15
Особенностями информационных технологий в проектном менеджменте
является их широки спектр возможностей. например переход к работе с
документами непосредственно из среды календарно-ресурсного планирования,
и наоборот, возможности создания иерархической структуры ресурсов и т.д.
ИТ в проектном менеджменте заточены под полную, всестороннюю и
углублённую работу с проектом. Сотрудник проектно команды имеет
возможность получать и анализировать поступаемую информацию от внешне и
внутренней среды проекта, систематизировать её, извлекать необходимые
сведения, которые могут воздействовать на проект и на их основе вносить
корректировки в проект, для успешной работы над ним.
Также ИТ позволяет координировать, контролировать, снабжать
данными и обеспечивать постоянный контакт между всеми членами проектной
группы, что позволяет не только успешно развивать проект, но сплачивать
коллектив, для избегания различных межличностных конфликтов.
Таким образом можно сделать вывод о том, что особенностью
информационных технологи в проектном менеджменте служит их
широконаправленность, они позволяют не только получать актуальную
информацию из разных источников, но и максимально её использовать во благо
проекта. Также ИТ предоставляют обширны спектр возможностей по работе
над проектами , а помимо этого позволяют контролировать каждый этап работ
и дают возможность комбинировать различные информационные потоки для
получения наиболее благоприятных исходов.
16
1.3. Процесс информационного обеспечения проектов
Основной задачей информационного обеспечения проекта является
своевременное предоставление достоверной проектной информации
руководящем лицам с целью принятия ими оптимальных управленческих
решений.
Информационное обеспечение (ИО) делится на внешнее и внутреннее.
Под внешним ИО подразумевают некую систему с обобщёнными
данными, описанием информационных потоков и систему классификации
документов.
Под внутренней ИО подразумевают перечень систематизированных
данных готовых к хранению и передаче. Такими данными являются массивы,
базы данных и различные системы.
Задачами ИО являются:
удовлетворение информационных потребностей сотрудников и
управляющего звена
определение и выборка источников поступаемой информации
систематизация полученных данных
проверка полученных данных на предмет их актуальности и достоверности
оформление данных для удобства их восприятия
постоянная актуализация (обновление) хранимых данных
Процесс информационного обеспечения проектов состоит из 6 основных
стадий.
1. Сбор информации
2. Анализ и обработка
3. Классификация информации
4. Защита информации
17
5. Выбор материальных исполнителей информации
6. Предоставление и использование информации
Под сбором информации подразумевается извлечение информации
(систематизированной и разброшенной) из информационного поля. Сбор
информации происходит либо непосредственно человеком либо с
использованием технических средств и ранее составленных документов.
Анализ и обработка информации - это процессы установление смысла и
значимости собранно информации. При анализе информации проходит процесс
выявления связей между разрабатываемым проектом и поступившей
информации, зачастую это происходит с применением различных методов и
моделей информации. При обработке информации проходит процесс изменения
содержания или представления информации. При процессе обработки
используются определённые алгоритмы закладываемые в программу
обработки, либо ото определённое описание шагов известных только
сотруднику проводящему обработку.
Классификация информации подразумевает разделение информации по
критериям на различные виды например:
1. по способу восприятия:
визуальная
слуховая
тактильная
вкусовая
обонятельная
При работе над проектами основным способом восприятия информации
является визуальная.
18
2. по форме представления:
текстовая
визуальная
числовая
звуковая
При работе над проектами основными способами восприятия информации
являются текстовая (документы, отчёты и т.д.), визуальная (графики, схемы
и т.д.) и числовая (числа, знаки и т.д.)
3. по назначению:
массовая
специальная
личная
секретная
При работе над проектами используются все вышеперечисленные виды.
Массовая - содержит общие понятия, специальная - содержит особый набор
понятий, личная - личные сведения о работнике (например его личное дело),
и секретная - доступна узкому кругу лиц (например закрытая информация по
проекту)
4. по значению:
актуальная
достоверная
полная
При работе над проектами используются все вышеперечисленные виды.
Актуальная - актуальная информация (по проекту) на данные период
времени, достоверная - максимально точно полученная информация,
полная - объём информации наиболее полны для принятия решений.
5. по истинности:
19
истинная
ложная
После получения информации по любому из способов её восприятия,
она направляется в проектные команды и используется для работы над
проектом. В данном случае важна информация касающаяся состояния рынка и
положения компании на нём, изменений во внешне среде организации, спросе
на производимый товар или услугу и платёже способности потенциальных
клиентов.
20
ВЫВОД ПО ГЛАВЕ 1
Данная глава посвящена изучению информационного обеспечения
проекта. Выводом к данной главе служит понимание того, что без
информационной обеспеченности невозможно выполнение проектных работ.
Информация, полная и достоверная, является залогом успешности компании в
проектно сфере, её устойчивости на рынке и готовности к грядущим
изменениям.
Существует большое количество способов вычленения необходимой
информации и её обработки, что позволяет выделить её основные элементы и
представить наиболее чёткую и полную информацию для дальнейшего
использования в проектах.
Развитие организациями информационных ресурсов, позволяет им быть
готовыми к различным внешним изменениям и принимать взвешенные
решения касаемо дальнейших шагов. Также не стоит забывать о значимости
внутриорганизационных информационных потоков, ведь именно благодаря их
развитию происходит церкулирование информации между отделами и
сотрудниками, что позволяет повысить их осведомлённость и
работоспособность, а так же повышает качество проектной деятельности и
готово продукции или услуги в целом.
