72
сложный процесс, однако его постоянное совершенствование предопределит
успешную реализацию проекта в целом. Использование информационного
обеспечения в процессе разработки и реализации проекта по созданию чат-
бота предопределяет преимущества, изображены на рис. 10.
Рисунок 10. Преимущества использования системы
информационного обеспечения в процессе разработки и
реализации проекта
51
Эффективность реализации проекта в значительной степени зависит
от информации, которой обладают его участники, поэтому оценка
эффективности информационного обеспечения следует осуществлять
51
Составлено автором.
Экономия времени и ресурсов за счет применения типовых
решений в процессе разработки и реализации проекта
Унификация и стандартизация способов решения поставленных
задач
Оптимизация управленческих решений за счет использования
информационных технологий
Повышение эффективности работы участников реализации
проекта вследствие автоматизации рутинной работы, которую
они выполняют
Автоматизация процессов оформления текстовой и графической
документации, поиска, обработки, хранения и выдачи
информации на запросы пользователей
Повышение качества электронной площадки относительно
разработки и реализации чат-бота
Создание единой информационной базы по инновационной
деятельности в целом и чат-ботав частности
Использование компьютерной сети обмена информацией
73
одновременно с реализацией проекта с целью предупреждения ущерба или
избежать расходов. В случае снижения эффективности или выявления
отклонений необходимо сразу разработать и реализовать меры по
совершенствованию информационного обеспечения.
Для эффективного функционирования система информационного
обеспечения должна быть целостной, с автоматизацией процессов сбора,
обработки, хранения и передачи информации.
Однако, есть ряд недостатков в процессе информационного
обеспечения проекта:
- отсутствие единого информационного пространства, где находилась
бы вся информация и который бы обеспечивал доступ к информационным
ресурсам и обмен информацией с мировыми;
- неудовлетворительное материально-техническое и программное
обеспечение (отсутствие программных разработок, недостаточное
использование современных средств компьютерной техники, средств
защиты, технических возможностей, каналов передачи информации,
вычислительная техника, недостаточное внимание по организационному и
методическому обеспечению).
Базы данных, которые используются не отвечают потребностям
пользователей и не учитывают специфики процесса разработки и реализации
проекта. Это указывает на то, что не учитывают такой фактор как
возможность адаптации информационного обеспечения;
- недостаточное кадровое обеспечение. Низкий уровень
компьютерного образования у работников приводит к нехватке
квалифицированных кадров, что замедляет процесс информатизации;
- дублирование и многократное обработки одинаковой информации на
различных управленческих уровнях;
- отсутствуют или слабые информационные связи между участниками
проекта;
74
- отсутствие реального и должного информационного взаимодействия
между заинтересованными лицами (значительные затраты времени для
получения ответа на запрос, в результате чего снижается оперативность
действий в экстремальных ситуациях). В процессе внедрения и
использования информационного обеспечения при разработке и реализации
проекта могут возникнуть трудности. В таблице ниже определены основные
из них и приведены направления их преодоления.
Таблица 15.
Основные трудности при внедрении системы
информационного обеспечения в процесс разработки и
реализации проекта и направления их преодоления
52
Трудности при внедрении
информационного
обеспечения
Направления преодоления трудностей при
внедрении информационного обеспечения.
Уровень подготовки
реализатора
Необходимо привлечь квалифицированных
специалистов, которые заинтересованы во внедрении
информационного обеспечения.
Недостаточное
финансирование
Увеличение бюджета для финансирования
информационного обеспечения, проведение тендера
на его внедрение или наличие финансовой стратегии.
Низкая квалификация
кадров
Обучение персонала для повышения квалификации,
поскольку работники еще не привыкли к
использованию новых компьютерных технологий.
Отсутствие четко
сформулированных заданий
Наличие у участников четких задач и требований к
информационному обеспечению.
Не формализованность
бизнес-процессов
Проведение реинжиниринга бизнес-процессов до
внедрения.
Существующие проблемы информационного обеспечения негативно
влияют на процесс разработки и реализации проекта по созданию чат-бота.
Ведь на этот процесс может повлиять как избыток, так и недостаток
информации, которая необходима для эффективной реализации проекта.
Суть усовершенствования информационного обеспечения проекта
заключается в создании новых или модернизации существующих систем. Его
необходимо проводить систематически, для того чтобы обеспечить должный
52
Составлено автором.
75
уровень качества. Улучшение системы информационного обеспечения
должно базироваться на новых информационных технологиях, средствах
компьютерной и коммуникационной техники, что в свою очередь позволит
повысить производительность труда участников реализации проекта,
оптимизировать использование ресурсов и затраты, ускорить
документооборот, ускорить решение проблем.
