65
Важную роль в процессе управления и оптимизации товарных запасов
играет отлаженная подсистема анализа внешней и внутренней среды. В ходе
данных мероприятий сотрудники сети ювелирных украшений «Ювелирный
мир», ответственные за процессы управления товарными запасами имеют
возможности оптимизировать уровень и состояние товарных запасов на
основе оптимальных партий закупаемых товаров.
В соответствии с проведенным исследованием, нами были
систематизированы факторы внешней и внутренней среды, оказывающие
прямое воздействие на результаты деятельности торговой организации и
уровень товарных запасов.
С точки зрения анализа внешних факторов, таких как конкуренты,
поставщики, конъюнктура рынка, потребности конечных потребителей и т.д.,
торговое предприятие имеет возможность определять объемы закупаемых
товаров исходя из ожидаемой потребности в товарах, доли занимаемого
рынка, при этом товары закупаются у надежных поставщиков, ответственных
за результаты своей деятельности и предоставляющие качественные товары.
Вместе с тем, анализ деятельности конкурентов позволит
сформировать комплекс мероприятий по удержанию своей позиции в
отрасли и захвату новых. В свою очередь, на основе внутренних факторов,
таких как персонал, уровень обслуживания, объемы свободных складских
площадей и т.д., сеть ювелирных украшений «Ювелирный мир» анализирует
свои внутренние возможности по удовлетворению потребностей
потребителей, оптимизирует работу персонала в части повышения качества
обслуживания, владеет информацией о возможности системы складирования
и т.д.
Каждая система, в равной степени, как и предложенная считаются
управляемыми, в случае когда в процессе воздействия на нее имеется
возможность определения ее качественно нового состояния. Более того,
существует возможность ее оценки на основе полученных новых результатов
66
функционирования системы и принятия различных корректирующих
воздействий.
Таким образом, в ходе работы системы, на основе факторного анализа
осуществляется планирование величины товарных запасов, исходя из
потребностей сети ювелирных украшений «Ювелирный мир». Более того, на
этом этапе анализируется спрос и внутренние резервы сети. Разработка и
реализация различных стратегий управления товарными запасами
осуществляется на основе построения иерархии целей в процессе
оптимизации товарных запасов.
После чего создается возможность по формированию новой структуры
подразделения по управлению запасами или иного подразделения,
ответственного за выполнение данной функции, обеспечивается ориентация
деятельности всех структурных подразделений сети и в частности розничных
магазинов на достижение генеральных целей высшего порядка.
В результате достигается главная стратегическая целью данной
системы оптимизация уровня товарных запасов в системном подходе, в
масштабах всего предприятия, параллельно решается другая не менее важная
задача, снижение совокупных затрат, возникающих в процессе их хранения.
Таким образом, решение задач и выполнение различных мероприятий в
части оптимизации товарных запасов в соответствии с различными
элементами данной системы сводятся к следующим действиям:
определение системы управления закупками товаров;
расчет оптимальной величины размера товарных запасов;
проведение мониторинга движения товарных запасов на складах
сети;
расчет перспективных, годовых планов по развитию и проведению
организационно-технических действий, которые обеспечивают выполнение
программ по сбыту товаров;
контроль исполнения договорных обязательств поставщиками, за
ходом исполнения срока поставки товаров;
67
минимизации совокупных затрат, связанных с хранением товарных
запасов;
оптимизация величины товарных запасов и др.
После чего, на основе анализа результативности системы и
используемых мер по оптимизации товарных запасов проводится разработка
стратегии.
Спецификой предложенной системой оптимизации товарных запасов
выступают различные технологии, позволяющие анализировать уровень и
состояние товарных запасов в соответствии с внешней средой, и принятие
управленческих решений по формированию товарных запасов.
В результате реализации предложенного механизма сеть ювелирных
украшений «Ювелирный мир» имеет возможность быстро реагировать на
различные изменения вызванные динамикой потребностей конечных
потребителей, либо рыночных условий, а также выстраивать наиболее
эффективные механизмы и концепции позволяющие оптимизировать
величину товарных запасов в кратчайшие сроки и минимальными
совокупными затратами.
Вторым мероприятием по оптимизации затрат сети ювелирных
украшений «Ювелирный мир» является совершенствование учётно-
аналитической системы, которая является одной из составляющих общей
управленческой системы, базирующаяся на финансовой и управленческой
информации. Она позволяет объединить в один процесс выполнение учетных
и аналитических операций.
Результатом ее использования является информация, позволяющая
оценить эффективность деятельности сети ювелирных украшений
«Ювелирный мир» и принять оптимальные управленческие решения.
