65
Одним из направлений по повышению эффективности анализа труда и
его оплаты является методика с помощью Excel.
Показатели эффективности (Key Performance Indicators, KPI) — это
числовые индикаторы деятельности сотрудника, отдела либо предприятия в
целом. На основании этих индикаторов и строится система мотивации и оплаты
труда работников. Внедрение подобной системы включает несколько этапов:
1. Определение стратегии развития и целей компании. На этом этапе
важно определить общий вектор движения компании, а также делегировать
полномочия, т. е. установить, каким образом конкретное подразделение может
поучаствовать в достижении общих целей.
2. Определение конкретных индикаторов и разработка системы оплаты
труда с их учетом. После формулировки задач для каждого подразделения
необходимо установить конкретные индикаторы, с помощью которых можно
оценить, насколько каждый сотрудник отдела приблизился к достижению
общей цели, насколько успешно он справляется со своим участком работы.
Показатели KPI, система расчета определяются индивидуально, исходя из
особенностей работы каждого сотрудника. Они могут быть, например, такими:
для диспетчеров количество привлеченных покупателей, повторных заказов,
число положительных отзывов на сайте компании; для бухгалтеров: качество
обработки корреспонденции, скорость выполнения поручений. Важно, чтобы
KPI отвечали следующим требованиям: определенность; понятность;
измеримость; реалистичность выполнения.
3. Тестовый запуск Удобно внедрить KPI сначала в одном отделе, чтобы
провести обкатку и устранить возможные недочеты, а уже потом
распространить ее действие на компанию полностью.
4. Анализ эффективности и доработка. В случае возникновения проблем
как система KPI в целом, так и отдельные индикаторы могут быть
переработаны.
Для ООО «Эника Экспресс Рус» расчет KPI предлагается вести в Excel,
что не потребует затрат.
66
Алгоритм подсчета включает следующие шаги:
1. Определяем вес каждого показателя в порядке значимости. При этом
наиболее значимым считается индикатор, чье влияние на конечный результат
максимально.
2. Оцениваем, каких показателей достиг каждый сотрудник. Удобнее
всего занести их в таблицу следующего вида:
Рисунок 11. Пример таблицы для эффективности анализа
показателей работоспособности персонала в ООО «Эника Экспресс
Русс»
3. Сравнивая плановые (целевые) значения показателя с фактически
достигнутыми результатами, подсчитываем так называемый индекс KPI.
, (8)
4. Суммировав индексы по каждому показателю, получаем коэффициент
результативности (Кр), на основании которого и производится расчет премии
по KPI.
Возможны 3 варианта: Кр = 1 — работник выполнил план и получает
дополнительно премию в полном размере. Кр > 1 — работник перевыполнил
план и к его зарплате добавляется полная премия и бонус, размер которого
зависит от процента перевыполнения плана. Кр < 1 — работник не выполнил
план, премия в таком случае начисляется в уменьшенном размере или не
начисляется вовсе.
Проиллюстрируем описанный алгоритм на примере ООО «Эника
Экспресс Рус». Для удобства расчетов воспользуемся табличным редактором
67
Exсel.
Зарплата диспетчера ООО «Эника Экспресс Рус» Дымовf Э. Н. состоит из
следующих частей: оклад — 20 000 руб.; премия за выполнение плана — до
20% от оклада, в зависимости от процента выполнения; бонус за
перевыполнение плана, в зависимости от перевыполнения. Для нее
установлены следующие ключевые показатели (рис. 12):
Рисунок 12. Ключевые показатели по эффективности анализа
труда и его оплаты в ООО «Эника Экспресс Русс»
Предложим, что в июле 2019 г. диспетчер Дымов Э. Н. отработал с
такими результатами (рис. 13):
Рисунок 13. Прогнозируемые показатели труда диспетчера
Дымова Э.Н.
Рассчитаем для нее индекс KPI и коэффициент результативности (рис.
14):
68
Рисунок 14. Индекс KPI и коэффициент результативности
При этом формула KPI в Excel будет выглядеть следующим образом (рис.
15):
Рисунок 15. Формула KPI в Excel
Дымов Э.Н. перевыполнил план и его смело можно премировать.
