26
упомянутых определений и включает основные положения каждого из них.
Следовательно, жизненный цикл проекта - это совокупность количественных и
сущностных зависимых от специфики проекта фаз, от начала до завершения
(ликвидации) проекта, поэтапная реализация которых обеспечивает достижение
поставленных перед проектом заданий. Содержательно и сжато графическую
интерпретацию жизненного цикла проекта представили Грей К.Ф. и Ерик У.
Ларсон, что приведено на рисунке 6.
Рисунок 6 - Жизненный цикл проекта
18
Рассматривая жизненный цикл проекта, авторы графика выделяют
уровень усилий как один из определяющих параметров. Из графика видно, что
уровень усилий постепенно растет в течение реализации фазы выполнения,
после которой наблюдается его постепенное уменьшение. Рост уровня усилий
обусловливается поэтапным увеличением количества работы по проекту и
повышению степени ее сложности в течение жизненного цикла. На фазе
доставки объемы работ по проекту сокращаются, а соответственно, и уровень
усилий уменьшается.
18
Грей, К.Ф. Управление проектами: Практическое руководство /К. Ф. Грей, Э. У. Ларсон: пер. с англ. М.: Дело
и Сервис, 2010. – с.78
Определение
Планирование
Исполнение
Доставка
Уровень
усилий
1. Цели
1. Расписания
1. Отчеты про
состояние
1. Обучение
персонала
2. Спецификации
2. Бюджеты
2. Изменения
2. Передача
документов
3. Задачи
3. Ресурсы
3. Качество
3. Высвобождение
ресурсов
4. Ответственность
4. Риски
4. Прогнозы
4. Приобретение
опыта
5. Команды
5. Персонал
27
На фазе "определения" предложенная идея конкретизируется:
очерчиваются цель, задачи, основные принципы и положения проекта,
выдвигаются важнейшие требования к составу и членам команды проекта,
уровня их ответственности за принятые обязательства в рамках проекта.
Решения, принятые на фазе определения, представляют основу, своеобразный
фундамент проекта. К главной цели, принципам и положениям проекта
существенные изменения, как правило, не вносятся.
Планы, расписания, бюджеты и тому подобное, разработанные на фазе
"планирования", по реализации проекта могут изменяться. На фазе
"выполнения" в них вносятся изменения, дополнения, поправки, которые
позволяют делать проект гибче, адаптированным и адекватным окружающей
среде, в которой реализуется данный проект.
Характерной особенностью фазы "выполнения" является
непосредственная реализация проекта на практике, создание объекта проекта, а
также контроль над процессом выполнения и качеством работ по проекту;
формулируются отчеты о ходе выполнения проекта и реализации за
отдельными элементами объекта проекта; разрабатываются прогнозы
относительно дальнейшего функционирования объекта проекта. На последней
фазе жизненного цикла проекта "доставка" осуществляется учеба персонала
организации-клиента в эффективной и безопасной работе с проектом или
созданным в результате его реализации объектом. Кроме того, формируется,
аккумулируется и передается заказчику весь комплекс необходимой
документации. На последней фазе жизненного цикла проекта анализируется
сам проект, выполненная в его рамках работа, сильные и слабые стороны,
преимущества, успехи, недостатки, неудачи, их причины, формулируются
рекомендации, относительно их предотвращения или устранения их
негативных последствий и тому подобное, что в общей совокупности
28
представляет приобретенный опыт, который будет использоваться командой
проекта в будущей работе над подобными проектами
19
.
Наиболее обобщены фазы жизненного цикла представил Дункан Вильям
Р., избрав в качестве определяющих два параметра: время и уровень стоимости
и количество персонала - автор выделил такие фазы жизненного цикла
проекта
20
:
- начальная фаза - инициация проекта, предыдущая обработка идеи
проекта, определения миссии проекта и наиболее принципиальных его свойств
и характеристик; формирование концепции проекта, общего представления о
проекте;
- переходные фазы (одна или несколько) - основательная работа над
основными составляющими и деталями проекта, непосредственная реализация
проекта на практике; характеризуется достижением на определенном этапе
наивысшего уровня стоимости и количества привлеченного к внедрению
проекта персонала; количество переходных фаз жизненного цикла проекта
прямо зависит от уровня масштабности, сложности и длительности самого
проекта;
- заключительная фаза - включает деятельность, осуществление которой
обеспечивает надлежащее завершение, закрытие проекта; данная фаза доходит
до конца при ликвидации проекта или окончательного создания (возведение)
объекта проекта, или демонтажа объекта проекта.
Вышеприведенный подход к распределению жизненного цикла проекта
на фазы по существу является достаточно упрощенным, однако свойственным
для всех проектов, независимо от их сущностных, часовых, финансовых и
других характеристик. Широко известной является точка зрения, согласно
которой жизненный цикл проекта можно условно разделяется на четыре фазы
19
Грей, К.Ф. Управление проектами: Практическое руководство /К. Ф. Грей, Э. У. Ларсон: пер. с англ. М.: Дело
и Сервис, 2010. – с.80
20
Вильям P. Дункан. Руководство по вопросам Проектного Менеджмента. Институт проектного менеджмента.
