14
1.2 Характеристика задачи и объекта исследования
1.2.1 Сфера деятельности и основные бизнес-процессы
исследуемого объекта
Единственным акционером 08.02.2016 было принято решение о
реорганизации ОАО «Банк Москвы» с последующим переименованием в АО
«БМ-Банк» (далее – Банк). АО «БМ-Банк» является универсальной финансовой
организацией, осуществляющей свою деятельность в соответствии с
Федеральным законом от 02.12.1990 № 395-1 «О банках и банковской
деятельности».
В результате реорганизации, состоявшейся 10.05.2016, ключевым
направлением деятельности Банка является работа с проблемными и
непрофильными активами в рамках реализации Плана финансового
оздоровления.
На основании передаточного акта к Банку ВТБ (ПАО) перешла часть прав
и обязанностей ОАО «Банк Москвы». Обслуживание счетов физических лиц и
банковских карт перешло в Банк ВТБ (ПАО). Кроме того, в соответствии с
передаточным актом архивный фонд ОАО «Банк Москвы» по состоянию на дату
реорганизации (10.05.2016) передан в Банк ВТБ (ПАО).
Целевыми сегментами для Банка являются крупные и средние
корпоративные клиенты, являющиеся нишевыми лидерами, а также клиенты
сегмента МСБ.
Банк активно развивает направление бизнеса, специализирующееся на
инвестиционно-банковских услугах, что позволяет создавать синергетический
эффект с корпоративным направлением и способствует росту объема бизнеса.
В банке активно реализуется стратегия развития малого и среднего бизнеса
(МСБ), которая в 2018 году включила следующие стратегические инициативы:
утверждена концепция по работе с МСБ;
выполнены целевые показатели по объему и комиссионному доходу по
экспресс-гарантиям предприятиям малого бизнеса: выдано более 4 тысяч
гарантий на сумму более 8 млрд руб.
Среди основных продуктов можно выделить корпоративное кредитование,
международное финансирование и обслуживание внешнеэкономической
15
деятельности предприятий, торговое финансирование и документарные
операции, cash-management и cash-pooling, а также инструменты электронной
коммерции, факторинг, привлечение средств юридических лиц.
Главные показатели банка собраны в таблице 1.
Таблица 1
Основные показатели предприятия
№
п\п
Наименование характеристики
(показателя)
Значение показателя за 2018 год
1
Исходящие документы
1118000/год
2
Входящие документы
2224000/год
3
Сотрудники
237 человек
4
Чистая прибыль
7,2 млрд руб.
1.2.2 Система управления объектом исследования
Организационная структура корпоративного управления Банка
представлена на рисунке 1.
Рисунок 1 Организационная структура корпоративного управления Банка
Корпоративное управление занимает значимое место в политике банка,
поэтому он постоянно усовершенствует систему корпоративного управления,
учитывая изменяющиеся законодательные требования, листинговые правила
16
ПАО «Московская Биржа», рекомендации Кодекса Российской Федерации
корпоративного управления и Банка России, в том числе международные
стандарты и наилучшие корпоративные практики, однако прежде всего –
интересы банковских акционеров.
Банк взял на себя обязательства по соблюдению следующих принципов
корпоративного управления (определенных банковским Кодексом
корпоративного управления):
1. Для акционеров обеспечивать равное и справедливое отношение,
предоставлять возможность участия в прибыли, обеспечивать равные условия и
надежные, эффективные способы учета прав на акции.
2. Надзорный банковский Совет выполняет стратегическое управление
Банком, устанавливает главные принципы и способы организации в Банке
системы риск-менеджмента и внутреннего контроля, осуществляет контроль за
деятельностью исполнительных органов Банка. Надзорный Совет Банка
подотчетен Единому собранию банковских акционеров, он должен быть
эффективным и профессиональным управленческим органом Банка, способным
выдвигать объективные независимые предложения, а также принимать решения,
которые будут соответствовать акционерным и банковским интересам.
3. В состав Надзорного банковского Совета должно входить достаточное
число независимых директоров. Председатель Надзорного банковского Совета
обязан способствовать более эффективному выполнению функций, которые
возложены на Надзорный Совет Банка. Члены Надзорного банковского Совета
обязаны действовать рационально и открыто в пользу Банка и его акционеров.
Заседания Надзорного банковского Совета, подготовка и участие в них членов
Надзорного Совета Банка обязаны обеспечивать эффективную работу Надзорного
Совета Банка. Он может формировать комитеты для предварительного изучения
наиболее значимых вопросов банковской деятельности, обязан обеспечивать
оценку качества работы Надзорного Совета Банка и его комитетов.
4. Уровень оплачиваемого Банком вознаграждения надлежит быть
достаточным для того, чтобы привлекать, мотивировать и удерживать лица,
которые обладают требуемой для Банка компетенцией и квалификацией. Выплата
вознаграждения членам Надзорного Совета Банка, исполнительным органам и
17
другим главным руководителям Банка должна производиться соответственно
принятой банковской политике по вознаграждениям.
