Рис 3.1 Схема основных движений данных при расчете зарплаты
1С:Зарплата и управление персоналом 8 является эффективным
инструментом, позволяющим проводить автоматическое начисление
заработной платы и связанных с ней налогов и сборов в соответствии с
действующим законодательством, в том числе для организаций с большим
количеством сотрудников:
Поддерживать различные виды начислений, используемые на
хозрасчетных предприятиях, а также связанных с ними удержаний, налогов и
взносов.
83
Проводить расчет заработной платы, в том числе для большого
количества работников и с использованием сложных формул расчета в
соответствии со спецификой предприятия.
Проводить выплату зарплаты.
Вести перечисление зарплаты на лицевые счета работников.
Проводить расчет налогов и взносов с оплаты труда в различные
фонды.
Отражать проведенные начисления и выплаты в регламентированном
учете.
1С:Зарплата и управление персоналом 8 полностью автоматизирует
комплекс трудоемких расчетов с персоналом, начиная от ввода документов о
фактической выработке, оплаты больничных листов и отпусков и заканчивая
формированием документов на выплату зарплаты и сдачи отчетности в
государственные контролирующие органы. В результате использования
программного продукта полностью автоматизируется расчет
регламентированных законодательством начислений и удержаний, а также
происходит отражение результатов расчетов в затратах предприятия.
Система позволяет автоматически загружать данные для проведения
необходимых расчетов и формирования документов, что снижает временные
затраты расчетной службы и бухгалтерии, а также снижает риски, связанные
с человеческим фактором.
1С:Зарплата и управление персоналом 8 обеспечивает формирование
необходимых бумажных документов в соответствии с ГОСТом, а также
бумажной и электронной отчетности, связанной с начислением заработной
платы.
2) Налоги и взносы с оплаты труда. 1С:Зарплата и управление
персоналом 8 полностью обеспечивает автоматизированный расчет налогов и
взносов, связанных с заработной платой. Исходная информация для каждого
вида расчета содержится в описании вида начисления.
84
В описание включается исчерпывающий набор сведений, которые
могут понадобиться при заполнении документов и отчетных форм.
Например, для налога на доходы физических лиц указывается числовой код
дохода, который будет использоваться при заполнении отчетности по НДФЛ.
1С:Зарплата и управление персоналом 8 содержит достаточный набор
предопределенных видов начислений с полностью подготовленными
описаниями. При необходимости пользователи могут вводить
дополнительные виды начислений.
При регистрации документа Начисление зарплаты работникам
организаций суммы налога на доходы физических лиц к удержанию
рассчитываются автоматически для каждого работника с учетом сведений о
его правах на вычеты, содержащихся в информационной базе, а также с
учетом того, является ли сотрудник налоговым резидентом или нет.
Результаты расчета отображаются в табличной части документа, на
закладке НДФЛ.
Также система позволяет вести расчеты страховых взносов. Взносы
начисляются документом Начисление страховых взносов, который
использует данные о доходах физических лиц, введенных в
информационную базу.
В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 реализована возможность
проводить по заявлению сотрудника удержание из его заработка
дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой
пенсии.
В случае необходимости корректировок автоматически произведенных
расчетов налогов и взносов система позволяет сотруднику, отвечающему за
расчеты, исправить данные вручную. Также существует возможность
корректировки данных учета пособий по социальному страхованию
документом Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН. В
85
данный документ можно ввести все данные учета, например, если ведение
учета в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 начато не с начала года.
1С:Зарплата и управление персоналом 8 обеспечивает формирование
всей необходимой отчетности по страховым взносам и НДФЛ в электронном
и бумажном виде в рамках регламентированной отчетности в соответствии с
требованиями законодательства.
3) Отражение начислений в регламентированном учете. 1С:Зарплата и
управление персоналом 8 обеспечивает подготовку данных для отражения
начисленной заработной платы, налогов и взносов в бухгалтерском и
налоговом учете, который может вестись с помощью программы
1С:Бухгалтерия 8. Данные регламентированного учета выгружаются через
систему обмена данными.
4) Перечисление зарплаты на лицевые счета работников. Для
распределения зарплаты, перечисленной в банк, по лицевым счетам
работников предлагается специальный механизм обмена информацией,
разработанный фирмой "1С" совместно со Сбербанком РФ. Обмен данными
о перечисляемых суммах заработной платы происходит с помощью файлов
формата XML. Для подготовки файла к отправке в банк, а также для
считывания информации из файла, полученного из банка, предназначена
обработка Импорт/экспорт операций по лицевым счетам.
