56
Глава 3. Совершенствование бухгалтерского учета и
контроля расчетов по оплате труда и иным операциям с
персоналом в АО «Аквиста».
3.1. Общая оценка состояния системы бухгалтерского учета и
аудита по оплате труда
На этапе предварительно планирования аудита в АО «Аквиста» была
оценена система внутреннего контроля. По результатам тестов риска средств
контроля находящихся на среднем уровне, что означает, аудиторские процедуры
по существу не позволяют обнаружить искажение остатков средств по счетам
бухгалтерского учета или групп операций, которое может быть существенным
по отдельности или в совокупности с искажениями остатков средств по другим
счетам бухгалтерского учета или группы операций.
Далее была разработана программа аудита, составляющая этапы
проверки в целом. В результате проведения аудиторской проверки в АО
«Аквиста» по всем этапам были выявлены следующие нарушения:
1) По данным проверки наличия внутренних документов по оплате труда
выявлена ошибка – отсутствует утвержденное положение об оплате труда и
премировании работников.
2) По данным проверки правильности формирования налоговой базы по
видам начисления выявлена ошибка – в бухгалтерском учете не отражена сумма
больничного листа на 133 рубля сотруднику Петруниной Т.М.
Выявленные недостатки и предложенные рекомендации по их
устранению приведены в таблице 32.
Таблица 32
Ведомость выявленных недостатков и рекомендации по их
устранению в АО «Аквиста»
Выявленные недостатки
Рекомендации по устранению
недостатков
Отсутствует утвержденное положение об
оплате труда и премировании работников.
Разработать и утвердить приказом
руководителя Положение об
оплате труда и премировании
работников.
57
По данным проверки правильности
формирования налоговой базы по видам
начисления выявлена ошибка – в
бухгалтерском учете не отражена сумма
больничного листа 133 рубля Петруниной Т.М
Доначислить сумму больничного
листа
Дебет 70 Кредит 51 – 133 руб.
Таким образом, предложенные рекомендации позволят в АО «Аквиста»
достоверно формировать информацию о расчетах с персоналом по оплате труда,
избежать штрафных санкций и увеличить эффективность учетной работы и
деятельности предприятия в целом
3.2. Совершенствование контроля и ревизии бухгалтерского учета
оплаты труда
Закон о бухгалтерском учете обязал экономический субъект организовать
и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной
жизни. Исполнение данной обязанности вызывает и у главных бухгалтеров, и у
руководителя АО «Аквиста» немало вопросов, касающихся порядка
организации данного контроля. В АО «Аквиста» отсутствует контрольно-
ревизионный отдел, поэтому эти функции возложены на главного бухгалтера АО
«Аквиста». Это связано с тем, что в его должностные обязанности входит:
1. руководство работой по организации системы внутреннего контроля
за правильностью оформления хозяйственных операций, соблюдением порядка
документооборота, технологии обработки учетной информации и ее защиты от
несанкционированного доступа;
2. обеспечение контроля за соблюдением порядка оформления
первичных учётных документов;
3. оказание методической помощи руководителям отделений и другим
работникам организации по вопросам бухгалтерского учета, контроля,
отчетности и анализа хозяйственной деятельности.
Таким образом, уже в силу своих должностных обязанностей главный
бухгалтер наделен контрольными функциями.
58
Но для совершенствования внутреннего контроля, для выявления
потенциальных рисков и недопущения ошибок и их предотвращения, в случае
их возникновения, в организации следует организовать должный внутренний
финансовый контроль, в частности по оплате труда. Оплата труда работников
АО «Аквиста» является одной из важных статей расходов организации. Также
заработная плата, в силу своих функций, является главным стимулятором
воспроизводства. Исходя из этого, важно выявлять риски в области оплаты
труда, исправлять допущенные ошибки и предотвращать возможные
последствия. Всё это требует организации эффективной системы внутреннего
контроля.
