18
• Увеличение качества и объемов применения ИТ в учебном
процессе: ресурсы СДО, мультимедийные обучающие курсы и сайты и т.п.
• Проведение закупок и обеспечение подразделений
мультимедийными средств и оргтехникой
• Обработка заказов на нужное для работы оборудование,
отслеживание и учет его поступлений.
• Модернизация используемых в компании технических средств
и оргтехники.
• Централизованное обеспечение необходимым ПО, проведение
плановых ТО и ремонтов средств вычислительной техники и оргтехники
учебного заведения.
• Внедрение и ведение учета и сохранности библиотеки всего
лицензионного и прикладного ПО, используемого в организации.
• Определение пользовательских прав доступа внутри ИС.
• Проведение обучения сотрудников ПАО «Стрела»
реализуемого для повышения навыков в области использования ИТ-
средств в их профессиональной деятельности.
• Отслеживание периодического оформления в установленном
порядке и заключением договоров с компаниями-поставщиками товаров и
услуг, связанных с информатизацией и коммуникацией.
Отделом руководит начальник отдела.
Начальник отдела обязан владеть навыками делового письма, уметь
анализировать данные, отлично работать с программами пакета MS Office,
электронными справочниками типа систем Консультант Плюс, Гарант.
Начальник отдела может быть наказан за:
• Нарушение правил трудовой дисциплины;
• Полное или частичное неисполнение должностных
обязанностей, указанным в действующем должностном регламенте;
• Нарушение техники пожарной безопасности и охраны труда;
19
• Обывательское отношение к имуществу, которое
предоставлено ему для реализации должностных обязанностей.
Уровень ответственности остальных работников отдела
прописывается в должностных инс.укциях и регламентах.
Начальник отдела должен:
• Полностью следовать Конституции РК, федеральным
конституционным законам, федеральным законам и другим нормативно-
правовым актам РК, контролирует их исполнение;
• Хорошо разбираться в действующем законодательстве,
руководящих и нормативных материалах по ИТ; с.уктуре, функциях,
документообороту и задачах ИО подразделений; способах планирования и
финансирования закупок и деятельности по реализации ИТ; основах
делопроизводства; должностных обязанностям подчиненных.
• Формулировать и контролировать процесс деятельности отдела
в части его функций; составлять перспективные и текущие планы работ;
реализовывать координацию взаимодействия отдела с остальными
подразделениями; отслеживать исполнительскую дисциплину;
осуществлять подбор, расстановку рабочих кадров и увеличение
квалификации сотрудников отдела; координировать подготовку отчетных
документов.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
В компании используется информационная система, позволяющая
автоматизировать многие бизнес-процессы. Данная система включает в
себя аппаратное (техническое) и программное обеспечение.
Структурная схема технической архитектуры компании
представлена на рисунке 2.
20
Рисунок2 Схема технической архитектуры компании
Источник: разработано автором
Локально-вычислительная сеть компании состоит из
пользовательского и серверного сегментов. В состав серверного сегмента,
размещенного на 4-м этаже офисного здания, входит следующее
оборудование:
Один коммутатор на 50 портов Cisco SG200-50 50-Port Gigabit
Smart Switch управляемый стекируемый 50xGigabit UTP, 2xSFP;
Один ИБП APC Smart-UPS 5000VA RM
Сервера HP DL160 G6 (сервер приложений, альтернативный
DNS-сервер, сервер-шлюз, основной и резервный контроллеры домена,
другие).
Пользовательский сегмент состоит из рабочих станций,
размещенных на 1-м и 4-м этажах офисного здания. На 1-м этаже
размещается коммутационный шкаф, в котором располагаются:
патч-панель;
один коммутатор (D-Link DGS-3100-48 L2);
21
один ИБП APC Smart-UPS 250VA.
Рабочие станции HPdx2400 обладают следующей конфигурацией
Материнская плата: Intel G33 Express LGA775 Socket, Intel
Graphics Media Accelerator 3100 - integrated, DDR2-800, PCI-E, SATA,
Realtek ALC888S High Definition audio codec, Integrated Realtek 8111C-GR
GbE Ethernet Controller, USB 2.0, mATX
Процессор: Intel Core 2 Duo E6850 Processor (3.00-GHz, 4-MB
L2 cache, 1333-MHz FSB)
Память: 2-GB DDR2 Synch DRAM PC2-6400 (800-MHz) Non-
ECC (2 x 1GB)
Жесткий диск: 250-GB Serial ATA 3.0-Gb/s NCQ, Smart IV
(7200 rpm)
Системный блок: HP Compaq dx2400 Business Desktop PC
Кроме того, в пользовательском сегменте размещены сетевые МФУ
Konica-Minoltabizhub250, сетевые принтеры KyoceraFS-4300DN.
В качестве среды передачи данных используется кабель витая пара
категории 5E (1000BASE-ТX) со скоростью передачи до 1000 мбит/сек.
Схема используемой программной архитектуры представлена на
рисунке 3.
