53
ГЛАВА 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
УЧЕТА И АНАЛИЗА ДЕБИТОРСКОЙ И КРЕДИТОРСКОЙ
ЗАДОЛЖЕННОСТИ В ООО «ЭТАЛОН СТАНДАРТ¬
3.1. Совершенствование учета расчетов с дебиторами и
кредиторами
Основные направления совершенствования организации бухгалтерского
учета расчетов с дебиторами и кредиторами определены переходом к
рыночной экономике. Активное участие предприятий во
внешнеэкономической деятельности, привлечение иностранного капитала
обусловило необходимость приведения отечественной практики
бухгалтерского учета в сопоставимость с практикой западных стран с
рыночной экономикой. Необходимо создать национальную систему,
основанную на международных стандартах. Бухгалтерский учет должен
обеспечивать более экономное использование материальных ресурсов,
сокращение производственных запасов, что приведет к высвобождению
ресурсов, позволит пополнить рынок средствами производства.
Одним из основных направлений совершенствования бухгалтерского
учета расчетов с дебиторами и кредиторами сегодня являться обеспечение
своевременной и достоверной информацией о задолженности предприятию.
Учетная информация отражает фактическое состояние хозяйственного
объекта. Полнота, достоверность и своевременность отражения в ней
расчетных операций, способствуют предотвращению принятия
неоправданных решений. Это требует постоянного совершенствования
методологии ведения бухгалтерского учета как основного поставщика
информации.
Важным является совершенствование бухгалтерского учета, активное
внедрение прогрессивных форм и методов учета. Учитывая изменяющиеся
54
условия деятельности, необходимо повышать аналитичность учета расчетов,
обеспечивая их локализацию по местам возникновения. Это ориентирует на
внутреннюю отчетность.
Необходимость организации документооборота на предприятии
определяется требованиями ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации¬ и
здравым смыслом. Оптимальный документооборот позволяет сократить
затраты на его ведение при снабжении всех заинтересованных пользователей
необходимой информацией.
Оценка учетной политики ООО «ЭТАЛОН СТАНДАРТ¬ показала, что,
раздел, связанный с документооборотом, регламентирует только формы
первичных документов, применяемые для оформления хозяйственных
операций. Все остальные информационные потоки графиком
документооборота не регулируются.
Это существенно снижает эффективность деятельности предприятия из-
за ухудшения надежности функции регулирования. Надежность
контролируемых показателей означает своевременное, регламентированное
графиком документооборота адресное представление достоверных данных,
отражающих ход хозяйственных процессов в соответствии с правилами,
установленными на предприятии.
Под документооборотом понимается перемещение документов в
пространстве и времени с момента возникновения до сдачи в архив или
выхода за пределы системы.
Важную роль в новых условиях хозяйствования на предприятии ООО
«ЭТАЛОН СТАНДАРТ¬ играет оперативный учет и контроль за расчетами,
производимыми бухгалтерией.
Для улучшения учета расчетов на предприятии ООО «ЭТАЛОН
СТАНДАРТ¬ можно предложить следующие мероприятия:
55
– производить классификацию покупателей в зависимости от вида
продукции, объема закупок, платежеспособности, истории кредитных
отношений и предлагаемых условий оплаты;
– имея оперативные данные по просроченной задолженности,
необходимо начинать претензионную работу, т.е. высылать уведомления –
претензии со всеми расчетами пени за просроченную задолженность;
– разрабатывать разнообразные модели договоров с гибкими условиями
оплаты, в частности предоставления покупателями скидок при досрочной
оплате, так как снижение цены приводит к расширению продаж и
интенсифицирует приток денежных средств; – проводить анализ состава и
структуры дебиторской и кредиторской задолженности по конкретным
поставщикам и покупателям, а также по срокам образования задолженности
или сроках их возможного погашения, что позволит своевременно выявлять
просроченную задолженность и принимать меры к ее взысканию. Данные о
сроках образования (погашения) задолженности должны быть регулярными и
оперативными, их целесообразно аккумулировать в отдельном документе,
например: реестр старения счетов дебиторов, кредиторов. Составлять такой
реестр можно в виде матрицы, по строкам указываются субъекты
задолженности, по столбцам указываются субъекты задолженности, по
столбцам – сроки образования. Реестр может оперативно выявлять тех
должников, успешная работа с которыми может принести наибольший
результат для предприятия, а также тех, с которыми должны устанавливаться
особые отношения;
– в сложившейся ситуации можно посоветовать организовать на
предприятии систему аналитического учета дебиторской задолженности не
только по срокам, но и по размерам, местонахождению юридических лиц,
физических лиц и предлагаемых условий оплаты;
– на высоком уровне организовать работу с договорами, в карточке
клиента отмечать работает он под реализацию или по системе предоплаты.
