24
Рисунок 4 Декомпозиция процесса обработки документов
Рисунок 5 Декомпозиция процесса регистрации и рассмотрения входящего
документа
25
Документация, поступившая в компанию, принимается секретарем в
приемной руководителя организации. К входящей документации относятся:
приказы, циркуляры, информативные письма, инструкции, переписка с иными
организациями, соглашения, заявления. Незначительная часть документации
приходит факсом (то есть по факту в виде документа на бумаге) и электронной
почтой. Общий годовой объем документов приблизительно составляет 8000-9000.
Рисунок 6 Декомпозиция процесса подготовки исходящих документов
К внутренней документации относятся организационно- распорядительные
документы. Они состоят из приказов, распоряжений, протоколов, служебных
записок, заявлений, нарядов, докладных и т.д. Общий объем зарегистрированных
за год документов примерно 3000-4000.
Исходящей документацией считаются отчеты, письма, соглашения,
заявления, распоряжения и пр. Годовой объем документов составляет примерно
8000-9000.
Входящую документацию проверяют в приемной на предмет правильности
доставки и целостности вложения. Конверты с отметкой «лично» отправляются
адресатам неоткрытыми. Вся входящая документация надлежит регистрации
26
(если данные документы входят в перечень подлежащих регистрации) в
специальных регистрационных журналах для входящих документов. На всех
входящих документах, которые регистрируются в правом углу снизу на лицевой
стороне главного документа ставится штамп регистрации с отметкой даты его
поступления и входящий порядковый номер. Любая бумага, которая не имеет
регистрационного номера, не является документом. Документом она стает при
наличии номера регистрации на ней. Любой документ, который поступает в
компанию, регистрируется один раз, при поступлении. После регистрации,
документация (если это не письма личного характера) отправляется для
рассмотрения руководству. Затем документы размножаются и отправляются на
исполнение либо ознакомление в соответственные отделения через приемную, где
на документах ставятся надлежащие пометки. Документы срочного характера
незамедлительно передаются для рассмотрения руководству компании. Так,
поступивший документ регистрируется секретарем руководителя в приемной и
делопроизводителем отделения, куда на исполнение он передан [40].
Исходящая документация также регистрируется в делопроизводстве. На
любом исходящем документе ставится дата и номер. Копия исходящей
документации подшивается в надлежащую папке секретарем. Исходящая
документация не может быть отправлена отделением организации. Это прямая
обязанность секретаря. Так, документ регистрируется два раза: в отделении-
отправителе и приемной.
Учет и регистрацию внутренней документации (распоряжений по главной
деятельности, командировкам, а также приказов и протоколов) ведет также
делопроизводство. Номером регистрации приказа, распоряжения и протокола
считается порядковый номер, который присваивается каждому типу документов
в течении года. Вся внутренняя документация регистрируются в регистрационных
журналах для внутренних документов. Документы также регистрируются во
время передачи их между отделениями.
Документальный контроль за исполнением осуществляет руководитель
того отделения, которому был направлен документ. Передача контролируемых
документов на выполнение из 1-го структурного отделения в иное осуществляется
лишь через приемную с надлежащей отметкой на документе, а секретарь несет
27
ответственность прохождение документов. Документация, которая не учтена в
делопроизводстве, достаточно часто теряется.
Вся корреспонденция, адресованная подразделениям, складывается в
отдельные ячейки. Каждый день ответственный за делопроизводство в
подразделении просматривают свою ячейку. Если документ, переданный в
подразделение, требует срочного рассмотрения, то секретарь извещает
подразделение по телефону о том, что его нужно срочно забрать.
В приемной хранится вся регистрируемая входящая, внутренняя и
исходящая документация. Для этой цели там создан небольшой архив, который
поделен на папки: входящие документы, исходящие документы, внутренняя
переписка, распоряжения по организации, приказы по командировкам, директивы
и распоряжения. Документы сохраняются в них на протяжении года, а далее
передаются в архив организации. В каждом отделении также есть свой архив, где
хранятся документы на протяжении года, а затем передаются в архив организации
[24].
В итоге появляются такие трудности, как доставка искаженной
информации, ее несвоевременная доставка, утрата информации, что приводит к
задержкам при составлении отчетности, медленной работе компании, а также
ошибках в ней.
Данные, большого объема, которые обрабатываются в компании,
позволяют затрачивать соразмерное количество трудовых ресурсов и времени на
исполнение, обработку и контроль документов. Соответственно, применения
систему электронного документооборота, необходимо снизить затрачиваемые
ресурсы с целью оптимизации деятельности всей компании.
Кроме того, внедрив систему электронного документооборота появиться
возможность более оперативно, и с наибольшей точностью отслеживать оборот
каждого документа в компании.
Система электронного документооборота будет хранить документы всех
возможных типов и видов. Поскольку планируется разработка веб-приложения,
его планируется разместить на облачном хостинге, который будет иметь большой
размер для хранения данных.