В АО «Аквиста» предлагаются следующие направления
усовершенствования внутреннего финансового контроля, в частности, в сфере
оплаты труда:
1. В настоящий момент нет единой методологии и нормативной базы по
организации внутреннего финансового контроля. Предварительными
условиями, которые объективно необходимы для правильного результативного
функционирования СВК необходимо признать наличие:
– сформированной нормативной базы;
– специально созданных или наделенных соответствующими
полномочиями структурных подразделений и определение им задач в данной
области, закрепление прав, обязанностей, а также ответственности за их
неисполнение;
– установление квалификационных требований к профессиональным
знаниям и навыкам руководителей всех уровней и сотрудников организации,
необходимым для осуществления финансового управления, в том числе
внутреннего финансового контроля.
2. Организационная и методическая работа по осуществлению контроля
может возлагаться на главного бухгалтера, руководителя или на любого другого
работника бухгалтерии. Если возможности организации позволяют открыть
штат ревизора (контролера), то целесообразнее нанять сотрудника на эту
59
должность. Разработать Положение о внутреннем контроле в АО «Аквиста». На
основе положения разработать стандарты внутреннего контроля и стандарты
внутреннего контроля и аудита, осуществляемые контрольно-аудиторскими
подразделениями. Стандарты внутреннего контроля должны применяться
каждым сотрудником с помощью самоконтроля, контроля по уровню
подчиненности, смежного контроля.
3. По каждой из процессов и процедур, выполняемых в рамках оплаты
труда, выявить риски:
– риски нарушения требований законодательства и иных
нормативных правовых актов, регулирующих оплату труда работников АО
«Аквиста»;
– риски неправильного или неполного отражения результатов
реализации процессов, выполнения процедур (операций) в бухгалтерском учете;
– риски искажения и (или) несвоевременности представления
документации (работниками, например, справки на стандартные вычеты и т.д.) и
т.д.
После выявления рисков следует сделать их анализ и сформировать по
ним реестр рисков.
4. Для каждого риска, включенного в реестр рисков, определяется
комплекс мер по их минимизации. К мерам по минимизации рисков можно
отнести:
– уточнение правил (регламентов) выполнения отдельных операций
(процедур, действий);
– уточнение мер по контролю в отношении операций (процедур,
действий), выполняемых в рамках финансового управления;
– повышение квалификации сотрудников, выполняющих операции
(процедуры, действия), которым сопутствуют риски, подлежащие минимизации;
– перераспределение обязанностей внутри структурного
подразделения, деятельность которого сопряжена с рисками, подлежащими
минимизации;
60
– закупка и введение в эксплуатацию оборудования, средств
автоматизации, программного обеспечения, иных материальных и
нематериальных активов, необходимых для минимизации риска;
– иные меры, выполнение которых может привести к минимизации
рисков.
Документом, являющимся основанием выполнения текущих мер по
контролю, будет карта внутреннего финансового контроля (по оплате труда).
Карта внутреннего контроля – документ, содержащий по каждой
отражаемой в нем операции данные о должностном лице, ответственном за
выполнение операции, периодичности выполнения операции, должностных
лицах, осуществляющих контрольные действия в ходе самоконтроля и (или)
контроля по уровню подчиненности (подведомственности), периодичности
контрольных действий, а также иные необходимые данные.
Затем полагается составление и представление отчетности по результатам
внутреннего контроля. Например, «Отчет о проведённых контрольных
мероприятиях на «ХХ» марта 201Х г.». Служба внутреннего контроля (или
ревизор / контролер) ежеквартально (например, не позднее чем через семь
рабочих дней со дня завершения отчетного квартала) представляет
руководителю отчет о проведенных контрольных мероприятиях. Отчетность,
которую подписывает руководитель СВК или контролер, должна содержать
достоверную и полную информацию о результатах ВК в АО «Аквиста».
Отчет можно предоставлять по группе операций и процессов раз в месяц,
и сводный по все проведенным контрольным мероприятиям раз в квартал.