56
Еще одним из направлений повышения оперативности учета, его
достоверности, автоматизации расчетов (налоги, амортизации и т.д.),
автоматизации формирования отчетных форм, углубления аналитического
учета, проведения анализа ускорения обработки данных первичных
документов, уменьшения трудоемкости работы, отказа от пользования
типографическими бланками первичных документов и отчетности и т.д.
является автоматизация бухгалтерского учета. Новые информационные
технологии в области бухгалтерского учета открывают большие возможности
для руководителей предприятий в процессе принятия решений. Программное
обеспечение позволяет более оперативно получать информацию по всем
вопросам, связанным с деятельностью предприятия, и своевременно
принимать управленческие решения.
На сегодняшний день бухгалтерский учет на исследуемом предприятии
ООО «ЭТАЛОН СТАНДАРТ¬ ведется с использованием персональных
компьютеров, на котором установлены лицензированные программы «1С:
Бухгалтерия¬, 7.7¬. Поэтому в целях совершенствования учета расчетов с
дебиторами и кредиторами на предприятии ООО «ЭТАЛОН СТАНДАРТ¬
можно предложить использование программы «1С: Бухгалтерия, 8.1¬.
Отметим, что в основных методических решениях и технологии работы
сохранена преемственность с «1С: Бухгалтерией 7.7¬, поэтому бухгалтера
ООО «ЭТАЛОН СТАНДАРТ¬ могут достаточно легко перейти и освоить
новые возможности «1С: Бухгалтерии 8.1¬.
Каким бы бизнесом ни занималась организация – оптовой или розничной
торговлей, комиссионной торговлей, оказанием услуг, производством или
строительством – она может вести учет в «1С: Бухгалтерии 8.1¬. Рассмотрим
наиболее существенные ее преимущества.
В одной программе предусмотрено ведение учета деятельности
нескольких организаций, например, тесно связанных между собой. Для всех
57
организаций используются общие справочники контрагентов, сотрудников и
номенклатуры, а отчетность формируется раздельно.
Бухгалтерия ООО «ЭТАЛОН СТАНДАРТ¬ может использовать в одной
информационной базе «1С: Бухгалтерии 8.0¬ различные системы
налогообложения: общий режим, УСН или ЕНВД.
Учет товаров в рознице можно вести как по покупным, так и по
продажным ценам (с использованием счета 42 «Торговая наценка¬). Торговая
наценка рассчитывается автоматически в конце месяца. В случае изменения
розничных цен проводится переоценка товаров с помощью документа
«Переоценка товаров в рознице¬.
Аналитический учет номенклатуры по складам можно вести не только в
количественном, но и количественно-суммовом выражении. В первом случае
оценка товаров и материалов для целей бухгалтерского и налогового учета не
зависит от того, с какого склада они получены. Складской учет может быть
совсем отключен, если в нем нет необходимости.
Реализовано формирование различных форм бухгалтерской и налоговой
отчетности, которые можно напечатать или сохранить в файл для передачи в
инспекцию ФНС России.
При отражении хозяйственных операций в документах конфигурации
указываются счета бухгалтерского и налогового учета. Счета учета товаров и
материалов можно задавать для номенклатуры и мест хранения, счета учета
расчетов – для каждого контрагента, договора и вида расчетов. Заданные
счета учета автоматически подставляются в документы конфигурации.
