57
– проверка обоснованности и правильности начисления дополнительных
выплат;
– проверка правильности расчета среднего заработка для различных
целей;
3. Проверка обоснованности льгот и удержаний из заработной платы:
– проверка правомерности применения вычетов и льгот для исчисления
налога на доходы физических лиц;
– проверка правильности удержаний по исполнительным листам;
4. Проверка расчетов по начислению страховых взносов:
– проверка правильности расчетов по начислению налогов и платежей;
5) Оформление результатов проверки.
Отличие внутреннего аудита от внешнего заключается в том, что
внутренние аудиты обладают большим информационным потенциалом и
тонкостями в деятельности организации, чем внешние. Поэтому более
целесообразно, чтобы функции внутреннего аудита выполняли специалисты из
штата организации, которые будут более ответственны в своих рекомендациях.
В любом случае в штатном расписании организации должен быть специалист,
который исполнял бы обязанности главного внутреннего аудитора ООО «ТЛС
Групп».
Создание качественной системы внутреннего аудита в ООО «ТЛС
Групп» позволит:
– обеспечить эффективное функционирование, устойчивость и
максимальное (согласно установленным целям) развитие организации в
условиях многоплановой конкуренции;
– сохранить и эффективно использовать ресурсы и потенциал
организации;
– своевременно выявить и минимизировать коммерческие, финансовые
и иные риски в управлении организацией;
– сформировать адекватную современным постоянно меняющимся
условиям хозяйствования систему информационного обеспечения всех уровней
58
управления, позволяющую своевременно адаптировать функционирование
организации к изменениям во внутренней и внешней среде.
Таким образом, в целях повышения эффективности бухгалтерского
учета по оплате труда в организации предлагается проводить внутренний аудит.
Внутренний аудит является одним из способов контроля за правомерностью и
эффективностью деятельности всех подразделений организации.
3.2. Рекомендации по результатам проведенного анализа трудовых
ресурсов и оплаты труда на предприятии
В современных условиях хозяйствования большое значение имеет
дальнейшее совершенствование документооборота по учету выработки и
заработной платы, в частности, сокращение количества первичных документов
на основе автоматизации первичного учета и внедрения машиночитаемых
документов вместо бумажных.
В ООО «ТЛС Групп» используется автоматизированная система
бухгалтерского учета с использованием современных персональных
компьютеров, что является важной частью системы информационного
обеспечения всей деятельности, на которых установлены обновленные
профессиональные программы такие, как «1С: Предприятие 8.3» для ведения
бухгалтерского учета.
Предлагается установить программу «1С: Зарплата и управление
персоналом» для начисления оплаты труда работников предприятия.
В «1С: Предприятие» версия 8.3 есть бухгалтерский учёт зарплаты, но
нет ее расчёта, т.е. в программе автоматизированы начисление и выплата
заработной платы (оклады, надбавки и районные коэффициенты), отпускные и
больничные (до 59 сотрудников), с оформлением соответствующих документов
(включая платежные документы), но если начисленная сумма отличается от
оклада, учет больничных и отпускных ведется для 60 и более сотрудников,
требуется расчёт с учётом различных начислений и удержаний (например, в
«1С: Предприятие» не поддерживается автоматический расчет сверхурочных,
59
ночных и т.п.), то сумму необходимо будет рассчитать отдельно и ввести в
программу в ручную (или загрузить из программы 1С: Зарплата и Управление
персоналом 8).
Внедрение программы «1С: Зарплата и управление персоналом» в ООО
«ТЛС Групп» необходимо т.к. требуется автоматизация расчёта различных
видов и форм оплаты труда (повременная [с использованием месячных,
дневных и почасовых тарифных ставок], сдельная, а также их варианты —
повременно-премиальная и сдельно-премиальная формы оплаты труда), для
расчёта всевозможных доплат, начислений и удержаний (премии, больничные,
отпускные, пособия по уходу за ребенком, «за выслугу лет», разовые или
долгосрочные доплаты и т.д.), учета рабочего времени, ведения штатного
расписания, полноценного воинского учета с формированием необходимой
отчетности, а также решения задач связанных с реализацией кадровой политики
предприятия.