5. Система вознаграждения членов Надзорного банковского Совета должна
гарантировать сближение финансовых интересов руководителей с
долгосрочными финансовыми интересами владельцев акций. В системе
вознаграждения органов исполнения и других главных руководителей Банка
должна быть предусмотрена зависимость вознаграждения от итога работы Банка
и их непосредственного вклада в достижение данного результата.
6. В Банке должна быть сформирована эффективно работающая система по
внутреннему контролю и управлению рисками. Для систематического
независимого произведения оценки безопасности и эффективности системы по
управлению рисками и внутреннему контролю и практике корпоративного
управления Банк обязан проводить внутренний аудит.
7. Деятельность Банка должна быть прозрачной для акционеров,
инвесторов и прочих заинтересованных лиц. Банк обязан своевременно
предоставлять полную, актуальную и проверенную информацию о своей работе.
Предоставление Банком информации и документации по запросам акционеров
обязано производиться соответственно принципам равной доступности и
необременительности.
8. Значительные корпоративные действия обязаны производиться на
справедливых условиях, которые обеспечивают соблюдение прав и интересов
владельцев акций, а также прочих заинтересованных лиц. Банк обязан обеспечить
порядок выполнения значительных корпоративных действий, позволяющий
владельцам акций своевременно получать полные сведения о таких действиях,
обеспечивающий им возможность влиять на выполнение таких действий и
гарантирующий соблюдение и адекватный уровень безопасности их прав при
осуществлении данных действий.
Общая структура предприятия представлена на рисунке 2.
В данной компании будет рассмотрена работа отдела документооборота,
который и занимается учетом документов.
18
Рисунок 2 Общая структура типового филиала банка
1.2.3 Обоснование выбора задачи для объекта исследования
Объектом в работе выступает отдел документооборота ПАО «БАНК
МОСКВЫ». При работе специалист отдела осуществляет следующие действия:
прием документа;
оформление необходимых документов (документа, запись в журнал
документов, загрузка необходимых документов и данных по клиенту);
собственно, прием самого документа в обработку;
отправка документа клиенту.
Весь документооборот и заполнение необходимых документов
осуществляется вручную, только для построения отчетов применяется файл MS
Excel, в который заносятся все сведения по итогам обслуживания клиентов, на
основании которых потом проводится анализ данных.
Таким образом, процесс учета документов является довольно трудоемким,
и специалист отдела документооборота в ходе данного процесса может допускать
ошибки, что впоследствии отрицательно может сказаться на скорости обработки
документов.
Во время выполнения своих функциональных обязанностей отдела
документооборота сталкивается со следующими проблемами [2]:
«не идеальность» схемы передачи, обработки и принятия данных по
документам клиентов, которая выражается в привязанности к работе «через
менеджера», что приводит к увеличению срока обработки документов и
количества возможных «человеческих ошибок»;
сложность в осуществлении объективной оценки эффективности работы
19
специалиста отдела документооборота;
понижение скорости обработки документов на фоне общего увеличения
запросов;
увеличение ошибок «человеческого фактора» (ошибки специалиста
отдела документооборота) в процессе обработки документов на фоне повышения
загруженности и роста объемов работ;
сложность оценки и мониторинга эффективности выполнения
документов профессионалами «от А до Я» (в разрезе любого этапа выполнения);
сложность выявления ответственных лиц, виновников «торможения»
осуществления анализа и обработки документов.
Все вышеперечисленные трудности приводят к негативному влиянию на
общую работу отдела и компании. Данные трудности выявляются при проведении
внутреннего контроля и анализа бизнес-процессов, причем источником данных
проблем является существующий порядок учета документов отдела
документооборота.
Целями решения комплекса задач по автоматизации работы работников
отдела документооборота являются:
1. повышение качества анализа и обработки документов за счет более
оперативного реагирования на возникающие нужды;
2. уменьшение временных затрат;
3. повышение качества работы с клиентами.
С позиции получения прямого эффекта целями автоматизации данного
комплекса задач могут считаться:
1) снижение времени расчета комплекса задач;
2) снижение стоимости решения задач;
3) увеличение достоверности расчетов;
4) повышение точности расчетов;
5) повышение уровня аналогичности расчетов (повышение количества
показателей и ведомостей);
6) сокращение количества работников;
7) снижение времени на рутинные операции и увеличение времени на
творческие операции.
20
Таким образом, приходим к выводу о том, что рассмотренная деятельность
работников отдела документооборота нуждается в автоматизации, при этом в
результате внедрения автоматизированного рабочего работников отдела
документооборота планируется получить весомые преимущества относительно
существующей системы организации.
Целью разработки системы учета документов отдела документооборота
считается снижение стоимостных и трудовых затрат на осуществление
работников отдела документооборота своих служебных обязанностей,
увеличение точности расчетов, сохранение информации в одном хранилище.
Задачи приобретения системы:
автоматизация работы работников отдела документооборота;
понижение сроков и трудоемкости обработки информации;
обеспечение единства информации в системе;
однократность ввода информации для исключения ошибок ввода;
автоматизация создания необходимых отчетов и документов.
