64
Продолжение таблицы 5
2
Проверка
правильности
документального
оформления
операций по выдаче
подотчетным лицам
сумм из кассы
За
2016
год
Коваленко
Н.М.
Приказы,
список
лиц,
которым
разрешен
о
получени
е
наличных
денег из
кассы;
Прослеживание,
Подтверждение
3
Проверка сумм
выдаваемых под
отчет авансов
За
2016
год
Коваленко
Н.М.
Расходны
е
кассовые
ордера,
ж\о № 7
лицевые
счета
Прослеживание
сверка
4
Проверка
назначения и
фактическое
использование
авансов;
За
2016
год
Косарева
Е.Г.
Приказы,
авансовы
е отчеты
Подтверждение
5
Проверка
правильности
отражения операций
на счетах
бухгалтерского
учета
За
2016
год
Коваленко
Н.М.
Аналитич
еские
данные к
сч.
71«Расче
ты с
подотчет
ными
лицами»,
регистры
бухгалтер
ского
учета
Сопоставление
Подтверждение
6
Проверка сроков
представления
авансовых отчетов;
За
2016
год
Косарева
Е.Г.
Расходны
е
кассовые
ордера,
Авансовы
е отчеты
Прослеживание,
подтверждение
7
Проверка
своевременности
погашения
задолженности по
ранее выданным
авансам;
За
2016
год
Косарева
Е.Г.
Авансовы
е отчеты,
расходны
е и
приходны
е
кассовые
ордера
Сопоставление
Подтверждение
65
Продолжение таблицы 5
8
Проверка
правильности
возмещения
командировочных
расходов и затрат на
операционно-
хозяйственные
нужды;
За
2016
год
Косарева
Е.Г.
Авансовы
е отчеты
,первичн
ые
документ
ы,
регистры
бухучета
сопоставление,
прослеживание,
сверка
8.1
Проверка
аналитического
учета
командировочных
расходов в пределах
норм и сверх норм;
За
2016
год
Косарева
Е.Г.
Авансовы
е отчеты,
командир
овочные
удостовер
ения,
аналитич
еские
данные
регистры
бухучета
сопоставление,
прослеживание
8.2
Порядок удержания
подоходного налога
с сумм превышения
командировочных
расходов сверх
установленных
норм;
За
2016
год
Косарева
Е.Г.
Авансовы
е отчеты,
регистры
бухучета
Сверка
9
Правильность
составления
корреспонденции
счетов по операциям
с подотчетными
лицами;
За
2016
год
Косарева
Е.Г.
Регистры
бухучета
сопоставление,
прослеживание
10
наличие
оправдательных
документов по всем
операциям
полноту и
действительность
прилагаемых
документов
ежеме
сячно
Косарева
Е.Г.
Авансовы
е отчеты
с
приложен
ием всех
оправдат
ельных
документ
ов
сопоставление,
прослеживание
11.
подписываются ли
авансовые отчеты
бухгалтером и
утверждаются ли
руководителем
организации
Поква
рталь
но
Косарева
Е.Г.
Авансовы
е отчеты
Сверка
12
Соответствие
записей
аналитического
учета по счету 71
Поква
рталь
но
Косарева
Е.Г.
журнал-
ордер,
баланс,
главная
сопоставление,
прослеживание
66
Окончание таблицы 5
записям в журнале-
ордере №7, главной
книге и балансе
книга
13
Наличие приказов
(распоряжений) о
направлении
работников в
командировку
За
2016
год
Коваленко
Н.М.
приказы
(распоря
жения) о
направле
нии
работник
ов в
командир
овку
сопоставление,
прослеживание
14
Правильность
возмещения
командировочных
расходов (суточные,
квартирные,
стоимость проезда)
также правильность
выделения по ним
НДС.
Поква
рталь
но
Коваленко
Н.М.
