21
Большой объем информации, обрабатываемых ООО НПП Нефтехимия,
обеспечивает возможность затрачивать соответствующее количество времени и
рабочих ресурсов на обработку, контроль и учет данных по рабочему времени
сотрудников. В этой связи нужно, с использованием системы автоматизации
управленя учетом рабочего времени, сократить затрачиваемые ресурсы с целью
оптимизации работы всей компании.
Помимо этого, внедрение ИС позволит наиболее оперативно и с большой
точностью отслеживать процесс учета рабочего времени сотрудников.
В этом случае, почти все бизнес-процессы в ООО НПП Нефтехимия стали
автоматизированы, но на равне с этим идет поток сопровождающих их документов в
бумажной и электронной форме, которые не взаимосвязанны с другими процессами и
материальными потоками в единую целую информационную систему.
При отсутствие наличия связи между бизнес-процессами, документами и
денежными потоками ведет к большому набору проблем:
Это отсутствие документально зафиксированных изменений в
материальных потоках (в том числе изменения в процессах);
Это и долгий ,и тяжелый поиск взаимосвязанных между собой
документов по различным отделам;
Возможно дублирование документов, неточности в их заполнении и
высокая доля совершения ошибок и других неточностей.
У работника, как правило, много уходит времени на поиск данных, которые
необходимо найти (по статистике на это затрачивается около 40% рабочего времени)
или приходится создавать заново – вместо многократного использования –
документов, находящихся «где-то в компании» (и это происходит примерно в 70%
случаев).В таком случае из-за такой «раскиданности» данных и документов очень
тяжело сохранить их в целом виде, и обеспечить непротиворечивость и безопасность.
Из всего этого вытекает, что необходимо внедрять в организации
автоматизированный учет управления приема и обработки заявок.
Приведем пример расчетов, которые позволят увидеть и оценить возможную
эффективность от применения автоматизированного варианта управления учетом
рабочего времени.
22
Допустим, что в течение рабочего времени работник обрабатывает около 300
видов документов, это и записи в журнале, и также документы, которые создал сам
сотрудник в процессе подготовки отчетности.
Произведем расчет ожидаемого эффекта, который будет от применения средств
автоматизированного учета (таблица 1). Время взято с учетом за рабочий день.
Таблица 1
Расчет эффекта внедрения
Действие работника
Время, которые
затрачивается при
базовой технологии
/ мин.
Время, которе
затрачивается по
предлагаемому
варианту/мин.
Ведение списка сотрудников
30–40
5–10
Регистрация прихода на работу
35
3
Регистрация ухода с работы
30
3
Расчет рабочего времени
30
5
Создание табеля
10
7
Формирование отчетности
20
10
Итого, минут:
145
31
Таким образом, при существующей системе на совершение указанных в
таблице действий необходимо потратить около 3 часов. При внедрении предлагаемой
системы это время сокращается до 31 минуты, то есть в несколько раз.
Схема документооборота представлена на рисунке 6.
23
Рисунок 6. Схема документооборота
Применение автоматизированной системы обработки заявок может помочь
предотвратить многие ошибки, которые могут возникнуть при при передаче,
обработке и хранении документов, а также в большей степени ускорить данные
процессы, что приведет к экономии рабочего времени сотрудников, а, следовательно,
к повышению общей производительности работы организации[4].
Помимо этого, автоматизация рабочего места работника дает следующие
преимущества:
сокрашение рабочих мест;
снижение затрат на дублирование документов;
снижение расходов на доставку информации в бумажных носителях;
уменьшение расходов на трудовые и технические ресурсы:к ним
относятся люди и оборудование;
уменьшение расходов на канцелярские принадлежности;
24
повышение производительности работы организации: это и более
быстрое выполнение работ, увеличение всего количества выполняемых задач,
улучшение работы с клиентами,быстрота их обслуживания,поднятие уровня работы
с предоставленными записями (документами, имеющими юридические
обязательства и так далее), появление возможности выполнения новых видов работ
или же выполнения поставленных задач по другому методу.
