16
задачи зависит платежеспособность предприятия, своевременность расчетов с
поставщиками и подрядчиками, своевременность платежей в бюджет.
Бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для пра-
вильной организации денежного обращения, организации расчетов и кредито-
вания на производства. Учет денежных средств имеет значение в укреплении
платежной дисциплины и в эффективном использовании финансовых ресурсов
предприятия. Поэтому очень важен контроль за соблюдением кассовой дисци-
плины, правильностью и эффективностью использования денежных средств,
обеспечением сохранности денежных
документов, находящихся в кассе предприятия.
Исходя из этого, основными задачами бухгалтерского учета денежных
средств являются:
проверка правильности оформления, законности документов;
своевременное и полное отражение операций в учете;
обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по
всем видам платежей;
своевременное проведение инвентаризации денежных средств и отра-
жение ее результатов в учете;
обеспечение сохранности денежных средств, денежных документов в
кассе предприятия и других местах хранения;
изыскание возможностей наиболее рационального вложения свобод-
ных денежных средств как источника финансовых инвестиций, приносящих
доход;
создание условий для повседневного контроля за наличием и движе-
нием денежных средств.
Организации производят расчеты по своим обязательствам с другими
организациями, как правило, в безналичном порядке через банки или применя-
ют другие формы безналичных расчетов.
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация
должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. [10,20]
17
Для учета кассовых операций применяются типовые межведомственные
формы первичных документов и учетных регистров:
- Приходный кассовый ордер;
- Расходный кассовый ордер;
- Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;
- Кассовая книга;
- Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.
Поступление денег в кассу и выдача из кассы оформляется приходными
и расходными кассовыми ордерами. Для учета денег, выданных из кассы дове-
ренным лицам (раздатчикам) по выплате заработной платы, возврата остатка
наличных денег и оплаченных документов используют Книгу учета принятых и
выданных кассиром денег.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их докумен-
ты до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации
приходных и расходных кассовых документов.
Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кас-
сир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, про-
шнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на глав-
ного бухгалтера организации.
В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене
кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценно-
стей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяют с
данными учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом
руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При
обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указы-
вают их сумму и обстоятельства возникновения.
В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должно про-
водиться проверка правильности работы программных средств обработки кас-
совых документов.
18
Использование контрольно-кассовых машин для учета расчетов с насе-
лением обязательно для всех организаций. [14,29]
Все организации или учреждения без исключения, независимо от формы
собственности, должны хранить денежные средства в банках. Но для расчетов
наличными за покупку материальных ценностей, предметов для хозяйственных
нужд им разрешается в определенных размерах иметь деньги и использовать их
на текущие расходы.
С этой целью в организациях или учреждениях образуют кассу - место
для приема, выдачи и хранения наличных денежных средств и денежных доку-
ментов.
Для кассы в организации или в учреждении должно быть выделено изо-
лированное помещение, куда запрещается доступ лицам, не имеющим отноше-
ния к работе кассы. Двери в помещение кассы должны быть снабжены устрой-
ством для их блокировки, то есть во время проведения операций они должны
закрываться с внутренней стороны. Для ведения операций обращения с денеж-
ными наличными средствами предусматривается должность в штате организа-
ций или учреждений - кассир.
Прием кассира на работу оформляется приказом (распоряжением) руко-
водителя организации или учреждения. После издания приказа о назначении
кассира на работу руководитель организации или учреждения обязан под рас-
писку ознакомить его с должностной инструкцией и заключить с кассиром до-
говор о полной индивидуальной материальной ответственности.
В настоящее время приказы о приеме кассира оформляются с использо-
ванием унифицированных форм первичной учетной документации по учету
кадров. [20,29]
В организациях - субъектах малого предпринимательства не имеющих в
штате должности кассира, обязанности последнего могут выполняться главным
бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководи-
теля организации при условии заключения с ним договора о полной индивиду-
альной материальной ответственности. В настоящее время приказы о приеме
19
работников на работу (в том числе кассира) оформляются с использованием
унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров.
Примерное содержание расписки кассира об ознакомлении с Порядком
ведения кассовых операций может быть следующим:
Для надлежащего выполнения должностных обязанностей кассир дол-
жен знать:
руководящие и нормативные документы (постановления, распоряже-
ния, приказы, инструкции и т.п.), касающиеся ведения кассовых операций;
формы кассовых и банковских документов; правила приема, выдачи,
учета и хранения денежных средств;
порядок оформления приходных и расходных документов;
лимиты остатков кассовой наличности, установленной для организа-
ции, и правила обеспечения их сохранности;
порядок ведения кассовой книги и составления кассовой отчетности;
правила эксплуатации электронно-вычислительной техники;
основы организации труда, правила внутреннего трудового распоряд-
ка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной
санитарии и противопожарной защиты.
