38
Рис. 1.8 Окно программы "Учет клиентов"
Ведение базы по клиентам
Учет взаимоотношений с клиентами
Учет договоров с клиентами
Контроль проведения финансовых операций
Контроль сделок с потенциальными клиентами
Формирование сопровождающих сделку документов
Анализ работы менеджеров
Маркетинговые e-mail рассылки
Учет и анализ маркетинговых воздействий
Низкая стоимость внедрения
Не требует затрат на поддержку
Быстрый и удобный интерфейс
Только необходимые функции
Возможность настройки под себя
Гибкая система разграничения доступа
«Учет клиентов» - это современная, простая и удобная система для
управления отношениями с клиентами. Обеспечивает ведение базы данных и
39
учет клиентов (организаций и лиц), выставленных им счетов, заключенных с
ними договоров (сделок), других документов, продуктов (товаров и услуг),
сотрудников. Программа предназначена для автоматизации деятельности
отдела продаж, финансового отдела и других задач, которые можно гибко
настроить.
«Учет клиентов» - программа, являющаяся системой класса Customer
Relationship Management (CRM-система). Так называют стратегию ведения
бизнеса, когда отношения с клиентом выводятся на первый план и ставятся
главной целью деятельности предприятия. Программа учета заявок,
использующая CRM-стратегию, позволит выявить наиболее «доходных»
клиентов, научиться более эффективному менеджменту и предотвратить уход
главных клиентов к конкурентам, возможен импорт и экспорт crm базы
клиентов в excel.
IT Audit - CRM программа компании "Автоматизация аудита и
документооборота" по учету клиентов, организации документооборота и
продаж.
Программу IT Audit для учета клиентов отличает простой и интуитивно
понятный интерфейс. Нет ничего лишнего, отвлекающего внимание
сотрудников. Информация по клиенту удобно систематизирована и понятна
даже при беглом взгляде. В главном окне размещена только самая
востребованная информация:
ответственный по договору со стороны компании
адрес организации (юридический, фактический и почтовый)
телефон, электронный адрес, Интернет-сайт
информация о контактных лицах клиента. Это могут быть как
руководители клиента, подписывающие договоры, так и другие сотрудники с
которыми приходится часто общаетесь
В CRM-системе IT Audit реализованы удобные инструменты поиска
клиентов по множеству критериев, начиная от наименования организации,
40
ИНН и заканчивая пользовательскими справочниками (любые справочники,
которые необходимы пользователю).
С целью систематизации и поиска клиентов по необходимым критериям
в программе предусмотрена возможность создания собственных
справочников. По внесенным значениям пользовательских справочников
может быть организован поиск клиентов. Можно порекомендовать создать
следующие справочники:
статус контрагента со следующими значениями: действующий,
интерес, повышенный интерес, заключение договора, отложенный интерес, не
требуется)
лояльность контрагента со следующими значениями: высокая,
средняя, низкая
виды деятельности со списком видов деятельности, в которых
работает контрагент
По внесенным значениям пользовательских справочников может быть
организован поиск клиентов.
В CRM-системе IT Audit реализованы удобные инструменты поиска
клиентов по множеству критериев, начиная от наименования организации,
ИНН и заканчивая пользовательскими справочниками (любые справочники,
которые необходимы пользователю).
С целью систематизации и поиска клиентов по необходимым критериям
в программе предусмотрена возможность создания собственных
справочников. По внесенным значениям пользовательских справочников
может быть организован поиск клиентов. Можно порекомендовать создать
следующие справочники:
статус контрагента со следующими значениями: действующий,
интерес, повышенный интерес, заключение договора, отложенный интерес, не
требуется)
лояльность контрагента со следующими значениями: высокая,
средняя, низкая
41
виды деятельности со списком видов деятельности, в которых
работает контрагент
По внесенным значениям пользовательских справочников может быть
организован поиск клиентов.
У предоставленных аналогов разработанной системы самыми главными
недостатками является их масштабность. Они представляют большой набор
функций, имеют удобный интерфейс. Но они поставляются в комплекте со
всей системой. Для их работы требуются мощные современные ПК.
Использование этих систем оправдано в средних и крупных предприятиях. Но
в маленьких магазинах или офисах затраты на приобретение всей системы
лягут тяжелым грузом на бюджет фирмы, и фирма может не осилить такую
покупку. А если фирма и купит этот продукт, то использовать его на 100 % не
сможет – не те обороты. Это то же самое, что если надо выкопать 1 м
3
земли
купить экскаватор, а не лопату.
Разработанная информационная система обеспечит весь минимум,
который необходим малому бизнесу.
1.7.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Установим стратегические и функциональные качества
разрабатываемого модуля .
