43
1) Сервер предназначен для выполнения необходимых операций с
документами и информацией. Сервер может быть как выделенным, так и
виртуальным, в зависимости от поставщика системы и применяемых
технологий работы. Также, на сервере может размещаться база данных
системы документооборота.
2) Рабочие станции обеспечивают взаимодействие пользователей с
системой документооборота. Каждая рабочая станция обладает своим
набором функций по управлению документацией и данными.
3) Программное обеспечение реализует необходимый набор действий
по управлению документацией и является основой системы электронного
документооборота. Программное обеспечение системы электронного
документооборота, как правило, включает в себя функциональную часть,
администраторскую часть и интерфейсную часть. Функциональная часть
предназначена для управления и обработки информации.
Администраторская часть обеспечивает необходимые настройки системы.
Интерфейсная часть выполняет представление информации и данных в виде,
доступном для конечных пользователей.
4) Дополнительное оборудование необходимо для реализации
различных специфических функций системы электронного
документооборота. К такому оборудованию могут относиться устройства
ввода и вывода информации, системы кодирования и шифрования
информации и пр.
5) Сетевое оборудование необходимо для осуществления совместной
работы пользователей системы и взаимодействия различных компонентов
системы электронного документооборота.
С точки зрения выполняемых функций, структура системы
электронного документооборота включает в себя модули, которые реализуют
следующие действия: ввод данных, индексирование, обработка документов,
управление доступом, маршрутизация документов, системная интеграция,
хранение.
44
Модуль ввода данных необходим для внесения в систему электронного
документооборота исходной информации. Эта информация может поступать
из различных источников: бумажных документов, сканеров, почты, online –
форм и пр. Данный модуль обеспечивает получение и первоначальную
обработку данных.
Модуль индексирования. Он обеспечивает регистрацию и
систематизацию данных. С его помощью система электронного
документооборота может организовать хранение и поиск необходимых
документов в соответствии с потребностями пользователей.
Модуль обработки документов. После ввода данных в систему они
должны быть обработаны и сохранены для дальнейшей работы. Данный
модуль обеспечивает распределение информации и документов по заданным
правилам.
Модуль управления доступом. За счет этого модуля обеспечивается
распределение информации и документов по пользователям. Каждый
пользователь системы может работать только с тем набором документов,
которые ему необходимы.
Модуль маршрутизации необходим для организации работы с
документами. В этом модуле заданы правила движения и обработки
документов. Для создания маршрутов движения документов предварительно
должны быть определены процессы документооборота.
Модуль системной интеграции. Как правило, системы электронного
документооборота работают во взаимосвязи с другими системами
управления (например, CRM, ERP, OLAP системами). Модуль системной
интеграции обеспечивает передачу данных между такими системами.
Модуль хранения документов и данных. Этот модуль реализует
функции базы данных документов. За счет данного модуля обеспечивается
хранение, архивирование, восстановление, резервное копирование
документов.
45
Сотрудники ООО «МИКС¬ пользуются таким видом СЭД, как клиент–
серверная система, т.е. основные модули управления документацией и
данными размещаются на выделенном сервере. Клиентская часть
представляет собой интерфейс взаимодействия пользователей с системой.
Преимущество данного вида системы – их быстрота и надежность.
С помощью СЭД, в ООО «МИКС¬ работают с договорами – их
заведением на согласованием, их выдачей инициаторам, снятием с
инициатора задач, принятием в архив; также СЭД упрощает процесс
отправки внутренней почты, который производится с помощью внесения
данных об отправке, где прописывается название документов, их количество,
вид упаковки, от кого и кому отправляется, из какого офиса в какой, затем
при получении адресатом документа, реестр закрывается, но только после
вручения офис– менеджером документов получателю и его росписи в
реестре, затем сканированием реестра с подписями и добавлением скана в
реестр.
Преимущества СЭД заключаются в следующем:
1. Сокращается время доступа к информации
2. Сокращается дублирование документов и информации
3. Упрощается доступ к данным
4. Оптимизируется хранение документов и данных
5. Автоматизируются бизнес-процессы
6. Улучшается качество обслуживания клиентов
7. Повышается дисциплина и качество работы
8. Возможно повторное использование информации
9. Повышается качество данных
10. Повышается сохранность документов и информации.
Стоит отметить, что хотя СЭД и существует в организации, работа с
бумагами остается прежней, что занимает много времени и затраты на
ресурсы, такие как бумагу, файлы, чернила.
Выше мы рассмотрели компоненты информационно-технологического
46
обеспечения ООО «МИКС¬, касающиеся предприятия в целом. Данное
обеспечение используется в бльшей части в таких отделах как:
Финансовый отдел (бухглалтерия, экономисты, юристы);
Отдел продаж;
Складская служба;
Кадровая служба:
Операторы.