28
1.3 Характеристика задачи в рамках комплекса задач объекта
исследования
1.3.1 Оценка существующих ресурсов для решения задачи
исследования
Структурная схема технической архитектуры предприятия представлена на
рисунке 7.
В качестве рабочих станций используются модель OLDI Office 110,
имеющая такую конфигурацию:
o Процессор Intel® Celeron 430 (Conroe-L,1.80 ГГц, FSB800MHz, 512Kb
L2,Socket 775);
o Жесткий диск 250Gb (SATA II);
o Оперативная память DDR II 1Гб;
o Видеокарта Интегрирована в чипсет iG31;
o Звуковая карта 6-канальная;
o Сетевая карта 10/100/1000 Мбит/с;
o Размеры 420 мм х 180 мм х 380 мм.
Интернет
Серверная
Office Server TX
3000R15
3Com13701-ME
Файл-сервер
Сервер БД
Office Server TX 3000R15
АРМ администратора
OLDI Office 110
тлф линия
Рабочие места сотрудников
Xerox Phaser 3100MFP/Х
OLDI Office 110OLDI Office 110
Panasonic KX-T7710 Panasonic KX-T7710
Panasonic KX-T7710
OLDI Office 110
..
3COM GSU08
АТС Panasonic KX-TEM824
Рисунок 7 Схема технического обеспечения
ПАО «Банк Москвы»
29
Из всех серверов в компании используются всего лишь файл–сервер и
сервер БД. Аппаратной основой серверов служит Office Server TX 3000R15 с
такими техническими характеристиками:
Процессор Intel® Core™5 750 (Lynnfield, 2.66ГГц, 8Мб, LGA1156);
Чипсет Intel 3420;
Жесткий диск 1000Gb (SATA II, 7200rpm, 32Mb);
Оперативная память DDR3 4096 Mb (pc-10660) 1333MHz;
Видеокарта XGI® Z9s (32MB DDR2);
Оптические накопители DVD±RW;
Тип корпуса Full Tower;
Сетевая карта 4х10/100/1000 Мбит/с.
С помощью маршрутизатора 3Com13701-ME пользовательские сегменты и
сервера объединяются в сеть. Внутри пользовательских сегментов как
коммутаторы применяются 3COM Gigabit Switch 8 3CGSU08. Данные
коммутаторы снабжены программными брандмауерами.
Телефонная сеть организована с использованием АТС Panasonic KX-
TEM824. В качестве оконечных устройств служат офисные телефоны Panasonic
KX-T7710.
Средой для передачи данных служит кабель витая пара 5 категории
(100BASE-ТX) со скоростью передачи до 100 мбит/сек.
Каждая рабочая станция укомплектована МФУ Xerox Phaser 3100MFP/Х.
На рисунке 8 наглядно представлена программная архитектура
информационной системы.
В качестве операционной системы на персональных компьютерах
учреждения используется Windows 10. Основным офисным приложением
является MS Office 2016. Для работы с архивами используется WinRAR 4.10.
Для работы в сети Internet используются браузеры Internet Explorer, Google
Chrome и Mozilla Firefox. Для чтения файлов в формате PDF используется
приложения Adobe Reader 9.
Почти на всех омпьютерах филиала банка установлены еще ПО
Консультант Плюс и 1С Бухгалтерия: Версия 8.
30
Avira AntiVir
Premium Security
Suite
MS Office 2016
Стандартный набор ПО (для
каждого сотрудника)
Windows 10 х64
Сервера
WinRar 4.10
Adobe Acrobat 9.0
Professional
Консультант
плюс
Mozilla Firefox
Google Chrome
IE
1С Бухгалтерия 8
Avira AntiVir
Premium Security
Suite
1С Бухгалтерия 8
RAID5
Windows Server
2012 r2
FTP,
TCP/
IP,
HTTP,
FTP,
SMTP
Рисунок 8 Программная архитектура ПАО «Банк Москвы»
1.3.2 Определение средств автоматизации для решения задачи
исследования
На данный момент на предприятии автоматизация процессов, связанных
работой сотрудника документооборота осуществляется бессистемно. Подобная
организация деятельности не позволяет вырабатывать оперативные решения на
изменения внешних факторов, не предоставляет информацию в наглядном виде
для заинтересованных лиц. Внедрение автоматизации процессов для решения
разного рода задач на предприятии предоставит возможность уменьшения
административных накладных расходов, увеличения производительности труда,
а также позволит повысить эффективность управления, рационально вести
деятельность.
В данный момент в компании, ПО, которое автоматизирует основные
процессы учета, отсутствует, поэтому весь учет ведётся в специализированном
электронном журнале, реализованном в Excel, вручную. Схема документооборота
представлена на рисунке 9.
