5
Содержание
Введение......................................................................................................................6
Глава 1. Теоретические основы управления и информационного
обеспечения проекта.................................................................................................9
1.1. Основные понятия проектного менеджмента...........................................9
1.2. Особенности информационных технологий в
проектном менеджменте...........................................................................13
1.3. Процесс информационного обеспечения проектов................................16
Вывод по лаве 1.........................................................................................................20
Глава 2. Информационное обеспечение на примере проекта по
выпуску металлических кроватей заводом металлических изделий
ЗАО «Торум К».........................................................................................................21
2.1. Краткая характеристика компании...........................................................21
2.2. Описание и план проекта...........................................................................35
2.3. Состав информационного обеспечения проекта.....................................57
2.4. Организация информационного обеспечения.........................................61
Вывод по главе 2........................................................................................................64
Заключение...............................................................................................................65
Список использованной литературы..................................................................67
Приложение 1...........................................................................................................69
Приложение 2...........................................................................................................71
6
Введение
Дипломная работа выполняется по теме «Информационное обеспечение
проекта», на основе проекта по выпуску металлических кроватей заводом
металлических изделий ЗАО «Торум К»
Актуальность рассматриваемой темы заключается в необходимости
мониторинга входящих и исходящих, а также внутриорганизационных
информационных потоков. Это необходимо для отслеживания внешних и
внутренних изменений, получения необходимой достоверной информации,
принятия своевременных решений касаемых тех или иных рабочих вопросов, а
также для принятия взвешенных управленческих решений направленных на
укрепление позиций организации на рынке.
Целью работы является анализ и разработка необходимых мер для
совершенствования информационных ресурсов организации и способов
управления ими на примере объекта исследования.
Задачи, необходимые для достижения вышеописанных целей:
изучить и проанализировать справочную литературу, техническую
документацию по проекту, нормы и законодательные акты и иные
информационные ресурсы касаемые темы диплома и выявить основные
понятия проектного менеджмента
рассмотреть особенности информационных технологий в проектном
менеджменте
провести анализ процесса информационного обеспечения рассматриваемого
проекта
дать краткую характеристику исследуемой организации
описать план рассматриваемого проекта
проанализировать и описать организацию информационного обеспечения
рассматриваемого проекта
7
Объектом исследования выступает организация ЗАО «Торум К»
Предметом исследования является проект по информационному
обеспечению выпуска нового вида изделий – металлические кровати.
Информационной базой исследования выступают:
нормативные акты:
Постановление Правительства РФ от 31.10.2018 № 1288 «Об организации
проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации»
методическая документация:
ГОСТ Р 54869-2011 "Проектный менеджмент. Требования к управлению
проектом"
ГОСТ Р 54870-2011 "Проектный менеджмент. Требования к управлению
портфелем проектов"
ГОСТ Р 54871-2011 "Проектный менеджмент. Требования к управлению
программой"
Национальный стандарт РФ. ГОСТ Р ИСО 21500–2014 "Руководство
по проектному менеджменту"
Методические рекомендации по внедрению проектного управления в
органах исполнительной власти (Распоряжение Минэкономразвития России
от 14.04.2014 № 26Р-АУ)
Методические рекомендации Агентства стратегических инициатив по
применению проектного управления при решении задач улучшения
инвестиционного климата в субъектах Российской Федерации
ГОСТ Р 58184-2018 "Система менеджмента проектной деятельности.
Основные положения"
стандарты по управлению проектам:
стандарты PMBOK
стандарты серии ISO:9000
а также интернет-ресурсы и проектная литература , полный перечень
которых будет указан в списке литературы.
8
Общенаучные методы исследования применяемые в данной работе:
анализ - данный метод представляет собой изучение того или иного
предмета путём его разбиения на ключевые составные части, затем каждая
из этих частей анализируется и составляется общее представление о
сущности исследуемого объекта
моделирование - данный метод представляет собой замену изучаемого
объекта его моделью, имеющую все черты объекта
системны анализ - данный метод представляет собой способ изучения
объекта путём исследования каждого его элемента, образующих единую
систему
функциональны анализ - данный метод применяется для анализа
эффективности использования материальных и трудовых ресурсов
наблюдение - данный метод направлен на изучение предмета исследования и
составление понимания его количественных и качественных характеристик.