Предпосылкой эффективной реализации проекта является:
- осуществление комплекса мероприятий для создания системы
информационного обеспечения, доступ к ней заинтересованным лицам,
мониторинг качества информации, предоставляемой пользователям;
- осуществление необходимых мероприятий по защите информации;
- повышение квалификации и переподготовка участников реализации
проекта;
- повышение уровня информационного обеспечения каждого
участника реализации проекта;
- развитие общей информационной инфраструктуры.
Поэтому ориентируясь на повышение эффективности
информационного обеспечения, необходимо:
- создать информационную базу, содержащую законодательные и
нормативно-правовые акты, специализированные периодические издания и
другие информационные материалы;
- использовать такую систему, где автоматизированы функции поиска,
сбора, обработки, хранения информации с использованием компьютерной
техники и специального программного обеспечения;
- сформировать систему информационного обеспечения проекта с
учетом международного опыта, решать проблемы, которые возникают в
процессе реализации проекта с привлечением современных информационных
технологий;
- создать информационно-коммуникационные технологии и сети для
доступа к информационным ресурсам участникам проекта.
76
Таблица 16.
Меры для улучшения информационного обеспечения
проекта по созданию чат-бота
53
Мероприятия по улучшению информационного
обеспечения проекта
Процент выполнения, %
Создание единого информационного пространства
48
Налаживание информационных коммуникаций в
процессе реализации проекта
29
Повышение уровня программного обеспечения
10
Внедрение системы управления чат-ботом
6
Внедрение автоматизированной системы чат-бота
5
Внедрение системы сбалансированных показателей
по реализации чат-бота
2
Наибольшая доля (48%), считаем, что самым эффективным
мероприятием для улучшения информационного обеспечения проекта
является создание единого информационного пространства. Единое
информационное пространство состоит в создании баз данных,
информационно-коммуникационных сетей и систем, которые осуществляют
свою деятельность по общим правилам и принципам, обеспечивая обмен
информацией между клиентами и электронной площадкой, удовлетворяя при
этом информационные потребности пользователей. На налаживание
информационных коммуникаций в процессе реализации проекта - 29 %. В
данном случае система коммуникаций представляет собой прямые (от
реализатора проекта до участников) и обратные связи (от участников до
реализатора проекта).
Одним из возможных вариантов улучшения информационного
обеспечения проекта является налаживание таких связей, что будет
способствовать улучшению информационных коммуникаций и обеспечит
соблюдение основных требований как к информации, так и к
информационному обеспечению.
53
Составлено автором.
77
Внедрение такой системы позволит снизить нехватку необходимых
навыков и знаний персонала в работе с клиентами. Такая система повысит
степень осведомленности участников в любой момент времени. Система
сбалансированных показателей базируется на показателях финансового и
нефинансового характера, их расчета и анализа, предоставлении
практических рекомендаций по улучшению результата того или иного
показателя с учетом особенностей площадки.
Важно отметить, что одним из путей улучшения информационного
обеспечения проекта является создание единого информационного
пространства, которое позволит существенно повысить степень
взаимодействия удаленных офисов, филиалов, представительств.
Объединенная и сохранена корпоративная информация находится в системе,
а не в головах работников.
Информация на любом уровне должна быть доступна всем
пользователям системы информационного обеспечения, т. е. должен
выполняться принцип однократного ввода.
Эффективность формирования и использования информационного
обеспечения проекта зависит от его взаимодействия системы
информационного обеспечения, существующих и потенциальных
информационных ресурсов, государственной информационной поддержки и
информационного пространства. Поэтому важным моментом является
формирование адекватной информационной инфраструктуры.
Не менее важным моментом является взаимодействие системы
информационного обеспечения с сетью Интернет, поддержка им Web-
интерфейса, интеграция с другими внешними системами, такими как:
«Клиент», автоматизированное проектирование, управление
технологическими процессами. Такое взаимодействие сократит затраты
времени на выполнение запросов пользователей.
С целью формирования и использования системы информационного
обеспечения должна базироваться на использовании программных средств,
78
информационно-коммуникационных технологиях, сетевой инфраструктурой
и тому подобное. Эффективное формирование и использование
информационного обеспечения разработки и реализации проекта может
привести к сокращению времени сотрудников офисов, за счет уменьшения
времени на ответы клиентам по основным вопросам. По проведенным
оценкам суммарное среднее время, которое работники офисов тратят на
непродуктивные ответы составляет более 60%. При этом некоторая часть
работников практически все свое рабочее время тратит на эти операции.
Совершенствование информационного обеспечения проектов
необходимо проводить с учетом требований, изображенных на рис. 11.