Заработная плата будет рассчитываться следующим образом:
заработная плата = Оклад+премия+бонус
Следовательно, оклад 20 000 руб. Премия в размере 25% составит 5000
руб. (так как план выполнен полностью). Бонус составит 3600 руб. (18% от
оклада, так как план перевыполнен на 18% (2%+6%+10%))
Заработная плата = 20 000+5000 + 3600 = 28 600 руб.
Системы, основанные на KPI, вовсе не универсальны и имеют как
положительные, так и отрицательные стороны.
К плюсам KPI относят: повышение мотивации сотрудников (при
правильном внедрении). Помимо материальной (премии в зависимости от
выполнения KPI), использовать и систему нематериального стимулирования.
69
При использовании KPI для оценки эффективности конкретного сотрудника
можно легко оценить, с какими аспектами работы он справляется хорошо, а где
возникают проблемы.
Еще для совершенствования системы оплаты труда предлагается
внедрение системы оперативного планирования и оплаты труда LaMa-СОПОТ.
Система оперативного планирования и оплаты труда LaMa-СОПОТ
необходима для организации материального стимулирования персонала малых
и средних предприятий (или отдельных подразделений больших компаний)
практически любых направлений бизнеса.
Основные компоненты системы LaMa-СОПОТ, представлены на рисунке
16. Система LaMa-СОПОТ применяется с целью оперативного планирования
работ и управления персоналом в различных отраслях хозяйствования: в
промышленности и торговле, в сфере услуг и т.д.
Рисунок 16. Основные компоненты системы LaMa-СОПОТ в ООО
«Эника Экспресс Русс»
Расчет зарплаты проводится согласно результатам исполнения плановых
заданий, а никак не с утративших свою актуальность объемов продаж и прочих
мало зависящих от менеджера параметров ведения бизнеса. Также
70
целесообразно совершенствование методов внутрифирменного планирования,
возможность которого представлена в LaMa-СОПОТ.
Возможно, вести планирование и отчетность одновременно по
нескольким параметрам с расстановкой их приоритетов. Управление
продажами и стимулирование за результативность выполнения комплексного
плана - полностью в руках руководителя.
Метод расчета зарплаты предусматривает возможность управлять
зарплатной рентабельностью и подразделений. Это, в свою очередь, дает
дополнительные преимущества:
- руководитель застрахован от негативных последствий (незаслуженных
выплат вознаграждений) при укрупненном планировании, в случаях ошибок в
планировании т. п.;
- при перевыполнении плана экономия фонда оплаты труда (за счет
разницы в темпах роста итогов и зарплаты) может поступать в резервный фонд
для достойной оплаты труда персонала в неблагоприятные периоды;
- руководитель подразделения приобретает возможность в рамках своих
полномочий часть экономии использовать для материального стимулирования
своего персонала.
На рисунке 17 представлена разработанная схема работы и реализации
методики. Алгоритм расчета заработной платы после внедрения программы на
предприятии следующий.
1. Плановая заработная плата и ее расчет.
2. Плановая часть ставки, привязанная к результату труда.
3. Премия за перевыполнение планов.
4. Бонус за внеплановые успехи.
Плановая заработная плата сотрудника предприятия, начисляемая за
нормальную работу (в системе LaMa-СОПОТ называется «Ставка»)
коррелируется с рыночной стоимостью труда.
Структура ставки зависит от места должности в бизнес – процессе
предприятия:
71
- чем яснее и материально эффективнее процесс работы сотрудника, тем
выше сдельная составляющая заработной платы, и ниже повременная;
- чем более прямым и значительным является влияние сотрудника на
выполнение того или иного плана, тем выше доля заработной платы,
привязанная к выполнению этого плана;
- минимально применимая для стимулирования доля заработной платы,
привязанная к одному из планов - 20%.
Рисунок 17. Схема работы и реализации методики анализа оплаты
труда в ООО «Эника Экспресс Русс»
Начисление каждой составляющей ставки зависит от выполнения
соответствующего комплексного плана по KPI.
KPI - это комплекс показателей достижения бизнес – целей. Данный
показатель определяет степень вклада каждого сотрудника в достижение общей
цели организации.
Заработная плата сотрудников предприятия будет определять по 12 KPI:
- до 4-х показателей личного плана (количественные или качественные);
72
- до 4-х показателей плана подразделения (например, отдела продаж);
- до 4-х показателей плана другого подразделения.
Каждый фактор влияет как минимум на 15-20% заработной платы.