У каждого из данных отделов свои функции и операции выполняемые в
течении рабочего дня. Ниже представлено краткое описание каждого
подразделен
Таблица 2.3
Описание подразделений ООО "Микс" и их функций
Подраз
делени
е
Кол-
во
сотру
днико
в
Краткое описание
Кол-во
оперций
выпол. в
среднем
за один
день
Отдел
прода
ж
10
Освоение рынка сбыта услуг, сопровождение клиента с
заключения договора до момента его расторжения, работа по
предоставлению от клиена закрывающей первичной
документации, работа по сокращению дебиторской
задолженности клиента. Выполняемые операции в течении
дня: переговоры (звонки, письма по электронной почте),
анализ рынка сбыта, подготвка коммерческих предложений от
лица компании, консультирование рл предоставляемым
услугам.
30
Финан
совый
отдел
12
В финансовый отдел входят: бухгалтерия, экономисты, юрист,
казначей. Задачи отдела: обработка первичной документации,
выставление счетов на оплату и закрывающих документов,
проведение платежей, работа с банковскими структурами,
ответы на требованя из гос.органов, проверка на правильное
50
47
оформление документации, оформление договоров с
заказчиками, обработка данных в системе учета, работа со
смежными подразделениями.
Скадск
ая
служба
12
Предприятие занимается предоставлением скалдских
помещений и услуг по хранению. У склада расширеные
полномочия, в отличии в среднестатистичекой компании.
Задачи отдела: логистика хранения, контроль за порядком,
отслеживание свободных мест,размещение и оформление на
складе, а также выдача.
40
Кадров
ая
служба
3
Задачи: оформление всех кадровых документов, контроль
штатного расписания, графика отпусков, поиск сотрудников
на вакантные места, ведение табеля рабочего времени.
15
До внедрения новых информационных программ частыми проблемами
были такие как: не связанность работы в вышеперечисленных
подразделениях, обработка первичной документации от ее запроса до
внесения данных в программу учета занимала длительное время. Потеря
информации как относительно складских помещений, так и условий
сотрудничества с заказчиками. Подписание договоров также происходило
очень медленно, обсуждений условий, согласование всех пунктов – занимало
згачительную часть врмени у менеджеров по продажам.
Проведем сравнительный анализ результатов внедрения АРМ, КВС и
СЭД. Для этой цели воспользуемся средним количеством операций каждого
сотрудника подразделений и в целом всего отдела, сравним данные
показатели.
48
Таблица 2.3
Сравнительный анализ операций по сотрудникам ООО "Микс"
Подразделени
я ООО
"Микс"
До внедрения
После внедрения
Отклонения
Кол-во
сотруд
ников
в
отделе
Средне
е
количе
ство
операц
ий в
день
одного
сотруд
ника
Средне
е
количе
ство
операц
ий
всего
отдела
Среднее
количеств
о
операций
в день
одного
сотрудни
ка
Среднее
количеств
о
операций
всего
отдела
в абс.
единиц
ах
в
относит
ельных
Отдел продаж
10,00
30,00
300,00
48,00
480,00
180,00
160
Финансовый
отдел
12,00
50,00
600,00
70,00
840,00
240,00
140
Кадровая
служба
3,00
15,00
45,00
21,00
63,00
18,00
140
Складская
служба
12,00
40,00
480,00
49,00
588,00
108,00
123
Количество операций в день выполняемых одним сотрудником
увеличилось во всех подразделениях компании:
В отделе продаж с 300 операций до 480, или на 60%;
В финансовом отделе с 600 до 840 операций, или 40%
В кадровой службе с 45 до 63, или на 40%;
Складская служба с 480 до 588 или на 23%.
Это увеличение только количества операций по подразделениям. Так
же увеличилось и качество выполняемой работы, что не изменно сказалось
на призводительности и росте выручки на предприятии. Клиенты ООО
«Микс¬ стали бльше доверять партнеру и тем самым произошел рост
выручки. Можно проанализировать производительность труда на одного
сотрудника каждого из подразделений, для понимания роли влияния каждого
49
в развитии компании.
По данным таблицы 2.1 Основные экономические показатели
деятельности ООО «МИКС¬ проведем анализ выручки, прибыли и
производительности труда за 2022 и 2023 года.
Таблица 2.4
Экономические показатели ООО "Микс"
Показатели
До внедрения
После внедрения
Изменение
2022
2023
Абс.изм.
Темп
прирост
а
Выручка
1 992
707,00
2 490
883,75
498
176,75
125
Себестоимост
ь продаж
1 740
121,00
2 088
145,20
348
024,20
120
Валовая
прибыль
(убыток),
252
586,00
402
738,55
150
152,55
159
Управленческ
ие и
коммерческие
расходы
1
250,00
1
625,00
375,00
130
Прибыль
(убыток) от
продаж, руб.
251
336,00
401
113,55
149
777,55
160
Чистая
прибыль
167
879,00
320
890,84
153
011,84
191
Численность
ШШ, чел.
190,00
192,00
2,00
101
Производител
ьность труда
работающего
10
488,00
12
973,35
2
485,35
124
Увеличение практически по всем основным показателям , это при том
что сотрудникам нужно время на выработку привычки к новой системе
работы и приобретению необходимых навыков.
