7
СОДЕРЖАНИЕ
Введение ......................................................................................................................... 9
I Аналитическая часть ................................................................................................. 13
1.1. Анализ предметной области исследования ....................................................... 13
1.1.1. Обоснование актуальности исследования ................................................... 13
1.1.2. Постановка задачи, определение предмета и объекта исследования ....... 16
1.1.3. Теоретическая и методологическая основа исследования......................... 16
1.2. Характеристика задачи и объекта исследования .............................................. 17
1.2.1. Сфера деятельности и основные бизнес-процессы исследуемого объекта
.................................................................................................................................... 17
1.2.2. Система управления объектом исследования ............................................. 27
1.2.3. Обоснование выбора задачи для объекта исследования ............................ 30
1.2.4. Определение связи задачи исследования с другими задачами ................. 31
1.3. Характеристика задачи в рамках комплекса задач объекта исследования..... 38
1.3.1. Оценка существующих ресурсов для решения задачи исследования ...... 38
1.3.2. Определение средств автоматизации для решения задачи исследования41
1.3.3. Определение уровня защиты информации для исследуемой задачи ....... 45
1.4. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации ......... 47
1.4.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи ................ 47
1.4.2. Обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи........ 49
1.4.3. Обоснование стратегии автоматизации задачи ........................................... 50
1.5. Обоснование проектных решений ...................................................................... 53
1.5.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению . 53
1.5.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению ........ 55
1.5.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению .......... 56
II Проектная часть ....................................................................................................... 59
2.1. Разработка проекта автоматизации ................................................................. 59
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ..................................... 59
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание ................ 62
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации ................ 66
2.2. Управление проектом автоматизации ................................................................ 70
8
2.2.1. Описание системы принятия управленческих решений ............................ 70
2.2.2. Формирование команды проекта автоматизации ....................................... 72
2.2.3. Средства коллективной работы над проектом автоматизации ................. 73
2.3. Информационное обеспечение задачи ............................................................... 75
2.3.1. Информационная модель и её описание ...................................................... 75
2.3.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации .............................................................................................................. 76
2.3.3. Характеристика результатной информации ................................................ 78
2.4. Программное обеспечение задачи ...................................................................... 91
2.4.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) ........................ 91
2.4.2. Характеристика базы данных ....................................................................... 93
2.4.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) ......... 99
2.4.4. Описание программных модулей ............................................................... 101
2.5. Апробация результатов исследования ............................................................. 106
III Обоснование экономической эффективности проекта ..................................... 110
3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности ... 110
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта ........................ 113
Заключение ................................................................................................................. 117
Список использованных источников....................................................................... 120
Приложение ................................................................................................................ 122
9
Введение
Актуальность выбранной темы заключается в том, что в век развития
информационных технологий информационные системы и автоматизация
любых процессов, начиная от производственных задач, и заканчивая элементами
индустрии развлечений, прочно вошли в обиход. А современные программные
технологии полностью перевернули представления о работе с информацией, с
компьютером и современными гаджетами.
Причины такого явления просты – автоматизировав ту или иную задачу с
помощью вычислительной техники, можно переложить на технику наиболее
сложные операции, требующие значительных трудовых и временных затрат
либо из-за продолжительности времени их выполнения, либо из-за высокой
сложности их производства.
Помимо прочего, информационные системы и автоматизация большого
числа процессов выгодны с экономической точки зрения. Дешевле, а во многих
случаях значительно дешевле закупить оборудования и программное
обеспечение, разработав информационную систему и наладив
автоматизированный процесс, чем держать для выполнения задач большой штат
сотрудников.
Также современные программные технологии возможно использовать не
только для коммуникаций, но и для автоматизации различных бизнес-процессов.
Автоматизация бизнес-процессов – это переход компании с трудоемких
ручных операций на использование современных информационных технологий
в оперативной работе. В эффективности и необходимости автоматизации бизнес-
процессов убеждены многие эксперты, топ-менеджеры, линейные руководители
многих зарубежных и российский компаний.