Основным преимуществом новой версии 1С УЗП является возможность
вести кадровый, налоговый и регламентированный учет согласно
существующему законодательству Российской Федерации. Однако на этом
потенциал программы 1С ЗУП не ограничивается, и ее применяют многие
компании, ориентированные на максимально качественную организацию
работы с персоналом, для управления человеческими ресурсами частных
компаний малого, среднего и крупного бизнеса.
В «1С: Зарплате и управлении персоналом 8» автоматизирована
поддержка всех необходимых процессов для управления персоналом. Также
благодаря программе 1С ЗУП можно легко осуществлять расчёт зарплаты,
налогообложение, подготавливать отчетность и справки, которые требуются
для предоставления в государственные и социальные фонды. Можно
рассчитывать затраты на зарплату и премии за установленные периоды года.
Что касается правовых норм, то в каждой функции учтены требования
действующего законодательства, а также тенденции развития предприятий в
вопросах, касающихся управлением персоналом.
60
В «1С: Зарплата и управление персоналом», версия 8.3 возможно
провести анализ заработной платы.
Перед тем, как в 1С посмотреть начисленную зарплату, нужно зайти в
меню «Зарплата» в поле «Отчеты по заработной плате». При составлении
отчета можно выбрать период начисления, заполнить сведения по каждому
сотруднику, проанализировать удержания и применения льгот. Программа 1С:
8 формирует аналитические данные и анализ в разрезе любого показателя. Все
отчеты выводятся на печать.
Отчеты по зарплате в «1С: Зарплата и управление персоналом», версия
8.3 представлены на рис. 6.
Рисунок 6. Отчеты по зарплате
в «1С: Зарплата и управление персоналом»
Отчеты найти можно в разделе Зарплата – Отчеты по зарплате:
1) Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно) – выводятся
начисления, удержания и выплаты по сотрудникам, сгруппированные
помесячно. Сальдо выводится на начало и на конец месяца, включенного в
период формирования отчета.
61
2) Анализ ФОТ по начислениям – выводится сопоставление планового
фонда оплаты труда сотрудников и фактической зарплаты сотрудников как и в
отчете «Анализ ФОТ по сотрудникам», но с точностью до отдельных
начислений.
Расчетная ведомость в произвольной форме в 1С 8.3 ЗУП 3 – это
«Анализ зарплаты по сотрудникам». Существуют два его варианта: «Анализ
зарплаты по сотрудникам (помесячно)» и «Анализ зарплаты по сотрудникам (в
целом за период)». Отличие отчета Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом
за период) в том, что данные за несколько месяцев будут выведены в одной
таблице.
В отчёте «Анализ зарплаты по сотрудникам» содержится информация
обо всех начислениях и выплатах за выбранный период, а также об
отработанных днях и часах, с разбивкой по подразделениям и по сотрудникам.
В «Анализе зарплаты» видны все начисления за выбранный период. Строки
соответствуют сотрудникам, сгруппированным по отделам или обособленным
подразделениям. Столбцы показывают виды начислений и удержаний. В
правой части отчета отображаются все выплаты, например, авансы, отпускные,
выплаченные в межрасчет, заработная плата. Сальдо на конец месяца
показывает переплату или недоплату, задолженность за предприятием или
сотрудником.
Используя этот отчет, руководитель может:
1) Оценить, какую долю в общем бюджете составляют выплаты по
каждому подразделению;
2) Увидеть, как много было переработано часов конкретным
сотрудником, чтобы, например, понять, есть ли смысл в найме
дополнительного работника;
3) Понять, какой вид выплаты составляет наибольшую долю бюджета.
Эта информация подскажет пути поиска альтернативных решений для
экономии бюджета:
– Например, если обнаружено, что расходы на командировочные
62
слишком высоки, то можно рассмотреть вариант решения некоторых задач
удалённо или найти в штат сотрудника, живущего в часто посещаемом городе.
– Если высоки расходы на социальные выплаты, такие как пособия по
больничным листам или декретные выплаты, можно обратить внимание
бухгалтерии на необходимость быстрее вернуть деньги из Фонда социального
страхования.
В отчете есть 4 варианта отбора:
1) Организация. Такая группировка данных используется, если в 1С
ведётся несколько юридических лиц.
