22
‒ другие (более 10).
Рис. 4– Характеристика основных бизнес-процессов компании
Бизнес-процессы управления — вспомогательные процессы, с
помощью которых осуществляется управление деятельностью компании и
основными объектами:
‒ стратегическое управление.
‒ управление маркетингом.
‒ управление рисками.
‒ управление персоналом.
‒ управление бизнес-процессами и развитием.
‒ региональное управление.
‒ другие (более 10).
Среди всего разнообразия процессов, происходящих в компании,
выбираем для автоматизации процесс учета оргтехники как один из
ответственных и в то же время неавтоматизированный.
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: ООО "Управляющая компания
"Градиент"
25.04.2017
29.04.2017
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A-0
NODE: TITLE: NUMBER:
Деятельность компании ООО "Управляющая
компания "Градиент"
A0
Продавцы
Законодательство РФ о торговле
Информационная система
Требования руководства компании
Результаты учета продаж
Предпочтения кл иентов
Результаты анализа
отгрузок
Товары от поставщиков
Заявки клиентов
Отчетная
документация
Требования коньюктуры рынка
Планы продаж на
следующие
периоды
ДиректорКладовщик
Результаты
комплексного
учета
деятельности
магазина
Сведения об остатках на складе
10р.
Прием и
хранение товара
20р.
Продажа товара
30р.
Учет деятельности
компании
40р.
Подготова разных
видов отчетности
23
2.2 Анализ бизнес-процессов компании и их формализация
Рассмотрим модель ASIS, построенную с помощью программного
продукта AllFusionProcessModeler r7 (рисунок 5).
Рис. 5 - Деятельность ИТ-отдела по учету офисной техники
В качестве входных информационных потоков в данном случае
рассматриваются следующие документы:
‒ План внедрения офисной техники (ОТ) по подразделениям –
поступает через начальника отдела и включает в себя график и
описание планируемых мероприятий по вводу в эксплуатацию новых
единиц оргтехники и программного обеспечения;
‒ Ведомость наличия нового ОТ – поступает от отдела материально-
технического снабжения и содержит перечень поступившего и
закупленного оборудования и ПО;
‒ План ремонтов и ТО – формируется начальником отдела и содержит
график и очередность выполнения плановых ремонтов и
технического обслуживания на технике [40].
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Отдел
26.04.2017
29.04.2017
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
TOP
NODE: TITLE: NUMBER:
Деятельность сотрудников ИТ- отдела по учету
оргтехники
A-0
План внедрения
офисной
техники
План ремонтов и
ТО
Начальник
отдела
Специалисты отд ела
Аналитика (внешняя)
Отчеты (внешние)
Требование на выдачу ЗИП
Ведомость
наличия новой
офисной
техники
Требования
законодательства
Требования
руководства
Технические
требования и
нормы
Требование на выдачу
офисной техники
Ведомость Актов о вводе в
эксплуатацию офисной
техники
00р.
Деятельность сотрудников ИТ- отдела
по учету оргтехники
24
Механизмами в данном случае определены начальник отдела и
сотрудники отдела.
На выходе формируются следующие документы:
‒ Внешняя аналитика, включающая результаты анализа начальника
отдела по итогам эксплуатации техники и предоставления услуг;
‒ Отчеты для руководства ГБУЗ СО ОГБ;
‒ Требования на выдачу ОТ, формируемые начальником отдела и
поступающее на склад;
‒ Ведомость актов о вводе в эксплуатацию техники.
Декомпозиция деятельности отдела проведена по функциональному
признаку и содержит в себе три блока процессов - процессы, касающиеся
планирования и управления деятельностью отдела, процессы, касающиеся
управления работами, их учет, контроль и анализ, а также процессы,
выполняемые сотрудниками отдела – ввод в эксплуатацию, проведение
ТО, ремонт, настройка и тому подобное.
Рассмотрим декомпозицию процессов, выполняемых начальником
отдела (рисунок 6).
