55
Дополнительно следует внедрить с систему управления предприятием
платежную политику с целью синхронизации сроков погашения кредиторской
задолженности и поступления оплаты от заказчиков, которая предусматривает
следующие направления.
Необходимый элемент управления кредиторской задолженностью - ее
планирование, являющееся важнейшим этапом формирования бюджета
движения денежных средств предприятия на финансовый год и прогнозного
баланса.
Основой для планирования кредиторской задолженности выступает
информация из системы бухгалтерского учета в разрезе заказчиков и
контрактов, видов деятельности, конкретных продуктов и выполняемых работ.
Прогноз кредиторской задолженности включает два составных
элемента: определение суммы погашения на начало прогнозного периода
(задолженность прошлых лет) и планирование состояния по расчетам с
контрагентами на конец периода (текущая задолженность).
План погашения дает возможность рассчитать ежемесячное
распределение платежей по погашению, которое можно определить как сумму
кредиторской задолженности на начало периода и объем закупки текущего
периода, за исключением суммы оплаты в текущем периоде и суммы списания
долгов. Кроме того, необходимо учитывать, что бюджетные платежи и
банковские кредиты, характеризующиеся большими штрафными санкциями,
погашаются в первую очередь.
Аналитические процедуры, относящиеся к управлению кредиторской
задолженностью, входят в основном, в систему внутрифирменного управления,
в том числе финансового анализа, планирования и контроля. Организации
необходимо особое внимание уделить вопросам выбора поставщика, контроля
своевременности расчетов и выбора момента расчетов в каждом конкретном
случае.
56
Планируя и заключая контракты с контрагентами, организация
определяет баланс дебиторской и кредиторской задолженности для
обеспечения оптимальной платежеспособности компании.
Путем регулирования сроков оплаты в договорах о покупке и продаже,
корректировки погашения дебиторской и кредиторской задолженности
составляются варианты бюджета движения денежных средств,
согласовываются платежи по обязательствам и денежные поступления от
погашения дебиторской задолженности, прогнозируется необходимость
привлечения заемных средств.
Необходимость управления кредиторской задолженностью следует из
того, что умелое использование временно привлеченных средств способствует
максимизации прибыли от деятельности предприятий.
Автоматизация учета кредиторской задолженности осуществляется в
программе 1С.
Работу осуществляют в разных регистрах по таким этапам:
1) УЧЁТ→ДЕБИТОРСКАЯ/КРЕДИТОРСКАЯ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ.
Здесь хранятся сведения об остатках по дебиторской/кредиторской
задолженности к началу каждого учетного периода. Создание ведомостей
остатков осуществляется по счетам, обладающим типовыми формами
аналитического учета: «Поставщики», «Подотчетные лица», «Дебиторы-
кредиторы» или «Покупатели».
2) ДОКУМЕНТЫ→ВХОДЯЩИЕ СЧЕТА-ФАКТУРЫ и ИСХОДЯЩИЕ
СЧЕТА-ФАКТУРЫ. Из данных разделов создаются хоз.операции по
возникновению либо же погашению задолженности для счетов, обладающих
типовой формой аналитического учёта ДЕБИТОРЫ/КРЕДИТОРЫ (к примеру,
178, 175, 153 и пр.).
3) ДОКУМЕНТЫ→АВАНСОВЫЕ ОТЧЕТЫ. Из данного раздела
создаются хоз.операции по возникновению либо же погашению задолженности
57
для счетов, обладающих типовой формой аналитического учёта
ПОДОТЧЁТНЫЕ ЛИЦА (к примеру, 160).
4) ДОКУМЕНТЫ→БАНКОВСКИЕ ДОКУМЕНТЫ. Из данного раздела
осуществляется отработка документации по погашению кредиторской
задолженности
5) ДОКУМЕНТЫ→КАССОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ. Тут приводится
отражение операций по выдаче денег подотчётным лицам (см. РАБОТА С
КАССОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ)
Механизм отчетов позволяет анализировать движение кредиторской
задолженности в типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 7.7 или 8.2».
Одно из необходимых средств для учета кредиторской и дебиторской
задолженности – это инвентаризация.