Обработка позволяет в электронном виде передать в банк информацию,
необходимую для открытия лицевых счетов работника, получить из банка
подтверждение об их открытии с необходимыми параметрами лицевых
счетов работников организации и затем организовать регулярное зачисление
зарплаты на лицевые счета работников.
5) Регламентированный кадровый учет и делопроизводство. Кадровый
учет является неотъемлемой частью учета любой компании, даже самой
небольшой. В последние годы задачи кадрового учета и кадрового
делопроизводства все больше регламентируются законодательством.
86
Поэтому возможности автоматизации данных процессов являются важными
для большинства компаний, особенно тех, кто имеет большую численность
сотрудников. Автоматизация процессов кадрового учета позволяет
руководству компании:
снизить временные затраты на выполнение данных функций и
высвободить рабочее время службы персонала для решения других задач;
обеспечить достоверность данных;
своевременно получать необходимую информацию по кадровому
составу для анализа и принятия управленческих решений.
1С:Зарплата и управление персоналом 8 обеспечивает ведение
регламентированного кадрового учета в полном соответствии с
требованиями текущего законодательства и позволяет решать следующие
задачи.
Ведение штатного расписания.
Учет движения кадров (прием, перевод, увольнение работников).
Учет персональных данных работников, ведение личных дел в
информационной базе.
Анализ кадрового состава во всех разрезах, необходимых для
эффективного управления (средняя численность сотрудников, коэффициент
текучести кадров, статистика кадров).
Учет рабочего времени и невыходов по различным основаниям
(отсутствий работников на рабочем месте по причине отпуска, болезни и
т.п.). Версия 1С:Зарплата и управление персоналом 8 позволяет вести учет
досрочного выхода сотрудника на рабочее место и учитывать эти данные при
последующем начислении заработной платы и учете отработанного времени.
Учет права на ежегодные оплачиваемые отпуска (основные и
дополнительные) и расчет остатков неиспользованных ежегодных отпусков.
Учет медицинского страхования.
Воинский учет.
87
Персонифицированный учет для органов Пенсионного фонда РФ.
1С:Зарплата и управление персоналом 8 позволяет кадровой службе
автоматизировать все основные задачи кадрового делопроизводства с
возможностью автоматически формировать в соответствии с ГОСТом и
выводить на печать необходимые документы о движении персонала:
- приказы о приеме, перемещении, увольнении сотрудников;
- личные карточки работников по форме Т2, учетные карточки
научного, научно-педагогического сотрудника по форме Т4;
- приказ о направлении работника в командировку, командировочное
удостоверение и др.
В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 имеется возможность
группового оформления приема, перемещения и увольнения сотрудников с
выводом на печать соответствующих документов. Это существенно
облегчает работу крупным предприятиям в ситуациях, когда необходимо
быстро провести оформление документов по большому количеству
работников (например, при реорганизации или открытии нового
предприятия/подразделения).
Также 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ предоставляет
ряд возможностей по автоматизации основных процессов работы с
персоналом, необходимых для большинства предприятий:
- планирование потребностей в персонале;
- подбор персонала и работа с кандидатами;
- управление мотивацией персонала;
- кадровый учет и анализ кадрового состава;
- планирование различных мероприятий.
Предметная область, автоматизируемая прикладным
решением 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ представлена на
рисунке 4.2.
88
Программа позволяет вести в единой информационной базе учет по
нескольким юридическим лицам, а также учет индивидуальных
предпринимателей. Это дает возможность руководству видеть целостную
картину по всему предприятию. Юридические лица, входящие в структуру
предприятия, могут использовать общие списки физических лиц,
классификаторы аналитической информации и т.д. При этом каждое
юридическое лицо может вести учет по общей или упрощенной системе
налогообложения в рамках одной и той же информационной базы.
Таким образом, 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ решает
задачи основных групп пользователей, участвующих в работе с персоналом.
v
Реггмментироианмом
отчетность
г
------------
-------------\
Г осуди рственные
органы
Рис. 3.2 Предметная область, автоматизируемая прикладным
решением 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ
Для кадровой службы программа предлагает инструмент
автоматизации рутинных задач, накопления и хранения в единой базе всех
учетных данных о работниках предприятия.