Деятельность начальника отдела условно можно разбить на два
блока – управление плановыми работами и управление внеплановыми
работами. К первым отнесем учет, анализ и контроль выполнения
сотрудниками отдела планового технического обслуживания, ремонта,
установки и ввода в эксплуатацию техники. Ко вторым относятся учет,
контроль и анализ мероприятий, выполняемых по заявкам пользователей о
необходимости обслуживания или ремонта техники для возврата ей
работоспособности в случае каких-либо поломок или других инцидентов
(рисунок 7).
25
Рис. 6 - Декомпозиция процессов
Рис. 7 - Декомпозиция процесса управления работами
В соответствии с планом внедрения ОТ по подразделениями
начальник отдела в установленные сроки, учитывая ведомость наличия
нового ОТ, распределяет между сотрудниками обязанности по установке
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Отдел
26.04.2017
29.04.2017
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A-0
NODE: TITLE: NUMBER:
Деятельность сотрудников ИТ- отдела по учету
оргтехники
A0
Начальник отдел а
Специалисты отд ела
Акт вып. Ремонтных работ
План ремонтов и
ТО
План внедрения
офисной
техники
Закрытый
наряд
Требования
законодательства
Отчетность
по
плановым
работам
Отчетность
по
внеплановым
работам
Аналитика
(внешняя)
Отчеты
(внешние)
Наряд на установку
новой ОТ
Требование на выдачу ЗИП
Ведомость
наличия новой
офисной
техники
Акт о вводе в
эксплуатацию
ОТ
Требования
руководства
Технические
требования и
нормы
Требование на
выдачу
офисной
техники
Ведомость Актов о
вводе в
эксплуатацию
офисной техники
Наряд на вып.
ремонта
10р.
Планирование и управление
деятельности отдела
20р.
Управление работами,
учет, контроль и анализ
30р.
Ввод в эксплуатацию ОТ,
проведение ТО,
ремонт и настройка
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Отдел
26.04.2017
29.04.2017
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A0
NODE: TITLE: NUMBER:
Управление работами, учет, контроль и анализ
A2
Требование на выдачу
офисной техники
Начальник отдел а
Отчетность по
плановым
работам
Отчетность по
внеплановым
работам
Требования законодательства
Требование на выдачу ЗИП
План ремонтов и ТО
План внедрения офисной техники
Ведомость наличия новой
офисной техники
Закрытый наряд
Акт вып. Ремонтных работ
Акт о вводе в эксплуатацию
ОТ
Ведомость Актов о вводе в эксплуатацию
офисной техники
Требования руководства Технические требования и нормы
Наряд на установку новой
ОТ
Наряд на
вып. ремонта
10р.
Управление
плановыми
работами ИТ
отдела
20р.
Управление
внеплановыми
работами
26
нового ОТ и на основании этого распределения формирует наряды на
установку нового ОТ, которые поступают в адрес сотрудников отдела, и
требования на выдачу ОТ со склада (рисунок 8).
Рис. 8 - Декомпозиция процесса управления плановыми работами
Учет выполнения плановых технического обслуживания и ремонтов
производится на основании плана ремонтов и ТО. В результате
формируются ведомость выполнения ремонтов и ведомость выполнения
ТО, в которых указывается вид произведенного действия, дата,
затраченное время, полнота, результат, а также затраченные расходные
материалы и запасные части.
На основании полученных ведомостей формируется отчетность в
виде следующих документов:
‒ Отчет о выполнении ремонтов;
‒ Отчет о выполнении ТО;
‒ Отчет об установке ОТ.
Данные отчеты формируются в виде выдержек из ведомостей в
соответствии с заданными параметрами – временным периодом (датой),
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Отдел
26.04.2017
29.04.2017
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A2
NODE: TITLE: NUMBER:
Управление плановыми работами ИТ отдела
A21
План
внедрения
офисной
техники
Ведомость
наличия
новой
офисной
техники
Закрытый
наряд
Отчетность по
плановым работам
Начальник
отдела
Требования
законодательства
Требования
руководства
Технические требования и
нормы
План ремонтов
и ТО
Акт о вводе в
эксплуатацию ОТ
Ведомость Актов о вводе в
эксплуатацию офисной техники
Наряд на установку
новой ОТ
Требование на
выдачу офисной
техники
Ведомость
нарядов
Ведомость выполнения
ремонтов
Ведомость
выполнения ТО
10р.