Инвентаризацию проводят, как правило, к концу планового периода, она
дает возможность выявления остатков кредиторской и дебиторской
задолженности. Инвентаризация дает возможность не только получения
информации для принятия управленческих решений, но также с целью
правильного налогового учета.
В типовой конфигурации «Бухгалтерский учет» в этих целях имеется
отчет «Инвентаризация расчетов с контрагентами» (Отчеты -
Специализированные - Инвентаризация расчетов с контрагентами).
Формирование отчета возможно или с применением унифицированной формы
ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и
прочими дебиторами и кредиторами», или же в произвольной форме.
Соответственно, применение механизма отчетов типовой конфигурации
дает возможность проведения систематического контроля и анализа
взаиморасчетов с поставщиками и покупателями, получения необходимых
данных в целях оценки состояния кредиторской и дебиторской задолженности
и своевременного принятия необходимых действий, связанных с ее
оптимизацией, улучшением показателей финансового состояния, а также дает
58
возможность соблюдения требований постоянно изменяющегося
законодательства.
Таким образом, целесообразно предусмотреть в рабочем плане счетов
ООО «ПрофЖилСервис» субсчета для учета отдельно дебиторской и отдельно
кредиторской задолженности для всех счетов учета расчетов в целом и для
учета финансовых обязательств в частности.
3.2. Оценка эффективности предложенных мероприятий
Управление кредиторской задолженностью и контроль за ее состоянием
- важнейший аспект учетно-аналитической работы на предприятии.
Сотрудничество с крупными импортерами предполагает строгое соблюдение
сроков оплаты, в противном случае - возможны сбои в поставках, что может
привести к остановке производства, претензиям от заказчиков и
непредвиденным затратам на оплату простоя и выплату штрафов по договорам.
Как правило, взаимоотношения с контрагентами формируются
непосредственно при их отборе. ООО «ПрофЖилСервис» предпочитает
сотрудничать с крупнейшими поставщиками своей отрасли, причем объем
работ и поставок обычно распределяется между несколькими.
Преддоговорная проверка включает: анализ уставных документов
компании (Устав, свидетельство о государственной регистрации организации,
свидетельство о постановке организации на учет в налоговой инспекции,
протокол общего собрания учредителей о назначении директора (решение
единственного учредителя), вторая и третья страницы паспорта руководителя
организации, бухгалтерская отчетность за 2016 год, справка об отсутствии
задолженности перед бюджетом по налогам и сборам, лицензия, если сделка
заключается в рамках лицензируемой деятельности); использование
электронных сервисов ФНС для проверки.
Получение отсрочки является необходимым фактором поддержания
платежеспособности и финансовой устойчивости предприятия. Ее длительность
59
в каждом случае определяется индивидуально по согласованию с поставщиком,
причем обычно возможность получения отсрочки находится в прямой
зависимости от ниши, занимаемой контрагентом на рынке - чем сильнее
позиции, тем сложнее увеличивать срок оплаты. Однако для подрядчиков
обязательным условием является гарантийное обеспечение выполненных работ
- 10% от стоимости контракта ООО «ПрофЖилСервис» оплачивает после
гарантийного срока - 2 года, что обеспечивает уровень качества, одновременно
высвобождает денежные средства и позволяет зафиксировать цену на текущем
уровне, избегая влияния инфляции.
Для укрепления деловых отношений с контрагентами обязательным
условием является соблюдение сроков оплаты и правильное заполнение
платежных документов. Ответственность за соблюдение сроков оплаты в ООО
«ПрофЖилСервис» несет отдел закупок. На основании условий договоров и
отгрузочных документов специалист отдела закупок ООО «ПрофЖилСервис»
рассчитывает суммы, подлежащие оплате, заносит их в график платежей и
формирует информацию по текущим платежам для бухгалтерии. Особое
внимание при этом уделяется импортным контрактам, которые, как правило,
имеют более жесткие условия оплаты. Также бухгалтерией регулярно
проводятся сверки расчетов с контрагентами в рамках действующих договоров.
Для контроля состояния кредиторской задолженности внутренними
документами ООО «ПрофЖилСервис» предусмотрено ее нормирование.