авансовы
е отчеты
и
приложен
ные к
ним
документ
ы
сопоставление,
прослеживание
15
Наличие
командировочных
удостоверений с
отметкой в месте
пребывания в
командировке
Поква
рталь
но
Коваленко
Н.М.
авансовы
е отчеты,
командир
овочные
удостовер
ения
сопоставление,
прослеживание
16
Правильность
выдачи
представительских
расходов и
правильность
отнесения
представительских
расходов
на издержки
производства
(обращения)
организации.
За
2016
год
Приказ,
первичны
е
документ
ы
17
Правильность и
своевременность
составления
авансовых отчетов
За
2016
год
Коваленко
Н.М.
авансовы
е отчеты,
ком.
удост.
сопоставление,
прослеживание
18
Консультации по
устранению
выявленных ошибок
За
2016
год
Коваленко
Н.М.
19
Составление
аудиторского
заключения
За
2016
год
Коваленко
Н.М.
67
Существенность в аудите регламентируется Федеральным Правилом
(стандартом) №4.
Информация об отдельных активах, обязательствах, доходах, расходах и
хозяйственных операциях, а также составляющих капитал считается
существенной, если ее пропуск или искажение может повлиять на
экономические решения пользователей, принятые на основе финансовой
(бухгалтерской) отчетности: бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и
убытках. Существенность зависит от величины показателей финансовой
(бухгалтерской) отчетности и/или ошибки, оцениваемых в случае их отсутствия
или искажения.
Определим уровень существенности в целом по ООО «Служба
заказчика» (таблица 6):
Таблица 6
Уровень существенности ООО «Служба заказчика»
Базовые показатели
Значение
базового
показателя,
тыс. руб.
Доля, %
Значение,
применяемое для
нахождения
уровня
существенности,
тыс. руб.
1
2
3
4
Балансовая прибыль
предприятия
2 395
5
119,75(min)
Выручка (нетто) без НДС,
акцизов и др. платежей
14 892
2
297,84
Валюта баланса
20 037,5
2
400,75
Собственный капитал (итог
разд. III баланса)
16 790
10
1 679 (max)
Общие затраты предприятия
9 458
2
189,16
1. Балансовая прибыль предприятия согласно отчету о прибылях и
убытках ООО «Служба заказчика» за период с 1 января по 31 декабря 2016г.,
составила 2 395 тыс. руб.
2. Выручка (нетто) без НДС, акцизов и др. платежей согласно отчету о
прибылях и убытках ООО «Служба заказчика» за период с 1 января по 31
декабря 2016г., составила 14 892 тыс. руб.
68
3. Валюта баланса (строка 300 или 700 бухгалтерского баланса ООО
«Служба заказчика» на 31 декабря 2016) составила на начало отчетного года 18
234 тыс. руб., а на конец отчетного периода 21 841 тыс. руб.:
18 234 + 21 841= 20 037,5 тыс. руб.
4. Собственный капитал (итог разд. III баланса) находим из данных
бухгалтерского баланса ООО «Служба заказчика» на 31 декабря 2015, он
составил на начало отчетного года 15 052 тыс. руб., а на конец отчетного
периода 18 528 тыс. руб.:
15 052 + 18 528 = 16 790 тыс. руб.
5. Общие затраты предприятия согласно отчету о прибылях и убытках
ООО «Служба заказчика» за период с 1 января по 31 декабря 2016г. составили:
9 458 тыс. руб. (себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг) .
Среднее значение, применяемое для нахождения уровня
существенности:
119,75+297,84+400,75+1679+189,16= 2686,5 = 537,3 (тыс. руб.)
Наименьшее значение отличается от среднего на:
537,3 — 119,75 х 100% = 77,71%
Наибольшее значение отличается от среднего на:
1679 — 537,3 х 100% = 212,49%
Поскольку наименьшее и наибольшее значение существенно отличаются
от среднего значения, принимаем решение, отбросить значения 119,75 тыс. руб.
и 1679 тыс. руб. и не использовать их при дальнейшем усреднении.
Находим новую среднюю величину:
297,84+400,75+189,16 = 887,75 = 295,92 (тыс. руб.)
Полученную величину допустимо округлить до 300 тыс. руб. и
использовать данный количественный показатель в качестве значения уровня
существенности в целом по ООО «Служба заказчика».
Различие между значением уровня существенности до и после
округления составляет:
(300 — 295,92) х 100% = 1,38 %, что находится в пределах 5%.
69
Далее определим уровень существенности конкретно в отношении
участка учета расчетов с подотчетными лицами ООО «Служба заказчика».
Сумма денежных средств составляет 263 тыс. руб., валюта баланса 20 037,5
тыс. руб., единый уровень существенности 300 тыс. руб.
Составим и решим пропорцию:
300 тыс. руб. – 20 037,5 тыс. руб.
х тыс. руб. – 263 тыс. руб.
х = 300 х 263 = 4 тыс. руб.
В данной работе рассматриваются расчеты с подотчетными лицами.
Далее определим уровень существенности конкретно в отношении участка
учета расчетов с подотчетными лицами, в ООО «Служба заказчика». Сумма по
прочим дебиторском составила 66 тыс. руб., валюта баланса 20 037,5 тыс. руб.,
единый уровень существенности 300 тыс. руб.
Составим и решим пропорцию:
300 тыс. руб. – 20 037,5 тыс. руб.
х тыс. руб. – 66 тыс. руб.
х = 300 х 66 = 0,99 тыс. руб.
Таким образом, уровень существенности в отношении участка учета
расчетов с подотчетными лицами, в ООО «Служба заказчика» составляет 0,99
тыс. руб. Это означает, что если в ходе проверки будет выявлено ошибок по
данному участку на сумму более чем на 0,99 тыс. руб., то они существенны,
если менее, то несущественны, то есть отчетность достоверна. Если выявлено
ошибок на сумму приближенную к уровню существенности, необходимо
провести дополнительные аудиторские процедуры.
В данном случае в ходе проверки в ООО «Служба заказчика» были
обнаружены ошибки на общую сумму 150 тыс. руб., что превышает
допустимый уровень существенности и определяет недостоверность отчетности
на данном участке учета.
70
3.3 Аудит состояния учета расчетов с подотчетными лицами
Основная цель аудиторской проверки расчетов с подотчётными лицами
– установление их законности, достоверности и целесообразности совершения,
а также правильности отражения в учете. От аудиторов требуется повышенное
внимание, так как на практике наибольшее количество нарушений и
злоупотреблений должностных лиц связано именно с этим участком учета.
В ходе аудиторской проверки проверялись правильность сроков выдачи
денежных средств подотчет, которые устанавливаются приказом руководителя
предприятия, таких операций, как расчеты с водителями за приобретение ими
горюче-смазочных материалов, запасных частей, обоснованность
произведенных через подотчетное лицо представительских расходов.
Проверились правильность корреспонденции счетов по данному объекту
учета. Для этого кредитовые обороты по счету 71 сверяли с суммами дебетовых
оборотов по счетам учета материальных ценностей (10), затрат (20,25,26 и др.),
денежных средств (50) расчетов (60,76 и др.). Дебетовые обороты по 71 счету
сверяются с суммами по кредиту счета 50 “Касса”.
Все суммы, выданные подотчетному лицу сверх норм, относятся на
уменьшение чистой прибыли предприятия.
При проверке подотчетных сумм выявлен перерасход, необходимо
убедиться в целесообразности перерасхода, его необходимости для
производственных нужд предприятия.
Баланс сверяется с данными Главной книги по счету 71 “Расчеты с
подотчетными лицами”.
Главная книга проверяется арифметически на соответствие оборотов по
корреспондирующим счетам, и сверяется с данными журнала-ордера №7.
Журнал-ордер №7 проверяется арифметически, на правильность
составления и оформления, сопоставляются обороты по корреспондирующим
счетам в различных журналах-ордерах и ведомостях (журнал-ордер №7 –
71
комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с
линейной формой записи).