Должностная инструкция предусматривает следующие основные обя-
занности кассира:
осуществление операций по приему, учету, выдаче и хранению де-
нежных средств с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их со-
хранность;
сдача в учреждение банка денежной наличности сверх установленных
лимитов;
ведение на основе приходных и расходных документов кассовой кни-
ги;
оформление документов и получение в соответствии с установленным
порядком денежных средств в учреждениях банка для выплаты заработной пла-
ты, премий, оплаты командировочных и других расходов;
20
сверка фактического наличия денежных сумм с книжным остатком;
составление кассовой отчетности.
Кассир в соответствии с действующим законодательством о материаль-
ной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответ-
ственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причинен-
ный организации, как в результате умышленных действий, так и в результате
небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.
Письменные договоры о полной материальной ответственности могут
быть заключены организацией с работниками, достигшими 18-летнего возраста
и занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно свя-
занные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или приме-
нением в процессе производства переданных им ценностей. [1,4]
В организациях, имеющих, большое количество подразделений или об-
служиваемых централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты посо-
бий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по пись-
менному приказу руководителя организации другими, кроме кассиров, лицами,
с которыми также заключается договор о полной индивидуальной материаль-
ной ответственности, и на которых распространяются все права и обязанности,
установленные для кассиров. Деньги и другие ценности должны храниться в
несгораемых металлических шкафах или в отдельных случаях - в обычных ме-
таллических. По окончании работы кассы они закрываются ключом и опечаты-
ваются печатью кассира. Ключи и печать запрещается оставлять без присмотра,
передавать посторонним лицам и изготавливать неучтенные их дубликаты.
Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах хранятся у руко-
водителя предприятия.
В соответствии с законодательством все организации и учреждения без
исключения, независимо от формы собственности, должны хранить денежные
средства в банках. Но им разрешается в определенных размерах иметь деньги в
кассе и использовать их на текущие расходы — например, для расчетов налич-
ными за покупку материальных ценностей, предметов для хозяйственных нужд.
21
С этой целью обслуживающий банк устанавливает организациям и учреждени-
ям по согласованию с их руководителями лимит остатка наличных денег в кас-
се.
Для установления лимита организация представляет в банк специальный
расчет по установленной форме. Лимит устанавливается с учетом особенностей
хозяйственной деятельности организации и учреждения, сроков сдачи налич-
ных денежных средств в учреждения банков и условий их хранения. Так, для
организаций и учреждений, имеющих денежную выручку наличными деньгами
и сдающих денежные средства в банки ежедневно в конце рабочего дня, лимит
устанавливается в размерах, которые могут обеспечить нормальную их работу с
утра следующего дня. А для тех организаций и учреждений, которые имеют де-
нежную выручку, но сдают денежные средства в банки на следующий день,
лимит определяется в размере среднедневной выручки наличными деньгами.
Если же организация или учреждение, имеющие денежную выручку в налич-
ных деньгах, сдают их в банк не ежедневно, то размер лимита устанавливается
в зависимости от суммы выручки и сроков сдачи. Организациям и учреждени-
ям, не имеющим наличной денежной выручки, лимит определяется в пределах
среднедневного расхода наличных денег. [5,20]
Лимит остатка наличных денежных средств в кассе означает, что оста-
ток на конец каждого дня не может превышать установленный размер. Однако
обороты по кассе, то есть размер поступивших и выданных в течение дня де-
нежных средств, не ограничивается этим лимитом. Но все суммы наличных де-
нег, превышающие установленный лимит остатка, должны быть сданы в банк.
Следует иметь в виду, что в установленный лимит остатка по кассе не включа-
ются те денежные средства, которые получены организацией из банка на вы-
плату заработной платы, стипендий, пособий по социальному страхованию, ко-
мандировочные расходы. Эти сверхлимитные средства выдаются из банка це-
левым назначением. То есть они могут быть израсходованы только на те цели,
которые указаны в чеке при получении денег в банке. Для них установлены
свои сроки хранения - не более трех рабочих дней, включая день получения де-
22
нег в банке, а для организаций, расположенных в районах крайнего юга и при-
равненных к ним местностях, - пять дней. Если полученные денежные средства
не выданы в установленные сроки, на следующий день они должны быть сданы
в банк.
В течение года лимит остатка по кассе может быть пересмотрен по
просьбе организации или учреждения с учетом изменившихся условий работы.
Наличные денежные средства, поступающие в кассу организации или
учреждения, должны быть своевременно оприходованы и в последующем под-
лежат сдаче в банк для зачисления на банковские счета данной организации или
учреждения.
При осуществлении наличных расчетов, связанных с продажей товаров
(выполнением работ, оказанием услуг) юридическим и физическим лицам, при-
ем наличных денег всеми организациями и учреждениями (кроме кредитных
организаций) должен производиться с обязательным применением контрольно-
кассовых машин. Организации или учреждения не вправе вносить наличные
денежные средства на счета других лиц - владельцев счетов (в том числе физи-
ческих лиц), минуя свой расчетный счет. За несоблюдение этого порядка на ор-
ганизацию или учреждение налагается штраф в 2-кратном размере суммы про-
изведенного взноса. [21,24]
Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются банками по со-
гласованию с руководителями организаций или учреждений исходя из необхо-
димости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в
кассы в дни работы банков.