Распределение нарядов
на установку новой техники
20р.
Учет работ по
установке новой ОТ
30р.
Учет планового
ТО и ремонтов
40р.
Формирование
отчетности
27
наименованием подразделения, типов оргтехники и так далее.
Процесс учета ОТ связан с большой трудоемкостью,
разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере
или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно в
короткий срок получить сведения об общем количестве информационных
ресурсов, инвентаризировать программное и техническое обеспечение
ГБУЗ СО ОГБ. В настоящее время учет информационных ресурсов в ГБУЗ
СО ОГБ осуществляется системным администратором фонда путем
периодического обхода рабочих станций сотрудников и фиксации с
специальной тетради персональных компьютеров, оргтехники, а также
установленного программного обеспечения.
Для данного способа также характерны следующие недостатки:
‒ невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
‒ неэффективное использование рабочего времени.
‒ слабый контроль работы сотрудников;
‒ бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.
‒ усталость сотрудников отдела - усиление негативного воздействия
человеческого фактора.
В связи с этим, руководством ООО «Управляющая компания
«Градиент» было принято решение автоматизировать деятельность
начальника ИТ отдела по учету компьютерной техники.
2.3 Анализ существующего программного обеспечения
В условиях современного бизнеса инвентарный учет должен быть
автоматизирован за счет использования специализированного
программного обеспечения (ПО) [1]. Это не просто программы [10],
собирающие актуальную информацию из реестра операционных систем, а
комплексные продукты, получающие данные на уровне самого
оборудования, сводящие их в единую базу и генерирующие отчетность.
Подобные программы «понимают», где и как подключается оборудование
28
в локальную сеть, в каком месте оно установлено, и показывают эту
информацию в удобном виде. Кроме того, весь процесссбора данных
осуществляется в фоновом режиме, что не мешает работе обычных
пользователей и не загружает системные ресурсы и ресурсы локальной
сети.
Все инвентаризационные программы похожи между собой,
поскольку выполняют основную задачу по сбору информации и генерации
на ее основе учетных документов [11]. Но реализация этих механизмов
разная. Во-первых, различается «глубина» получаемых данных — тот
объем сведений, которые можно «достать» из компьютерной и оргтехники.
Для этого программа должна иметь актуальный справочник оборудования,
определять различные модификации одного и того же устройства,
созданные по референс-дизайну (например, видеокарты, построенные на
одном чипе и, соответственно, использующие одни и те же драйвера).
Аналогичные требования к поддержке программного обеспечения — для
него должны корректно выводиться версии, патчи и обновления, серийные
номера и другая информация, относящаяся к лицензированию. Во-вторых,
в программе должна быть поисковая система по базе данных, с ее
помощью сотрудник сможет отсортировывать необходимые устройства по
специальным критериям (название, тип, производитель, дата поступления
на баланс) [12]. В основном это технические характеристики
оборудования, например, объем ОЗУ или жестких дисков, введя
необходимые пороговые значения которых, можно спланировать
модернизацию ИТ-парка [2].
Другое ключевое отличие — ввод информации в базу данных и
управление ею. Помимо классической клиент-серверной связки (на
компьютеры загружаются программные клиенты, передающие сведения на
сервер), актуальны и решения на базе штрихкодов. В этом случае
достаточно отсканировать оборудование и передать накопленную
информацию на сервер. Важно и наличие в интерфейсе управления базой
29
данных полей, отвечающих правилам бухгалтерской отчетности
(инвентарный номер, дата списания).
Рассмотрим следующие программы для учета информационных
ресурсов [13]:
‒ HardwareInspector.
‒ Учет компьютеров в Сети.
‒ Spiceworks.
‒ Realite.
‒ Lansweepe.
‒ Страйк: инвентаризация Компьютеров.
