15
Поставщики
Финансовые
структуры
Товарный
рынок
Рынок
трудовых
ресурсов
Потребители
Финансовый
рынок
Товарный
рынок
Население
Торговое
предприятие
Рис. 1.1. Структура взаимодействия торгового предприятия и внешней среды
Предприятие, работающее в сегменте B2B, осуществляетпродажи по схеме
бизнес для бизнеса, что предполагает предоставление услуг и товаров не
конечным потребителям (населению), а крупным корпоративным компаниям,
реализующим эти товары или услуги по схеме В2С (бизнес для потребителя).
Соответственно такое торговое предприятие работает только с товарным рынком,
исключая население как прямого потребителя.
Работая на рынке с крупными игроками, реализующими товары по схеме
В2С, предприятие имеет возможность стоить долгосрочные отношения, так как
крупные компании в своей деятельности обязательно используют технологии
долгосрочного планирования. Осуществляя сбыт товаров населению,
корпоративные компании ведут исследование рынка и на основании прогнозов
продаж на определенный период, определяемый обратимостью капитала,
связанной с видом реализуемой продукции.
Прогноз продаж становится основой для построения планов закупок, что в
свою очередь влечет за собой использование технологий построения
долгосрочных отношений.
1.2.2. Система управления объектом исследования
АО «Kaspi Bank» имеет несколько десятков филиалов в разных городах
Республики Казахстан, при этом главный офис компании расположен по
юридическому адресу компании в городе Алматы. Филиалы компании
распределены по территории Казахстана и занимаются исключительно
реализаций продукции на основании подписанных соглашений и
сформированных заказов.
16
Структура экосистемы филиалов банка АО «Kaspi Bank» представлена
ниже (рис. 1.2).
Рис. 1.2. Экосистема АО «Kaspi Bank»
Общее руководство компанией осуществляет генеральный директор,
используя иерархию в управлении, которая позволяет организовывать работу
следующих направлений:
кредитование;
рефинансирование;
финансовый учет;
оперативный учет и планирование;
поддержка ИТ-процессов в организации.
В непосредственном подчинении директора находятся начальники
соответствующих служб и главный бухгалтер компании. Работа с поставщиками
организована с использованием долгосрочных соглашений, что позволяет
17
сохранять высокое качество продукции и давать достаточные гарантии клиентам
при закупке продукции.
Организационные структуры ряда западных банков, подтверждают, что
изменения организационных структур банков происходит вслед за изменениями
их стратегий и целей.
Схема организационной структуры управления АО «Kaspi Bank» рис (1.3).
18
Организационная структура направлена, прежде всего, на установление
четких взаимосвязей между отдельными подразделениями фирмы, распределения
между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к
совершенствованию систем управления, выражающиеся в тех или иных
принципах.
Основные проблемы, возникающие при разработке структур управления:
1)установление правильных взаимоотношений между отдельными
подразделениями, что связано с определением их целей, условий работы и
стимулирования;
2)распределение ответственности между руководителями;
3)выбор конкретных схем управления и последовательности процедур при
принятии решений;
4)организация информационных потоков;
5)выбор соответствующих технических средств.
Органами управления Банка являются:
1)высший орган - Общее собрание акционеров;
2)орган управления - Совет директоров;
3)исполнительный орган - Правление, возглавляемое Председателем
Правления;
4)контрольный орган - Служба внутреннего аудита и комплаенс - контроля.
Компетенция органов управления определяется в соответствии с
законодательством Республики Казахстан и Уставом Банка.
Работа с клиентами организована согласно делению клиентов на группы:
корпоративные и индивидуальные предприниматели, при этом для каждой
группы используются разные технологии работы. Учитывая особенности
реализуемой продукции, в компании используется долгосрочное планирование,
использующее прогнозные показатели, рассчитываемые на основе данных о
продажах за прошедшие периоды.
Основой деятельности компании являются, конечно, клиенты,
исключительно определяющие прибыль. Взаимодействие с клиентом начинается
в знакомства с менеджером, который при необходимости сам представляет
19
ассортимент клиенту и производит поиск необходимого товара, а также
информирует о ценах и условиях.
Если клиенту необходимо получить дополнительную информацию о
сертификации продукции, то менеджер предоставляет соответствующие данные,
а также дополнительную информацию о самой продукции при необходимости.
В случае формирования специализированных заказов оговаривается срок
осуществления и предварительная стоимость, которая может измениться в связи
с вновь возникшими обстоятельствами в процессе дополнительного до заказа или
изменения условий от производителя.
Процессом продажи руководит менеджер, который предлагает ассортимент
или производит поиск по параметрам клиента.
Основными задачами менеджера в процессе продаж становятся:
регистрация клиента;
консультация по продукциям;
оформление заказа клиента.