Рисунок 11. Требования по совершенствованию
информационного обеспечения проекта
54
Аналитичность. Информация должна не только констатировать
факты, но и использоваться для «опережения событий» давая возможность
спрогнозировать будущие события. Поэтому, систему информационного
обеспечения необходимо постоянно совершенствовать.
Объективность. Полученная информация должна быть достоверной,
точной, объективно отражать исследуемые явления и процессы.
54
Составлено автором.
Требования
Рациональность
Оперативность
Объективность
Аналитичность
Единство
79
Единство. Обеспечить единство информации, поступающей из разных
источников. Все хозяйственные операции должны регистрироваться только
один раз, то есть необходимо устранить дублирование информации из
разных источников.
Оперативность. Обеспечение поступления информации к аналитику в
кратчайшие сроки. Этого можно достичь с применением новейших средств
связи, обработки ее на компьютере и тому подобное.
Рациональность. Функционирования системы информационного
обеспечения должно требовать минимум затрат для сбора, обработки,
хранения и использования информации. Это требование определяет
полезность информации, то есть для принятия любого решения необходима
разносторонняя информация, в случае ее отсутствии анализ будет неполным,
с другой стороны, излишек информации удлиняет процесс ее поиска и сбора,
поэтому лишние данные необходимо устранить и использовать только
необходимые.
Вышеперечисленные требования необходимо учитывать как при
формировании системы информационного обеспечения, так и в случае ее
усовершенствования. Поскольку, эффективно построенное информационное
обеспечение проекта повышает успешность принятия управленческих
решений, достижения целей и задач проекта, уменьшения рутинной работы и
повышение достоверности результата.
Выводы
Запуск проекта по созданию чат-бота имеет ярко выраженные
предпосылки, такие как: наличие возможности для роста рынка продаж
автомобилей в долгосрочной перспективе, так как текущее покрытие
автомобилями на 1000 человек в России значительно меньше, чем в Европе;
устойчивый растущий спрос на легковые автомобили.
80
В проектной деятельности использовались: структурная
декомпозиция работ, диаграмма Ганта, матрица РАЗУ, сетевая схема.
Одними из наиболее опасных рисков, выявленных при анализе рисков
были: выбор неоптимального места открытия автосалона, риск потребности в
дополнительном финансировании, риск неисполнения проектной
организацией своих обязательств.
Для нивелирования вышеупомянутых рисков используются
следующие меры предотвращения риска и нивелирования: тщательный
анализ и подбор места в соответствии с критериями эффективного
местоположения для автосалона, построение устойчивой сметы проекта,
имеющей резервы для потенциального покрытия не предсказанных ранее
последствий.
Стоимость проекта составит 145,5 тыс. руб. из которых 110 тыс.
капитальные затраты, а 35,5 тыс. руб. первоначальные операционные.
Проект экономически оправдан и по предварительной стартовой
оценке будет иметь показатель чистого дисконтированного дохода 12,85 млн.
рублей при сроке окупаемости проекта 9 месяцев и доходности инвестиций в
18% годовых.
Срок реализации проекта составит около 12 месяцев при базовом
сценарии и 14 месяцев при пессимистичном сценарии.
81
Заключение
В ходе проведенной работы были решены поставленные во введении
задачи и по итогам их выполнения получены следующие выводы:
Управленческая деятельность в проекте обычно включает план. План
программного обеспечения формирует базовый сценарий, который в
значительной степени используется для мониторинга и контроля при
выполнении проекта. Это делает планирование важнейшей управленческой
деятельности в рамках проекта легче.
Как отмечалось ранее, поэтапный процесс разработки является
основным подходом к разработке программного обеспечения. Однако
процесс разработки не указывает, как распределить ресурсы на другую
деятельность в процессе. Также он не указывает на такие вещи, как график
деятельности, как распределить работу, как обеспечить надлежащее
выполнение каждого этапа, которые риски для проекта, как их смягчить и т.
д. Без надлежащего решения этих проблем маловероятно, что затраты не
будут превышать запланированные и качественные цели будут выполнены.
Под информационным обеспечением разработки и реализации
инновационных проектов предложено понимать совокупность мероприятий
сбора, обработки, хранения, использования информации (которая
определенным образом связана с инновационными проектами), которые
необходимо осуществить для наполнения информационной базы
предприятия. Целью информационного обеспечения инновационных
проектов является предоставление пользователям полной, правдивой,
достоверной и своевременной информации, необходимой для разработки и
реализации проектов, а также создание такой информационной базы, которая
бы способствовала эффективной деятельности предприятия.
Основные задачи формирования и использования системы
информационного обеспечения разработки и реализации проектов
направлены на решение следующих проблем: несовершенство технического