Данная система является частью процесса управления сетью и должна
включать:
- перечень контролируемых показателей;
68
- методику обработки учетных данных для расчета контролируемых
показателей;
- первичные документы для сбора учетных данных, регистры для
группировки, расчета контролируемых показателей и отражения результатов
их анализа;
- отчетные документы в наглядной форме, позволяющие обосновать
принимаемое управленческое решение.
Учётно-аналитическая система, как часть общей управленческой
системы, включает в себя: индивидуальную технологию записей, объективно
отражающих факты хозяйственной жизни организации; вычислительную
технику; персонал, осуществляющий ведение бухгалтерских записей и
формирование учетно-аналитической информации.
Торговля является одним из самых мобильных видов экономической
деятельности. Среди особенностей, определяющих специфику постановки и
функционирования учетно-аналитической системы организации, можно
выделить такие, как:
- отсутствие производственного процесса;
- постоянная потребность в оборотных средствах;
- быстрая окупаемость вложений;
- зависимость от покупательной способности населения;
- разнородность, сложность структуры и разветвленность торговой сети
и т.д.
Наличие учетно-аналитической системы играет важную роль в
хозяйственной деятельности сети ювелирных украшений «Ювелирный мир»,
так как позволяет осуществлять контроль за наличием товарных запасов,
оперативно обеспечить менеджеров информацией о состоянии всего
ресурсного потенциала организации в любых разрезах (по складам, по
материально ответственным лицам, по магазинам и т.п.).
Такая система позволит контролировать в том числе и количественные
характеристики имеющихся запасов, так как с одной стороны большие
69
запасы приводят к росту уровня расходов, направленных на хранение, но с
другой стороны отсутствие или нехватка товарных запасов может привести к
невозможности выполнения заказа и, как следствие, происходит потеря
прибыли и клиентов.
Таким образом, учетно-аналитическая система будет способствовать
устойчивому развитию сети ювелирных украшений «Ювелирный мир» и
получению максимальной прибыли.
На данный момент существует очень много предложений по
организации учетно-аналитических систем. Но для того, чтобы учетно-
аналитическая система приносила сети ювелирных украшений «Ювелирный
мир» качественный результат, нужно определить какая именно система
подходит для этой организации.
На основании выделенных особенностей деятельности сети
ювелирных украшений «Ювелирный мир» были разработаны основные
направления для формирования учетно-аналитических систем, которые
позволят обеспечить оперативную подготовку необходимой информации для
контроля наличия товаров и обеспечения ритмичности товарооборота:
1) учетно-аналитическая система должна обладать:
- гибкостью, т.е. возможностью перестроиться под количество
ассортимента (это позволит использовать предлагаемые рекомендации при
продаже как одного товара, так и большого ассортимента товаров);
- наличием взаимосвязи с бухгалтерским учетом (это позволит
получать основную информацию из системы бухгалтерского учета и не
искать дополнительные источники информации);
- оперативностью (это позволит получать информацию,
соответствующую реальной ситуации, в отношении наличия товарных
запасов, в данный момент времени);
2) учетно-аналитическая система должна отражать заданные группы
показателей товарных запасов, таких как:
70
- количество имеющихся запасов (это позволит отражать информацию
о реальном количестве запасов в организации на текущий момент времени);
- требуемое количество товаров для формирования заказа (это
позволит регулировать поставки товаров);
- источник пополнения товаров, т.е. перечень поставщиков, дату
отправления заказа и дата поступления товаров.
Это позволит контролировать поставки товаров;
- отклонения фактических товарных запасов от нормативных
значений;
- критерии оценки (разрешенный диапазон отклонений);
- места хранения);
3) учетно-аналитическая система должна позволять формировать
любое количество специализированных регистров и документов, в которых
содержится необходимая информация для точного и оперативного
восприятия данных по товарным запасам. К данным требования следует
добавить индивидуальные требования организации по стоимости, временным
и иным затратам.
Предлагаемые направления позволят сети ювелирных украшений
«Ювелирный мир» подобрать или создать необходимую учетно-
аналитическую систему, обеспечивающую оперативный контроль наличия и
движения товаров.
Выявленные проблемы управления затратами в сети ювелирных
украшений «Ювелирный мир» также предлагается решать с помощью
третьего направления - внедрения в компании системы бюджетирования.
Бюджетирование – это технология управления, которая направлена на
повышение финансовой обоснованности принятия управленческих решений.
При внедрении бюджетирования в сети ювелирных украшений
«Ювелирный мир» следует начинать с постановки стратегических целей,
миссии компании. Реализация стратегии компании раскрывается в бюджетах
в виде решения текущих задач, которые ориентированы на достижения
71
общих целей. Цель сети ювелирных украшений «Ювелирный мир» – это
увеличение оборота (объема продаж) и прибыли. Для компании
рекомендуется следующая схема внедрения бюджетирования.