2) Подразделение. Этот отбор важен для заполнения деклараций 6НДФЛ
и 2НДФЛ. Также руководителю полезно знать, какие зарплатные расходы есть
на каждое подразделение. Можно оценить эффективность работы
подразделений, сравнив эти расходы с прибылью, получаемой от них. Это
особенно важно на начальных этапах работы подразделений, так как их
открытие окупается не сразу, прибыль появляется позже.
3) Должность. Этот критерий отбора позволит проанализировать
начисления, например, всех менеджеров по продажам. Сделав подобный отбор,
можно увидеть суммы выплат по командировкам, премии, бонусы.
4) Физическое лицо. Развернутая информация о начислениях
выбранному физическому лицу требует внимания, например, при расчёте
увольнений, чтобы наглядно видеть все выплаты – компенсацию за
неиспользованный отпуск, выходное пособие, оклад. Главное – чтобы сальдо на
конец месяца было равно 0. Если оно отрицательное, то сотрудник остался
должен компании, и нужно выяснить причину этого или взыскать средства до
того, как он уволится. Положительное сальдо говорит о том, что организация
должна сотруднику, а несвоевременные выплаты грозят взысканием
компенсации за каждый неоплаченный день.
Также возможно сформировать отчет «Свод начислений и удержаний по
организации» в разделе Зарплата – Отчеты. Свод обобщает итоги по различным
видам начислений за выбранный период.
63
Используя этот отчёт удобно отслеживать динамику по периодам.
Руководителям и аналитикам требуется сравнивать выплаты за текущий и
предыдущие годы. Допустим, большую долю расходов составляли
командировочные выплаты, но с открытием филиала в другом городе они
сократились. Оклад по дням также может уменьшиться, если заработная плата в
том регионе ниже.
Другая ситуация: выплаты за текущий и предыдущий годы по каждой
строке примерно равны, но с появлением нового отчёта 6-НДФЛ явно
увеличилась доплата за работу в праздники и выходные. Это риск снижения
мотивации сотрудников бухгалтерии, так как расходуется их личное время.
Возможно, стоит рассмотреть возможность найма нового работника.
Также возможно сформировать отчет «Бухучет зарплаты». В этом отчёте
отражена информация об общей сумме начислений за выбранный период,
налогов и взносов с этих начислений.
В этом отчёте можно заметить изменения суммы взносов в фонды в
течение года и планировать взносы на следующий год. Например, к концу года
взносы в ПФР и ФСС могут уменьшаться. Принципиальное значение имеет
достижение предельной базы начислений сотрудникам. Для расчета взносов в
ПФР предельная база - 1 021 000,00р. После превышения предела, ставка
взносов в Пенсионный Фонд меняется с 22% до 10%. Взносы в ФСС после
достижения базы в 815 000,00 перестают выплачиваться. То есть к концу года
доля взносов в ПФР и ФСС от общих начислений значительно уменьшается от
первоначальных 30%.
Если в начислениях предел не достигнут, прогнозировать расходы на
взносы легко, они составляют 30% от начислений, за исключением
необлагаемых видов выплат. Но в большинстве организаций происходит
превышение предельной базы и снижение ставок. В таком случае проще
ориентироваться на отчет за прошлый период, чем рассчитывать
самостоятельно.
64
Для контроля и анализа расходов на оплату труда в рамках программы
1С, предлагается формировать отчет «Анализ расходов на оплату труда». Отчет
предназначен для получения сведений о расходах на оплату труда и
отчислениях на социальные нужды. Он позволяет контролировать расходы по
зарплате и налогам по каждому подразделению и номенклатурной группе (по
всем счетам затрат).
Таким образом, начисление заработной платы – дело довольно
кропотливое, особенно для большой организации. Вручную без ошибок это
выполнить весьма проблематично. Нужно учесть все льготы, налоговые
вычеты, применить разные ставки НДФЛ. Начисление зарплаты в 1С позволяет
полностью автоматизировать весь процесс учета. При грамотном внесении
первичных данных, есть возможность формировать отчеты аналитического
учета для руководства и в государственные органы.
3.3. Оценка эффективности рекомендаций по бухгалтерскому учету и
анализу трудовых ресурсов и оплаты труда на предприятии
В качестве основных мероприятий по совершенствованию учета
расчетов с персоналом по оплате труда и повышению эффективности анализа
оплаты труда предлагаются следующие мероприятия:
1) установить программу «1С: Зарплата и управление персоналом» для
начисления оплаты труда работников предприятия, которая позволяет
проводить анализ фонда оплаты труда, сокращает ошибки в учете;
2) проведение на предприятии внутреннего аудита расчетов по оплате
труда работников.