Внедряемая ИС должна обладать хорошей масштабируемостью и
высокой степенью надежности сохранения всех данных. Помимо этого она
должна довольно легко адаптироваться под программную среду объекта
внедрения. При внедрении, разрабатываемая ИС обязана обладать
возможность гибкой доработки, так как возможно понадобится последующая
ее доработка. ИС не должна быть перегружена огромным числом ненужных
функций.
С целью осуществления проекта возможно выделить следующие этапы:
1. Анализ имеющихся процессов учёта работы с клиентами.
42
Заключается в сборе и анализа следующих показателей: число клиентов и
данные их счетов.
2. Определение всего перечня функционала, который планируется
автоматизировать. Выявление уже реализованных функций сейчас и тех
функций, какие будут разработаны в ходе разработки и внедрения модуля.
3. Выбор стратегии автоматизации. Изучение имеющихся типов
стратегий автоматизации и отбор наиболее оптимального к структуре и бизнес
процессам фирмы
4. Создание Технического задания и графика исполнения работ
Выбор стратегии автоматизации:
Имеется четыре вида стратегии автоматизации: кусочная (хаотичная)
автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по направлениям и
комплексная автоматизация. Кусочная автоматизация подразумевает под
собой получение предприятием без определенного стратегического плана
единичных фрагментов ИС, которые не возможны оказать настоящей пользы
предприятию в общем. Последующее формирование информационной
системы фирмы сопряжено с новыми, внушительными затратами.
Автоматизация по участкам предусматривает автоматизацию отдельных
производственных участков, общих по набору исполняемых задач. Данный
метод автоматизации избирается в тех обстоятельствах, если имеются участки,
где использование автоматизированных систем предоставляет значительный
финансовый результат, к примеру за счет уменьшения персонала.
Автоматизация по направлениям предполагает под собой
автоматизацию выбранных заранее функций компании. В таком случае фирма
приобретает полную автоматизацию работы, к примеру, кадровой службы,
или логистики. Данный подход к автоматизации абсолютно обычен и в
будущем объединение уже автоматизированных направлений в рамках целой
компании никак не будет связана с серьезными препятствиями[15].
Хаотичная, она же кусочная стратегия не подходит так как мы
автоматизируем целый отдел, при этом используется несколько составляющих
43
ИС, такие как субд, клиент серверное приложение, нельзя автоматизировать
только часть из них, эффекта от этого будет ноль.
Абсолютная стратегия автоматизации также никак не подходит в данном
случае, так как автоматизируется всего лишь одно из направлений работы
ОАО «Оазис».
Стратегия автоматизации по участкам лучше всего подходит в данной
работе, потому что в нашем случае мы автоматизируем деятельность одного
отдела.
1.7.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Из представленного обзора следует, что наиболее подходящими для
ООО "Оазис", являются базовая или профессиональная версия конфигурации.
Однако специфики предприятия описанной далее следует обратить внимание
на проектирование собственной конфигурации системы.
Помимо использования для автоматизации готовых прикладных
решений можно обратиться к сторонним или собственным разработчикам для
создания собственного прикладного решения. Рассмотрим подробнее плюсы
и минусы подобных подходов:
Плюсы использования готового прикладного решения:
Типовой подход несет в себе решения по все возможным запросам
клиентов;
Исключается возможность некорректной работы системы ввиду
стандартизированного подхода.
Минусы использования готового прикладного решения:
Высокая стоимость по сравнению с разработкой собственной
конфигурации;
Загруженность рабочей области множеством не использующихся
типовых справочников и документов.
44
Плюсы разработки собственного прикладного решения:
Низкая стоимость по сравнению с использованием типового
прикладного решения.
Возможность использования оригинальных проектных решений
для конкретного предприятия.
Минусы разработки собственного прикладного решения:
Большая вероятность возникновения ошибок и усложнения
работы конфигурации;
Использование не стандартизированного подхода при разработке
конфигурации усложняет последующую корректировку конфигурации
другими разработчиками;
Основываясь на проведенном анализе, было принято решение
разрабатывать собственную конфигурацию.
1.8. Обоснование проектных решений
1.8.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Характерные черты технологического процесса обработки данных
сопряжены с такими факторами, как: работа в режиме диалога с конечным
пользователем, наличие различных накопителей информации, полное
исключение всех бумажных технологий для обработки информации [23].
Благодаря интерактивному режиму отсутствует отчетливо
установленная и предварительно согласованная заранее последовательность
операций по обработке всех данных.
Имеется несколько методов регистрации первичной входной
информации:
документальный;
документальный с регистрацией на машинном носителе;
45
автоматический.
