54
добросовестному отношению к выполнению своей работы со стороны
аутсорсинговой компании, оказывающей ИП Сизовой Т.Н. услуги по
ведению бухгалтерского учета ее салона красоты.
Тех ошибок, которые были допущены предпринимателем при
организации ведения кассовых операций непосредственно в салоне, при
приеме оплаты от клиентов, можно было бы избежать, если бы компания,
которой было доверено ведение бухгалтерского учета салона «Эстель»,
выполняла свои обязанности в полном объеме.
В связи с этим, для ИП Сизовой Т.Н. предпочтительнее было бы
отказаться от услуг данной компании по ведению бухгалтерского учета и
вместо аутсорсинга принять в штат постоянного бухгалтера на 0,5 ставки,
который не только будет ежедневно находиться на своем рабочем месте и
будет доступен для обсуждения рабочих моментов ежедневно, но и будет
ответственно и грамотно подходить к выполнению своих должностных
обязанностей.
Как было отмечено ранее, ИП Сизова Т.Н. планирует в ближайшее
время расширение своего салона, за счет освободившейся площади в
арендуемом ей помещении и соответственно о принятии в штат еще 5-ти
сотрудников. Помимо этого, с 1 июля 2019г. данного предпринимателя
коснутся поправки к 54-ФЗ, исходя из которых, ей необходимо будет
установить онлайн кассу для выдачи БСО в электронном виде. Это означает,
что у бухгалтера прибавится работы. Именно по этим причинам,
предпринимателю необходим штатный бухгалтер, который будет находиться
непосредственно в салоне и заниматься ведением бухгалтерского учета,
конечно не только кассовых операций.
Основная часть работы бухгалтера будет приходиться на первую
половину дня, так как выручка в банк сдается до 13-00, также как и снятие
наличных денежных средств по чеку. А так как работа салона «Эстель»
напрямую связана с наличными денежными средствами и их учетом, то
55
оптимальным графиком работы для штатного бухгалтера будет время с 9-00
до 13-00 ежедневно.
Дополнительная площадь, которую ИП Сизова Т.Н. собирается взять
в аренду, позволит выделить кабинет для бухгалтера. Кроме того, данный
кабинет с бухгалтером может разделить и предприниматель, разграничив тем
самым свои обязанности как руководителя и как парикмахера. Для оказания
парикмахерских услуг у Татьяны Николаевны уже есть отдельный кабинет.
Выделив отдельное помещение для бухгалтера и предпринимателя,
можно не беспокоиться за сохранность выручки и документов. Также данный
кабинет будет служить и местом для переговоров с поставщиками косметики
и общением с сотрудниками салона. То, как на сегодняшний день происходят
диалоги с поставщиками и сотрудниками, является не совсем удобным для
клиентов, поставщиков, сотрудников салона и предпринимателя. Нельзя
окрашивать волосы клиенту и одновременно смотреть презентацию новой
линейки шампуней от поставщика. Данное явление происходит в салоне
«Эстель» довольно часто, но назвать его приемлемым и корректным нельзя.
В должностные обязанности бухгалтера должны входить:
- прием в начале каждого рабочего дня от администратора выручки за
прошедший рабочий день, а также квитанций БСО;
- подсчет выручки, при необходимости отнесение ее в банк;
- получение в банке наличных денежных средств по чеку;
- формирование платежных поручений и транспортировка их в банк;
- отражение всех операций финансово-хозяйственной деятельности
предпринимателя в бухгалтерском учете (формирование бухгалтерских
проводок);
- начисление и выплата заработной платы;
- начисление и перечисление налогов и взносов;
- формирование отчетности и сдача ее в контролирующие органы.
Помимо штатного бухгалтера, салону «Эстель» необходим и штатный
администратор, который бы взял на себя часть административных функций и
56
функций кассира, которые на сегодняшний день выполняют сотрудники
салона и предприниматель. Появление в салоне администратора существенно
бы облегчило жизнь всем его сотрудникам, избавив их от ненужной работы и
тем самым высвободив время для выполнения их непосредственных
обязанностей, увеличив тем самым прибыль предпринимателю, за счет
обслуживания дополнительных клиентов.
Салону «Эстель» необходимо принять в штат двух администраторов,
так как все его специалисты работают по графику 2/2 с 9-00 до 21-00.
В должностные обязанности администраторов должны входить:
- встреча клиентов, их запись к специалистам;
- прием от клиентов оплаты за оказанные им услуги, выдача БСО;
- подсчет выручки и сдача ее бухгалтеру салона;
- формирование списков необходимой для заказа у поставщиков
косметики, ее заказ, прием и распределение между сотрудниками салона;
- формирование рабочего графика сотрудников, внесение в него
изменений и контроль за его соблюдением сотрудниками салона.