1.3.3 Определение уровня защиты информации для исследуемой задачи
Обеспечение информационной безопасности должно быть направлено прежде
всего на предотвращение рисков, а не на ликвидацию их последствий. Именно
принятие предупредительных мер по обеспечению конфиденциальности,
целостности, а также доступности информации и является наиболее правильным
подходом в создании системы информационной безопасности. Любая утечка
информации может привести к серьезным проблемам для компании — от
значительных финансовых убытков до полной ликвидации.
Конечно, проблема утечек появилась не сегодня, промышленный шпионаж и
переманивание квалифицированных специалистов существовали еще и до эпохи
компьютеризации. Но именно с появлением ПК и интернета возникли новые приемы
незаконного получения информации. Если раньше для этого необходимо было
украсть и вынести из фирмы целые кипы бумажных документов, то сейчас огромные
объемы важных сведений можно запросто слить на флэшку, помещающуюся в
портмоне, отправить по сети, прибегнув к использованию семейства руткитов,
троянов, бэкдоров, кейлоггеров и ботнетов, либо просто уничтожить посредством
вирусов, устроив диверсию.
В ООО НПП Нефтехимия используются нормативно-правовые и
организационно-распорядительные документы такие как:
1. Положение о информационной безопасности предприятия: в него входят
правила доступа сотрудников к служебной информации, содержащую коммерческую
тайну.
2. Положение о использования сети Internet, электронной почты прдприятия .
25
Для более лучшего исполнения регулирующих положений ООО НПП
Нефтехимия была настроена служба Active Directory на Windows Server 2012. Она
разрешает настраивать и проверять информационную безопасность.
А настройку и защиту информационной безопасности и ее поддержку
осуществляет – узкий круг IT специалистов,
Ведется обеспечение информационной безопасности и защиты информации на
всех уровнях:
программный – Microsoft Windows Server 2012, Active Directory:
а)Вводятся права доступа (к операционной системе Windows 10, Windows
Server, Терминальный доступ Windows Server);
б)Идет разграничение права пользователя системы (они разные для
пользователей, CRM Fresh Office, файловый сервер);
в)Ставится парольная защита, доступ к базе (установлены пароли на
программные продукты, такие как: Касперский, CRM Fresh Office);
г)Ведется контроль логов, Windows Server пользователи, идет проверка
трафика интернета, контроль электронной почты).
На аппаратном –введено резервное копирование серверов.
Непрерывно ведется охрана информационного Web-портала, для этого
используются методы защиты от внешних угрожающих атак,к ней относится:
Один раз в квартал полная смена паролей на доступ к базам данных SQL;
Один раз в квартал смена паролей на доступ к FTP серверу;
производится резервное копирование серверов(базы SQL, FTP файлов) 4 раза в
месяц.
В ООО НПП Нефтехимия ведется постоянное тестирование наиболее опасных
внешних и внутренних угроз информационной безопасности:
1) утечка данных за пределы организации;
2) халатность и нелояльность служащих;
3) заражение вирусами;
4) хакерская деятельность;
5) кража оборудования;
6) аппаратные и программные нарушения.
26
1.4. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации
1.4.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Для анализа существующих разработок рассмотрим программное обеспечение
для приема заявок от разных производителей.
StaffCop Enterprise
Система учета рабочего времени, входящая в состав программного
комплекса StaffCop Enterprise, позволяет осуществлять контроль над сотрудниками
организации и поддерживать дисциплину в коллективе. Используя эту программу,
вы всегда будете знать, сколько именно времени ваши работники тратят
на исполнение своих непосредственных трудовых обязанностей, а сколько
на посторонние дела.
Функционал
Система учета рабочего времени сотрудников StaffCop Enterprise может
отправлять информативные ежедневные, еженедельные и ежемесячные отчеты в PDF-
формате на ваш E-mail, а также предоставляет возможность просматривать
отчёты в онлайн-режиме в браузере. Вам доступен целый ряд специальных отчетов:
Ленточный график — наглядное представление информации о начале
и окончании работы, перерывах, распределении активности в течение дня
с точностью до минуты
Месячный табель — оформлен в привычной и удобной бухгалтерской форме T-
12, легко читается и воспринимается, может быть сохранен на ПК и распечатан,
может использоваться для расчета зарплаты
Детализированный индивидуальный отчет — рассмотрите в деталях, чем
именно занимался конкретный работник: исполнял должностные обязанности или
занимался посторонними делами
Сводный отчет — поможет выявить лучших сотрудников и худших, которые
часто отвлекаются и опаздывают. Для сравнения можно выбрать период, отдельных
работников, отделы либо сразу всех
Также имеется возможность задавать годовой рабочий график с назначением
обеденных перерывов, отпусков, отгулов, праздников по пользователям и отделам.