«10-Страйк: Инвентаризация Компьютеров» — классический
продукт для сбора данных об оборудовании и ПО, получивший недавно
статус совместимого с Windows 7. Программа позволяет собрать данные
несколькими способами, в том числе без установки агентов на
компьютерах, и сгенерировать на их базе детальные отчеты. Также в ней
есть продвинутая поисковая система, с помощью которой можно
отсортировать необходимую информацию для дальнейшей модернизации.
«Учет компьютеров в Сети» от ClearApps отличается от
конкурентных продуктов возможностью сбора сведений не только в среде
Windows-компьютеров, но и в Linux и MacOS x. Имеется гибкая система
отчетности, которую можно настраивать по собственному усмотрению.
Spiceworks — это зарубежная бесплатная разработка для учета
компьютерной техники. Наличие дополнительных модулей — построитель
карты локальной сети, helpdesk, средство решения проблем в сети,
калькулятор энергопотребления используемой техники — ставит ее на
порядок выше аналогов.
Spiceworks позволяет осуществлять централизованный мониторинг
сети и отдельных ее компонентов. Кроме того, приложение может
своевременно предупреждать администратора о возникновении проблем.
Возможности [14]:
30
‒ простая установка.
‒ настраиваемый веб-интерфейс с возможностью доступа из любой
точки мира.
‒ настраиваемые отчеты.
‒ функциональность справочной службы.
‒ удобная веб-консоль.
‒ большое сообщество пользователей.
‒ поддержка сценариев.
‒ возможность составления карты сети.
‒ возможность сбора сведений о лицензионных ключах, серийных
номерах и датах установки программного обеспечения в сети.
Не менее интересный продукт — программа Realite, доступная в
нескольких версиях. Для инвентаризации актуальны ее издания Basic и
Inventory, позволяющие вести учет техники и расходных материалов,
поддерживающие работу со штрихкодами, выгрузку в 1С и многое другое
[15].
Lansweeper — еще одна западная разработка, предназначенная для
учета компьютеров с использованием локальной сети. Продукт бесплатен
и поддерживает большое количество (свыше 80) шаблонов отчетов, в
которых выводится актуальная информация об аппаратном и программном
обеспечении, его использовании сотрудниками и необходимости
обслуживания. Приложение позволяет вести учет лицензий и гарантийного
обслуживания и указывать необходимую информацию о
вендорскойтехнической поддержке в карточке оборудования [16].
Продукт может быстро создавать полные отчеты о серверных
аппаратных средствах предприятия и установленных программах, включая
анализ общих проблем, таких как несанкционированные
административные привилегии у пользователей или нехватка места на
жестких дисках. Благодаря хорошим средствам генерации отчетов и
средствам учета лицензий, которые содержатся в Lansweeper, этот продукт
31
хорошо выявляет неисправности.
HardwareInspector 5.2.2 является программой по
автоматизированному инвентаризации и удобному учёту компьютерной
техники или другого оборудования в организациях. Программа
HardwareInspector поможет в работе администраторам сети, руководителям
отделов компьютеризации и другим ответственным лицам. С её помощью
есть возможность вовремя получать всю необходимую информацию о
вашем компьютерном парке, а также формировать разнообразные отчеты,
планировать ремонт, обслуживание и обновление компьютеров.
Программа обладает возможностью вести полную историю всех
происходящих изменений с подотчётными компьютерами [17].
Возможности HardwareInspector:
‒ возможность учёта рабочих мест и детализации отдельных
устройств;
‒ возможность настройки древовидной организации рабочих мест и
подразделений;
‒ возможность перемещения устройства или группы устройств по
рабочим местам;
‒ возможность вести по каждому устройству историю ремонта, а
также других работ обслуживания;
‒ возможность ручного или автоматического заполнения базы
данных;
‒ возможность использования большого набора отчетов;
‒ возможность гибкого разграничения доступа;
‒ возможность работать в сети;
‒ возможность использовать контроль целостности, а также
восстановления для базы данных [18];
‒ возможность учёта бухгалтерской информации, касающейся
купленной технике;
‒ возможность учёта инвентарных номеров;