Работу с поставщиками ведет менеджер по закупкам, который оформляет
поставки, структура которых обозначена плановыми закупками. При
необходимости, менеджер по закупкам производит поиск поставщика и
заключает с ним договор в случае согласования условий поставок .
Основными задачами менеджера по поставкам становятся:
поиск поставщика;
регистрация поставщика;
поиск необходимого товара по прайсу поставщика;
определение сроков доставки продукции;
оформление поставки.
1.2.3. Обоснование выбора задачи для объекта исследования
Деятельность торговых компаний достаточно просто описать, опираясь на
функциональное представление бизнес-процессов, протекающих в компании,
поэтому в качестве нотации используется нотация IDEF0.
Процесс вызывается влиянием следующих факторов:
информация о конкурентах и состоянии рынка, определяющая
возможности рынка;
20
информация о поставщиках, определяющая объем предложений на
рынке строительных материалов;
заявки покупателей, которые формируют не только заказы, но и дают
данные для определения планов закупок.
Выходы процесса определены:
сертификационные документы на продукцию, связанные с
производителями продукции, с которыми у компании налажены прямые контакты
с Банком АО «Kaspi Bank»;
отчетная документация для поставщиков, включая товарно-
транспортные накладные, отчеты о поставках;
отчетная документация для контролирующих органов.
Регламентируют процесс законодательные и подзаконные акты, а также
внутренние документы предприятия, определяющие принципы работы и
должностные инструкции для сотрудников компании. Ресурсы компании,
используемые для осуществления торговой деятельности, представлены
сотрудниками и оборудованием и используемыми информационными системами.
Для эффективного ведения бизнеса в компании используется плановая
методология формирования закупок и продаж. Для регулирования поставок и
возможности заключения долгосрочных договоров используется
прогнозирование продаж, на основании которого и формируется план закупок, и
определяются условия заключения долгосрочных контактов с поставщиками.
Разработка стратегии предполагает проведение анализа рынка.
Процесс «Разработка стратегии» строится с учетом необходимости
разработки обязательных тактических планов и включает:
анализ емкости рынка, для определения покупательского спроса на
продукцию;
выработку стратегии развития, обеспечивающую эффективное
использование ресурсов компании;
составление планов по продажам согласно тактическим планам;
формирование плановых закупок в соответствии с разработанными
планами продаж.
21
Плановые поставки дают возможность провести поиск поставщиков по
предложениям без строгой корректировки сроков и ассортимента продукции
Заключение долгосрочных договоров требует всестороннего анализа
предложений от поставщиков и заключения долгосрочных контрактов с
производителями, которые дают возможность обеспечивать высокий уровень
соответствия сертификатов по продукции.
Учитывая необходимость выделения такой группы клиентов как
корпоративные клиенты, которые дают компании постоянный доход перед
оформлением заказа определяется политика работы с клиентом. После
корректировки дополнительных условий продаж, которые могут включать
скидки, акции и т.п., формируется заказ клиента из продукции, представленной на
складе. В случае отсутствия продукции на складе осуществляется резервирование
продукции и формирование дополнительного заказа поставщикам, который
может быть включен как в основной план закупок, так и в дополнительный.
Полное или частичное формирование заказа в зависимости от соглашения с
клиентом вызывает процесс доставки, результатом которого становятся отчетные
документы для клиентов и компании.
Обеспечение корректных поставок продукции потребителю неразрывно
связано со своевременной оплатой договоров поставщиков и постоянным
мониторингом дебиторской задолженности со стороны клиентов. Большое число
участников процесса требует качественного управления финансовой
деятельностью, которая неразрывно связана с ведением платежей со стороны
банка, так основные клиенты компании представляют собой юридические лица.
Работа компании в сегменте B2B предполагает задействование больших
ресурсов не только при обеспечении самих поставок, но и их финансовом
проведении. Размер компании позволяет содержать достаточно большой штат
бухгалтерских работников, однако финансовым обеспечениям работы филиалов
компании занимается исключительно центральный офис компании. В таких
условиях вся финансовая отчётность, которая обеспечивает подготовку
бухгалтерской отчетности, должна проводиться в рамках центрального офиса
компании. Однако подготовку платежных поручений и проверку их оплаты
счетов на данный момент филиалы не производят, что значительно увеличивает
22
сроки предоставления продукции потребителю даже после оплаты. Используемая
на данный момент система клиент-банк не решает поставленные задачи, поэтому
возникает вопрос об изучении технологии работы с банковскими документами со
стороны компании для оптимизации работы с банком.
Таким образом, основной задачей исследования является поиск
приемлемых технологий работы с банковскими документами для повышения
производительности труда сотрудников бухгалтерии в ходе выполнения своих
должностных функций по управлению работы с платежными поручениями.
