42
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО
ВНЕДРЕНИЮ ЭКСПЕРТНОЙ СИСТЕМЫ В
ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ООО «КОМПАНИЯ СИМ-АВТО»
3.1. Разработка технического задания на внедрение экспертной системы
В качестве экспертной системы предлагаем ООО «Компания СИМ-
авто» внедрить 1С: Управление проектами 8. Для внедрения экспертной
системы выполним разработку технического задания.
1. Наименование системы:
1.1 Полное наименование системы 1С: Управление проектами 8.
1.2 Краткое наименование системы 1С: Управление проектами 8.
1.2.1. Основания для проведения работ: работа выполняется на
основании договора №100 от 16.03.2018, заключенного между разработчиком
и компанией ООО «Компания СИМ-авто».
1.3 Наименование организации заказчика и разработчика:
1.3.1 Заказчик: компания ООО «Компания СИМ-авто», телефон: + 735
1928 42-53;
1.3.2 Разработчик Васильев Петр Петрович, телефон: +7 982 45 98 625.
1.4 Плановые сроки начала и окончания работ: плановые сроки начала
и окончания работ будут согласованы с заказчиком.
1.5 Источники и порядок финансирования: источники и порядок
финансирования отражены в договоре №100. Финансирование работ
выполняется заказчиком в зависимости от объема, календарного плана,
рабочей программы, протокола с договорной ценой, которые являются
неотъемлемой частью заключения отношений.
1.6 Порядок оформления и предъявления заказчику результатов работ.
Результаты по внедрению системы 1С: Управление проектами 8 будут
сдаваться разработчику поэтапно на основании разработанного календарного
плана проекта.
43
По окончании каждого из этапов работ разработчик будет сдавать
заказчику отдельные документы, состав которых будет определен на
основании заключенных договорных отношений.
2.1 Назначение системы.
Основным назначением 1С: Управление проектами 8 является
автоматизация процесса управления проектами, аналитическая поддержка
руководства в области реализации текущих бизнес-процессов.
Характеристика основных модулей 1C: Управление проектами,
приведена в таблице 4.
Таблица 4 – Характеристика основных модулей 1C: Управление
проектами
Название модуля
Описание
Модуль
планирования
Предусмотрены автоматизированные средства для планирования
структурной декомпозиции проекта, выделения контрольных
событий, осуществления расчета календарного плана проекта и
фиксации базового плана проекта с выполнением импорта и
экспорта данных из MS Project
Модуль
«Планирование
объемов и
поставок»
Планирование объемов проекта может осуществляться за счет
ввода в систему данных о планируемых результатах выполнения
определенной проектной задачи. План поставок и объемы
вносятся в систему в количественных и суммовых значениях, при
этом необходимо, чтобы планируемые результаты относились на
дату начала задачи и на дату окончания задачи либо
распределились по периодам задач.
Модуль
«Планирование
материальных
затрат»
Включает в себя инструменты, позволяющие автоматизировать
процессы учета материалов, оборудования, выполнение
субподряда. План использования материалов и оборудования
включен в систему суммовых и количественных значений.
Модуль
«Планирование
персонала и
трудозатрат
проекта»
Включает в себя автоматизированные функции по изменению
руководителя проектной задачи, назначению трудовых ресурсов
на проект, назначению ролей и планированию трудозатрат
проектной задачи, а также планированию трудозатрат
Модуль
«Планирование
трудовых
ресурсов
проекта»
Предусматривает назначение руководителя для решения
конкретной проектной задачи и автоматического выполнения
распределения подзадач. Отличительной особенностью системы
является возможность использования ролевой структуры
трудовых ресурсов
44
Основные бизнес-процессы, которые позволяет автоматизировать 1C:
Управление проектами:
- оценка стоимости проекта до начала проведения работ с
предварительной оценкой себестоимости работ по объявленному объекту
проекта;
- организация эффективного управления финансами с использованием
технологий проектного бюджетирования, использованием бюджетов
движения денежных средств и бюджетов доходов и расходов;
- управление проектами договорами с фиксацией условий
первоначальных договорных отношений, и дополнительных соглашений;
- установление связи между календарным планом работ по договору и
календарным планом выполнения проектных работ;
- создание бюджетов расходов и доходов, движение денежных средств
по проекту на основании условий договора;
- осуществление мониторинга проекта по ключевым показателям
эффективности с предоставлением оперативных данных по ключевым
показателям для того, чтобы достичь стратегических и тактических целей;
- обеспечение эффективного управления компанией с различными
организационными структурами;
- разделение зон ответственности между руководителями проектов,
проектными группами и менеджерами при осуществлении планирования
работ и контроля их выполнения;
- обеспечение эффективного взаимодействия и коммуникации между
проектными и функциональными службами организации;
- выполнение оперативного обеспечения руководства и персонала
актуальной и достоверной информацией с предоставлением доступа к
единому информационному пространству, финансовым, проектным и
первичным документам;
45
- эффективное распределение ресурсов между проектами с
проведением объективного анализа приоритетов проектов и оценка степени
влияния отклонений на выполнение проектных работ;
- повышение темпов и качества выполнения проектных работ за счет
постоянного мониторинга процесса выполнения проекта, с выявлением
отклонений на самых ранних стадиях проекта;
- управление рисками проектов с повышением вероятности
возникновения и влияния благоприятных условий;
- осуществление сбора истории работ по проектам, совершенствование
технологий предприятия.