27
Особенности и преимущества
Система контроля и учета рабочего времени StaffCop Enterprise имеет ряд
достоинств:
Широкий спектр возможностей
Мощный аналитический инструментарий
Простота установки, настройки и управления
Удобная реализация групповых настроек и действий
Контроль трудовой дисциплины
Отчеты, настраиваемые по выбору пользователя
Kickidler
Система учета рабочего времени Kickidler имеет функцию тайм-трекера. Тайм-
трекер позволяет контролировать рабочие часы сотрудников и подразделений.
Переработки, опоздания, ранние уходы, прогулы, перекуры, прогулки и прочие
отвлечения персонала от рабочего процесса автоматически фиксируются в отчетах и
табеле рабочего времени. Данные в отчетах отображаются в виде графиков и
диаграмм.
В отчет собирается общая информация о работе сотрудника за компьютером в
течение дня. Отчет расположен только в веб-интерфейсе Центрального Сервера.
Активность сотрудника делится на группы эффективности и отображается на
круговой диаграмме по использованию рабочего времени.
На графике по рабочему времени отображена активность сотрудника,
поделенная на 5-минутные интервалы и разделенная на группы эффективности, в
динамике за день. Используя это график, можно увидеть, опоздал ли сотрудник или
ушел раньше положенного по графику рабочего времени, а также, в какие периоды
дня он был максимально продуктивен или же наоборот.
В таблицу собирается общая информация по активности сотрудника, а именно:
начало и конец активности сотрудника за компьютером (фактически начало и конец
реального рабочего дня), время активности в продуктивных, нейтральных,
непродуктивных приложениях и приложениях без оценки, а также общее количество
времени простоя компьютера (когда сотрудник не использовал клавиатуру или
мышь).
28
Каждое приложение (программа или сайт) несет определенную значимость для
рабочего процесса и может относиться к одной из групп эффективности
(продуктивно, нейтрально, непродуктивно). Например, работа в 1C продуктивна,
просмотр фильмов на рабочем месте – непродуктивно, использование поисковиков в
браузере – нейтрально.
В отчете по эффективности выводится время использования приложений
согласно группам эффективности.
Наиболее популярные приложения мы уже отнесли к группам эффективности.
Но как показывает практика, большинство приложений, которые используют ваши
сотрудники, по умолчанию не отнесено к какой-либо группе. Поэтому в отчете по
эффективности такие приложения будут отображаться к группе «Без категории». Их
можно прикрепить к любой группе эффективности прямо из отчета во Вьюере.
В отчете по эффективности выводится время простоя приложений (когда
сотрудник открыл приложение, но не использовал его).
При формировании отчета по эффективности, можно учитывать графики
рабочего времени.
Отчет по динамике
В разные периоды дня сотрудники работают по-разному. Например, некоторые
сотрудники более продуктивны до обеда, а другие – после. Чтобы эффективнее
распоряжаться человеческими ресурсами компании, используйте отчет по динамике.
В отчете выводится распределение активности сотрудников по времени для
выбранного периода и заданной группировки. Если выбрать группировку по часу,
можно узнать, в какие часы дня сотрудники наиболее активны и наоборот. Если же
нужно узнать, в какие дни недели или месяца сотрудники интенсивнее работают,
выбирайте группировку «неделя» или «месяц».
По заданным в отчете параметрам строится график по динамике активности
сотрудников и выводится таблица с детализацией данных графика.
Активность сотрудников на графике разбита по группам эффективности. В
каждом столбце графика отображается количество продуктивной, непродуктивной и
нейтральной активности, а также активности без группы.