5. Также следует проводить постоянный мониторинг средств контроля –
осуществление регулярного наблюдения за исполнением контрольных мер с
целью обеспечения их непрерывности и эффективности. Мониторинг
осуществляется в отношении средств контроля, которые применятся для
минимизации значимых рисков. Результаты мониторинга используются для
корректировки предпринимаемых мер по контролю. Можно выделить
следующие методы контроля: самоконтроль, контроль по уровню
61
подчиненности, смежный контроль, контроль по уровню подведомственности.
Последний метод относится к последующему контролю, остальные относятся к
предварительному контролю.
Первый этап внедрения методики внутреннего контроля начинается с
определения отделов, в которых возникают расходы и для которых будут
разработаны регламентные документы, в частности бухгалтерский учет по
оплате труда в данном учреждении. Далее обозначаются функции и
определяется круг ответственных лиц за их выполнение.
На втором этапе выясняются риски, которые могут привести к
финансовым потерям или исказить финансовую отчетность.
Третьим этапом нужно утвердить положение о системе внутреннего
контроля, содержащее информацию о количестве сотрудников, методах и
способах контроля, функциях службы внутреннего контроля.
На четвертом этапе проводятся сами контрольные процедуры:
формирование карты внутреннего контроля, свод информации по контрольным
процедурам в журнал учета контрольных мер.
Пятым этапом службами внутреннего контроля предоставляется отчет о
проведении контрольных процедур руководству.
На шестом этапе производится наблюдение за результатами основных
показателей контрольных процедур.
На начальном этапе внедрения данной методики внутренний контроль
должен быть сосредоточен на детальных проверках (расчетные листы, журналы
операций, Главная книга, первичные документы и т.д.). Данная процедура
позволит выявить наиболее уязвимые для рисков и ошибок места. Далее в ходе
развития процесс внутреннего контроля будет совершенствоваться и проникать
в организационную деятельность АО «Аквиста», где он будет предоставлять не
только информацию о качестве учетной деятельности, но и предложения по её
усовершенствованию.
Внедрение настоящей методики проводится в 6 этапов, в результате
которой в АО «Аквиста» должна функционировать эффективная СВК по оплате
62
труда, обеспечивающая надежность финансовой информации, а также
снижающая риски проведения ошибочных процедур. Внедрение системы
внутреннего контроля позволит обеспечить достоверность информации,
оптимально использовать ресурсы.
3.3. Рекомендации по совершенствованию бухгалтерского учета и
контроля расчетов по оплате труда в АО «Аквиста»
В целях совершенствования учёта расчётов с персоналом по оплате труда
в АО «Аквиста» предлагается переход на программное обеспечение 1 С
Бухгалтерия 8.3 1С: Зарплата и управление персоналом».
1С: Зарплата и управление персоналом», которая имеет два
автоматизированных места для сотрудника отдела кадров (АРМ учет кадров) и
сотрудника отдела труда, и зарплаты (АРМ учет заработной платы).
С помощью программы «1С: Зарплата и управление персоналом» можно
решить следующие задачи:
- выполнить начисление заработной платы на соответствующие
расчетные счета сотрудников в банке для выплаты заработной платы на
банковские карточки;
- вести личную карточку сотрудников организации;
-автоматизировать процессы приема и увольнения сотрудников из
предприятия;
- в случае необходимости выполнить поиск сотрудников на бирже труда.
Данная программа является многофункциональной и включает в свой
состав постоянно обновляющуюся базу данных в соответствии с изменениями,
происходящими в законодательстве РФ.
Программа содержит «Конфигуратор», который позволяет выполнять
задачи администрирования связанные с обновлением БД, установлением
привилегий для пользователей, а также резервным копирование базы данных.
Многопользовательский режим позволяет на сервере организации производить
63
взаимодействие пользователей при формировании документов и обновлении
данных.
В программе максимально автоматизированы все процессы, касающиеся
порядка подготовки первичных документов, касающихся учета расчетов с
персоналом по оплате труда, рассмотрим схему действия программного
обеспечения.
При принятии работника в АО «Аквиста», по нему вносится вся
необходимая информация, которая в последствие применяется при начислении
заработной платы, начисления страховых взносов и подготовки отчетных форм
для налоговых органов, Пенсионного фонда и Фонда социального страхования
(рис.3).Каждый месяц на предприятии с помощью 1С:Бухгалтерия 8.2.
