27
продукция и услуги, основные этапы и процессы рассматриваемой деятельности,
используемые ресурсы. В ходе рассмотрения перечисленных свойств для них
указаны количественно-стоимостные оценки и ограничения, представленные в
виде таблица 1.2
Таблица 1.2
Количественно-стоимостные оценки и ограничения
№
п\п
Наименование характеристики (показателя)
Значение показателя за
2017 г. (тысяч рублей)
1.
Выручка от реализации услуг по
грузоперевозкам
7581
2.
Себестоимость
6086
3.
Коммерческие расходы
536
4.
Управленческие расходы
750
5.
Прибыль от реализации
209
6.
Рентабельность объема услуг по
грузоперевозкам
2,76
1.2.2. Система управления объектом исследования
Организационная схема управления предприятием представлена на
рисунке 1.2.
Стратегическое управление фирмой осуществляется высшим органом
управления, которым является общее собрание участников общества. Текущее
(оперативное) управление в фирме осуществляется исполнительным органом
фирмы, которым является администрация фирмы, возглавляемая ее генеральным
директором.
Отношения между участниками фирмы и трудовым коллективом
регулируются коллективным договором.
28
Рис.1.2 Схема организационной структуры управления предприятием
Общее собрание участников ООО «Авто-Транс» - осуществляет
стратегическое управление фирмой;
Генеральный директор - осуществляет текущее (оперативное) управление
фирмой;
Начальник отдела аналитики – аналитика по заявкам, ресурсам,
транспортным средствам, заказчикам, менеджерам, планирование и контроль
исполнения финансовых движений по заявкам;
Менеджер отдела аналитики – проверяет статус, наличие и срок действия
договора, контролирует наличие и корректность финансовых реквизитов
клиентов и подрядчиков, выставляет счет клиентам, формирует акты и реестры,
контролирует оплату счетов клиентами, получает и проверяет счета от
подрядчиков, затем передает их для оплаты в бухгалтерию, формирует отчеты;
Общее собрание участников
ООО «Авто-Транс»
Генеральный директор
Начальник
отдела
аналитики
Начальник
отдела
логистики
Начальник
отдела
автотранспорта
Главный
бухгалтер
Начальник
Юридического
отдела
Секретари
Начальник отдела
Информационных
технологий
Менеджеры
отдела
аналитики
Менеджеры
отдела
логистики
Бухгалтеры
Юристы
Курьеры
Менеджеры
отдела
автотранспорта
Системные
администраторы
Отдел
кадров
Водители
29
Начальник отдела логистики – Контроль исполнения заявок,
планирование исполнения с учетом информации о текущих процессах на фирме
и наличия ресурсов;
Менеджер отдела логистики – принимает заявки на грузоперевозку от
клиентов, вводит подробные сведения о клиенте, грузе, месте, времени, адресе
погрузки и разгрузки. Ищет подрядчика, вводит сведения о подрядчике, создает
заявку на организацию перевозки для подрядчика, получает подтверждение и
счет от подрядчика и вводит сведения о водителе и транспортном средстве.
Создает подтверждение клиенту, указывает реквизиты подрядчика и отправляет
клиенту по электронной почте. Контролирует погрузку и разгрузку, уточняет у
водителя, какие документы ему передали с грузом и вводит их данные.
Контролирует получение документов от клиентов и подрядчиков;
Главный бухгалтер – формирования учётной политики, ведение
бухгалтерского учёта и формирование финансовой отчётности.
Бухгалтер – оплачивает счета от подрядчика, вводит данные об оплате
счетов клиентами, ведет бухгалтерский учет фирмы;
Начальник юридического отдела – обеспечивает соблюдение
законодательства, как организацией, так и по отношению к организации со
стороны иных участников правоотношений, проверка договоров.
Юрист – консультация сотрудников по правовым вопросам,
урегулирование претензий, составление договоров
Секретарь – Подготавливает оригиналы документов к отправке курьерами,
получает оригиналы документов от курьеров, ведет учет отправки и получения
оригиналов документов;
Курьер – Доставляет оригиналы документов от клиентов и заказчиков
секретарям;
Начальник отдела автотранспорта – составление плана грузоперевозок;
Менеджер отдела автотранспорта – организация грузоперевозок в
соответствии с планом и заданиями;
Водители – выполнение грузоперевозок;
30
Начальник отдела информационных технологий – Разрабатывает ИТ-
инфраструктуру компании, планирование и проведение работ по автоматизации
предприятия.
Системный администратор – обеспечение штатной работы парка
компьютерной техники, сети и программного обеспечения, а также обеспечение
информационной безопасности в организации.
Отдел кадров – подбор, расстановка и повышение квалификации
персонала, организация труда;
1.2.3. Обоснование выбора задачи для объекта исследования
Задачей для объекта исследования является поиск оптимального решения
для снижения стоимостных и трудовых затрат при оптимизации бизнес-
процессов управленческого учета компании.