Комитет по вопросам стандартов.Институт проектного менеджмента США (PMI) Four Campus Boulevard
Newtown Square, Pennsylvania, 19073-3299, USA.
29
(рис. 7): прединвестиционная, инвестиционная, эксплуатационная, фаза
закрытия проекта.
Рисунок 7 - Жизненный цикл проекта
Соединив проанализированные подходы к жизненному циклу проекта
(рис. 6, рис. 7) можно сделать вывод, что в одном из них приводятся
общепризнанные фазы проектирования, а в другом рассматриваются виды
работ, которые обеспечивают эти фазы.
Все перечисленное выше можно представить в виде таблицы (табл. 4).
Таблица 4
Перечень видов работ, которые выполняются в пределах фаз
жизненного цикла проектов
Фаза проекта
Виды работ в пределах фазы
1
2
Прединвестиционная
- оценка надежности выбора пред
проектного решения;
- обоснование идеи проекта;
- планирование;
- подписание договоров
Инвестиционная
- выполнение работ по проекту;
- сдача объекта в эксплуатацию
Зародждение проекта
Прединвестиционная фаза проекта
Инвестиционная фаза проекта
Эксплуатационная фаза проекта
Фаза закрытия проекта
Зарождение нового проекта
30
Эксплуатационная
- эксплуатация;
- обслуживание;
Закрытие
подведение итогов по проблемам
выработка рекомендаций по будущим
проектам.
В таблице 4 каждая фаза структурирована за конкретными видами работ.
По мнению автора данной работы на прединвестиционной фазе для
обоснования актуальности внедрения проекта, необходимо осуществлять
оценку надежности системы "предприятие-проект". Она создаст условия для
определения состояния предприятия к началу проектирования и выявления
наиболее рискованных отраслей в его деятельности, которые нуждаются в
своевременных изменениях. Это даст возможность формировать портфель
проектов и своевременно определять то, насколько проект является актуальным
в настоящее время. А уже после избрания проекта применить технико-
экономическое обоснование для подсчета показателей его эффективности.
Поэтому каждому предприятию в условиях проектирования необходимо
использовать оценку надежности его состояния с помощью системы
математических методов
21
.
Разные руководители проектов рассматривают вопрос жизненного цикла
по-разному, в значительной степени на это влияют характер и особенности того
или другого проекта, его содержание.
Однако каждая фаза жизненного проекта делится на более мелкие
элементы - этапы, стадии, под этапы и т. д. (Следует отметить, что определение
фазы как самого большого элемента жизненного цикла проекта условно, в
другие подходы - стадии, или этапы). Элементами самого низкого уровня
структурирования жизненного цикла являются пакеты работ или сами работы.
Переход от одной фазы к другой определяется достижением промежуточных
целей или результатов фазы. Только когда руководитель проекта достигает
запланированных показателей промежуточной подцели и получает
определённый результат (и, кроме того, доказывает инвестору или клиенту, что
21
Эрик Верзух. Управление проектами: ускоренный курс по программе MBA. М.: Диалектика. – 2011. – с.265
31
требуемая подцель фактически достигается и результат действительно
получен), он имеет право перейти в другую фазу. Это формализовано в виде
своего рода ворот или шлюза, прохождение через которые невозможно без
достижения результатов или промежуточных целей.
Таким образом, фазы жизненного цикла проекта взаимосвязаны:
результат одной фазы становится исходной информацией для другой,
проходящей через контрольные точки и шлюзы.
1.3. Управление проектом по фазам, стадиям и этапам жизненного
цикла
Упорядоченный подход к сбору информации по проекту, необходимой
для планирования, составления графика работ и контроля за выполнением
проекта обеспечивается с помощью управления проектам по фазам, стадиям и
этапам жизненного цикла.
Одной из основных проблем прединвестиционной (начальной) фазы
является определение объемов работ и, как следствие этого, предполагаемых
затрат на эти работы. С одной стороны, чем подробнее и всестороннее решены
эти постановочные задачи, тем выше надежность предполагаемого проекта. С
другой стороны, потраченные на разработку концепции проекта средства,
могут не окупиться, так как предварительный анализ идеи может привести к
отказу от идеи в целом.
По исследованиям ЮНИДО (подразделение ООН по промышленному
развитию) и Всемирного банка, затраты на прединвестиционные исследования
находятся в пределах от 0,7% до 5,5% от стоимости проекта:
исследование инвестиционных возможностей (краткое ТЭО, обоснование
инвестиций) –0,25–1,5%;
построение инвестиционного замысла проекта (ходатайство о
намерениях, инвестиционные предложения) – 0,2–1%;
технико-экономическое обоснование проекта:
32
0,2–1,0% (для крупных проектов)
22
;
1,0–3,0% (для небольших проектов).
Изначальная фаза управления проектом посвящена созданию концепции
проекта и содержит в себе:
1. Сбор исходной информации и анализ присутствующего состояния
(предварительное обследование).
2. обнаружение потребности в изменении (в проекте).