Рисунок 16- Схема внедрения бюджетирования в сети
ювелирных украшений «Ювелирный мир»
Эффективное функционирование системы планирования сети
ювелирных украшений «Ювелирный мир» возможно только при
непрерывном обмене информацией между центрами ответственности. Если в
системе бюджетирования доминируют вертикальные информационные
потоки, то высшее руководство предприятия при составлении бюджетов не
72
владеет всей необходимой информацией, поскольку потребности
производства в оборудовании, объёмы закупок сырья нужного качества и т.п.
известны лишь управленческому персоналу нижнего звена. Для передачи
этой информации необходимо, чтобы информационные потоки строились по
принципу «снизу-вверх». Руководство компанией располагает информацией
о положении бизнеса, ее потенциале и перспективах развития. Для передачи
этих данных, методик разработки бюджетов и т.д., потоки информации
должны перемещаться в соответствии с принципом «сверху-вниз».
Процесс бюджетирования в сети ювелирных украшений «Ювелирный
мир» осуществляется особенно эффективно тогда, когда он построен на
основе комбинации восходящих и нисходящих информационных потоков.
Таким образом, к внедрению бюджетирования на предприятии следует
подходить после глубокой аналитической проработки. Наибольший эффект
от автоматизации бюджетирования наблюдается в том случае, когда
выбранные программные средства точно соответствуют поставленной
задаче.
3.2. Оценка экономической эффективности предложенных мероприятий
Внедрение предложенных мероприятий в сети ювелирных украшений
«Ювелирный мир» позволит создать целостную и достаточно эффективную
систему управления затратами. Причем грамотно поставленная система
управления затратами должна помогать не только решать задачи
оперативного управления, но и достигать стратегических целей, которые
ставит руководство компании.
Современная система бюджетирования имеет достаточно
возможностей для предоставления руководителям сети ювелирных
украшений «Ювелирный мир» мощного инструмента, помогающего
принимать управленческие решения, получать актуальную информацию о
финансовом состоянии предприятия и оценивать его развитие.
73
Всегда нужно помнить, что внутрифирменное бюджетирование — это
не столько инструмент, сколько управленческая технология, что
бюджетирование — это показатель качества управления в компании,
соответствия уровня ее менеджмента и принимаемых управленческих
решений современным требованиям.
Назначение бюджетирования в российских компаниях неоправданно
сужается. Нет понимания того, что большинство финансовых проблем
предприятий возникает от недостаточного умения управлять финансами.
Бюджетирование позволяет осуществлять три управленческие задачи:
- прогнозировать финансовое состояние, потребность в финансовых
ресурсах, финансовые итоги;
- сравнивать запланированные и фактически полученные результаты;
- оценивать и анализировать выявленные отклонения, чтобы
своевременно реагировать на них. Бюджетирование дает понимание
экономической модели предприятия, ощущение границ возможного.
Проведем экономическое обоснование внедрения предложенных
мероприятий для управления затратами.
Совокупная величина затрат, которые необходимо осуществить сети
ювелирных украшений «Ювелирный мир» представлена в таблице 21.
Таблица 21
Совокупная величина затрат сети ювелирных украшений
«Ювелирный мир» на реализацию предложенных мероприятий
Показатель
Сумма, тыс. руб.
Затраты на обучение персонала
387
Дополнительная заработная плата
1280
Затраты на автоматизацию
345
Прочие затраты
127
Итого затрат
2139
2139 тыс.руб. – это единовременные затраты, которые позволят
реализовать мероприятия по совершенствованию управления затратами в
сети, в частности, что обучение персонала (услуги консалтингового
74
агентства), автоматизация учета, изменение штатного расписания (введение
дополнительной штатной единицы), стимулирование персонала и пр.
Реализация данных мероприятий позволит сети ювелирных украшений
«Ювелирный мир» снизить годовые затраты на реализацию на 17%: 4064
тыс.руб.
Рассмотрим объем и источники финансирования предлагаемых
мероприятий (табл.22).
Таблица 22
Источники финансирования мероприятий
№
п/п
Наименование источников
Всего по проекту,
тыс.руб.
1
2
3
1.
Собственные средства – всего, в том числе:
1500
2.
Заемные и привлеченные средства – всего, в
том числе:
639
2.1.
Кредиты банков
639
2.2.
Заемные средства других организаций
3.
Итого
2139
Рассчитаем показатели экономической эффективности (табл.18).
Осуществим расчет ставки дисконтирования:
R(f) – безрисковая ставка дохода .
В качестве безрисковой ставки принимается среднемесячная
доходность индекса 5−10-летних государственных облигаций
(RUGBITR10Y). Она составляет 8,74%.
R
риск
– премия за риск
Премия за риск для компании представляется в следующем виде.
Таблица 23
Премия за риск для компании
n
i
риск
RfRR
i