В организации автоматизирован процесс планирования банковских
операций, а также бухгалтерские процессы. В силу специфики деятельности
организации, а также существующих бизнес процессов в ней отсутствуют
сложные или ресурсоемкие информационные системы. Большая часть
используемых информационных систем представляет собой интернет порталы,
для работы с которыми не требуется мощного оборудования.
После изучения уровня автоматизации банка можно сделать следующий
вывод - организация обладает достаточной технической базой для выполнения
своих основных задач. Однако в организации отсутствует информационная
система отдела документооборота, это приводит к временным задержкам
выполнения тех или иных поручений, пересылаемых по электронной почте.
Поэтому организации в рамках работы будет разработана информационная
система учета документов отдела документооборота в ПАО «БАНК МОСКВЫ».
1.2.4 Определение связи задачи исследования с другими задачами
В жизнедеятельности ПАО «БАНК МОСКВЫ» одной из важнейших
особенностей является учет документов отделом документооборота.
21
Информационный процесс, направленный на получение научно-
технической, контрольной, плановой, аналитической и учетной информации, в ИС
базируется и унифицирован на электронно-вычислительной технике. Увеличение
эффективности применения ИС выполняется путем сквозного построения и
совместимости ИС, что дает возможность ликвидировать дублирование и
обеспечить многократное применение информации, выполнить установку
определенных интеграционных связей, а также ограничить количество
показателей, и уменьшить объем потоков информации, и повысить степень
применения информации [5].
Очень важную роль выполняют способы регистрации информации,
обработки, передачи и накопления, систематизированная сохранность
информации и вывод ее в нужной форме, производство новой числовой и другой
информации [19].
Для выявления определения эффективности внутрифирменной системы
управления на большинстве предприятий в отчетности и учете стал применятся
показатель отношение получаемой прибыли к затратам на технические средства
и обеспечение работоспособности внутрифирменной ИС [20].
Основой принципов и целей внутрифирменных ИС являются [20]:
выявление требований к характеру информации и к ее содержанию, в
зависимости от направленности;
выработка системы хранения, применения и предоставления информации
в децентрализованном и централизованном управлении;
определение надобностей в технических средствах (а также, в
компьютерной технике) в компании в целом;
разработка ПО, формирование и применение БД;
автоматизированная обработка текущей и вводимой информации и выдача
информации по бухучету и отделов технического обеспечения;
автоматизация административно-управленческого труда на основе
применения компьютерной техники.
Важными задачами внутрифирменной системы управления являются [20]:
координация деятельности по обработке и сбору информации
финансовых отчетов на высоком уровне управления и в производственных
22
отделах в целях увеличения своевременности и качества поступления
финансовых данных по компании в целом;
выявление основных направлений системы сбора, хранения и обработки
первичной информации;
выявление основных направлений развития технологий обработки
данных.
Развитие систем телекоммуникаций, а также технологий локальных
вычислительных сетей, дало возможность соединить все технические средства
обработки бухгалтерской информации в одну внутрифирменную
информационную сеть [20].
Все сказанное выше свидетельствует о необходимости использования
информационных систем в целях автоматизации работы сотрудников
организаций. Так как разработка комплексной системы автоматизации работы
абсолютно всех подразделений предприятия, считается дорогостоящей и сложной,
и нуждающейся в привлечении особых ресурсов, в том числе – коллектива
исполнителей, предлагается в первом этапе ограничиться проектом, который
решает ряд личных задач.
Проведение работ с документами представляет собой организацию
документооборота, хранения и использования документов в настоящий момент
жизнедеятельности ПАО «БАНК МОСКВЫ». Учет документов считают
принципиально важным звеном в делопроизводстве, поскольку они определяют
не только инстанции передвижения всех документов, а и скорость передвижения
таких документов. Под документооборотом в делопроизводстве подразумевают
обеспечение информационной деятельности управленческого аппарата, его
документирования, хранения и применения документов, ранее сформированных.
Главными правилами при организации учета документов считаются:
- оперативное прохождение каждого документа, с наименьшими затратами
времени;
- максимальное ограничение инстанций прохождения документа (любое
перемещение документа должно быть оправданным, обязательное исключение
либо ограничение возвратных перемещений документов);
- порядок прохождения и сам процесс обработки всех наиболее важных
23
видов документов должны быть единообразными.
Если все эти правила соблюдаются, появляется возможность
централизованного выполнения однородных технологических операций.
Через отдел документооборота проходит отнюдь не вся внутренняя
переписка, а только переписка наиболее крупных подразделений предприятия, а
также приказы и распоряжения руководства. Также через этот отдел проходят и
внутренние документы, порождающие исходящие документы [27].
Характеристика процесса деятельности отдела в разрезе IDEF0 изображена
на рис. 3 [29].
Рисунок 3 Характеристика процесса обработки документов
Проводя декомпозицию этого процесса, получаем схему на рис. 4. На рис.
5 изображена схема декомпозиции процесса регистрации и рассмотрения
входящего документа [10, 30].
На рис. 6 представлена декомпозиция процесса подготовки исходящих
документов.