продажи товаров в магазинах, а также за счет поступления денег с
расчетного счета, которое за 2016 г. составило:
1553537.18 рублей (на зарплату и хозрасходы )
-от прочей реализации материалов 2237.85 рублей.
27
-за аренду зала 800 рублей.
-за авто услуги 1200 рублей.
-прочий приход 51126.98 рублей.
Итого приход за июль составил: 1640128,68 рублей, рублей, что
составило (74.9 %) от общего расхода кассы.
Выдано под отчет –360422,79 рублей (22 %).
Сдано в банк –36898,34 рублей.
Организация не всегда выдерживает установленный банком лимит по
кассе. Так на 1.08.2015 г остаток денежных средств в кассе составил -6884
рубля против установленного лимита – 6300 рублей. За это предприятие было
оштрафовано.
Это объясняется разъездным характером работы основного персонала
рабочих и специалистов и их задержки на линии ввиду непредвиденных
ситуаций. При проверке кассовой дисциплины банком штрафные санкции не
применялись.
Условно существуют следующие виды кассовых операций:
- расходные;
- приходные (прибыль без налога).
Последнее относится только к приходу наличных средств в пользу
компании или индивидуального предпринимателя и оформляется
соответствующим кассовым ордером (зависимо от выбранного рода
деятельности, то есть лицензионного или безлицензионного типа). Сам
выданный ордер остается непосредственно у компании, тогда как его копия
отпечатывается и дается лицу, которое отвечает за ввод наличных средств на
счет компании. Сейчас все это выполняется автоматизированными системами,
однако государство все так же оставляет право выписывать именные чеки, не
требуя в обязательном порядке переходить на систему автоматизации.
Все приходные кассовые операции облагаются налогом, как того требует
законодательство (процентная ставка берется основной, а уже с нее делается
верный расчет по категориям, если речь не идет об упрощенной системе
28
налогообложения).
Уже после того, как в пользу государства была перечислена определенная
сумма налогового сбора, предприниматель получает возможность подать
декларацию НДФЛ по форме 3 для получения налогового вычета. То есть ему
возвращают разницу на расходные операции, так как основная формула
получения прибыли – это разница от всей полученной суммы и расходов
предприятия на соблюдение деятельности (расчет с поставщиками, получение
услуг сторонних компаний и так далее). То есть по факту и приходные, и
расходные кассовые операции указываются в декларации, благодаря чему
контрольные органы могут полностью следить за передвижением средств в
вашем предприятии и предотвращать попытки сокрытия получения реальной
прибыли.
Такая система призвана полностью предотвратить ситуации, когда
налогоплательщик скрывает свои реальные доходы от государства, чтобы
снизить размер отчислений в казну.
Однако на практике все выходит не так гладко. Во-первых, до нынешних
пор система кассовых операций не автоматизирована. То есть компания имеет
право самолично заполнять декларацию. Не удивительно, что этим пользуются
злоумышленники, которые указывают минимальный подоходный налог для
уплаты, тем временем зарабатывая существенно больше.
Во-вторых, в системе есть немалое количество прорех, и функционирует
все правильно разве что в крупных компаниях, где на кассовых операциях
банально завязано обслуживание клиентов (в том же супермаркете). Там вся
информация сохраняется в кассовой аппарате, к которому в любой момент
может получить доступ инспектор. Более того, вся сеть завязана на работе
одного сервера с установленной как правило, 1С (или его бесплатными
аналогами).
В то же время чиновники неоднократно «анонсировали» новый контроль
кассовых операций, в том числе для индивидуальных предпринимателей. Но
для этого первым делом потребуется сделать обязательной установку кассовых
29
аппаратов для представителей малого и индивидуального бизнеса. В развитых
странах такое оборудование выдается за счет государства, в России же
предприниматель за свой счет все это покупает. Несложно догадаться, что
подобная техника стоит достаточно дорого, как и установка сервера, которым
обслуживается аппарат.
Существует немалое количество компаний, которые имеют иностранных
партнеров. То есть некоторые кассовые операции в них проводятся в долларах
или евро. Согласно установленным требованиям от 10 декабря 2003 года (173-
Ф3), кассир или ответственное лицо (например бухгалтер) в этот же день
обязан выполнить сверку ордеров и перевести полученную иностранную
валюту в национальную, используя заявленный ЦБ курс рубля. Самое главное –
делать в тот же день, когда прошла приходная операция. Однако этот момент
тоже не контролируется, благодаря чему компании имеют возможность
выполнять подмену даты в свою пользу. Но это происходит лишь в том случае,
если деньги были получены в качестве наличных средств. Если же они
поступили через расчетный счет, то придется указывать достоверную
информацию в декларации, так как позже делается ее сверка (а в большинстве
инспекциях для этого уже используют автоматизированные компьютерные
системы, которые сравнивают результаты внесенной декларации и кассовые
ордеры по банковскому счету).