Рабочее место администратора необходимо оборудовать онлайн
кассой, детектором банкнот, калькулятором, ящиком для денег и небольшим
сейфом для хранения выручки, полученной в течение всего рабочего дня (по
окончании рабочей смены выручка и сопутствующие ей документы должны
закрываться в сейфе, находящимся в кабинете бухгалтера).
С каждым из администраторов, предпринимателю необходимо будет
заключить договор о полной материальной ответственности, так как данные
сотрудники будут отвечать за прием наличных денежных средств.
Исходя из требований, предъявляемых 54-ФЗ, ИП Сизовой Т.Н.
необходимо приобрести онлайн кассу уже сейчас, не дожидаясь вступления 1
июля 2019г. в силу поправок. Это необходимо сделать во избежание
ажиотажа вокруг онлайн касс, который неизбежно вызовет перебои с
поставкой и установкой необходимого оборудования, как это уже было в
первую волну вступления в силу первых поправок к данному закону.
57
Приобретение и установка онлайн касс неизбежна, поэтому гораздо
лучше будет позаботиться обо всем заранее, в том числе и об обучении
администраторов пользоваться данным оборудованием.
Опоздание предпринимателя с установкой онлайн кассы может
привести к остановке работы всего салона, так как без своевременного
исполнения 54-ФЗ, он не сможет вести свою деятельность до устранения
нарушений.
Следующим действием, направленным на улучшение ведения
бухгалтерского учета кассовых операций в салоне «Эстель», должно стать
обеспечение сохранности денежных средств в кассе.
В качестве обеспечения сохранности наличных денежных средств, в
салоне «Эстель» необходимо установить охранную сигнализацию. В данном
случае, у предпринимателя будет выбор, охранными услугами какой
организации ей будет лучше воспользоваться: частного охранного
предприятия (ЧОП) или отделения полиции (Сызранское МОВО).
Единственное, на что предпринимателю необходимо будет обратить
внимание, при заключении договора об оказании охранных услуг, так это на
то, какая из двух структур, частная или государственная, сможет
предоставить салону «Эстель» весь комплекс охранных услуг. Данный
комплекс услуг должен включать в себя наличие тревожной кнопки вызова,
которая будет находиться на рабочем месте администратора, а также
охранную сигнализацию всего помещения салона, которая должна
включаться после закрытия салона в конце его рабочего дня.
Данная мера позволит сохранить все имеющиеся в салоне «Эстель»
материальные ценности, и, в первую очередь наличные денежные средства,
которые могут храниться в салоне до нескольких дней, а их сумма может
быть довольно существенной.
В качестве еще одной рекомендации, направленной на изменение
учета кассовых операций, является сокращение количества наличных
58
денежных средств в работе салона. Данное сокращение возможно достичь за
счет внедрения эквайринга.
Эквайринг – это (с англ. acquire — приобретение) — банковская
услуга, главным преимуществом которой является безналичный
расчет. Клиент или покупатель может расплатиться банковской картой через
терминал, не снимая наличные средства.
50
Несмотря на то, что наличные денежные средства все еще активно
используются населением нашей страны для совершения оплаты за
различные товары и услуги, все большее количество людей использует для
совершения оплаты банковские карты. Поэтому, самым оптимальным
вариантом для сокращения объема использования наличных денежных
средств в салоне «Эстель» будет внедрение эквайринга.
Данный способ оплаты набирает все большую популярность, как
среди владельцев банковских карт, так и среди компаний, работающих в
сфере торговли и предоставления услуг.
К тому же многие клиенты салона «Эстель» довольно часто
интересуются у его сотрудников, могут ли они оплатить оказанные им услуги
картой, на что получают отрицательный ответ. Выходит, что вопрос с
применением эквайринга назрел сам собой и ждет своего скорейшего
разрешения.
В случае с салоном «Эстель», установление терминала для приема
банковских карт сослужит добрую службу как самому салону, снизив тем
самым поток наличных денежных средств в кассу, так и клиентам салона,
избавив их от необходимости тратить свое время на подсчет наличных в
кошельке и последующий пересчет полученной сдачи.