В «1С: Бухгалтерии 8.1¬ реализован современный удобный интерфейс,
что позволяет сделать работу в программе комфортной как для начинающих,
так и для опытных пользователей.
Панель функций поможет быстро вызвать необходимое действие,
например, открыть нужный справочник или журнал документов. Это особо
важно для пользователей, только начинающих осваивать работу в программе.
58
Используя новую функцию «Ввод данных по строке¬, можно быстро
заполнить документы. Если ввести несколько первых букв наименования
товара, то программа сама выберет его из справочника.
В различных списках (например, список элементов справочника) можно
задавать условия отбора и сортировки, что обеспечивает вывод на экран
только нужной информации. При этом отбираются данные сразу по
нескольким условиям отбора.
Можно настроить внешний вид любого списка, указывая колонки,
которые будут отображаться на экране, и их последовательность. Кроме того,
для каждой колонки задаются ширина, высота, положение и другие
параметры. Любой список документов или справочник можно вывести в
табличный документ и распечатать. Возможно создание новых видов
субконто, добавление счетов и субсчетов и использование их в документах
без изменения типовой конфигурации.
Усовершенствованы механизмы настройки стандартных отчетов.
Добавлены новые возможности отбора объектов учета: операции сравнения
(равно, не равно, в списке и т.д.), настройка отбора не только по субконто, но
и по реквизитам субконто, группировки по реквизитам субконто.
Пользователь может самостоятельно настраивать колонтитулы стандартных
отчетов.
Таким образом, вышеизложенные предложения будут способствовать
совершенствованию организации расчетов и их учета, снижению дебиторской
задолженности и укреплению финансового состояния исследуемого
предприятия ООО «ЭТАЛОН СТАНДАРТ¬.
59
3.2. Совершенствование анализа расчетов с дебиторами и
кредиторами
Дебиторская и кредиторская задолженность - неизбежное следствие
существующей в настоящее время системы денежных расчетов с
организациями, при которой всегда имеется разрыв между временем платежа и
моментом перехода права собственности на товар, между предъявлением
платежных документов к оплате и временем их фактической оплаты.
Продажа в кредит обусловливает появление различий между
бухгалтерскими (учетными) и реально-денежными показателями продажи
продукции. До момента оплаты процесс реализации с точки зрения движения
денег еще продолжается, что приводит к возникновению дебиторской и
кредиторской задолженности. До наступления срока оплаты дебиторская
задолженность должна финансироваться, при этом постоянно сохраняется риск
того, что оплата будет произведена покупателем (заказчиком) с опозданием
либо не будет произведена вообще.
Вследствие сказанного организация в своей сбытовой политике должна не
только принимать во внимание положительные результаты кредитования
покупателей (увеличение объемов продаж и прибыли), но и учитывать, что
данный процесс обычно сопровождается увеличением расходов (проценты,
выплачиваемые поставщиком по кредитам, взятым для покрытия кассовых
разрывов) и рисков. При этом представляется очевидным, что приемлемый
уровень дебиторской задолженности - это такой, при котором получаемые
выгоды превышают все затраты и риски, поскольку только в этом случае
организация сможет функционировать и в дальнейшем.
Главной целью анализа дебиторской и кредиторской задолженности
является разработка мероприятий по совершенствованию настоящей или
формированию новой политики кредитования покупателей, направленной на
увеличение прибыли организации, ускорение расчетов и снижение риска
60
неплатежей. В разработке политики управления дебиторской и кредиторской
задолженностью акцент делается на расширение объема продаж продукции,
оптимизацию общего размера задолженности и обеспечение своевременной ее
инкассации. Эффективность управления обязательствами организации во
многом зависит от знаний методики анализа и умений их использования.
В научной литературе многими авторами, такими как А.Д. Шеремет, О.В.
Ефимова, А.А. Максютов, А.В. Панфилов, Е.М. Шахбазян, Б.К. Кулизбаков и
другими, предлагается множество различных подходов к анализу дебиторской
и кредиторской задолженности (приложение 4).