Устранение выявленных недостатков и внедрение предложенных
мероприятий будут способствовать оперативности, наглядности учета и
контроля, созданию экономически обоснованной и достоверной информации о
труде и его оплате; производить точную и своевременную оплату труда
работников организации, следить за законностью операций, связанных с
начислением и выплатой причитающегося заработка, устранением
65
непроизводительных выплат, скрытых и явных потерь рабочего времени,
эффективностью применяемых форм организации и стимулирования труда.
Эффективность мероприятия по внедрению специализированной
программы по учету оплаты труда в следующем: заработная плата бухгалтера
по расчету з/п составляет 25 000 руб., чел. час составляет 149 руб.
Эффективность мероприятия по внедрению специализированной
программы по учету оплаты труда представлена в таблице 17.
Таблица 17
Экономия затрат при внедрении мероприятия по внедрению
специализированной программы по учету оплаты труда
Мероприятие
Затраты чел.час,
мин
Экономия
чел.час
(мин)
Эконо
мия
чел.час
(час)
Эконо
мия,
тыс.
руб.
до
меро
приятия
после
меро
приятия
1
2
3
4=3-2
5=4/
60 мин
6= 5 *
149 руб.
Расчет з/п
360
165
-195
-3,25
-483,63
Начисление отпуска
62
20
-42
-0,70
-104,17
Начисление
больничного листа
51
12
-39
-0,65
-96,73
Прочие операции
(начисление
налогов и страховых
взносов, оплата
выходных дней,
командировок,
алименты, займы,
прочие удержания и
начисления и др.)
526
207
-319
-5,32
-791,17
Формирование
отчетов по анализу
заработной платы
98
26
-72
-1,20
-178,57
Итого за месяц
1097
430
-667
-11,12
-1654,27
Итого за год
19851,19
Экономия затрат при внедрении мероприятия по внедрению
специализированной программы «1С: Зарплата и управление персоналом» по
учету оплаты труда за год составит 19 851,19 руб.
Экономия затрат при внедрении мероприятия по проведению
внутреннего аудита по учету оплаты труда в таблице 18.
66
Таблица 18
Экономия затрат при внедрении мероприятия
по проведению внутреннего аудита по учету оплаты труда
Вид работы
Значение
до внедрения
мероприятий
Значение
после
внедрения
мероприятий
Изме
нение
Обнаруженные ошибки всего, штук,
в том числе
73
6
-67
1 . Внутренние проверки и случайное
обнаружение
45
4
-41
отсутствие необходимых реквизитов
28
2
-26
ошибки в записях
7
2
-5
неправильное оформление
3
0
-3
отсутствие или неправильное
оформление документов - оснований
4
0
-4
отсутствие подписи работника
3
0
-3
2 . Внешний контроль
28
3
-25
отсутствие необходимых реквизитов
8
2
-6
ошибки в записях
6
1
-5
неправильное оформление
5
0
-5
отсутствие или неправильное
оформление документов - оснований
4
0
-4
отсутствие подписи работника
5
0
-5
Время на исправление ошибок, час
72
21
-51
Стоимость одного часа, руб.
149
149
0
Расходы, связанные с исправлением
ошибок за месяц, руб.
10 728
3 129
-7 599
Расходы, связанные с исправлением
ошибок за год, руб.
128 736
37 548
-91 188
Расходы, связанные с исправлением ошибок за год до внедрения
мероприятия по проведению внутреннего аудита по оплате труда работников
составляли 128 736 руб., после внедрения мероприятия будут составлять 37 548
руб. Экономия затрат при внедрении мероприятия по проведению внутреннего
аудита по учету оплаты труда составит 91 188 руб.
Снижение расходов, связанных с исправлением ошибок можно принять
в качестве экономического эффекта от внедрения внутреннего аудита по учету
оплаты труда. Внутренний аудит является частью системы внутреннего
контроля предприятия и занимает особое место в этой системе. Обусловлено
это тем, что внутренний аудит изучает эффективность деятельности системы
внутреннего контроля в процессе проверок во всех сферах финансово-
хозяйственной деятельности предприятия, дает оценку и рекомендации по