2.2 Цель создания системы.
1С: Управление проектами 8 внедряется в деятельность ООО
«Компания СИМ-авто» с целью:
- повышения оперативности обработки входящих в состав проекта
задач, определения рациональности использования материальных и трудовых
ресурсов;
- повышения качества, достоверности, полноты, точности и
согласованности информации;
- оценки рисков по реализуемым проектам для развития деятельности
организации;
- проведению сценарного анализа с разработкой альтернативных
решений для принятия управленческих решений, подготовкой проектной
документации, направленной на развитие деятельности организации.
3. Характеристика объекта автоматизации.
Компания ООО «Компания СИМ-авто» является коммерческой
организацией и специализируется в области оптовой и розничной торговли
автотранспортными средствами.
4. Требования к системе.
4.1. Требования к системе в целом.
46
4.1.1. Требования к структуре и функциональности системы.
Система 1С: Управление проектами 8 должна поддерживать два
режима работы: основной, в котором реализуются основные функции, и
профилактический, который не предусматривает ее работу, а направлен на
проверку ее работы [40].
В системе 1C: Управление проектами жизненный цикл проекта
включает пять стадий, характеристика которых приведена в таблице 5.
Таблица 5 – Жизненный цикл проекта в 1C: Управление проектами
Стадии
Описание
Инициализация
проекта
Фиксация намерений выполнения проекта и назначение
руководителя проекта
Планирование
проекта
Выполнение разработки предварительного календарного плана
проекта, определение состава и срока проектных работ, требуемых
трудовых, материальных и финансовых ресурсов
Утверждение
проекта
Проведение анализа принципиальной выполнимости проекта,
выявление ресурсных конфликтов с другими проектами
Выполнение
проекта
Проведение работ по распределению задач между трудовыми
ресурсами, осуществление мониторинга и контроля выполняемых
работ
Завершение
проекта
На этой стадии зарегистрирован факт прекращения работ по
проекту, выполняется анализ достигнутых результатов,
анализируются отклонения
В основном режиме 1С: Управление проектами 8 должна:
- поддерживать работу пользователей 24 часа в сутки и 7 дней в
неделю;
- выполнять функции по сбору, обработке и загрузке данных с
предоставлением всех необходимых документов и отчетности для принятия
решений.
В профилактическом режиме 1С: Управление проектами 8 должна
создавать возможности реализации следующих задач:
- технического обслуживания системы;
- добавления новых настроек и функций для повышения
эффективности процесса управления проектами.
47
Для того, чтобы обеспечить высокую надежность функционирования,
1С: Управление проектами 8 должна выполнять требования по диагностике и
ее состоянию. Обязательным является ведение журналов инцидентов в
электронной форме, а также построение графиков и журналов проведения
работ. Для всех технических компонентов должен быть обеспечен
регулярный и постоянный контроль.
4.1.2 Требования к численности и квалификации персонала системы, а
также режиму ее работы.
Для того, чтобы поддерживать функционирование, заказчиком должна
быть создана служба эксплуатации, в состав которой должен входить
персонал, позволяющий администрировать и обслуживать систему 1С:
Управление проектами 8. В состав такого персонала должен быть
обязательно включен администратор, в обязанности которого будут входить:
- выполнение специальных функций по настройке конфигурации;
- разграничение прав доступа пользователей;
- проверка работоспособности системы.