Использование эквайринга в салоне «Эстель» позволит сократить
объем наличных денежных средств, поступающих от оплаты клиентов за
оказанные услуги до 83%. Данный процент взят из опроса, который
проводился сотрудниками салона «Эстель» среди его клиентов в течение
50
https://rko-bank.ru/stati/ekvajring-chto-eto-takoe-prostymi-slovami.html
59
апреля 2019г. На вопрос: «Какой способ оплаты был бы для вас
предпочтительнее, наличный или безналичный?», - большая часть клиентов
выбрала последний вариант оплаты. Инициатором проведения опроса стала
сама предприниматель. Вызван он был необходимостью принятия решения
об установлении в салоне терминала для оплаты картами. Возраст клиентов
данного салона колеблется в основном от 20 до 55 лет. Это работающие люди
либо студенты, которые активно пользуются электронными средствами
платежей и именно на них необходимо ориентироваться ИП Сизовой Т.Н.,
производя какие-либо изменения в своем салоне, с целью улучшить качество
обслуживания клиентов и привлечь новых.
Необходимо отметить тот факт, что при введении электронной
системы оплаты услуг в салоне «Эстель», существенно сократится
количество работы у администратора и бухгалтера (которые должны
появиться у предпринимателя после предложенных рекомендаций), при
ведении учета кассовых операций, а также снизится риск возникновения
недостачи наличных денежных средств.
Разработанные и предложенные рекомендации направлены на
улучшение качества ведения учета кассовых операций салона «Эстель» ИП
Сизовой Т.Н.
Данное улучшение в первую очередь должно осуществляться
грамотным специалистом в области ведения бухгалтерского учета, в связи с
чем, и было предложено принять в штат бухгалтера на постоянной основе, а
также в области контроля за работой салона, чем и объясняется предложение
о приеме в салон администраторов.
Кроме того, не стоит забывать и о возможности удобства ведения
учета кассовых операций, за счет снижения их количества, а также о
возможности создания удобства для оплаты клиентов, за счет
альтернативного способа приема платежей, такого как эквайринг.
И, конечно же, необходимо помнить о мерах, обеспечивающих
сохранность имущества салона «Эстель».
60
На мой взгляд, именно эти меры по улучшению ведения учета
кассовых операций в салоне «Эстель» ИП Сизовой Т.Н., являются
основными для его дальнейшей финансово-хозяйственной деятельности.
3.3.Экономическая эффективность предложенных мероприятий
Для того, чтобы понять, насколько эффективны предложенные
мероприятия по улучшению учета кассовых операций, необходимо провести
их экономическую оценку.
Только проведение данной оценки позволит окончательно убедиться в
правильности данных рекомендаций, за счет получения сведений о
количестве тех затрат, которые придется понести предпринимателю, внедряя
их в жизнь.
Принятие в штат бухгалтера и двух администраторов является, на мой
взгляд, острой необходимостью для салона «Эстель». Их появление позволит
правильно организовать работу салона и в первую очередь работу с
кассовыми операциями.
Несмотря на тот вклад, который они привнесут в салон «Эстель»,
дополнительных сотрудников придется содержать, выплачивая им
заработную плату и оплачивая за них налоги и взносы, а это дополнительная
статья расходов для предпринимателя.
Для оценки эффективности данного предложения, произведем оценку
затрат со стороны предпринимателя на новых сотрудников и оценку вклада
новых сотрудников в работу салона.
Стоимость услуг штатного бухгалтера, который будет работать на 0,5
ставки, составит 20 000 рублей в месяц (сумма оклада). Сумма налогов,
которые необходимо будет уплатить с начисленной бухгалтеру заработной
платы, составит 6 040 рублей в месяц. Общая сумма затрат на содержание
штатного бухгалтера в месяц составит 26 040 рублей.
61
Стоимость услуг аутсорсинговой компании, с которой на
сегодняшний день сотрудничает ИП Сизова Т.Н., составляет 15 000 рублей в
месяц.
Отказавшись от услуг данной компании и приняв на работу
постоянного бухгалтера, расходы предпринимателя возрастут на 11 040
рублей в месяц. На первый взгляд может показаться, что, увеличив
количество своих расходов, ИП Сизова Т.Н. ничего не выиграет, а напротив,
потеряет деньги, но, это не так. Наняв постоянного бухгалтера,
предпринимателю не потребуется тратить часть своего рабочего времени на
выполнение работы, которую не делает бухгалтер на аутсорсинге. Сэкономив
приблизительно 13 часов в неделю, Татьяна Николаевна сможет потратить
это время на выполнение своих обязанностей в качестве парикмахера и
заработать минимум 15 000 рублей. Умножив эту цифру на 4 недели в
месяце, получим дополнительную прибыль в размере 60 000 рублей.
Получается, что потратив на услуги бухгалтера 26 040 рублей в месяц,
лично предприниматель сможет выручить примерно 60 000 рублей. Таким
образом, выгода от данного предложения составит: 60 000 – 26 040 = 33 960
рублей дополнительной прибыли.