В проекте обработки документов будет использоваться как первый, так
и второй способы регистрации информации. Введение, обрабатывание и
предоставление информации производятся в интерактивном режиме.
В основе диалогового (интерактивного) режима лежит динамическое
взаимодействие машины и пользователя с помощью приема и передачи
данных посредством устройств ввода/вывода. При интерактивном режиме
поддерживается отбор требуемой информации, оперативная обработка
команд, активное влияние пользователя в процесс обработки данных.
Осуществление диалога осуществляется с помощью установки
взаимосвязей между данными, которые представляют собой информационные
модели [18].
1.8.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Под программным обеспечением необходимо понимать комплекс
программ, которые обеспечивают работы вычислительной системы
(системное программное обеспечение), а также программ,
специализированных для решения определенных задач пользователя
(прикладное программное обеспечение).
К выбираемому программному обеспечению в этом случае относятся
операционная система (ОС) и среда программирования.
Все ОС подразделяются на:
однопользовательские и многопользовательские;
однозадачные и многозадачные.
Современные средства разработки ПО характеризуются огромным
многообразием критериев, применяя которые разработчик имеет возможность
автоматизировать ход разработки приложений.
Наиболее распространены в данное время два языка – Delphi и C++.
Рассмотрим отличия языков Delphi и C++ вернее будет сказать языков
46
Object Pascal и С.
С++
Если необходимо обеспечить отличную скорость работы приложения и
экономию ресурсов памяти и процессора обычно считается, что
предпочтительнее использовать C++. Но, в последнее время отличия в
скорости быстродействия программ, собранных разными компиляторами,
становится все менее и менее заметной.
В качестве очевидного преимущества C++ зачастую называют его
модель работы с классами и шаблонами. Но весь функционал C++ реализуем
и в любом другом языке программирования. В С++ можно например
переопределить действие операторов + – / *, но в других языках можно просто
написать доп. функцию.
Говорят что язык С лучше чем Pascal, потому что программы,
написанные на языке C меньше размером и работают быстрее. Про быстроту
работы сложно сказать, и может быть это в некоторой степени правда. Но
небольшой размер exe файл - это факт. Они меньше, но не намного, в
небольших программах различие примерно в 10-50 КВ. В больших
программах размер полностью зависит от мастерства программистов, их
опыта. Говоря о скорости и размере программ, мы должны учитывать, что это
зависит не от языка программирования, а от выбранного компилятора (а это
уже зависит от программистов, которые делали компилятор). Компилятор
фирмы Майкрософт в этом плане не очень надёжный, хотя делает программы
меньше по размеру, чем компилятор фирмы Борланд.
В плане структуры скомпилированных exe файлов, есть различия между
этими языками программирования. В программах написанных на языке С, всё
тело программы помещается в одну процедуру под названием WinMain, у
которой три параметра. Программы, такой структуры, встречаются в
программах написанных на Ассемблере, хотя это не является обязательным
для Ассемблера. Популярность языка C заключается в том, что в этом языке
всё стандартно, на более низком уровне, чем в Delphi (именно в Delphi, а не
47
Pascal).
Но одна особенность языка С очень портит этот язык. Дело в том, что
язык C чувствителен к регистру символов. Поэтому Button1.Caption и
BUTTon1.capTioN это уже совершенно разные вещи (второе выражение - это
уже ошибка).
Delphi
Delphi – хороший объектно-ориентированный язык программирования,
когда требуется разработать ПО в максимально сжатые сроки и обеспечить
хороший рефакторинг (читабельность, модифицируемость, удобство и
оптимизацию) кода приложения. Код хорошо структурируется, названия всех
функций по сути есть сокращения английских слов (IntToStr – целое в строку;
Now – возвращает дату и время сейчас; UpperCase – приводит к верхнему
регистру и тд), хорошая модульность и видимость кода – все это способствует
скорости разработки, а также позволяет производить ее в командном режиме
более эффективно.
Существенным преимуществом делфи является низкий порог
вхождения. То есть язык легко усваивается, интуитивно понятен. Сейчас его
продвигают в сторону кросс-платформенности, хотя раньше такого не было..
Более того, большое комьюнити Delphi кодеров (в котором больше
непрофессионалов в силу легкости языка) порождает в Интернете большое
количество справочной информации в самых разных областях
программирования.
Подведем итоги в таблице 1.6.
Таблица 1.6
Сравнение характеристик языков программирования С++ и Delphi
Характеристика
С++
Delphi
Сложность изучения
большая (-)
маленькая (+)
Количество
специалистов-
профессионалов
много (+)
мало (-)
Восприятие кода
плохое (-)
хорошее (+)
Рефакторинг
средний (+-)
хороший (+)