Результатом автоматизации большинства бизнес-процессов организаций
различных форм собственности выступают:
увеличение скорости решения учетных задач;
снижение трудозатрат;
рост рентабельности производства;
уменьшение количества ошибок, вызванных человеческим
фактором;
10
снижение ошибок в документах и отчетах;
рост производительности труда;
Каждый из перечисленных выше пунктов является значимым аргументом,
чтобы приступить к процессу автоматизации тех процессов производства, где
это предоставляется возможным.
В рамках данной работы проводится исследование и разрабатывается
информационная система управленческого учета для ООО «Авто-Транс».
Даже поверхностный анализ и грубые подсчеты показывают, что
существующий процесс, при котором множество важных бизнес-процессов
компании не отражаются в электронной базе данных необходимой полнотой
информации и обладают большим числом недостатков.
Основным из них является значительная трата времени. Когда в компанию
обращается клиент, не применяется автоматизация процесса удовлетворения
потребности клиента. Это означает, что как минимум несколько сотрудников
должны тратить время на ручное заполнение документов и их последующее
движение внутри организации, что существенным образом ограничивает
ресурсы – если бы все действия по клиенту ожидали своей очереди в
электронном виде в единой базе, то сотрудники могли бы перебросить все силы
на оперативное решение текущих проблем, а руководство могло бы
использовать информацию, поступающею в режиме онлайн в информационную
систему для принятия управленческих решений.
Автоматизация процесса поможет решить этот и другие недостатки
существующей модели.
Мотивы и цели автоматизации могут быть разными – от необходимости
повысить доходность организации, до сокращения затрат времени и денег.
Сегодня существуют различные системы автоматизации, в обобщенном
виде это те самые программы и сервисы, которые применяются для перехода от
ручного труда к информационным технологиям.
Любая система автоматизации состоит из двух ключевых элементов: сбора
(ввода) данных и предоставления собранной и обработанной информации в том
виде, объеме, формате, в котором она нужна руководителю или профильному
специалисту.
11
Каждая организация уникальна в своем подходе к организации
хозяйственной деятельности, в связи с чем процесс автоматизации бизнес-
процессов может быть эффективен только при индивидуальном подходе, так как
существует множество нюансов и особенностей отдельных бизнес-процессов в
каждой организации.
Таким образом целью работы является разработка информационной
системы управленческого учета для ООО «Авто-Транс» с целью снижения
трудовых и стоимостных затрат.
Объектом выпускной работы выступает хозяйственная деятельность
компании ООО «Авто-Транс».
Предметом исследования данной работы является автоматизация
управленческого учета на предприятии.
Таким образом исходя из поставленной цели, объекта и предмета
выпускного исследования предопределилась постановка и решение ряда
взаимосвязанных задач, а именно:
изучение структуры компании, её отделов, и выявление
недостатков, определяющих необходимость разработки проекта;
обоснование необходимости разработки проекта, а также
организационных, технических и программных аспектов его создания;
разработка постановки задачи;
разработка всех подсистем, включая структуру хранения данных,
структуру пользовательских интерфейсов и непосредственную
функциональность проекта;
обоснование экономической эффективности разработки и
внедрения проекта в процесс работы компании.
При решении различных задач работы использовались разные подходы и
методы исследования к решению поставленных задач. Таким образом
использовался функционально-модульный (структурный) подход, системный
подход, табличный и монографический методы, метод синтеза и анализа.
Теоретическая и практическая значимость работы заключается в том, что
в целом проект является весьма актуальным для указанной организации,
поскольку позволяет автоматизировать процесс, потребляющий значительное
12
количество человеко-часов, которые можно было бы использовать более
эффективно.
Помимо прочего, разработка системы может помочь руководству
компании принимать оперативные управленческие решения и по-новому
взглянуть на отлаженность бизнес-процессов.
Исходя из поставленных целей и задач, выпускная квалификационная
работа имеет следующую структуру: введение, три главы основной части,
заключение, список использованных источников и приложения, включая
листинг кода.
В первой главе представлено обоснование актуальности выбора
автоматизируемой задачи, проектных решений по информационному,
программному и аппаратному обеспечению, дано ее развернутое описание,
отражена взаимосвязь с другими задачами, изложена используемая стратегия
автоматизации и способ приобретения информационной системы.