Изучив перечисленные методики анализа обязательств организации,
можно сделать следующие выводы:
1) ориентация на анализ ситуации прошлого времени (ретроспективный
анализ), ни одна методика не предполагает оперативного отслеживания
изменений задолженности и реакции на них в режиме реального времени;
2) данные методики используют показатели, характерные для российского
бухгалтерского учета, а не Международных стандартов финансовой
отчетности, тогда как последние в современных условиях более прогрессивны;
3) методики зачастую дублируют друг друга.
Стоит отметить ряд особенностей, характерных для всех методик,
например, применяется коэффициентный анализ, однако финансовые
коэффициенты в значительной степени зависят от учетной политики
организации. Кроме того, коэффициенты, выбранные в качестве базы
сравнения, неоптимальны, так как не улавливают особенностей факторов и
элементов, участвующих в их расчетах (например, затруднительно бывает
оценить реальную рыночную стоимость задолженности). При применении
метода распределения дебиторской задолженности по срокам возникновения,
который присутствует во всех методиках, сезонные или циклические
колебания затрудняют анализ и могут привести к ошибочным выводам.
61
По этой причине затруднительно использовать показатель
оборачиваемости в качестве способа контроля дебиторской и кредиторской
задолженности. Кроме того, результаты применения данных методик в
организациях различных отраслей сложно сопоставимы вследствие
диверсификации и разностороннего характера деятельности организаций
(особенно крупных). Отсюда следует, что в современных условиях без
комплексного системного анализа не обойтись.
Основные положения комплексного подхода к анализу обязательств
организации следующие:
1) предварительный анализ и планирование предельного объема
кредиторской и дебиторской задолженности с учетом возможностей
организации и объема инвестиций в данную задолженность;
2) определение степени кредитоспособности и платежеспособности
клиента до заключения договора и отслеживание изменений в процессе
сотрудничества;
3) отслеживание изменения уровня задолженности и принятие
соответствующих решений по предотвращению негативных последствий в
режиме реального времени;
4) анализ возможностей дебиторской и кредиторской задолженности по
срокам и размерам;
5) анализ сильных и слабых сторон деятельности организации (внутренней
бизнес-среды);
6) анализ частных и комплексных финансовых показателей.
В процессе анализа темпы прироста кредиторской задолженности можно
сравнить с темпами прироста валюты баланса. Если сумма по балансу
возрастает более быстрыми темпами, то устойчивость организации не
снижается. Соотношение темпов прироста задолженностей между собой
позволяет сделать вывод о потребностях в источниках финансирования (если
быстрее растет дебиторская задолженность, то потребность в финансировании
62
увеличивается). Рост дебиторской задолженности экономически оправдан, если
возрастают выручка и денежные средства, а запасы увеличиваются
незначительно.
Уплата долгов дебиторами - это источник средств для погашения
кредиторской задолженности. Если оборачиваемость дебиторской
задолженности осуществляется медленнее, чем кредиторской, это означает, что
у организации возникли неблагоприятные условия расчетов с покупателями и
поставщиками: предприятие должно возвращать свои долги чаще, чем оно
получает оплату за реализованную продукцию. И, напротив, если дебиторская
задолженность оборачивается быстрее кредиторской, у предприятия
появляются свободные оборотные средства в размере, соответствующем
абсолютной разнице между количеством дней оборота кредиторской и
дебиторской задолженности.
Аналитические процедуры, имеющие отношение к управлению
дебиторской задолженностью, входят в систему внутрифирменного
финансового анализа и управленческого контроля. Эффективная система
управления включает:
– качественный отбор покупателей;
– определение оптимальных условий кредитования;
– четкую процедуру предъявления претензий;
– контроль за выполнением условий договоров;
– регулярный мониторинг дебиторов по видам продукции, объему
задолженности, срокам погашения и пр.;
– соблюдение четкой процедуры оплаты счетов и получения платежей;
– ориентацию на большее число покупателей с целью уменьшения риска
неуплаты одним или несколькими крупными покупателями;
– контроль соотношения уровня дебиторской и кредиторской
задолженности: значительное превышение дебиторской задолженности создает
угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым