53
бухгалтер может проводить дополнительную работу, а также вовремя
запрашивать документы у поставщика. Примерный отчет представлен в
таблице 28.
Таким же образом можно учитывать и контролировать наличие и других
первичных документов. В программе, используя кнопку «Файлы» можно
добавить в базу сканированные первичные документы. Все сканированные
документы, добавленные в базу, сохраняются в ней и не могут быть случайно
удалены. В настоящее время обмен электронными документами с
использованием ЭЦП может осуществляться при представлении налоговой и
бюджетной отчетности. В России 70 % предприятий сдают отчетность в
электронном виде. Расширению возможностей использования электронных
документов способствует формирование обширной правовой базы.
Таблица 28
Отчет по контролю первичных документов
Количество,
шт.
Стоимость,
руб.
Свойства
Первичные
документы
Контрагент
Заказ поставщику
Документ закупки
ООО «Свет-Лайт»
67,00
3 048,50
«Нет»
Заказ поставщику ТК000045 от
13.04.16
67,00
3 048,50
Поступление товаров и услуг ТК000076
от 15.04.16
67,00
3 048,50
ООО «Все для дома»
35,00
969,15
«Нет»
Заказ поставщику ТК000074 от
14.04.16
35,00
969,15
Поступление товаров и услуг ТК000081
от 15.04.16
35,00
969,15
ЗАО «Энергосбыт»
27,00
662,85
«Нет»
Заказ поставщику ТК000085 от
14.04.16
27,00
662,85
Поступление товаров и услуг ТК000077
от 15.04.16
27,00
662,85
Электронный документооборот − это автоматизированные
документационные процессы, связанные с различными видами обработки
электронных документов и выполняемые посредством систем электронного
54
документооборота (СЭД), способ организации работы с документами, при
котором основная их часть используется в электронном виде и хранится
централизованно.
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-
техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом
и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также
обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
На начало 2016 года перечень правовых актов, регулирующих основы
создания и развития электронного правительства в Российской Федерации,
достаточно обширен. Кроме того, существует ряд подзаконных правовых актов,
регламентирующих основные направления государственной политики в
области создания и развития электронного правительства. Примером является
Государственная программа Российской Федерации «Информационное
общество (2011 – 2020)», утвержденная распоряжением Правительства
Российской Федерации от 20 октября 2010 г. № 1815-р.
С 2012 года стал возможен обмен электронными юридически значимыми
счетами-фактурами, а также другими первичными документами.
Обмен электронными документами представляет из себя следующее:
1) Оригиналом является электронный документ.
2) Электронно-цифровая подпись заменяет печать и подпись.
3) Роль почтового курьера выполняет Оператор связи.
Поэтому внедрение системы документооборота на предприятии ООО
«ОЙЛ ЭКСПРЕСС» станет необходимым мероприятием.
Самыми популярными на сегодняшний день направлениями
электронного документооборота являются:
1) Предоставление отчетности через Интернет в ИФНС, ПФ, ФСС;
2) Решение большого спектра задач внутреннего делопроизводства:
приказы и распоряжения, задания и поручения сотрудникам и их контроль,
обработка деловой корреспонденции, управление договорами, ведение
электронного архива;
55
3) Возможность взаимодействия с внешним миром, т.е. обмен важными
документами не только в рамках компании, но и с другими организациями или
ведомствами, а также контролировать взаиморасчеты со своими партнерами,
поставщиками или территориально удаленными подразделениями.
Далее приведена схема обмена документами при электронном
документообороте (рисунок 5).
Рисунок 5 – Схема обмена документами
1. Продавец создает документы, затем загружает их в систему
электронного документооборота.
2. В СЭД подписывает документы своей ЭЦП и отправляет Покупателю.
3. Покупатель получает документы:
если все в них правильно, подписывает своей ЭЦП и отправляет
обратно подписанный комплект документов;
если же нужно исправить документ, то направляет Продавцу
уведомление об уточнении с пометками что не так.
Как для любой автоматизированной системы, эффект от СЭД делится на
две части:
прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией
средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д.;
косвенный эффект: прозрачность управления, контроль
исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.
Продавец
Оператор
ЭДО
Покупатель
С
ЭД
С
ЭД
56
Оценка прямой экономии средств включает издержки на персонал,
стоимость комплектующих: бумаги, картриджей, заправку картриджей и т.д.,
затраты на курьерские и почтовые услуги.
Одним из показателей, который позволит получить ООО «ОЙЛ
ЭКСПРЕСС» экономию при внедрении электронного документооборота –
расход бумаги и картриджей для принтеров. В среднем за месяц расход бумаги
на предприятии составляет 52 пачки формата А4 по стоимости 130 руб., а
заправка картриджей в среднем выходит на 11 700 руб. за месяц. В год эти
расходы составляют 221 520 руб. Таким образом, если сократить использование
бумаги и расходных материалов, хотя бы на 30% организация будет ежегодно
экономить 66 456 руб.
Также можно получить экономию от сокращения расходов на курьерские
и почтовые услуги. Стоимость отправления пакета документов почтой или
курьером в среднем составляет 93 руб., количество отправляемых комплектов
документов на предприятии ООО «ОЙЛ ЭКСПРЕСС» в месяц около 152 шт. В
год эти расходы составляют 169 632 руб.
Следующим положительным моментом от внедрения электронного
документооборота является экономия времени рабочих на типовые операции с
документами.
В таблице 29 приведены средние затраты времени одного человека на
типовые операции с документами.
Из учета того, что на предприятии с документами работает 300 офисных
сотрудников, затрачиваемое время на типовые операции с документами
составляет 8 100 часов в месяц, что составляет 16,87 % от всего рабочего
времени в месяц.
По новым показателям затрачиваемое время сотрудников составит 3 600
часов в месяц, что составляет 7,5 % от всего рабочего времени в месяц.
Следовательно, экономия времени рабочих составит 9,37% (16,87% -
7,5%).
57
Таблица 29
Средние затраты времени одного человека на типовые
операции
Операции, выполняемые сотрудником
Время,
затрачиваемое
на 1 операцию
Количество
операций по
одному
сотруднику в
месяц
Поиск документа, контактной информации и
пр.
15
30
Создание документа (приказ, заявка, договор
и пр.)
15
25
Хождение по кабинетам, поездки
(согласование, утверждение и пр.)
60
5
Контроль обработки документа (согласован, у
кого сейчас, оплачен)
20
20
Формирование отчетности по документам
120
1
Итого затраты времени в месяц:
27 часов
С внедрением СЭД затраты на типовые операции работников сократятся
(Таблица 30).
Таблица 30
Плановые затраты времени с учетом внедрения СЭД
Операции, выполняемые сотрудником
Время,
затрачиваемое
на 1 операцию
Количество
операций по
одному
сотруднику в
месяц
Поиск документа, контактной информации и
пр.
5
30
Создание документа (приказ, заявка, договор
и пр.)
10
25
Хождение по кабинетам, поездки
30
5
Контроль обработки документа
5
20
Формирование отчетности по документам
60
1
Итого затраты времени в месяц:
12 часов
Согласно представленным расчетам преимуществами внедрения
электронного документооборота являются:
1. Уменьшение прямых расходов: сокращение расходов на печать,
курьерские и почтовые услуги, сокращение бумажных архивов.
Согласно представленным расчетам за один год ООО «ОЙЛ
ЭКСПРЕСС» сможет сэкономить 236 088 руб.
2. Сокращение времени на доставку, регистрацию и согласование
документов, быстрота подписания документов. За счет того, что поток
58
документов на ООО «ОЙЛ ЭКСПРЕСС» большой увеличивается
производительность предприятия вследствие высвободившегося
времени, сотрудники будут выполнять намного больше работы.
В настоящее время на рынке программного обеспечения России, широко
представлены системы для автоматизации делопроизводства,
документооборота и других бизнес-процессов предприятий и учреждений.
Далее рассмотрены две системы электронного документооборота:
1С:Документооборот и Сбис++. Функциональные возможности систем
совпадают:
хранение и поиск документов – централизованное хранение документов;
поддержка канцелярии – важный компонент СЭД, ориентированных на
работу, как в государственных органах, так и в коммерческих
организациях. К основным функциям можно отнести следующее:
представление документа в виде электронной карточки; поддержка
ввода документов в систему со сканера; ведение номенклатуры дел;
регистрация документов, в том числе пришедших по электронной почте;
связывание исходящих писем с входящими; поддержка служебных
записок и т.д.
маршрутизация и контроль исполнения документов – позволяют
управлять документопотоками на предприятии и контролировать
исполнение работ по документам;
аналитические отчеты;
информационная безопасность.
Стоит отметить, что по приведенным системам имеется достаточная
практика внедрений. Эти системы используются сотнями организаций для
автоматизации документооборота.
В таблице 31 представлены примерные затраты на внедрение систем
электронного документооборота.
59
По данным таблицы плановые затраты по внедрению систем
электронного документооборота отличаются не значительно, разница
составляет 31 550 руб. В результате того, что большинство российских
предприятий ведут бухгалтерский учет с применением программы 1С и в том
числе ООО «ОЙЛ ЭКСПРЕСС», целесообразно внедрить систему 1С:
Документооборот.
Таблица 31
Стоимость услуг внедрения СЭД
1С:Документооборот
СБиС++
Оплата подключения,
руб. в год
3 600
24 000
Дополнительные расходы
по технической
поддержке, руб. в год
13 500
2 300
Вызов специалиста,
руб./час
350
500
Лицензия, руб. в год
30 000
6 100
Дополнительная
настройка программы,
руб.
