4
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 6
1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 9
1.1 Анализ предметной области исследования 9
1.1.1 Обоснование актуальности исследования 9
1.1.2 Постановка задачи, определение предмета и объекта исследования 10
1.1.3 Теоретическая и методологическая основа исследования 11
1.2 Характеристика задачи и объекта исследования 14
1.2.1 Сфера деятельности и основные бизнес-процессы исследуемого объекта 14
1.2.2 Система управления объектом исследования 15
1.2.3 Обоснование выбора задачи для объекта исследования 18
1.2.4 Определение связи задачи исследования с другими задачами 20
1.3 Характеристика задачи в рамках комплекса задач объекта исследования 28
1.3.1 Оценка существующих ресурсов для решения задачи исследования 28
1.3.2 Определение средств автоматизации для решения задачи исследования 30
1.3.3 Определение уровня защиты информации для исследуемой задачи 32
1.4 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации 41
1.4.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи 41
1.4.2 Обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи 44
1.4.3 Обоснование стратегии автоматизации задачи 46
1.5 Обоснование проектных решений 47
1.5.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению 47
1.5.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению 49
1.5.3 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению 54
2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ 57
2.1. Разработка проекта автоматизации 57
2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации 57
2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание 63
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения
информационной безопасности и защиты информации 64
2.2. Управление проектом автоматизации 70
2.2.1 Описание системы принятия управленческих решений 70
5
2.2.2 Формирование команды проекта автоматизации 74
2.2.3 Средства коллективной работы над проектом автоматизации 75
2.3. Информационное обеспечение задачи 78
2.3.1 Информационная модель и её описание 78
2.3.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации 79
2.3.3 Характеристика результатной информации 81
2.4. Программное обеспечение задачи 81
2.4.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) 81
2.4.2 Характеристика базы данных 83
2.4.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) 85
2.4.4 Описание программных модулей 86
2.5. Апробация результатов исследования 87
3. ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА 98
3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности 98
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта 99
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 104
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 106
ПРИЛОЖЕНИЕ 110
6
ВВЕДЕНИЕ
В условиях современной рыночной экономики, высокой конкуренции и
сложном экономическом положении подобные средства автоматизации являются
весьма действенными методами, и автоматизация функций учета документов
компании обеспечит увеличение скорости принятия решений, понизить
стоимость управления, позволит собирать требуемую статистику по учету, что
считается крайне важным шагом на пути к формированию обоснованной
стратегии предприятия.
Актуальность работы заключается в том, что учет документооборота
подразумевает создание, хранение и актуализацию документов, а также доставку
актуальной версии документа до пользователя. Все эти моменты требуют
отдельного внимания и удобного способа осуществления действий. Исследование
и разработка в данном направлении актуальны в связи с недостаточным
удобством учета, простой создания и поддержания актуальности документа
существующими средствами.
Данная тема является актуальной, так как решает вопрос увеличения
рабочей производительности этого предприятия и роста его конкурентной
способности, образования нового класса систем информации для среднего и
малого бизнеса с применением системных элементов автоматического
проектирования, при максимальном использовании стандартных продуктов
программы, которые осуществляются на прогрессивной научной базе.
Объектом работы является ПАО «Банк Москвы». Предметом - процесс
учета документов в данной компании.
Цель исследования: исследовать и разработать информационую систему
электронного документооборота для ПАО «Банк Москвы».
Задачи исследования:
- изучение особенностей построения ИС для решения подобных задач;
- изучение предметной области и выявление недостатков существующей
организации обработки информации, определяющих необходимость разработки
данного проекта;
- разработка постановки задачи;
- обоснование выбора основных проектных решений;
7
- разработка всех видов обеспечивающих подсистем;
- обоснование экономической эффективности проекта.
Суть разрабатываемой системы будет заключена в сокращении времени,
которое затрачивается на обработку и хранение документации посредством
созданий онлайновой и наиболее защищенной версии в сравнении с
существующей.
Проект основывается на технологиях, доступных любому пользователю,
который может работать на ПК. С целью реализации интерфейсов применяются
средства Интернета.
Информационную систему создавали с расчетом значительной
производительности и легкого масштабирования, что будет гарантировать
бесперебойную работу в условиях высокой нагрузки.
Для реализации проекта использовались методы эмпирического и
теоретического исследования, использовалась методология IDEF0 для анализа
предметной области разработки. Для реализации программного продукта
использовались язык высокого уровня PHP, СУБД MySQL, сервер Apache.
Как средство достижения назначенной цели будет применяться
моделирование бизнес-процессов и формирование процессов их автоматизации.
Помимо этого, необходимо оправдать с экономической точки зрения
использование автоматизации собственно для этого бизнес-процесса, а также
составить расчет экономической эффективности от внедрения системы на
предприятие.
Методами исследования в работе выступают наблюдение, сравнение,
измерение, эксперимент, анализ, синтез, индукция, дедукция, моделирование,
проектирование.