Во второй главе представлены проектные решения в соответствии с
выбранной моделью жизненного цикла: начиная с анализа рисков на всех этапах
разработки системы и закачивая примером ее опытной эксплуатации.
В главе 3 приводится методика расчета показателей экономической
эффективности и расчеты, сделанные в соответствии с изложенной методикой.
Расчетные данные следует представлены в виде таблиц и диаграмм,
отражающих сравнение базового и предлагаемого вариантов.
13
I Аналитическая часть
1.1. Анализ предметной области исследования
1.1.1. Обоснование актуальности исследования
На текущий момент на рынке грузоперевозок представлено большое
число малых и крупных транспортно-экспедиционных компаний, но специфика
рынка такова, что далеко не каждая компания или частный перевозчик способен
выполнить эти требования по ряду причин, главная из которых — это отсутствие
нужной квалификации и опыта работы в данной сфере.
В настоящее время с постоянным ростом экономики и развитием все
новых отраслей, особенно важным для компаний является обладание в своей
сфере определенным конкурентным преимуществом. Все чаще ряд преимуществ
получают те компании, которые используют информационные технологии в
своей работе и управлении бизнес-процессами предприятия.
На эффективность функционирования предприятия может влиять
множество факторов: ресурсообеспеченность, квалификация сотрудников,
исправность оборудования и многое другое. Но нельзя забывать, что
существенное влияние на деятельность компании может оказывать организация
работы и информационных потоков. В случае неэффективной организации
работы компания может проигрывать своим конкурентам из-за недостаточной
оперативности принятия решений, руководство не сможет прогнозировать и
планировать деятельность подразделений и отделов, могут быть сорваны сроки
по заказам и поставкам. Если же говорить о компаниях, чья деятельность связана
с обслуживанием клиентов, то для них особенно важно оперативно реагировать
на все обращения и заявки.
Рассмотрим рынок, на котором работает исследуемая компания.
Так, по оценкам экспертов, в России доля затрат на транспортировку
продукции в среднем в два раза выше, чем в странах ЕС, при этом
производительность грузового автотранспорта в четыре раза ниже. По
информации Федерального дорожного агентства, себестоимость автомобильных
перевозок в России в 1,5 раза выше, чем в развитых зарубежных странах, а
расход топлива — на 30% больше. Плохое состояние российских дорог приводит
к тому, что средняя скорость перемещения грузов по стране — 200−300 км в
день, в то время как на Западе этот показатель равен 1000 км в день.
14
У экспертов не вызывает сомнений, что в перспективе количество
грузовых автомобилей и объемы перевозок будут возрастать примерно
пропорционально росту ВВП, как это происходит в большинстве стран
рыночной экономики. Реальным стимулом развития грузового автотранспорта
стала высокая конкуренция как внутри самой отрасли, так и с предприятиями
других видов транспорта.
Занимая треть территории Евразии, Россия объективно начинает служить
транспортным мостом между Европой и Азией. В условиях глобализации
мировой экономики транспорт и в частности автотранспорт – важнейший рычаг
для стимулирования процессов интеграции. В сфере международного
автомобильного транспорта работает около 2500 тысяч предприятий,
задействовано 22 тысячи автопоездов и занято свыше 125 тысяч человек.
Международные перевозки осуществляются в 86 стран мира. Сектор
международных грузовых автомобильных перевозок обеспечивает до 27% всего
внешнеторгового оборота России (по суммарной стоимости перевозимых
грузов). Соотношение объемов перевозок импортных и экспортных грузов на
рынке международных автомобильных перевозок установилось на уровне 58% и
42% соответственно. На международном рынке Россия имеет огромный
нереализованный потенциал.
Грузовой базой международного автомобильного транспорта традиционно
являются товары с высокой добавленной стоимостью. Это касается как
экспортных, так и, для России в большей степени, импортных грузопотоков.
В 2016 году российский сектор международных автомобильных перевозок
продолжал оставаться под воздействием целого ряда негативных факторов,
сформировавшихся ещё в 2014-2015 годах.