Показатели имеют разные веса, в зависимости от отдела и должности,
следовательно, эффективно использовать в одном периоде не более 5-7
показателей. Представленный набор KPI не является неизменным для
сотрудника, а может меняться в зависимости от изменения целей и задач.
Кроме KPI на размер заработной платы влияют: отработанное время и
штрафы. Дополнительно оплачиваются внеплановые достижения и работа по
совместительству.
Система не автоматизирует создание KPI, поскольку показатели должны
быть привязаны к конкретной ситуации и к виду деятельности.
Внедряемая система предусматривает как линейную, так и управляемую
нелинейную (прогрессивно – регрессивную) зависимость заработной платы от
выполнения плана.
Нелинейная зависимость значительно усиливает стимул к выполнению и
перевыполнению плана в определенном диапазоне. Нелинейная зависимость
позволяет ввести ограничение на рост заработной платы при экстраординарном
перевыполнении плана, которое, как правило, связанно с внешними факторами,
а не деятельностью сотрудника.
Далее подведем результаты исследования и оценим эффективность
предложенных мероприятий.
3.3. Оценка эффективности предложенных мероприятий
В ходе проведенного исследования были для совершенствования оплаты
труда в ООО «Эника Экспресс Рус» были предложены следующие
рекомендации:
- разработать график документооборота;
- ввода в организации графика отпусков; создать резерв на оплату
73
отпусков;
- организовать доступ к системе «Консультант Плюс» для обеспечения
персонала законодательными и нормативными актами, ПБУ, инструкциями и
оперативного отслеживания изменений в нормативной базе.
- контролировать расчеты по оплате труда методом, который основан на
горизонтальной внутренней проверке.
Далее можно составить итоговую схему организации оплаты труда
работников на предприятии (рисунок 18).
Рисунок 18. Схема организации оплаты труда работников в ООО
«Эника Экспресс Русс»
Внедряемая система позволит на предприятии использовать уникальный
алгоритм расчета, который позволит до 100% заработной платы сделать
«переменной частью», и обеспечить, таким образом, ее динамичное изменение
в зависимости от выполнения плана.
Комплексная автоматизированная система оперативного планирования и
оплаты труда «LaMa-СОПОТ» базируется на самых актуальных концепциях:
74
грейдировании должностей (метод Хэя) и ключевых показателях деятельности
(KPI). Система состоит из программного обеспечения, методических
материалов и короткой процедуры внедрения на предприятии.
Стоимость программного обеспечения составляет порядка 150 тыс. руб.
Работа с программным обеспечением LaMa-СОПОТ не требует специальной
подготовки пользователя и особых аппаратных ресурсов. Система позволяет
хранить и анализировать данные о планах, итогах и зарплате за 3 года.
Предусмотрен экспорт данных в Excel (в т.ч. для последующего импорта в 1С).
То есть при внедрении системы LaMa-СОПОТ компания ООО «Эника
Экспресс РУС» понесет затраты в размере 150 тыс. руб., внедрение данной
системы позволит добиться экономии на заработной плате одного бухгалтера,
так годовой фонд оплаты труда бухгалтера составит 25 тыс. руб.*12 мес. = 300
тыс. руб., то есть внедрение данной системы эффективно, так как расходы
уменьшатся на 150 тыс. руб. (300 тыс. руб. – 150 тыс. руб. = 150 тыс. руб.), тем
самым и производительность труда вырастет, так как выручка останется
неизменной, а количество сотрудников уменьшится. Рассчитаем экономические
показатели с учетом предлагаемых мероприятий в таблице 14.
Таблица 14
Экономические показатели с учетом предлагаемых
мероприятий
Показатели
2018
Прогноз
Отклонение
Выручка
18055
18055
0
Себестоимость
11532
11382
-150
Валовая прибыль (убыток)
6523
6673
+150
Управленческие расходы
347
347
0
Прибыль (убыток) от продаж
6176
6326
+150
Прочие расходы
94
144
+50
Чистая прибыль (убыток)
6082
6182
+100
Фонд заработной платы, тыс. руб.
9888
9588
-300
Численность работников
17
16
-1
Производительность труда
1062,1
1128,4
66,3
На основании данных таблицы 14 можно сделать следующие выводы по
оценке предложенных мероприятий:
- предполагаемое снижение себестоимости составит 150 тыс. руб. за счет