Ожидаемые основные результаты исследования: обобщенные особенности
организации информационных систем учета документов (теоретический
результат); разработка и внедрение ИС учета документов для ПАО «Банк
Москвы» (практический результат).
Данная работа содержит в себе три части.
В первой, аналитической части, выполнены комплексные работы,
направленные на обоснование необходимости внедрения автоматизации:
8
определена суть задачи, описаны главные характеристики системы, отображены
все имеющиеся бизнес-процессы, освещены вопросы, которые связанны с
анализом имеющихся разработок в данной области. Первая глава также
обосновывает проектные решения по информационному, техническому,
программному и технологическому обеспечению.
В проектной части рассматриваются жизненные этапы цикла проекта.
Проведена общая характеристика информационной архитектуры внедряемого
проекта, дано описание структуре полей таблиц базы данных, создана
информационная модель задачи, выполнено моделирование «сущность-связь»
(ER-модель), а также произведен анализ всем информационным потокам входной,
оперативной, результатной и нормативно-справочной информации.
В ходе реализации решений по программному обеспечению построены:
дерево диалога (сценарий работы с системой), структурная пакетная схема и ряд
остальных компонентов проекта, которые подробно раскрывают суть машинной
реализации задачи.
Помимо этого, вторая глава описывает все используемые программные
модули, метод построения схемы технологического процесса, передачи,
обработки, сбора и выдачи информации, а также контрольный пример внедрения
проекта.
Третья часть работы приурочена выбору способа методологии расчета
экономического эффекта и фактически проведению всех расчетов, чтобы
обосновать экономическую эффективность этого проекта. Об экономической
эффективности данного проекта свидетельствуют полученные итоги расчетов.
В заключении сделаны некие обобщенные выводы, подведены результаты
проделанной работы и рассмотрены варианты дальнейшего развития системы.
Другие материалы, которые относятся к основной части проекта, находятся в
приложении.
9
1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1 Анализ предметной области исследования
1.1.1 Обоснование актуальности исследования
Актуальность работы заключается в том, что учет документооборота
подразумевает создание, хранение и актуализацию документов, а также доставку
актуальной версии документа до пользователя. Все эти моменты требуют
отдельного внимания и удобного способа осуществления действий. Исследование
и разработка в данном направлении актуальны в связи с недостаточным
удобством учета, простой создания и поддержания актуальности документа
существующими средствами.
Данная тема является актуальной, так как решает вопрос увеличения
рабочей производительности этого предприятия и роста его конкурентной
способности, образования нового класса систем информации для среднего и
малого бизнеса с применением системных элементов автоматического
проектирования, при максимальном использовании стандартных продуктов
программы, которые осуществляются на прогрессивной научной базе.
Проект основывается на технологиях, доступных любому пользователю,
который может работать на ПК. С целью реализации интерфейсов применяются
средства Интернета.
Информационную систему создавали с расчетом значительной
производительности и легкого масштабирования, что будет гарантировать
бесперебойную работу в условиях высокой нагрузки.
Как средство достижения назначенной цели будет применяться
моделирование бизнес-процессов и формирование процессов их автоматизации.
Помимо этого, необходимо оправдать с экономической точки зрения
использование автоматизации для этого бизнес-процесса, а также составить
расчет экономической эффективности от внедрения системы в ПАО «Банк
Москвы».
1. Для написания работы были исследованы различные нормативные,
научные, учебные источники и интернет-материалы. За основу взяты такие
научные статьи как: Алифирова, А.М. «К вопросу о ведении электронного
документооборота в организации» [24], Бакунова О.М. «Применение
10
электронного документооборота в программе 1С» [25], Владычанский Т.В.
«Электронный документооборот предприятий малого бизнеса» [26], Воронина
Е.И. «Система электронного документооборота в бухгалтерском учете» [27],
Жильников А.Ю. «Электронный документооборот» [28], Запольских, О.М.
«Электронный документооборот - повышение эффективности управления
организацией» [29], Иванова Е.В. «Электронный документооборот как форма
современного делопроизводства» [30], Парамонова М.Г. «Системы электронного
документооборота» [31], Шаститко А.Е. «Электронный документооборот в
контрактных отношениях» [32].
1.1.2 Постановка задачи, определение предмета и объекта
исследования
В предоставленной работе предложено автоматизировать некоторые
функции в отделе документооборота компании ПАО «Банк Москвы».
Автоматизация данного процесса обеспечит увеличение скорости принятия
решений, и понизить стоимость управления. Также автоматизация позволит
собирать требуемую статистику по учету документов, что считается крайне
важным шагом на пути к формированию обоснованной стратегии предприятия.
Объектом работы является ПАО «Банк Москвы». Предметом - процесс
учета документов в данной компании.
Цель исследования: исследовать и разработать информационую систему
элетронного документооборота для ПАО «Банк Москвы».