300 000
346 100
Итого:
347 450
379 000
Таким образом, переход на электронный обмен документами даст
следующие преимущества для ООО «ОЙЛ ЭКСПРЕСС»:
ускорение движения документов в первую очередь экономит время
сотрудников ООО «ОЙЛ ЭКСПРЕСС»;
исключается возможность потери первичных документов;
стираются временные границы, т.е. в какой части России не находился
бы контрагент ООО «ОЙЛ ЭКСПРЕСС», подписанный комплект
документов можно получить в течение нескольких минут;
значительно снизится риск возникновения ошибок и неточностей, т.к.
ввод электронных документов в учетную систему при их получении
происходит автоматически;
переход на электронный документооборот экономит деньги ООО «ОЙЛ
ЭКСПРЕСС» на расходные материалы, а так же дает возможность
частично или полностью отказаться от бумажного архива;
60
найти электронный документ не составит никаких проблем, т.к. он будет
привязан к документу «Информационной базы», а также это облегчит
подготовку к проверке государственных органов.
61
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Итак, в первой главе данной работы были изучены теоретические основы
бухгалтерского учета и контроля товаров в оптовой торговле.
Оптовая торговля – это торговля товарами, предназначенными для по-
следующей перепродажи в розничной сети конечным потребителям. Таким
образом, отличительной особенностью оптовой торговли является передача
товара не любому потребителю, а организации занимающейся розничной
торговлей, которая непосредственно реализует товар населению.
Основными це
ᶨ
лями бухгалте
ᶨ
рского уче
ᶨ
та товарных опе
ᶨ
раций являются
сле
ᶨ
дующие
ᶨ
: контроль за сохранностью товаров; свое
ᶨ
вре
ᶨ
ме
ᶨ
нное
ᶨ
пре
ᶨ
дставле
ᶨ
ние
ᶨ
руководству организации информации о выручке
ᶨ
, расходах, связанных с
продаже
ᶨ
й товаров, прибыли от продаж, состоянии товарных запасов.
Во второй главе рассмотрены особенности бухгалтерского учета
движения товаров в ООО «ОЙЛ ЭКСПРЕСС». Направление деятельности ООО
«ОЙЛ ЭКСПРЕСС»: оптовая торговля электросветотехническими товарами.
Продажа люстр, светильников, лампочек, а так же всё для электромонтажа:
кабель, счётчики, розетки и т.д.
ООО «ОЙЛ ЭКСПРЕСС» является оптовым торговым предприятием.
Основной задачей бухгалтерского учета товарных операций данного
предприятия является правильная организация учета, позволяющая
своевременно получать информацию о поступлении товаров, о выполнении
договорных обязательств поставщиками и получателями продукции, о
состоянии товарных запасов, о ходе отгрузки и реализации ценностей и
контроле за их сохранностью.
Реализация товаров в оптовой торговле регулируется договорами: купли-
продажи, поставки, мены, комиссии, перевозки и т.д.
Покупателями ООО «ОЙЛ ЭКСПРЕСС» являются крупные, средние и
мелкие предприятия города Москвы и Московской области, а также частные
62
лица. Примером крупных известных сетей являются: ООО «Виват – Трэйд»,
ЗАО «Добрыня», ООО «Семья» и др.
В ООО «ОЙЛ ЭКСПРЕСС» отсутствует необходимый документооборот в
частности связанный с первичными документами по поступлению товаров.
Следствием несвоевременного оформления или не оформления хозяйственных
операций является запутанность бухгалтерского учета в разрезе товарных
операций, а также негативные последствия разногласий с налоговой
инспекцией. Скорость перемещения документов и качество выполнения каждой
операции оказывают влияние на процесс управления в целом.
В третье главе представлены рекомендации, направленные на
совершествование бухгалтерского учета и контроля товаров в ООО «ОЙЛ
ЭКСПРЕСС».
Эффект от внедрения RFID систем заключается в устранении следующих
недостатков, выявленных в ООО «ОЙЛ ЭКСПРЕСС»: существенно упрощается
инвентаризация; с помощью отчетов составленных на основании RFID-меток
составляется заказ покупателя; пересортица.
Необходимо установить контроль получения документов от поставщиков
и хранения сканированных документов. Для этого в бухгалтерии необходимо
составлять отчет по поступившим товарам с наличием и без наличия
сопроводительных документов.
С внедрением СЭД затраты на типовые операции работников сократятся.
По новым показателям затрачиваемое время сотрудников составит 3 600 часов
в месяц, что составляет 7,5 % от всего рабочего времени в месяц.
Следовательно, экономия времени рабочих составит 9,37% (16,87% - 7,5%).