Норматив кредиторской задолженности - отношение этого показателя к
выручке предприятия. В зависимости от текущего состояния дел он
устанавливается на уровне 25-35%, что позволяет определить эффективность
использования привлеченных средств, а также выявить факторы его роста или
снижения. Кроме того, отделом закупок составляется единая таблица будущих
обязательств, в которой сводятся совокупные отсрочки платежей в разрезе
каждого кредитора и договора, которая еженедельно анализируется в целях
60
поддержания среднего срока погашения кредиторской задолженности на
уровне, не ниже усредненного срока погашения дебиторской задолженности.
Проведение инвентаризации обязательств (в обязательном порядке
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности) - это один из ключевых
аспектов контрольной функции в системе бухгалтерского учета на
предприятии, который способствует выявлению просроченной кредиторской
задолженности. Инвентаризация расчетов с поставщиками и подрядчиками -
это проверка наличия и состояния ее финансовых обязательств на
определенную дату путем сличения фактических данных с данными
бухгалтерского учета, порядок и сроки ее проведения предусмотрены в учетной
политике ООО «ПрофЖилСервис».
Для проведения инвентаризации составляются определенные
документы, краткая характеристика которых приведена в таблице 16.
Таблица 16
Проведение инвентаризации кредиторской задолженности
Документ
Назначение
Данные для заполнения
Приказ о проведении
инвентаризации
(форма № ИНВ-22)
Для объявления
начала
инвентаризации и
установления
сроков ее
проведения
Состав инвентаризационной
комиссии (в ООО «ПрофЖилСервис»
действует постоянная
инвентаризационная комиссию,
состоящая из сотрудников
бухгалтерии и отделом закупок)
Указание, что ревизия проводится
перед составлением годовой
отчетности
Акт по форме № ИНВ-
17 (включая
приложение-
справку)
Для отражения
результатов
инвентаризации
расчетов с
дебиторами и
кредиторами,
включая данные
сверки взаимных
расчетов
Результаты проверки всех видов
расчетов — с персоналом,
поставщиками и покупателями,
ИФНС и внебюджетными фондами.
Подписывается всеми участниками
инвентаризационной комиссии
Журнал учета
контроля за
выполнением
приказов о
проведении
инвентаризации
(форма № ИНВ-23)
Для отражения
результатов
инвентаризации и
подтверждения, что
приказ
руководителя
выполнен
Даты начала и окончания
инвентаризации Ф.И.О. членов
комиссии Результаты проверки
(сумму в рублях)
61
Инвентаризация расчетов позволяет не допустить ошибок в учете
заработной платы, дебиторской и кредиторской задолженности и избежать
«зависших» и забытых долгов перед персоналом и кредиторами.
Целью проведения инвентаризации расчетов в ООО «ПрофЖилСервис»
является проверка обоснованности сумм, числящихся в бухгалтерском учете на
счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (задолженность по оплате
приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), в том числе по
неотфактурованным поставкам).
Состояние расчетов проверяется по каждому дебитору и кредитору, по
каждому договору, для этого проводится сверка взаиморасчетов с
контрагентами по состоянию на 31 декабря отчетного года, которая
оформляется в виде актов сверок. В нем указывается дата и номер отгрузочных
документов (актов или накладных), стоимость товаров (работ, услуг), а
произведенные платежи с указанием даты и номера платежного поручения. При
получении акта контрагент проверяет информацию о задолженности, вносит
данные на основании собственной системы учета, определяет наличие
расхождений, после чего возвращает заполненный акт.
Кроме того, проверяется наличие и правильность заполнения первичных
документов (контрактов, накладных на поставку, счетов-фактур, актов
выполненных работ, справок о стоимости) на предмет правильности и
обоснованности сумм, после чего определяется общая сумма кредиторской
задолженности, в том числе с истекшим сроком исковой давности.
Выявленная кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой
давности подлежит списанию в учете на основании данных проведенной
инвентаризации, письменного обоснования - бухгалтерской справки и приказа
руководителя предприятия, в отдельности по каждому обязательству.