Рассмотрим подробнее необходимость ООО «Авто-Транс» в решении
данной задачи.
Так, персоналу ООО «Авто-Транс» в ходе производственного процесса
приходится решать целый комплекс взаимосвязанных задач. Результаты работы
персонала фиксируются в определенных документах. На информационном
уровне все подразделения предприятия очень тесно взаимодействуют между
собой.
Наиболее поддающимися автоматизации являются процессы, связанные с
формированием договоров, формированием заявок от клиентов, формированием
и подачей заявок подрядчикам, формированием финансовых документов,
контролем получения необходимых документов, контролем погрузки, перевозки
и разгрузки, формированием отчетов.
Чтобы осуществить грузоперевозку клиент должен заключить договор и
подавать заявки в соответствии с ним, данные заявок, клиентов и груза заносятся
в текстовые документы MS Word и таблицы MS Excel. Далее происходит поиск
подрядчиков (грузоперевозчиков или водителей), в соответствии с данными
заявок и груза, данные о подрядчиках заносятся в текстовые документы MS
Word и таблицы MS Excel, формируются и посылаются заявки на организацию
перевозки для подрядчиков.
31
После получения подтверждений заявок от подрядчиков заключаются
договора с подрядчиками, затем подтверждаются заявки клиентов, формируются
счета для клиентов. Производится контроль получения подписанных
подрядчиками договоров и счетов от подрядчиков, выставляются счета
клиентам, контролируется получение от клиентов необходимых для
грузоперевозки документов и посылаются подрядчикам необходимые для
грузоперевозки документы.
Контролируется погрузка, перевозка и разгрузка. Формируются и
отправляются клиентам и подрядчикам акты. Контролируется получение
подписанных подрядчиками оригиналов актов, посылаются подписанные
оригиналы актов клиентам, отправляются подписанные оригиналы актов
подрядчикам, контролируется получение подписанных клиентами актов.
Состояние и результаты операций фиксируются в текстовые документы MS
Word и таблицы MS Excel.
Периодически делаются отчеты по заявкам, ресурсам, транспортным
средствам, грузам, заказчикам, менеджерам.
1.2.4. Определение связи задачи исследования с другими задачами
Начальный этап построения модели в IDEF0 - выявление наиболее
абстрактного уровня описания системы (контекста). В контексте определяются
субъект моделирования, назначение модели, цель моделирования и точка зрения
на модель, задаются границы моделирования для понимания степени
детализации процесса. В терминах IDEF0 система представляется в виде
комбинации блоков и дуг. Блоки представляют функции системы, дуги
представляют множество объектов (физические объекты, информация или
действия, которые образуют связи между функциональными блоками). С дугами
связываются метки на естественном языке, описывающие данные, которые они
представляют. Дуги показывают, как функции системы связаны между собой,
как они обмениваются данными и осуществляют управление друг другом.
Ветвление означает множественность (идентичные копии одного объекта) или
расщепление (различные части одного объекта). Соединение означает
объединение или слияние объектов.
32
Характерной особенностью описания процессов в IDEF0 является четкое
выявление достоинств и недостатков технологических процессов. Работы на
диаграмме IDEF0 располагаются в порядке доминирования - с левого верхнего
угла диаграммы в правый нижний. В левом верхнем углу размещается либо
самая важная работа, либо работа, выполняемая первой. Стрелка, направленная с
выхода вышестоящей работы на вход или управление нижестоящей, является
прямой связью; стрелка, направленная с выхода нижестоящей работы на вход
или управление вышестоящей, является обратной связью. Отсутствие обратных
связей, функции без выхода или управления, дублирующиеся функции
позволяют выявить несовершенства рассматриваемых процессов.
На перевозку грузов грузоотправитель представляет в компанию при
наличии годового договора на перевозку грузов соответствующую заявку, а при
отсутствии годового договора - разовый заказ.
Форма заявок и порядок их представления устанавливаются в типовом
годовом договоре на перевозку грузов. Форма разовых заявок и порядок их
представления и оформления устанавливается Министерством автомобильного
транспорта.
В заявке на перевозку указывается наименование и объемы перевозимых
грузов, маршруты перевозки, графики подачи подвижного состава под первую
загрузку. Заявки на перевозки грузов поступают экономисту в установленном
порядке и регистрируются по мере их поступления в специальном журнале. На
основании заявок поступает заказ диспетчеру на транспорт.
Проблемным местом для деятельности координаторов является прием и
обработка заявок клиентов на грузоперевозки и анализ данной информации
(Рисунок 1.3.).
Данный процесс включает в себя следующие этапы (Рисунок 1.4):
Запись содержания заявки в книгу получения заявок;
Обработка заявки, которая заключается в расчете стоимости ее
выполнения, формирования коммерческого предложения по ее выполнению;
Формирования сообщения клиенту о результатах расчетов;
Учет результата заявки – сделал ли клиент заказ или нет, и по какой
причине заказ не был сделан.