Результатом исследования должна стать система, позволяющая
автоматизировать процесс проверки и отправки платежных поручений
сотрудников бухгалтерии в банк путем формирования единого комплекта
документов.
1.2.4. Определение связи задачи исследования с другими задачами
Проблема ведения финансовой отчетности касается не только проверки
поступлений от клиентов и корректировки работы с крупными поставщиками, так
как частью этого процесса становится формирование отчетности в
контролирующие организации.
Приходящие денежные средства от клиентов должны быть быстро
аккумулированы и при необходимости могут быть переведены поставщикам для
финансового обеспечения резервирования продукции.
Кроме этого, ответственное выполнение долгосрочных договоров
предполагает постоянный мониторинг оплат за поставленную продукцию, так как
в случае даже единичных нарушений компании поставщики могут пересмотреть
работающие соглашения с АО «Kaspi Bank».
Как уже отмечалось, работа с крупными клиентами осуществляется с
прикреплением менеджера к каждому договору и обслуживание договора ведет
кроме менеджера дополнительно бухгалтер, так как комплексное обеспечение
стройматериалами клиентов требует своевременной оплаты счетов выставленных
поставщиками согласно долгосрочных договоров.
Процессы обработки финансовой отчётности и работы с платежами
являются частью основного бизнес-процесса АО «Kaspi Bank», поэтому
рассматриваются как дальнейшая декомпозиция на втором уровне.
23
Входами в процесс, определяющими параметры, влияющие на финансовые
показатели компании, являются:
плановые показатели, определенные стратегией развития компании;
отчетность по продажам, в рамках которой определяются объемы
денежных поступлений на счет компании и делаются предварительные оценки
возможных поступлений;
отчетность по поставкам, определяющая затраты на получение
необходимой продукции от поставщиков в рамках долгосрочных контрактов.
Результатами процесса становятся:
поддержка работы и финансовой состоятельности компании;
отчетность для контролирующих органов.
Ресурсы, необходимые для обеспечения бизнес-процесса определяются:
сотрудниками АО «Kaspi Bank»;
оборудование и используемые информационные системы.
Регулирование процесса связано с регламентацией деятельности торговой
компании, работающей на рынке строительных материалов, а также внутренней
документаций компании: уставом, должностными инструкциями сотрудников и
т.п.
Основной процесс разлагается на следующие составные части:
формирование бюджета доходов и расходов;
контроль доходов;
обработка платежей;
подготовка отчетности.
Процесс обработка платежей достаточно сложен и включает не только
прием и оплату счетов, но и предварительную оценку для расчета дефицита
наличности при необходимости оплаты поставок, при этом могут использоваться
дополнительные вложения компании от владельца, которые необходимы для
временной поддержки платежеспособности.
Декомпозиция процесса «Обработка платежей» осуществляется с
выделением учета поступлений и расчета необходимых активов:
расчет сумм платежей;
формирование платежного бюджета;
24
осуществление платежей.
Проведенный анализ бизнес-процессов компании выявил один из
ключевых недостатков организации работы: проблемы связанные с обработкой
большого числа платежей приходящих от юридических лиц, которые нельзя
проводить в рамках стандартных платежей, например, как в интернет-магазинах.
Такие платежи требуют обязательного сопровождения со стороны бухгалтеров и
менеджеров, обладающих правом цифровой подписи для осуществления
банковских операций и формирования основной бухгалтерской отчетности.
Возникает вопрос о модернизации используемой технологии работы с
банком в рамках системы «Клиент-Банк».
1.3. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимостиавтоматизации
1.3.1. Оценка существующих ресурсов для решения задачи
исследования
Организация процесса автоматизации получения финансовых документов
и мониторинга общего состояния счета компании зависит не только от
предложенных банковских решений, но и от возможностей самой компании по
обеспечению бесперебойной работы оборудования, участвующего в процессе и
используемого программного обеспечения.
Технология организации компьютерной сети в центральном офисе АО
«Kaspi Bank» построена с учетом выделения бухгалтерии, которая требует
отдельного дополнительного уровня защиты для персональных данных
сотрудников и клиентов, а также общей финансовой информации. Сеть
представлена следующими основными компонентами:
серверы, обеспечивающие хранение и манипулирование основными
данными, а также взаимодействие внутри сети;
оборудование для проводного подключения отделов компании к сети
интернет, а также внутрисетевой интеграции;
оборудование для предоставления беспроводного доступа к сети для
удаленных сотрудников от основных точек раздела доступа.
Общий сервер снабжен дополнительным оборудованием для хранения
больших объемов данных и предназначен для управления данными о клиентах,