Можно отметить, что еще в 2016 году на российский рынок
международных автомобильных перевозок оказывали влияние ограничения в
области торговли между Россией и Турцией, проблемы в области транзита
грузов автомобильным транспортом через территории Польши и Украины.
В целом объемы внешней торговли за 2016 года сократились на 14,9%,
при этом экспорт товаров из России просел в стоимостном выражении на 21,4%,
импорт товаров в Россию – на 2,3%, за 2017 год сокращение было на 6,9%.
15
Положительное воздействие на рынок должна оказать реализация
трехстороннего соглашения, подписанного между министерствами транспорта
Китая, Монголии и России 8 декабря 2016 года в ходе Третьей конференции
министров транспорта ЭСКАТО ООН, состоявшейся в Москве.
В то же время среди вызовов, которые будут по-прежнему стоять перед
отечественной автотранспортной отраслью в 2018 году важное место занимает
конкурентоспособность российских перевозчиков, временное повышение
которой ввиду девальвации российского рубля будет постепенно сходить на нет
и начнут нарастать риски, связанные со старением парка грузовых автомобилей
Если говорить в целом, то за последние 10 лет объемы международных
перевозок автомобильным транспортом в России возросли в 10 раз. За этот же
период объем перевозок, выполненный российскими перевозчиками, увеличился
в 5 раз, однако их доля в общем объеме сократилась в 2 раза.
Основными факторами, оказывающими негативное влияние на
возможность увеличения доли присутствия на европейском рынке
автотранспортных услуг, являются недостаточный учет в законодательстве
Российской Федерации особенностей функционирования международных
автоперевозчиков на международном рынке автотранспортных услуг, что
снижает их конкурентоспособность; высокая налоговая нагрузка на
автотранспортные предприятия в России, дефицит разрешений на
грузоперевозки по ряду стран, сложность получения виз водителями-
международниками, искусственные барьеры, вводимые отдельными странами в
отношении российских перевозчиков.
Одним из перспективных направлений развития российской экономики
становится совершенствование транспортной системы страны и реализация ее
мощного транзитного потенциала для обеспечения евроазиатских связей. Это
станет существенным вкладом в увеличение ВВП России.
В современных условиях внедрение современных информационных
технологий является крайне популярным мероприятием, направленным на
совершенствование всей системы управления. На рынке предлагается широкий
ассортимент программных продуктов отечественных и западных разработчиков,
которые по замыслу их создателей направлены на оптимизацию
16
управленческого труда. Одним из наиболее эффективных вариантов решения
задач снижения издержек и повышения качества обслуживания клиентов
компании является внедрение информационных систем. Этим и объясняется
актуальность проводимого исследования.
1.1.2. Постановка задачи, определение предмета и объекта исследования
В хозяйственной деятельности ООО «Авто-Транс» наиболее
поддающимися автоматизации являются процессы, связанные с формированием
договоров, формированием заявок от клиентов, формированием и подачей
заявок подрядчикам, формированием финансовых документов, контролем
получения необходимых документов, контролем погрузки, перевозки и
разгрузки, формированием отчетов.
На регулярной основе контролируется погрузка, перевозка и разгрузка.
Формируются и отправляются клиентам и подрядчикам акты. Контролируется
получение подписанных подрядчиками оригиналов актов, посылаются
подписанные оригиналы актов клиентам и так далее. Состояние и результаты
операций фиксируются в текстовые документы MS Word и таблицы MS Excel.
Что отнимает много времени у сотрудников при дальнейшем поиске
информации и периодическом формировании отчетов по заявкам, ресурсам,
транспортным средствам, грузам, заказчикам, менеджерам.
Таким образом главную задачу можно сформулировать как поиск
решений, направленных на снижение трудовых и стоимостных затрат ряда
бизнес-процессов.
Объектом исследования является транспортная компания ООО «Авто-
Транс».
Предметом исследования является процесс ведения управленческого
учета за счет разработки информационной системы для ООО «Авто-Транс».
1.1.3. Теоретическая и методологическая основа исследования
Теоретической основой исследования при написании работы стали
специальная литература в области разработки баз данных, информационных
систем и внедрения автоматизированного управленческого учета на
предприятии, таким образом теоретическая основа исследования представлена