Отчет по рабочему времени
29
Отчет по рабочему времени позволяет вести учет рабочего времени и
отображает не только общую информацию о рабочем дне сотрудника, но и
отклонениях от заданных для сотрудников графиков работы. Этот отчет расположен
только в веб-интерфейсе Центрального Сервера.
В отчете выводится первая и последняя активности сотрудника за
компьютером в каждый из дней, когда сотрудник был на работе.
Если сотрудник включил компьютер позже положенного по графику времени,
то в отчете фиксируется опоздание. Если сотрудник перестал работать за
компьютером раньше положенного по графику времени, в отчете зафиксируется
ранних уход. Если же сотрудник вообще не включал компьютер в рабочий день, то в
отчете за этот день будет проставлен прогул.
Над основной таблицей с данными отображается сводная таблица с суммарным
временем опозданий и ранних уходов и общим количеством прогулов, опозданий и
ранних уходов.
Табличные данные отчета можно фильтровать по опозданиям или ранним
уходам и группировать по дню, неделе или месяцу.
Табель рабочего времени
В табеле рабочего времени выводится информация по отработанным
сотрудниками часам за каждый календарный рабочий день. Этот отчет тоже
расположен только в веб-интерфейсе Центрального Сервера.
Отчет можно формировать как по неделе, так и по месяцу.
В отчете отображается информация об общем количестве прогулов за период и
количестве отработанных сотрудником дней и часов.
Yaware.Mobile
Yaware.Mobile - система контроля рабочего времени мобильных сотрудников
Yaware - это известный сервис для контроля рабочего времени сотрудников,
работающих за компьютерами в офисе. Но что делать, если сотрудники не сидят в
офисе, а постоянно где-то ездят? Для контроля таких товарищей Yaware выпустил
мобильное приложение Yaware.Mobile (пока только для Android). Оно
устанавливается на смартфон мобильного работника и мониторит его передвижения
(по GPS), входящие и исходящие звонки и смс, мобильные приложения и сайты,
которыми он пользуется. Менеджер или администратор может видеть все это в
30
реальном времени, или просмотреть статистику позже и определить причины
неэффективной работы сотрудника. Кроме того, само наличие такого приложения
может предостеречь выездных сотрудников от использования рабочего времени и
корпоративного смартфона в своих интересах. Стоимость сервиса 380 руб/мес за
каждого мобильного сотрудника.
Сервис учета рабочего времени Yaware.Online добавил два полезных отчета для
руководителя. Отчет “Остался после работы” позволяет контролировать переработки
персонала и быть в курсе, чем занимаются сотрудники за компьютером после
окончания рабочего дня. Также он подойдет для компаний, сотрудникам которых
запрещено находиться в офисе после работы. Отчет “По деятельности сотрудника”
позволяет узнать, нарушает сотрудник дисциплину или нет. В нем собрана
информация о том, как сотрудник использует рабочее время, в т.ч. о о нарушениях:
опозданиях и уходах раньше положенного, а также об общем количестве
отработанных часов и их продуктивности.
Новая версия сервиса для учета рабочего времени Yaware.Online содержит две
новых фичи: иерархия групп и отчет “По деятельности группы”. Теперь в учетной
записи Yaware.Online вы можете создать иерархию, которая полностью отобразит
структуру вашей компании со всеми представительствами, филиалами и
отделениями. Таким образом, выстроив иерархию, вы сможете просматривать
информацию о работе отделов и групп вместе или выборочно. После того как
иерархия групп построена, анализируйте их работу с помощью нового отчета “По
деятельности группы”. Он состоит из нескольких графиков, которые помогут вам
узнать чем занимаются сотрудники каждой группы на протяжении рабочего дня,
придерживаются ли они рабочего графика, на работу с какими ресурсами ушло
больше всего времени, сколько времени сотрудники проводят за компьютером, а
сколько — отсутствуют.
Компания Yaware выпустила новую версию своей системы учёта рабочего
времени. В системе появился табель учета рабочего времени Yaware.Online, который,
в отличие от стандартных, заполняется автоматически и позволяет анализировать
данные в режиме реального времени (информация о рабочих и выходных,
больничных, отпускных и прогулах доступна онлайн). Он сэкономит время на
заполнении, упростит контроль персонала и процесс начисления ему заработной