Методы проектного менеджмента применяемые в данной работе:
метод критического пути
метод сетевой диаграмму
метод сметной документации
9
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ И
ИНФОРМАЦИОННОО БЕСПЕЧЕНИЯ ПРОЕКТА.
1.1 Основные понятия проектного менеджмента
В современное общество уже давно вошли такие понятия как "проект" и
"проектный менеджмент". Как правило причиной появления потребности в
проекте является некоторая проблема, требующая решения или поставленная
задача, которая может дать преимущество перед конкурентами на рынке.
Основными признаками проекта являются чёткая постановка итоговой цели,
поставленные сроки начала и завершения проекта, анализ имеющихся ресурсов
и их взаимосвязь с поставленными задачами, а также подготовленность к
возможным конфликтным ситуациям. Таким образом проектом называется
некое временное предприятие, целью которого является создание уникальных
продуктов или услуг.
В свою очередь, "проектный менеджмент" означает применение
определённых навыков и знаний к определённой проектной задачи с целью
удовлетворения всех требований предъявляемых проекту.
В проектном менеджменте особое внимание уделяется процессам
управления проектами в определённых функциональных областях таких как
1
:
управление предметной областью проекта - определяет цели, результаты и
критерии оценки успешности проекта
управление проектом по временным параметрам - разбиение проекта на
группы работ и отдельные работы с последующим определение
последовательности их выполнения, расчётом продолжительности и
расписания работ (календарного плана проекта) и осуществлением контроля
за изменениями в календарном план проекта
1
Ципес Г.Л., Товб А.С. Менеджмент проектов в практике современной компании. М.: Олимп-Бизнес, 2006 С.
10
управление стоимостью проекта - определение видов и количества ресурсов,
необходимых для осуществления проекта, определение стоимости ресурсов
и работ, учет и контроль расходов и доходов, а также изменений бюджета.
управление качеством - определение стандартов качества проекта, способов
достижения требуемого уровня качества и мер по обеспечению качества
управление персоналом - распределение полномочий и ответственности
между персоналом проекта, осуществление подбора членов проектной
команды и персонала, задействованного в реализации проекта
управление коммуникациями - определение источников и потребителей
информации внутри и вне проекта, сроков и периодичности предоставления
информации по проекту, способов доставки информации, описание способов
распространяемой информации
управление рисками - выявление факторов, которые могут положительно
или отрицательно повлиять на ход работы по проекту или на его конечный
результат, определение возможных результатов проекта с учётом
наступления ситуаций риска, разработка методов и стратегий управления
рисками
управление контрактами - определение требуемых товаров и услуг,
потенциальных поставщиков и поддержание благоприятных
взаимоотношений с ними
Далее разберём ряд центральных терминов разобраться в конструкции
проектного менеджмента.
Жизненный цикл - это временной промежуток с момента появления
проекта до момента его завершения. Началом проекта (моментом появления
проекта) можно считать момент зарождения идеи, дату начала проектных работ
или момент начала его финансирования. Окончание проекта считается момент
достижения поставленных целей или результатов, прекращение
финансирования проекта, расформирование проектной команды или полное
закрытие проекта по тем или иным причинам.
11
Концепция - это основные положения по проекту такие как:
актуальность (значимость проекта для организации)
цель и задачи
содержание проекта
экономические и организационные обоснования проекта
ожидания от проекта (готовый продукт, услуга и т.д.)
Инициатор - сотрудник инициирующий потребность в проекте и
вносящий предложение по началу проведения проектных работ. Данный
сотрудник может быть представителем любого функционального
подразделения организации.
Заказчик - сторона, заинтересованная в реализации проекта и
достижениях поставленных проектных целей, является будущим владельцем
результатов проектной деятельности. Заказчик обозначает основные
требования к результатам проведённых проектных работ. Так же он
обеспечивает финансирование проекта за счёт собственных или привлекаемых
средств.
Инвестор - сторона, вкладывающая в проект финансовые средства с
целью получения прибыли от успешно реализованного проекта. В случаи если
инвестором выступает не заказчик, а иная сторона, то в большинстве случаев
ими являются банки или инвестиционные фонды.