Журнал-ордер №7 сверяется с авансовыми отчетами, с приходными
кассовыми ордерами и расходными кассовыми ордерами.
Авансовые отчеты проверяются на правильность составления и
оформления, на наличие оправдательных документов (товарные, кассовые чеки,
накладные, проездные билеты, счета).
При проверке особенно тщательное внимание нужно уделить
оправдательным документам, которые должны быть подлинными.
Всю полученную в ходе проверки информацию аудитор заносит в свои
рабочие документы, сопоставляет фактически выявленные ошибки с
предварительно рассчитанными, делает выводы и при необходимости
корректирует план проверки.
В ходе проверки выявлены следующие нарушения Порядка ведения
расчетов с подотчетными лицами в Российской Федерации:
1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм. Производились
выдачи денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным
авансам
2. Нарушения при оформлении командировочных расходов.
Отсутствовали командировочные удостоверения с отметками в месте
пребывания в командировке, не начислены суточные, занижена норма
суточных за каждый день нахождения в загранкомандировке.
Отнесение командировочных расходов на счет 97 «Расходы будущих
периодов» необходимо закреплять приказом, в котором должен быть указан
срок, в течение которого данные расходы будут списаны на счета затрат.
3. Нарушения порядка учета представительских расходов. Отсутствие
аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх
норм.
72
4. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с
подотчетными лицами. Некорректное составление бухгалтерских проводок по
операциям расчетов с подотчетными лицами
3.4 Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами в ООО
«Служба заказчика»
На примере ООО «Служба заказчика» была рассмотрена организация
учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных
расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно
часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место
практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.
Расчеты с подотчетными лицами в ООО «Служба заказчика» имеют
особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость
сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Не имея
специальных хранилищ для длительного хранения продукции (запасы сырья и
материалов могут храниться до двух недель), ее приобретение за наличный
расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующую
реализацию готовой продукции. Следует отметить, что некоторые фирмы
продают продукцию только за наличные денежные средства. Выписка счета,
перечисление средств по нему не гарантирует получение товаров в срок и не
продажу их третьим лицам. При возникновении производственной
необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для
осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы
не работают перечислением, также как оплата постельного белья,
дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий
процесс) оплачиваются за наличные деньги.
В результате аудиторской проверки выявлены многочисленные
нарушения.
Согласно п.2 ст.9 Закона о бухгалтерском учете «первичные учетные
документы принимаются к учету, если они составлены по форме,
73
содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной
документации».
Все бухгалтерские записи должны производиться только на основании
первичных учетных документов, которые содержат обязательные реквизиты,
позволяющие проверить достоверность проведенной хозяйственной операции:
наименование документа, дату составления, содержание хозяйственной
операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном
выражении, наименования должностей лиц, ответственных за совершение
данной операции и правильность ее оформления, их личные подписи, а в
необходимых случаях - и расшифровки фамилий должностных лиц. В ООО
«Служба заказчика» выявлены нарушения по оформлению первичных
документов.
Большинство ошибок в оформлении первичной документации
происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате
небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с подотчетными
лицами. Основными нарушениями, допускаемыми в ООО «Служба заказчика»
являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие
инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым
отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов;
выдача денег под отчет при непогашении долга по предыдущей выдаче; расчет
с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в
размерах, превышающих установленные лимиты и другие.
Следует отметить, что организация учета расчетов с подотчетными
лицами на рассматриваемом предприятии нуждается в некотором
реформировании. Например, бывает, что при наличии небольшой
задолженности по подотчету подотчетные суммы выдаются, что недопустимо.
В авансовом отчете второй раздел бухгалтером не заполняется, во избежание
повторного заполнения данных.
Работникам бухгалтерии предлагается внимательнее изучать
нормативно-правовую базу расчетов с подотчетными лицами, особенно в части