составляются Расчетные ведомости, где отражается начисление заработной
платы, а также начисление НДФЛ по установленным ставкам .По каждому
сотруднику формируются и распечатываются расчетные листки, где отражены
все виды начисляемых доходов и удержаний, а также сальдо по каждому
сотруднику.
Аналитический учет оплаты труда на предприятии осуществляется по
каждому работнику с использованием лицевых счетов, формируемых
автоматически.
Сводную информацию по начисленным и удержанным суммам можно
увидеть в ведомости по счету 70, формируемой по окончанию месяца в разрезе
всех сотрудников.
Анализ программного обеспечения показал, что его применение во
многом повышает точность расчетов, экономит рабочее время, позволяет
снижать трудозатраты на подготовку отчетных форм для передачи сведений в
налоговые органы (справки 2-НДФЛ), а также сведения персонифицированного
учета в Пенсионный фонд РФ, а также позволяет подготавливать в
автоматизированном режиме такие формы отчетности как Форма № РСВ-1 ПФР,
Форма 4-ФСС РФ.
64
Рисунок 4 - Сведения о работнике, внесенные при его
поступлении в программу 1С: Бухгалтерия 8.3
Значительно упрощены задачи при начислении отпускных и больничных,
так как эти выплаты рассчитываются автоматически и для того, чтобы расчет
был произведен достаточно внесения информации о дате события (дате начало и
конца отпуска, дате начала и окончания больничного листа).
По работникам, уходящим в очередной трудовой отпуск, начисления
осуществляется с оформлением Записки-расчета о предоставлении отпуска
работнику (форма №Т-60), где рассчитывается среднедневной заработок из
расчета 12 отработанных месяцев до момента ухода в отпуск.
Расчет пособия по временной нетрудоспособности оформляется в виде
расчета, в котором представлена вся информация о суммах дохода, которые
учитываются при расчете пособия, указывается информация о периодах,
участвующих в расчетах.
Ежемесячно по суммам начисленной заработной платы, а также
удержаниям из нее формируются своды начислений по кодам выплат и
удержаний.
65
1С: Предприятие 8.2 «Зарплата и управление персоналом» является
однопользовательской и установлена на стационарном рабочем месте главного
бухгалтера.
Внедрение сетевой версии 1С: «Предприятие 8.3» с доступом к ней
сотрудника отдела кадров, позволит сократить время на подготовку документов,
сокращения время на расчет заработной платы. Так, например, использование
данной программы сотруднику отдела кадров, позволит в автоматическом
режиме подготавливать такие документы, как приказы на прием на работу,
приказы на перевод на другую работу, приказы на расторжение трудового
договора, приказы на премирование, табели на учет рабочего времени. При
приеме на работу новых сотрудников, сотрудником отдела кадров может
заноситься в данные программы вся информация о них (номер паспорта,
страхового пенсионного свидетельства, место жительства и т.д.), которая в
дальнейшем потребуется бухгалтеру для подготовки и передачи сведений по
НДФЛ, персонифицированному учету в Пенсионный фонд по страховым
взносам на обязательное пенсионное страхование и обязательное медицинское
страхование.
Составление табелей учета рабочего времени в автоматическом режиме
также позволит бухгалтеру экономить время и осуществлять начисление
заработной платы по сведениям, которые уже будут содержаться в
бухгалтерской базе. В связи с тем, что на предприятии имеют место факты
несвоевременного формирования первичных документов по персоналу и
несвоевременная их передача в бухгалтерию (несвоевременно оформляются
приказы на прием на работу и увольнение, а также приказы на предоставление
отпусков, выплате премии и т.д.), на предприятии необходимо разработать
график документооборота, в котором будут отражены сроки формирования
первичной документации различными службами.
Рекомендованное мероприятие позволит систематизировать
бухгалтерский учет в АО «Аквиста», внесет ясность в аналитический учет,
позволит снизить трудоемкость учетных работ, поможет сделать учет более