При этом могут устанавливаться следующие сроки сдачи организациями
или учреждениями наличных денежных средств:
для организаций, учреждений расположенных в населенном пункте,
где имеются банки или предприятия Государственного комитета связи - еже-
дневно в день поступления наличных денег в кассу;
для организаций, которые в силу специфики своей деятельности и ре-
жима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы
23
банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные
средства в банки или предприятия Государственного комитета связи - на сле-
дующий день;
для организаций или учреждений расположенных в населенном пунк-
те, где нет учреждений банков или предприятий Государственного комитета
связи, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии, - 1 раз в не-
сколько дней.
Организации или учреждения имеют право на получение наличных де-
нежных средств со своих счетов в банке в размере, необходимом на оплату
труда, хозяйственные нужды, а также на командировочные расходы. [14,19]
Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на
цели, указанные в чеке.
Выдача наличных денег из кассы организации или учреждения произво-
дится по расходно-кассовым ордерам, платежным или расчетно-платежным ве-
домостям и другим надлежащим образом, оформленным документам (счетам,
заявлениям на выдачу денег) с наложением на эти документы штампа с рекви-
зитами расходного кассового ордера.
Расчеты между юридическими лицами, в том числе и индивидуальными
предпринимателями, могут осуществляться только на основании заключенных
с ними договоров. Представитель юридического лица, с которым производится
расчет, должен предъявить доверенность - документ, удостоверяющий право
лица, его предъявляющего, совершать от имени организации или учреждения
определенную операцию. Кассир должен проверить наличие на этой доверен-
ности подписи руководителя, печати и всех обязательных реквизитов. Обяза-
тельными реквизитами являются: наименование предприятия, номер его рас-
четного счета и наименование банка, в котором этот счет находится; срок дей-
ствия доверенности; указание лица, которому доверяется получение матери-
альных ценностей, их наименование и количество; образец подписи лица, по-
лучившего доверенность. [29,35]
Таким образом, в результате изучения теоретических основоположений
24
организации кассы установлено, что цель, порядок, правила организации кассы
в надежном порядке хранения и целесообразном использовании наличных де-
нег.
Для учета поступления наличных денег в кассу и выдачи их из кассы в
Плане счетов используется счет 50 «Касса». Этот счет активный, сальдо по де-
бету счета 50 «Касса» показывает остаток наличных денег в кассе. [29] Все по-
ступления денежных средств в кассу организации отражаются по дебету счета
50 «Касса», а выдача денег из кассы — по кредиту этого счета. Корреспонди-
рующий счет зависит от содержания хозяйственной операции.
1.3 Учет денежных средств
А) Учет кассовых операций.
В процессе финансово-хозяйственной деятельности организации возни-
кают финансовые отношения, которые представляют собой совокупность де-
нежных поступлений и выплат. Кругооборот денежных средств обусловлен
кругооборотом товаров на стадии производства и реализации. Деньги – универ-
сальное платежное средство, с помощью которого осуществляются расчеты с
поставщиками и покупателями, с государством, персоналом и т.д.
Денежные средства могут находиться в форме наличных денег в кассе,
храниться на расчетных или валютных счетах, либо специальных счетах в
банке. [21]
Все организации обязаны хранить денежные средства в банке, а для
осуществления расчетов наличными деньгами (приема, хранения, расходова-
ния), организация обязана иметь кассу и вести всю необходимую документа-
цию по установленным правилам.
Основные требования, предъявляемые к осуществлению налично-
денежного оборота, определены в Положении о порядке ведения кассовых опе-
раций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Феде-
рации, утвержденном 12 октября 2011 г. № 373 – П.
В соответствии с этими документами предприятия, организации и учре-
ждения, независимо от организационно-правовой формы обязаны:
25
хранить свободные денежные средства в банках, а наличные денеж-
ные средства приходовать в кассу;
должны иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме
(она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или
мастичной печатью; количество листов в кассовой книге заверяется подписями
руководителя и главного бухгалтера организации);
прием наличных денег в кассу предприятия должен производится по
приходным кассовым ордерам, подписываемым главным бухгалтером и касси-
ром, с обязательным применением контрольно-кассовой техники (Федеральный
закон от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой тех-
ники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с ис-
пользованием платежных карт»);
производить платежи по своим обязательствам преимущественно в
безналичном порядке, а наличными деньгами – в пределах установленных ЦБ
РФ сумм (в настоящее время предельный размер расчетов наличными деньгами
между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 100 000 руб.
по одному платежу (Указание ЦБ РФ «О предельном размере расчетов налич-
ными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юриди-
ческого лица или кассу индивидуального предпринимателя» от 20 июня 2007
года № 1843-У);
иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимита, устанавлива-
емого в организации самостоятельно.
Всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка
наличных денег в кассе организации обязаны сдавать в банк в порядке и сроки,
согласованные с обслуживающими их банками. [5]
Всю полноту ответственности за создание условий сохранности денеж-
ных средств в помещении кассы несет руководитель организации.
Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время
совершения операций заперты с внутренней стороны (Требования по оборудо-
ванию касс организаций содержатся в Порядке ведения кассовых операций).