89
Продукт дает возможность бухгалтерии вести в автоматическом
режиме все начисления и выплаты, что позволяет снизить трудоемкость и
повысить точность расчетов. Также продукт позволяет формировать всю
необходимую отчетность в стандартизированной форме и в соответствии с
актуальными требованиями законодательства. Представление
регламентированной отчетности в государственные органы станет менее
трудоемким процессом. Особенно это касается сведений для
персонифицированного учета Пенсионного фонда (СЗВ-4, АДВ-11) и
отчетности по налогу на доходы физических лиц (2-НДФЛ).
Сотрудникам службы персонала программа предлагает инструмент для
автоматизации базовых процессов работы с персоналом, отнимающих
больше всего времени и сил: ведение учета по процессу кадрового
планирования и подбора, проведение анкетирований и обработка
результатов, разработка и сравнение различных мотивационных схем.
Руководству организации программа предоставляет возможность
анализа кадрового состава, инструмент для планирования штатной
численности и контроля исполнения кадрового плана, средство для
формирования отчетности в различных разрезах.
Таким образом, комплексная автоматизация задач бухгалтерского
учета и управления персоналом в ООО «Веста» позволит осуществлять
профессиональный подход к знаниям по организации HR-процессов,
навыкам управления сложными проектами и опыту работы в данной области.
3.2 Мероприятие по усилению системы внутреннего контроля
за расчетами с работниками
Для улучшения практики учета расчетов по оплате труда, внутреннего
контроля предлагается усилить систему внутреннего контроля ООО «Веста»
в рамках расчетов с работниками, а также способов сбора и обработки
информации, проведения проверок и реализации их результатов.
90
В ООО «Веста» были выявлены недостатки организации работы с
первичными документами. Совершенствование информационно
методического обеспечения систем учета и внутреннего контроля
предполагает модификацию организационной структуры службы
внутреннего контроля, уточнение ее функций и целей деятельности. На
рисунке 3.3 проиллюстрирована организационно-функциональная структура
службы внутреннего контроля, разработанная для ООО «Веста».
Под структурой управления системой внутреннего контроля
экономического субъекта понимаем упорядоченную совокупность
принципов управления, устойчивую взаимосвязь подразделений и полноту
исполнения ими функций, обеспечивающих качественное развитие бизнеса
на основе методологически совершенного бухгалтерского учета и
прозрачной отчетности.
Исследование форм организации внутреннего контроля показывает,
что в основе системы внутреннего контроля экономического субъекта
должен находиться самоконтроль.
91
Двойная запись в бухгалтерии - обязательный элемент самоконтроля.
Всеми специалистами экономических отделов должны использоваться
средства контроля: документирование и документооборот, нормирование
затрат труда, внутрикорпоративное правовое регулирование, система
должностных инструкций и др.
Наличие прямых и обратных связей экономических служб и отделов,
участвующих в сборе, анализе и накоплении контрольной информации,
позволяет однозначно интерпретировать факты хозяйственной жизни
экономического субъекта, отражаемые в бухгалтерских регистрах.
Характерной особенностью функционирования рекомендуемой в
структуры внутреннего контроля является превращение традиционного
контроля за состоянием финансово-хозяйственной деятельности в
исследовательский контроль с элементами контролллинга.
Это означает, что результаты учетных и аналитико-контрольных
операций формируют для руководства экономического субъекта
комплексную информацию для разработки и принятия важных
управленческих решений, в том числе по выявлению финансовых и
налоговых рисков и их минимизации, корректировке стратегических
ориентиров развития бизнес-процессов (в случае установления в ходе
контроля и анализа отклонений фактических показателей от плановых) и др.
В рамках каждого центра ответственности, который осуществляет
процесс управления по соответствующим функциям, должны
вырабатываться новые решения по совершенствованию деятельности
службы внутреннего контроля. В результате такого совершенствования
достигается повышение эффективности финансовой деятельности и
улучшение качества исполнения всех бюджетов экономического субъекта.
Экономически целесообразный и финансово выгодный всем участникам
экономических отношений, как на макроэкономическом уровне, так и на
уровне корпоративной сферы трудовых отношений выбор экономико
93