Чтобы производить учет документов и клиентов, работникам требуется
посмотреть весь журнал Excel. Эта процедура требует особого внимания и
31
занимает довольно длительный период.
При таком подходе могут возникать погрешности, связанных, в первую
очередь, с человеческим фактором, потому, что секретарь может попросту не
заметить какою-либо важную информацию, что повлечет за собой формирование
неправильной отчетности.
Действие
Начальник отдела
документооборота
1. Прием и регистрация
документа
2. Резолюция документа
и отправка его в
соответствующее
подразделение
Документ
Документ с
резолюцией
руководителя на
исполнение
Документ с
резолюцией
руководителя
Секретарь отдела
документооборота
Зарегистрированны
й документ
Отделы компании
Рисунок 9 Схема документооборота предприятия
Существующий процесс имеет следующие недостатки:
- сложность мониторинга деятельности конторы;
- сложность в составлении отчетной документации;
- возможность утраты информации из-за возможных ошибок сотррудников;
- ручная обработка информации:
- снижение эффективности в работе операторов;
- трудоемкость в оформлении документов и отчетности при
необходимости работать с большими размерами данных;
- отсутствие единого упорядоченного архива истории
взаимоотношения с клиентами;
- трудоёмкость проведения взаиморасчётов с клиентами.
Применение вычислительной техники для оптимизации процесса
обработки информации будет эффективным потому, что большая часть
информации, участвующей в нем, поддается формализации. Внедрение ЭВМ
позволит гораздо быстрее проводить процессы составления разных отчётов, и
повысить эффективность работы секретаря и компании в целом.
Проведем расчет возможного эффекта от введения средств автоматизации
32
(таблица 2) [32].
Таблица 2
Расчет эффекта внедрения
Действие
Время,
затрачиваемое при
базовой технологии/
мин.
Время,
затрачиваемое по
предлагаемому
варианту/ мин.
Учет клиентов и документов
15
3
Хранение документов
30
3
Резолюция документов
30
3
Формирование отчетности
50
3
Итого:
125
12
Время, затрачиваемое при базовой (существующей) технологии на данном
предприятии было предоставлено работниками отдела документооборота
предприятия. Время, затрачиваемое по предлагаемому варианту является
предположительным если внедрить новую систему отдела документооборота
предприятия. Такая разница исходит от того, что предлагаемый вариант
автоматизации отдела документооборота будет клиент-серверной системой и
выполнение документов значительно сократит время на выполнение
нижеперечисленных действий.
Таким образом, при действующей системе каждый из основных процессов
занимает до 50 минут, а в сумме за рабочий день на это тратится приблизительно
3 часа рабочего времени. С внедрением предлагаемой системы это время
сократится до 10-15 минут. Кроме того, основными достоинствами автоматизации
также будет являться меньший риск допущения ошибок в документах и отчетной
документации за счет электронной формы их формирования, а также
автоматизированного ввода данных.
1.3.3 Определение уровня защиты информации для исследуемой
задачи
На рассматриваемом предприятии уже применяются средства по
инженерно-технической защите, например, система охранной
сигнализации. Также к инженерно-техническим мерам относятся система
контроля и управления доступом.
На предприятии разработаны следующие документы:
33
1. Регламент по условиям применения, подготовки к эксплуатации,
ввода в эксплуатацию, эксплуатации и специальных требований по ПАК
«Соболь»;
2. Основные правила, инструкции и требования по обеспечению
внутренней ИТ-безопасности компании;
3. Инструкции по зачислению на работу и допуску новых работников
к работе в АС и предоставление им необходимых полномочий по доступу к
средствам системы, по лишению работников прав доступа в систему и их
увольнению, по действиям различных категорий сотрудников, включая
персонал отдела безопасности информации, по устранению последствий
кризисных (нештатных или аварийных) ситуаций, при их возникновении,
действия сотрудников по устранению последствий кризисных (нештатных
или аварийных) ситуаций при их возникновении, процедуры контроля в
случае инцидентов.
Для защиты н предприятии применяется комплекс "Соболь". Он
служит, чтобы предотвратить несанкционированный доступ сторонних лиц
к ресурсам защищаемого ПК.
Комплекс "Соболь" выполняет следующие важнейшие функции:
- защита от несанкционированной загрузки ОС со съемных носителей:
USB-устройств, магнитооптических и оптических дисков, ZIP- устройств,
дискет и пр.;
- аутентификация и идентификация пользователей ПК в процессе их
входа в систему при помощи персональных электронных идентификаторов
Rutoken RF, Rutoke, iKey 2032, eToken PRO (Java), eToken PRO, iButton;
- контроль целостности аппаратного и программного обеспечения,
защищаемого ПК до загрузки ОС:
* компонентов системного реестра ПК;
* файлов и физических секторов жесткого диска;
* журнала транзакций;
* конфигурации оперативной памяти;