22
TCP/IP
TCP/IP
Сервера
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
Стандартный
пакет ПО
Hardware
Inspector
Radmin
Pidgin,
VoipDiscount
Windows 7 Professional Edition 32 bit
Короб
(СКС)
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
TCP/IP
TCP/IP
FTP
ViPNet
Administrator
ViPNet
Coordinator
ViPNet Client
ViPNet Client
ViPNet Client ViPNet Client
ViPNet Client ViPNet Client
СЭД
Docsvision
TrendMicrоDLP
MS Windows Server 2013
1С Предприятие
Бухгалтерия
Ит-отдел
Отдел рекламы
Отдел кадров
Юридический отдел
Транспортный отдел
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
ViPNet Client
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
ViPNet Client
Служба безопасности
Windows 7 Professional Edition 32 bit
MS Office 2013
Prof
Kaspersky
Enterprise Space
Security
WinRar 5.4 1С Предприятие
ViPNet Client
Служба делопроизводства
Отдел по работе с
клиентами
Рисунок3 Схема используемой программной
архитектуры
Источник: разработано автором
В качестве операционной системы на АРМ пользователей
используется Windows 7 ProfessionalEdition 32 bit, в качестве серверной -
WindowsServer2013R2.
В качестве пакета офисных приложений установлен MSOffice 2013
Prof, включающий в себя MSWord 2013, MSExcel 2013.
Кроме того, на рабочих станциях сотрудников установлено такое
дополнительное ПО, как архиватор WinRar5.4, антивирус
KasperskyEnterpriseSpaceSecurity (EndpointSecurity версия 10 (10.2.4.674)).
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
23
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
В деятельности рассматриваемой компании можно выделить
несколько уровней бизнес-процессов (Рисунок 4):
основные;
обеспечивающие;
бизнес-процессы управления.
Рисунок 4Деятельность компании
Источник: разработано автором
Основные бизнес-процессы — это те, которые приносят компании
прибыль (Рисунок 5):
Оказание услуг.
Учет результатов оказания услуг.
Подготовка отчетности (налоговой и внутренней).
24
Рисунок5 Характеристика основных бизнес-процессов
компании
Источник: разработано автором
Обеспечивающие бизнес-процессы — это вспомогательные
процессы, которые обеспечивают стабильную деятельность компании, но
не приносят прибыль.
Административно-хозяйственное обеспечение.
Обеспечение безопасности.
Юридическое обеспечение.
ИТ-обеспечение и связь.
Внутренний контроль.
Бухгалтерский учет и отчетность.
Другие (более 10).
Бизнес-процессы управления — вспомогательные процессы, с
помощью которых осуществляется управление деятельностью компании и
основными объектами:
Стратегическое управление.
25
Управление маркетингом.
Управление рисками.
Управление персоналом.
Управление бизнес-процессами и развитием.
Региональное управление.
Другие (более 10).
Среди всего разнообразия процессов, происходящих в компании,
выбираем для автоматизации процесс учета заказов как наиболее
ответственный и в то же время неавтоматизированный.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе
задач
Темой дипломной работы является автоматизация учета заказов в
компании. Необходимость такой разработки вызвана тем, что в настоящее
время при выполнении своих функциональных обязанностей менеджер по
работе с клиентами сталкивается с некоторыми сложностями, которые
вызваны несовершенством бизнес-процессов компании.
Основной функциональной обязанностью менеджера по работе с
клиентами является осуществление продаж товарови их учет.
Учет продаж – задача, от эффективности решения которой зависит
эффективность работы торговой компании в целом и основанное
содержание работы с клиентами.
Управление продажами заключает в себе функции подбора торгового
персонала, организации торгового персонала, прогнозирования и
планирования продаж, идентификации потенциальных клиентов,
поддержания информации о клиентах, а также создания и управления
графиками продаж.
Как выяснено руководством предприятия, в последнее время часто
возникает ситуация, когда объемы выполняемых услуг в компаниие не
26
совпадают, несовпадение также может происходить как по наименованию,
так и по количеству. В связи с этим фирма несет убытки.
На рисунке 6 представлен бизнес процесс учета деятельности по
работе с клиентами в рассматриваемой компании.
Рисунок 6Работа с клиентами по продаже товаров
Источник: разработано автором
Деятельность менеджера по работе с клиентами заключается в
консультировании клиента, оказании ему помощи в выборе аксессуаров,
услуг или товаров. При этом для подбора нужного товара клиент должен
обязательно сообщить свои требования, если же такой возможности нет, то
менеджер по работе с клиентами использует справочники для определения
совместимости услуги. Если клиент решил заказать услугу, то менеджер по
работе с клиентами выписывает ему квитанцию для оплаты, с которой
клиент может оплатить заказ.
Далее менеджер по работе с клиентами учитывает продажу в книге
продаж путем записи даты, времени продажи, услуг, общей суммы.
27
На основании оплаченных квитанций и записей в книге продаж
ежедневно менеджер по работе с клиентами формирует отчеты по
продажам за день (или другой период), по категориям товаров, а также
общий отчет по продажам.
Данный порядок отражен на схеме декомпозиции процессов
менеджера по работе с клиентами , приведенной на рисунке 7.
Рисунок 7Декомпозиция бизнес-процессов менеджера
по работе с клиентами
Источник: разработано автором
Существующий порядок работы менеджера по работе с клиентами
имеет недостатки, которые заключаются в использовании бумажных форм
документов, что влечет за собой повышенную вероятность допущения
ошибок и значительную трудоемкость.
Ошибки при анализе продаж влекут за собой неверное толкование
направления развития компании, что, в свою очередь, влечет за собой
снижение прибыли.
Таким образом, уменьшается эффективность деятельности всего
предприятия. Поэтому анализ продаж должен производиться с