Стоимость услуг двух администраторов составит 44 000 рублей в
месяц в виде оклада (по 22 000 рублей на каждого из администратора).
Общая сумма налогов, которые придется заплатить предпринимателю с
начисленной администраторам заработной платы, составит 13 288 рублей в
месяц. Итоговая сумма затрат на содержание двух администраторов салона,
составит 57 288 рублей в месяц.
Так как администраторы возьмут на себя часть обязанностей
предпринимателя и сотрудников салона, а также будут выполнять работу
кассиров, то тем самым опять же позволят высвободить для всех
специалистов без исключения часть свободного времени, которое они смогут
направить на выполнение своих непосредственных обязанностей. В среднем
это позволит высвободить до 2-х часов в день для каждого из 7 сотрудников
62
каждой смены. В неделю это составит 14 часов на каждого 7 сотрудников.
Сумма дополнительной выручки, которую смогут принести данные
сотрудники с учетом освободившегося у них времени, в среднем за неделю
составит 93 000 рублей. За месяц данная сумма составит примерно 372 000
рублей. Вырученных денег вполне хватит на содержание двух
администраторов.
В итоге, затраты на новых сотрудников салона «Эстель» не только
окупятся и улучшат процесс работы всего салона, а в особенности учета
кассовых операций, но и принесут дополнительную прибыль, что не может
не порадовать предпринимателя.
Рассмотрение экономической эффективности от установления онлайн
кассы, является довольно проблематичным занятием, так как это
вынужденная мера, а не способ улучшить ведение учета кассовых операций.
Тем не менее, необходимо следовать букве закона, а значит, ИП Сизовой
Т.Н. придется выполнить данное требование.
В качестве еще одной рекомендации по улучшению ведения учета
кассовых операций было предложено установить эквайринг – оплату
картами. Для того, чтобы сэкономить на установке онлайн кассы и
эквайринга и не приобретать для последней услуги дополнительный
терминал для оплаты, предпринимателю следует приобрести аппарат два в
одном, в котором уже содержится и онлайн касса и терминал для оплаты.
Средняя стоимость такой онлайн кассы, со встроенным в нее эквайрингом, а
также сопутствующими услугами по доставке, установке, регистрации в
ФНС, обучении персонала и годовом сопровождении, составляет от 39 200 до
48 950 рублей.
К сожалению, затраты на приобретение онлайн кассы,
предпринимателю, применяющему упрощенную систему налогообложения,
никак нельзя возместить. Данным правом обладают только индивидуальные
63
предприниматели, которые применяют патентную систему налогообложения
или платят единый налог на вмененный доход.
51
Что же касается расходов предпринимателя, связанных с внедрением
эквайринга, то они в данном случае будут заключаться в сумме комиссии,
которую будет взимать банк за оказание этой услуги. Сумма комиссии
рассчитывается в зависимости от той суммы, которая проходит через
терминал оплаты и процентной ставки банка. Основная выгода в данном
случае заключается в отсутствии дополнительных затрат на приобретение
терминала оплаты, так как он будет встроен в онлайн кассу.
Стоимость обслуживания системы эквайринга в ООО «Земский банк»
г.Сызрани, в котором обслуживается ИП Сизова Т.Н., составляет 1,59% от
оборота.
52
Средняя выручка салона «Эстель» за месяц составляет 3 390 000
рублей. Проведенный опрос клиентов салона показал, что 83% из них хотят
перейти на расчеты банковскими картами. В итоге, ожидаемая сумма
денежных средств, которая поступит на расчетный счет ИП Сизовой Т.Н. в
результате использования эквайринга, составит 2 813 700 рублей. Процент,
который предпринимателю придется уплатить банку за оказываемую им
услугу эквайринга, составит 44 737 рублей 83 копейки в месяц (2 813 700 *
1,59%).
Исходя из представленных расчетов, выходит, что использование
эквайринга принесет салону «Эстель» лишь дополнительные расходы в
размере 44 737 рублей 83 копейки. На самом же деле, использование
альтернативного способа оплаты в салоне все же принесет выгоду
предпринимателю, увеличив количество клиентов и сумму их чека, при
посещении салона. В данном случае расчет идет на пользователей кредитных
банковских карт, которых в последнее время становится довольно много.
Данные виды карт не предусматривают беспроцентного снятия с них
наличных денежных средств и предназначены только для оплаты. Данные
51
ст.1 Федерального Закона «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской
Федерации» № 349-ФЗ от 27.11.2017г.
52
http://www.zemsky.ru/business/cashbox/trade/