Сумма списанной кредиторской задолженности включается в состав
прочих доходов предприятия в той сумме, в которой эта задолженность была
отражена в бухгалтерском учете организации, то есть с учетом НДС, в
62
соответствии с п. 10.4 ПБУ 9/99
9
. Срок исковой давности считается со
следующего дня после того, как закончился договорный срок оплаты
задолженности, по общему правилу - три года
10
. Следует отметить, что он
может прерываться в случае признания своей задолженности посредством
направления гарантийного письма, подписания руководителем акта сверки,
либо частичной оплаты суммы задолженности или пеней по ней. В этом случае
срок необходимо рассчитывать заново.
В соответствии с п. 18 ст. 250 НК РФ
11
в налоговом учете списанную
кредиторскую задолженность включают в налогооблагаемую базу по налогу на
прибыль в составе внереализационных доходов.
Так, например, 10 сентября 2012 года ООО «ПрофЖилСервис»
оприходовало листы металлические стоимостью 59 000 руб. (без НДС).
Договорной срок оплаты составляет семь банковских дней, не считая день
поставки. В течение трех лет материалы не оплачивались, поставщиком
претензии не предъявлялись, ООО «ПрофЖилСервис» не предпринимало мер
по погашению. На основании акта инвентаризации расчетов от 23 декабря 2016
г. № 32 кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности
подлежит списанию.
В бухгалтерской программе рассмотренная хозяйственная операция
отражается следующим образом:
Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Кредит 91.1 «Прочие доходы»
59 000 руб. — списана кредиторская задолженность с истекшим сроком
исковой давности.
Самый главный аспект рациональной организации финансовых потоков
– потребность в обеспечении их количественного и временного соответствия
материальным потокам. Согласно принципам работы компании, такое
9
Вахрушева О.Б. Бухгалтерский управленческий учет [Электронный ресурс] : учебное пособие / О.Б.
Вахрушева. — Электрон. текстовые данные. — М. : Дашков и К, Ай Пи Эр Медиа, 2014. — 252 c.
10
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учете»
11
Налоговый Кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000г. № 117 – ФЗ (ред. от 28.11.2016г.)
63
движение очень редко бывает синхронным: отмечается или предоплата, или
задержка платежа при отсутствии денежных средств (покупка материалов,
сырья, расчеты поставщиками и прочее). При управлении финансовыми
потоками нужно принимать во внимание тот факт, что материальные потоки
меняются в процессе изменения финансовых потоков. Если нет управления
финансовыми потоками, то могут нарушаться балансы материальных и
финансовых потоков.
Рациональная организация финансовых потоков основывается на
адекватной оценке стратегических целей и перспектив и эффективном
управлении движением финансовых потоков в процессе функционирования
промышленного предприятия.
Это предполагает следующее:
1) на уровне стратегического управления финансовыми потоками:
разработку долгосрочного стратегического плана инвестиционной и
финансовой деятельности промышленного предприятия и обеспечение его
выполнения;
обеспечение необходимого уровня финансовой устойчивости
предприятия в процессе его развития.
2) на уровне операционного управления финансовыми потоками:
осуществление эффективного регулирования финансовых потоков;
оптимальное использование фондов денежных ресурсов (и их
эквивалентов);
обеспечение постоянной платежеспособности и заданного уровня
ликвидности.
Для построения эффективной кредитной политики следует действовать
по классической схеме бизнес-инжиниринга:
1) описать ситуацию «как есть»;
2) спроектировать модель «как надо»;
64
3) разработать и осуществить шаги по переходу из ситуации «как есть» в
ситуацию «как надо»;
4) управлять изменениями.
Итак, на данном этапе менеджменту нужно понять, каков общий объем
просроченного долга перед компанией. Далее проводится расчет финансовых
потерь по причине отвлечения денежных средств с оборота, определить
изменение прибыли – на основании изменения дебиторского долга. Кроме того,
нужно собрать максимальное количество информации о должниках
предприятия.
Для удобного сведения всей информации предлагаем использовать
следующий алгоритм:
1) определение объема просроченной задолженности и распределение
задолженности клиентов по временным периодам (1—10, 11—30, 31—45, 45—
60, более 60 дней);
2) классификация клиентов и присвоение каждому клиенту кредитного
рейтинга;
3) распределение задолженности по категориям клиентов;
4) сбор информации о должниках.
Факторы, определяющие кредитную политику ООО «ПрофЖилСервис»,
представим на рисунке 2.