Руководитель проекта - сотрудник несущий ответственность за
результаты проекта и наделённый властью с целью руководства работ в рамках
проектной задачи. В его обязанности входит:
видение проекта
понимание особенностей проекта
оправление взаимоотношениями со стейкхолдерами проекта
планирование проектных работ
предоставление отчётности по проекту заказчику
контроль за ходом проведения проектных работ
12
анализ проектных "событий" на предмет своевременности и качества
корректировка плана проведения проектных работ (при необходимости)
завершение проекта
подготовка итоговой документации по проекту
Команда проекта - временное объединение специалистов привлечённых
к работе по проекту и несущих ответственность перед руководителем проекта.
Для каждого проекта создаётся своя команда проекта, т.е. по окончанию
проекта команда расформировывается и собирается новая для очередного
проекта. В подобные команды входят сотрудники консультанты не только из
самой организации, но привлекаемые из вне работники.
Результат проекта - это некая продукция или услуга, полученная в ходе
реализации проекта. Об успешном результате проекта судят по его
соответствию ранее установленным критериям и ограничениям таким как
затраты на реализацию проекта, доход от продукции полученной в ходе
реализации проекта, её качестве, временным затратам на реализацию и прочим
заранее установленным характеристикам.
Сетевое планирование - метод анализа сроков начала и окончания
проектных работ. Позволяет спрогнозировать продолжительность реализации
проекта, путём увязывания работ и различных процессов во времени. Основной
задачей сетевого планирования является сокращение до минимума
продолжительности работ по проекту
Календарное планирование - это процесс составления и корректировки
расписания проектных работ, между которыми распределяются материально-
технические и трудовые ресурсы. Результатом проведения календарного
планирования является диаграмма Ганта, на которой графически отображаются
периоды выполнения работ. Также при календарном планировании
производятся оптимизация бюджета проекта и его ресурсов.
Оперативное планирование - это процесс регулярного соотношения
фактических показателей с планируемыми. Он подразумевает составление
планов а короткие промежутки времени.
13
1.2 Особенности информационных технологий в проектном менеджменте.
Основой любого проекта является информация поступаемся из вне
(например от заказчика) и внутренняя информация организации исполнителя
проекта (это может быть любая информация касаемая ресурсов, финансов, а
также общение меду сотрудниками или отделами).
В проектном менеджменте под информацией понимается сведения
касаемые проекта, то есть сведения о сущности проекта, его целях и задачах,
объёмах затрачиваемых ресурсов и конечном результате.
Также для организации важны внутриорганизационные
информационные потоки, позволяющие координировать работу сотрудников и
отделов, для ускорения работы, повышения её качества и скорейшего
получения актуально информации по проекту.
Для достижения выше представленных задач, организации необходимо
развивать свои информационные технологии. Для начала разберёмся что же
такое "информационные технологии"?
Информационные технологии - это процессы обработки, методы сбора,
хранения и распространения информации между сотрудниками организации.
Для осуществления этого применяются информационные системы (ИС),
которые предназначены для хранения, поиска и обработки информации.
Основной задачей ИС является предоставление необходимой информации, так
называемым "информационным продуктам" (документы, базы данных и т.д.),
сотрудникам работающим над выполнением тем или иных заданий.
Для проектной сферы кране важно иметь наиболее полное
представление об окружающей среде проекта и тех факторах которые могут на
него повлиять например:
политические
14
общественные
юридические
финансово-экономические
технологические
социально-культурные
инфраструктурные
ресурсные
Не стоит забывать и о воздействии на проект внутренней среды
организации, в которую входят:
стили руководства
стейкхолдеры проекта
различные специфики самого проекта
ресурсное обеспечение
персонал
оборудование
и т.п.
Для успешного проведения проектных работ необходимо учитывать все
вышепредставленные факторы, так как они оказывают на проект не только
положительные воздействия, но и отрицательные которые могут, в самом
худшем случае, грозить проекту закрытием.
Так для предотвращения наступления худшего варианта развития
событий, все компании стараются постоянно развивать свою информационную
сеть, не только для мониторинга внешних и внутренних факторов, но и для
обеспечения своевременного реагирования на них. Специально для достижения
этих целей проходит автоматизация тех или иных проектных частей. Например
внедрение электронного документооборота позволяет быстро обрабатывать
большие объёмы данных, хранить их и оперативно передавать их всем
работникам.