3. Определение проекта:
задачи, цели, результаты;
уровень риска;
потенциальные участники, окружение проекта;
ограничительные условия, основные требования, критерии;
требуемые ресурсы, время, средства и др.
4. Сравнительная оценка и определение альтернатив.
5. Представление предложений, их экспертиза и апробация.
6. Получение одобрения для следующей фазы и утверждение концепции.
В фазе разработки, разрабатываются главные компоненты проекта и
выполняется подготовка к его осуществлению. Главные работы этой фазы:
1. Формирование команды проекта, первоочередное главных членов
команды и назначение руководителя проекта.
2. Указание деловых контактов и рассмотрение целей, мотивации и
требований владельца и заказчика проекта, иных ключевых участников.
3. Разработка основного содержания проекта и развитие концепции:
стандарты качества,
конечный результат (ы) и продукт (ы),
основные работы,
структура проекта,
требуемые ресурсы.
22
Володин В.В. Повышение эффективности межотраслевой диверсификации с использованием проектного
управления. – М.: ИНИОН РАН, 2009.- с.88
33
4. Структурное планирование, в т.ч.:
календарные планы и укрупненные графики работ и обеспечения,
декомпозиция проекта, в т.ч. WBS,
потребность в ресурсах,
смета и бюджет проекта,
определение и распределение рисков;
процедуры УП и техника контроля.
5. Проведение и организация торгов, заключение субконтрактов с
главными исполнителями.
6. Организация осуществления базовых опытно-конструкторских и
проектных работ по проекту.
7. Представление проектной разработки.
8. Получение одобрения на продолжение работ по проекту.
В фазе осуществления делаются главные работы, нужные для
возможностей проекта. Данная фаза содержит в себе:
1. Полный ввод в действие разработанной системы УП.
2. Организация и проведение торгов, заключение контрактов.
3. Ввод в действие средств и способов коммуникации и связи участников
проекта.
4. Организация выполнения работ.
5. Детальное проектирование и технические спецификации.
6. Ввод в действие системы стимулирования (участников) проекта.
7. Установление системы информационного контроля за ходом работ.
8. Оперативное планирование работ.
9. Выполнение работ, предусмотренных проектом ( в т.ч. производство
строительно-монтажных и пуско-наладочных работ).
10. Организация и управление материально-техническим обеспечением
работ, в т.ч. запасами, покупками, поставками.
34
11. Руководство, согласование темпов, координация работ, прогноз
состояния, мониторинг прогресса, оперативный контроль и регулирование
основных показателей проекта:
качество работ и проекта,
ход работ, их темпы,
стоимость и другие показатели;
продолжительность и сроки.
12.Решение появляющихся проблем и задач.
Несмотря на важность заключительной фазы проекта, информация о его
содержании очень фрагментарна и лаконична, и можно найти очень конкретное
объяснение. Дело в том, что специфика заключительной фазы во многом
определяется содержанием конкретного проекта, и очень сложно обеспечить
какой-либо обобщенный подход к решению таких проблем. Кроме того,
информация о результатах реализации проекта на самом деле является ноу-хау
ее участников. Именно эта информация позволяет использовать накопленный
опыт и от проекта к проекту для повышения эффективности управленческой и
организационной деятельности.
В завершающей фазе проекта получаются конечные цели проекта,
разрешаются конфликты, подводятся итоги и выполняется закрытие проекта.
Главные работы этой фазы:
Эксплуатационные испытания окончательного продукта (ов) проекта.
Планирование процесса завершения.
Подготовка документации, сдача объекта заказчику и ввод в
эксплуатацию.
Подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта.
Подготовка итоговых документов.
Оценка результатов проекта и подведение итогов.
Разрешение конфликтных ситуаций.
Закрытие работ и проекта.
Накопление фактических и опытных данных для последующих проектов.
35
Реализация оставшихся ресурсов.
Расформирование команды проекта.
Необходимо отметить, что работы указанных последних трех фаз проекта
могут выполняться как параллельно, так и последовательно.
Нужно представлять, как жизненный цикл проекта совместим с
жизненным циклом продукта, на изменение которого он ориентирован и
жизненным циклом предприятия.
Сопоставить проанализированные жизненные циклы можно на рис. 8.
Жизненный цикл организации
Политика
Планирование
Определение
потребностей
Концепция
проекта
Реализация
Промышленное
производство
продукта
Решение
владельца
Жизненный цикл
продукта/оборудования
Возможности Приобретение Производство
Решение
владельца
Жизненный цикл проекта
Концепция Разработка Реализация Завершение
Четыре базовые фазы
Цели, задачи
работы
Планирование
проекта
Подготовка
обеспечение
Исполнение
Ввод в
эксплуатацию
Промежуточные
Рисунок 8 -Типичный жизненный цикл проекта в контексте
жизненного цикла организации и жизненного цикла
продукта/оборудования (PMI, США)
23
Однако процессы управления проектом по стадиям его жизненного
цикла можно наблюдать в виде схемы (рис. 9).
23
Управление проектами: Основы профессиональных знаний, Национальные требования к компетенции
специалистов. М.: Изд-во «Консалтинговое агентство «КУБС Групп – Кооперация, Бизнес-Сервис», 2011- с.154