21
ГЛАВА 2. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ НА
ПРИМЕРЕ ПРОЕКТА ПО ВЫПУСКУ МЕТАЛЛИЧЕСКИХ
КРОВАТЕ ЗАВОДОМ МЕТАЛЛИЧЕСКХ ИЗДЕЛЕЙ
ЗАО "ТОРУМ К"
2.1. Краткая характеристика компании.
ООО ЗМК "Торум-К" зарегистрировано по адресу 617071, Пермский
край, г. Краснокамск, п. Ласьва, ул. Радужная, д. 23, 617071. Директор
организации общество с ограниченной ответственностью «Завод
металлических конструкций «Торум-К» Громыхалов Виктор Владимирович.
Основным видом деятельности компании является «Производство
строительных металлических конструкций и изделий». Также ООО ЗМК
«Торум-К» работает еще по 21 направлению. Размер уставного капитала 306
000 руб
2
.
Компания ООО «ЗМК «Торум-К» принимала участие в тендере и
выиграла его. Основным заказчиком является Служба Заказчика, МКУ. В судах
организация выиграла 50% процессов в качестве истца. На рынке более 7 лет.
ООО «Завод металлических конструкций «Торум-К» специализируется
на изготовлении и монтаже металлоконструкций, выполняет заказы любой
сложности и является лидером в своей области.
Металлические сборные конструкции впервые были применены в
строительстве в 30-х годах ХХ века. В основном это были здания и сооружения
сводчатого или арочного типа, собранные из одинаковых конструктивных
элементов. Строители быстро оценили лёгкость сборки, дешевизну и простоту
транспортировки и хранения, качество и прочность готовых объектов, равно
как и сравнительно невысокую стоимость строительства сооружений из
металлоконструкций.
2
Корпоративный сайт компании http://torumk.ru/
22
С тех пор каждое третье здание или сооружение в мире строится из
металлических конструкций.
Завод металлических конструкций «Торум-К» предоставляет полный
спектр услуг в этой области:
изготовление и монтаж металлоконструкций любой сложности
пескоструйная обработка
изготовление транспортеров и другого технологического оборудования
(дробильное оборудование, электролизеры, элеваторы, зерносушители и пр.)
сварочные работы
резка металла
строительство металлокаркасных зданий и сооружений.
ООО «ЗМК «Торум-К» укомплектован надежной и точной техникой,
опытным рабочим, инженерным и руководящим персоналом, что позволяет
своевременно и качественно выполнять заказы любого объёма и сложности.
Детали будущих сооружений проходят путь от порезки и обработки металла до
сварочных и сборочных работ
3
.
Сильные стороны:
Новые технологические разработки оборудования
Возможность использования оборудования компании в различных отраслях
промышленности
Собственный проектный институт
Собственный завод-производитель
Большой опыт работы в данной области
Высокая квалификация технических специалистов
Инновации
Слабые стороны:
Недостаточное количество квалифицированного персонала
Недостаточное финансирование заводов-производителей
3
ГОСТ 8240-97 «Швеллеры стальные горячекатанные»
23
Устаревшая материально-техническая база
Неконкурентная стоимость продукции (цена продукции в 1,5 – 2 раза выше,
чем у конкурентов)
Организационная структура относится к функционально-дивизиональным
структурам. Основным недостатком является наличие более пяти уровней
управления, отсюда снижение скорости приятия решения и замедленная
реакция на адекватные требования внешней среды
4
.
Рисунок 1- Организационная структура
4
Кравченко А.И. История менеджмента: учебное пособие/ А.И. Кравченко. Москва: Трикста, 2018. С. 66.
Технический
директор
Директор по
производственно-
коммерческим
вопросам
Финансовый
директор
Генеральный директор
Конструкторские
отделы
Отдел договоров
Отел
технического
контроля
Служба
маркетинга
Служба качества и
надежности
Опытный завод
Технические
отделы
Служба
строительства
и ремонта
Служба по
информационным
технологиям и
вычислительной
технике
Коммерческ
ая служба
Главный
бухгалтер
Главная
бухгалтерия
Экономичес
кая служба
и
юридическо
е бюро
Директор по
персоналу
Кадрова
я
служба
Служба
безопаснос
ти
24
В настоящее время функции руководителей структурных подразделений
можно свести в таблицу 1.
Таблица 1- Порядок закрепления функций за структурными
подразделениями в ООО «Торум К»
исполнитель
перечень
работ
Финан
-
совый
дирек
тор
Директор
по
производс
твенно-
коммерчес
ким
вопросам
Техническ
ий
директор
Директор
по
персоналу
Управление
+
+
+
Планирование
+
+
+
Финансовые дела
+
+
Контроль
размещения
+
+
+
Ведение отчетности
+
+
Непосредственная
работа с клиентом
+
+
Работа, связанная с
устранением
возникающих
проблем с
клиентами
+
Маркетинг, реклама
+
Исторически ООО «Торум К» можно отнести к олигополистическому
типу рынка.
На олигополистический рынок проникнуть новым конкурентам
затруднительно в силу наличия высоких барьеров, в частности, высокой
стоимости выхода на рынок, патентной защищенности продукции или