Нужно ли указывать размер полученных в иностранной валюте средств?
До 2013 года это было необязательным. Делалась только отметка, что деньги
получены от иностранного агента. Сейчас же указывается сумма,
конвертированный размер, а также курс, по которому вообще производился
расчет. Такие кассовые операции непосредственно в системе регистрируются в
национальной валюте. То есть о том, что предприятием была получена некая
сумма в иностранных деньгах, указывается только в бухгалтерской отчетности
при выполнении аудита.
30
Глава 3. Разработка мероприятий по совершенствованию
бухгалтерского учета и анализа кассовых операций в ООО
«Олимп»
3.1 Недостатки бухгалтерского учета и анализа кассовых операций в
ООО «Олимп»
Основным недостатком бухгалтерского учета и анализа кассовых
операций в ООО «Олимп» является:
- несоблюдение регламента кассовых операций;
- высокие штрафы за несоблюдение лимита остатков в кассе;
- низкий уровень анализа кассовых операций.
На все кассовые операции распространяется регламент, согласно
которому аппарат, используемый для расчета, должен быть установлен в
отдельном помещении, к которому доступ имеет только ответственная группа
лиц. Руководитель же обязан соблюсти безопасные условия для ведения
бизнеса и предотвратить доступными путями попытку несанкционированного
получения денег третьими лицами. Все это функционирует сейчас на
автоматических системах, самой популярной является 1С. Данное программное
обеспечение лицензировано в органах Министерства налоговой политики,
соответственно, его допускается использовать и аккумулируемую информацию
применять в качестве юридической подоплеки.
Но вместе с этим обязательно проводится 1 раз в 3 месяца контроль
оборудования. От этого можно избавиться, если пользоваться, к примеру,
удаленным сервером (многие компании предоставляют такую услугу,
занимаясь в том числе и обслуживанием техники).
Вместе с результатами ордеров в контрольные органы подается (можно в
электронном виде) журнал отчетной документации, где снова указывается
полный отчет о проведенных в течение периода операциях (месяц, неделя,
квартал, год, в зависимости от формы зарегистрированного предприятия). С
этими данными выполняется сверка основных ордеров. Плюс к этому
ответственным именно за ведение журнала назначается главный бухгалтер
31
предприятия, и подается он только с печатью, его подписью (в цифровом виде
подкрепляется электронным ключом). Должное внимание уделяется бланкам
подотчетной формы, чтобы они соответствовали текущим. Рекомендуется
данную информацию проверять заблаговременно, так как форма бланков уже
неоднократно менялась даже на протяжении одного года. И все из-за того, что
внесение любых изменений в работу Министерства налогов сказывается на
налогоплательщиках.
Ведение кассового учета контрольным органом условно называется
кассовой дисциплиной, и за ее нарушение предусмотрены довольно большие
штрафы.
Штрафы предприятия представлены в Приложении 1.
Для юридических лиц штраф составляет от 40 до 50 тысяч рублей. За
повторное нарушение предусмотрена пеня, криминальное дело. Однако на
практике данная норма используется крайне редко, и ответственное лицо лишь
обязывают в кратчайшие сроки подготовить новую документацию. Это своего
рода лояльное отношение контрольных органов к своим клиентам.
А вот за умышленное сокрытие прибыли по проведенным кассовым
операциям уже предусмотрена уголовная ответственность. Но это абсолютно
иная форма нарушения, наказанием за которую может быть и арест, и
ограничение свободы (на усмотрение судовой комиссии).
3.2 Мероприятия по совершенствованию бухгалтерского учета и
анализа кассовых операций в ООО «Олимп»
Одним из важных направлений совершенствования бухгалтерского учета
и анализа кассовых операций в ООО «Олимп» являются:
- внедрение регламента кассовых операций и его строгое соблюдение;
- устранение причин штрафов за несоблюдение лимита остатков в кассе;
- повышение уровня анализа кассовых операций.
Начиная с 2012 года на само предприятие наложена ответственность за
расчет остатка средств наличными, которые необходимы для сохранения
работоспособности компании. То есть это некая сумма, которая постоянно