50
Выручка увеличилась на 25% в сравнении с 2022 годом,если
сравниватьс себестоимостью, которая тоже увеличилась, но на 20%, то
можно сказать что сам темп 5% с введением новых технологий очень
хороший старт. Есть увеличение управленческих расходов, но это связано с
пкупкой систем и необходимого оборудования. Самый красноречивый
показатель это производительность труда, увеличение на 24% или в
абсолютном выражении на 2485,35 руб. в год, при появлении в штате всего 2
новых единиц это верный признак того, что новые технологии введенные в
компании заслуживают дальнейшего развития.
3. В данном подпункте рассмотрим ERP-систему, в качестве которой в
организации выступает Microsoft Dynamics Navision.
ERP-система – это организационная стратегия интеграции
производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового
менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную
балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством
специализированногоинтегрированного пакета прикладного программного
обеспечения, обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех
сфер деятельности.
Microsoft Dynamics Navision представляет собой интегрированную
систему управления предприятием для среднего и малого бизнеса,
объединяющая в себе бизнес-решения ERP и CRM.
4. В ООО «МИКС¬ для автоматизации операций, осуществляемых при
поиске и подборе персонала используется программа E-Staff Рекрутер.
Функции E-Staff Рекрутер:
1. Учет всех структурных подразделений
E-Staff Рекрутер позволяет систематизировать информацию о
структурных подразделениях, хранит полную историю событий,
осуществляет поиск по ключевым словам, предоставляет возможность
массовой рассылки по подразделениям, делает возможным прикрепление
неограниченного числа документов, а также позволяет анализировать
51
затраты на подбор персонала.
2. Хранение штатной структуры
Программа дает возможность автоматической синхронизации штатной
структуры с внутренней системой кадрового учета (1С, SAP и другие) или
корпоративным порталом SharePoint.
3. Учет вакансий и заявок на подбор персонала
Для кадровой службы компании в E-Staff отдельно учитываются как
вакансии (позиции), так и заявки на подбор персонала по каждой конкретной
позиции. При приеме сотрудников на определенную должность заявки по
этой позиции последовательно закрываются. Предусмотрена возможность
подачи заявки на вакансию руководителем через корпоративный портал.
4. Ведение полного архива по вакансиям
Вакансии в E-Staff Рекрутер подразделяются на активные и архивные.
Система предоставляет возможность просмотреть список и историю событий
по кандидатам, отобранных на ту или иную вакансию. В случае повторного
появления вакансии, благодаря сохраненному списку соискателей,
значительно экономится время на поиск подходящих кандидатов.
5. Автоматическая публикация объявлений о вакансиях в Интернет
E-Staff Рекрутер позволяет публиковать объявления о вакансиях на
основных job– сайтах Рунета, заполнив один раз общую форму. Программой
предусмотрен автоматический сбор откликов с работных сайтов. Рекрутер
может просматривать резюме кандидатов, откликнувшихся на размещенные
на работных сайтах вакансии, и обрабатывать эти резюме в окне программы.
6. Автоматическое обновление вакансий
Обновление объявлений занимает от 10 до 30 секунд и не требует ввода
дополнительной информации. Всегда видно сроки размещения объявлений
на тех или иных сайтах.
7. Поиск резюме кандидатов в Интернете
Поиск по нескольким сайтам одновременно при помощи одного
запроса. Возможность переноса найденных резюме во внутреннюю базу
52
компании. Отслеживание кандидатов, найденных повторно, или по которым
уже ведется или велась работа. При попытке внесения в базу уже
имеющегося резюме E-Staff Рекрутер оповещает о возможном дублировании
информации.
8. Автоматическое импортирование резюме кандидатов из почтовых
ящиков и документов MS Word.
E-Staff Рекрутер осуществляет пакетную заливку резюме, хранящихся в
формате документов MS Word. Не нужно выбирать отдельно каждый файл –
программа самостоятельно обработает все файлы в указанной директории.
Аналогично программа позволяет автоматически загружать резюме,
приходящие по E-mail. При этом обрабатываются как резюме в тексте писем,
так и резюме в прикрепленных файлах MS Word. Остальные прикрепленные
файлы заносятся в карточку кандидата в виде приложений.
9. Автоматическое распознавание ключевой информации при внесении
резюме в базу.
Данная программа автоматически распознает ключевые поля в резюме
(ФИО, дату или год рождения, адрес, телефон, E-mail, ожидания по
заработной плате) и помещает в соответствующие поля карточки.
10. Осуществление поиска резюме в базе по различным критериям.
Возможность осуществлять поиск как по основным и дополнительным
(пользовательским) полям, так и по ключевым словам в резюме и
сопроводительных документах.
11. Система планирования событий по кандидатам, вакансиям,
подразделениям.
E-Staff Рекрутер содержит календарь, при помощи которого можно
планировать события по кандидатам/вакансиям/подразделениям, а также
любые другие мероприятия. Представляется возможность самим настроить
напоминания о предстоящих событиях, а также выбрать шаблон для
выгрузки расписания в календарь MS Outlook.
12. Возможность отправки сообщений кандидатам, отправки резюме