Задачи исследования:
- изучение особенностей построения ИС для решения подобных задач;
- изучение предметной области и выявление недостатков существующей
организации обработки информации, определяющих необходимость разработки
данного проекта;
- разработка постановки задачи;
- обоснование выбора основных проектных решений;
- разработка всех видов обеспечивающих подсистем;
- обоснование экономической эффективности проекта.
Управление проектом - процесс разработки и выполнения определенных
задач, совокупность которых называется проектом. Исходя из тематики проекта,
11
в дальнейшем происходит определение системы управления проектом. Для того,
чтобы в дальнейшем с управлением проектом не возникало трудностей, очень
важным моментом является подбор менеджеров и специалистов в области знаний,
применяемых в проекте. Они должны понимать специфику исполнения программ
и проектов [16].
Основной целью проекта, как и всех остальных организационных
мероприятий, является удовлетворение запросов клиента. Основными
характеристиками проекта являются [9]:
- цель проекта;
- период времени для его разработки;
- привлечение к разработке специалистов в различных сферах;
- соблюдение требований качества, расходов и времени на реализацию;
- научная новизна.
1.1.3 Теоретическая и методологическая основа исследования
Для реализации проекта использовались методы эмпирического и
теоретического исследования, использовалась методология IDEF0 для анализа
предметной области разработки. Для реализации программного продукта
использовались язык высокого уровня PHP, СУБД MySQL, сервер Apache.
Как средство достижения назначенной цели будет применяться
моделирование бизнес-процессов и формирование процессов их автоматизации.
Помимо этого, необходимо оправдать с экономической точки зрения
использование автоматизации собственно для этого бизнес-процесса, а также
составить расчет экономической эффективности от внедрения системы на
предприятие.
Методами исследования в работе выступают наблюдение, сравнение,
измерение, эксперимент, анализ, синтез, индукция, дедукция, моделирование,
проектирование.
Ожидаемые основные результаты исследования: обобщенные особенности
организации информационных систем учета документов (теоретический
результат); разработка и внедрение ИС учета документов для ПАО «Банк
Москвы» (практический результат).
В работе проведен анализ научных и практических достижений, связанных
12
с предметом исследования [18-23].
На основе данного анализа выдвинуты основные принципы электронного
документооборота [18-20]:
- однократная регистрация документа, позволяющая однозначно
идентифицировать документ.
- возможность параллельного выполнения операций, позволяющая
сократить время движения документов и повышения оперативности их
исполнения - непрерывность движения документа, позволяющая
идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый
момент времени жизни документа (процесса).
- единая (или согласованная распределённая) база документной
информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
- эффективно организованная система поиска документа, позволяющая
находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
- развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам
документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам
документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных
из отчётов.
Электронный документооборот имеет свои достоинства и недостатки.
Внедрение систем электронного документооборота позволяет [21-23]:
1. Полностью автоматизировать процесс работы с документами;
2. Обеспечить организацию работы с удаленными пользователями и
группами пользователей;
3. Обеспечить интеграцию с внешними системами электронной почты;
4. Наращивать базовые возможности системы электронного
документооборота с помощью модульности и наличия встроенных
инструментальных средств;
5. Обеспечить процесс одновременной работы в системе неограниченного
числа пользователей;
6. Повысить эффективность работы с документами;
7. Повысить корпоративную культуру работы с документами;
8. Значительно уменьшить объемы бумажного документооборота;
13
9. Сократить время на обработку и пересылку документов, время поиска
документов, время согласования и утверждения проектов документов;
10. Обеспечить все документационные процессы с одновременным
использованием электронных и бумажных версий документов;
11. Упорядочить процесс регистрации всех видов документов (регистрация
из электронной почты и web-форм, поддержка потокового сканирования,
регистрация файлов любого формата);
12. Обеспечить управление потоками работ (передача документов между
исполнителями);
13. Обеспечить процесс работы с взаимосвязанными документами;
14. Обеспечить управление документом на протяжении всего жизненного
цикла;
15. Обеспечить прозрачность всех процессов с момента создания документа
до момента его сдачи в архив;
16. Сохранение истории работы с документами (учет времени и авторов
всех действий с документом, сохранение рабочих комментариев, поддержка
версионности присоединенных файлов);
17. Проследить историю создания документа;
18. Обеспечить четкий процесс согласования и утверждения документов;
19. Выстроить отлаженную систему поручений;
20. Обеспечить четкий контроль исполнительской дисциплины;
21. Производить сортировку документов по любым критериям;
22. Обеспечить поиск информации по различным атрибутам и
полнотекстовый поиск;
23. Обеспечить автоматизацию сбора и анализа статистических данных о
движении документов;
24. Обеспечить архивное хранение электронных образов документов;
25. Обеспечить регламентацию прав доступа;
26. Обеспечить мгновенный доступ к документам; 27. Уменьшить
количественные потери документов.