Обслуживающий персонал - специалисты, которые будут обеспечивать
автоматизацию рабочих мест пользователей.
Состав, режим и технология работы должны быть определены на
стадиях составления рабочей документации, которая утверждена заказчиком.
4.1.2.1. Требования к численности персонала.
В состав персонала, который необходим для обеспечения
работоспособности 1С: Управление проектами 8, необходимо включить
администратора (один человек) и руководителя структурного подразделения
(один человек).
Руководитель структурного подразделения во время использования 1С:
Управление проектами 8 должен контролировать работу пользователей.
Администратор 1С: Управление проектами 8 должен выполнять:
- контроль работы системы, оказывать информационную поддержку;
48
- модифицировать структуру в соответствии с настройками
производителя;
- распределять полномочия и доступ пользователя к системе.
4.1.2.2. Требования к квалификации персонала.
Конечный пользователь должен иметь представление о предметной
области, а также быть обучен использованию 1С: Управление проектами 8,
администратор должен знать методологию проектирования, иметь опыт
работы администрирования 1С, а также - знания и навыки по резервному
копированию и восстановлению данных из системы.
4.1.2.3. Требуемый режим работы персонала.
Персонал, осуществляющий работу система 1С: Управление проектами
8, а также выполняющий функции ее сопровождения, должен работать в
режиме диспетчера по основному графику работы и администратора в 1-
сменном графике ежедневно.
4.1.3. Параметры, характеризующие степень соответствия системы
назначения.
4.1.3.1. Требования к системе по изменению.
Изменения должны выполняться за счет модернизации процессов,
модификации структур доступа, использования конфигурационных файлов.
Требования к приспособляемости, основаны на изменении количества
пользователей системы, а также обеспечения безопасности работы с
системой.
4.1.3.2 Требования к сохранению работоспособности системы в
различных вероятностных условиях:
- вероятностные условия нарушения в работе внешнего
электроснабжения;
- выход из сервера, на котором установлена система, обязательно
администратор должен получить сообщение и восстановить систему из
резервной копии.
49
3.2. Обоснование выбора экспертной системы
Для обоснования выбора экспертной системы 1С: Управление
проектами 8 выполним анализ ее функциональных возможностей на
основании разработки модели «TO-BE».
Контекстная диаграмма модели «TO-BE» приведена на рисунке 17.
Рисунок 17 – Контекстная диаграмма модели «TO-BE»
Как видно из рисунка 17 для работы с 1С: Управление проектами
необходимы данные по проекту, а в результате можно будет получить
результаты ситуационного анализа и отчет по проекту.
Основными модулями для работы с экспертной системой выступают
модули «Планирование», «Проведение ситуационного анализа» и модуль
«Отчеты». Для автоматизации бизнес-процессов в экспертной системе
реализованы процедуры планирования, проведения экспертной оценки
проекта и процедуры по формированию отчетов.
50
Декомпозиция модели «TO-BE» приведена на рисунке 18.
Рисунок 18 – Декомпозиция модели «TO-BE»
Как видно из рисунка 18, в результате декомпозиции модели «TO-BE
были выделены следующие задачи:
- планирование проектов с получением подготовленного проекта для
принятия управленческих решений;
- ситуационный анализ проектов с получением результатов
ситуационного анализа;
- формирование отчетов по проектам с получением отчета по проекту
для принятия решений.
Перечисленные процессы автоматизированы в модулях
«Планирование», «Ситуационный анализ» и «Отчеты».
Декомпозиция бизнес-процесса «Планирование проектов» приведена
на рисунке 19.
51
Рисунок 19 – Декомпозиция бизнес-процесса «Планирование проектов»
Как видно из рисунка 19, в результате декомпозиции бизнес-процесса
«Планирование проектов» были выделены следующие подзадачи:
- планирование длительности проектов с получением календарного
плана проекта;
- планирование трудовых затрат по проекту с получением плана
трудовых затрат;
- планирование материальных затрат по проекту с получением
подготовленного проекта.
Перечисленные процессы автоматизированы в модуле «Планирование»
с выполнением процедур по планированию проектов.
Декомпозиция бизнес-процесса «Ситуационный анализ проектов»
приведена на рисунке 20.