33
Рис. 1.3 Характеристика процесса планирования грузоперевозок
Рис. 1.4 Декомпозиция процесса обработки заявок
Кроме того, менеджер по работе с клиентами обязан периодически
формировать отчеты, в которые включаются данные об общем количестве
поступивших заявок за период, количество выполненных и невыполненных
34
заявок, сумму заключенных сделок и сумму потерянных контрактов, а также
анализ причин невыполнения заявок.
Декомпозиция процесса подбора транспорта представлена на рисунке 1.5.
Рис. 1.5 Декомпозиция процесса подбора транспорта
Наибольшую сложность в настоящее время вызывает обработка заявок,
из-за большого количества клиентов и существующего порядка её организации.
Координатор действует в следующей последовательности:
Принимает заявку от клиента по телефону, электронной почте или
используя другие средства связи;
Записывает параметры заявок в журнале учета заявок;
Рассчитывает стоимость заявки и сообщает ее клиенту, уточняя и
другие условия перевозки;
Получает решение клиента (положительное или отрицательное);
При положительном решении с клиентом заключается договор, а
заявка перемещается в закрытые с пометкой «Выполнена»;
Если же клиент дал отрицательный ответ, заявка перемещается в
закрытые с обязательным указанием причины отказа и пометкой «Отказана»;
35
Ежедневно координатор подготавливает отчеты, где указывает,
какое количество заявок поступило, сколько заявок принято и отказано, какая
общая сумма в обоих случаях.
Задачей является разработка новой информационной технологии приема
заказов, формирования документов и контроля на базе рационализации
действующих бизнес-процессов, внедрения современных технических и
программных средств и коммуникационных систем.
Проектируемая задача относится к задачам автоматизации. Причина
выбора этой задачи из комплекса задач повышения эффективности работы -
возможность сократить расходы и повысить конкурентоспособность фирмы
путем внедрения программного продукта, разработка которого не требует
больших вложений. Входные и выходные информационные потоки
представлены в таблице 1.3.
Таблица 1.3
Входные и выходные информационные потоки.
Этап
Входящая информация
Выходящая информация
Формирование договора
с клиентом
Финансовые реквизиты
клиента;
Требования к
автотранспорту и
водителям;
Требования к
организации и
исполнению перевозки
грузов;
Реквизиты
грузоотправителей и
грузополучателей;
Наименование, тоннаж
груза, его объем, условия
его перевозки;
Договор;
Данные о клиенте;
Данные требований к
заказу;
Данные о
грузоотправителях и
грузополучателях;
Данные о грузе;
Подписание договора с
клиентом
Договор с клиентом;
Подписанный договор с
клиентом;
Данные о клиенте;
36
Этап
Входящая информация
Выходящая информация
Получение заявок от
клиентов
Дата, время и адрес
погрузки, дата, время и
адрес разгрузки груза;
Данные о клиенте;
Данные требований к
заказу;
Данные о
грузоотправителях и
грузополучателях;
Данные о грузе;
Сформированная заявка
клиента;
Данные о планируемой
погрузке и разгрузке;
Данные о статусе заказа;
Формирование заявок
подрядчикам
Данные о планируемой
погрузке и разгрузке;
Сформированные заявки
подрядчикам;
Данные о статусе заказа;
Выбор подрядчиков
Предложения
подрядчиков;
Данные о подрядчиках;
Данные о статусе заказа;
Заключение договора с
подрядчиками
Данные о подрядчиках;
Финансовые реквизиты
подрядчиков;
Данные о планируемой
погрузке и разгрузке;
Договор с подрядчиком;
Данные о статусе заказа;
Подписание договора с
подрядчиком
Договор с подрядчиком;
Подписанный договор с
подрядчиком;
Данные о статусе заказа;
Получение
подтверждения заявок
от подрядчиков
(получение информации
о транспортных
средствах и водителях
от подрядчиков)
Информация о
транспортных средствах
и водителях;
Подтверждённая заявка
подрядчика;
Данные о планируемой
погрузке и разгрузке;
Данные о транспортных
средствах и водителях;
Данные о статусе заказа;
Подтверждение заявки
клиентам (отправка
информации о
транспортных средствах
и водителях клиентам)
Данные о транспортных
средствах и водителях;
Данные о планируемой
погрузке и разгрузке;
Информация о
транспортных средствах и
водителях;
Подтверждённая заявка
клиентам;
Данные о статусе заказа;
Получение от клиентов
необходимых для
грузоперевозки
документов
Необходимые для
грузоперевозки
документы;
Данные о планируемой
погрузке и разгрузке;
Данные о статусе заказа;
Отправка подрядчикам
необходимых для
грузоперевозки
документов
Необходимые для
грузоперевозки
документы;
Данные о планируемой
погрузке и разгрузке;
Данные о статусе заказа;