12
11) найм на работу нужных специалистов (подрядчиков), включающих
консультантов;
12) планирование поставок;
13) организацию бухгалтерского учёта;
14) доставку, приём и хранение товара;
15) учёт и контроль доставок.
На Западе последние четыре позиции обычно выделяются в отдельный
блок работ, который называется поставками. Остальные же работы относятся к
закупкам. Такое деление не случайно, так как Закупки осуществляет Заказчик, а
Поставки – Подрядчик.
Выделяются следующие организационные формы закупок:
7
-прямые, в них правовая связь происходит между двумя субъектами
закупок; между ними заключается соответствующий договор.
-торги, однако можно проводить и прямые закупки без торгов;
-посреднические, в них лицо, которое осуществляет проект, вступает в
правовые отношения с посредником, то есть с лицом, способствующим
предоставлению проетку необходимых ресурсов;
-биржевые, в них члены биржи производят биржевую торговлю: а)
непосредственно от своего имени и за свой счет; б) от имени клиента и за его
счет; в) от своего имени за счет клиента; г) от имени клиента за свой счет.
Посетителями биржевых торгов являются юридические и физические лица,
которые не являются членами биржи и имеют право на совершение биржевых
сделок.
Защита нарушенных или оспариваемых прав и интересов предприятия и
предпринимателей при совершении закупок осуществляется арбитражными
судами (как правило) и общими судами (в некоторых случаях). Споры, которые
появляются в связи с внешнеторговой деятельностью, можно разрешить в
7
Ларсон, Э.У. Управление проектами: Учебник / Э.У. Ларсон, К.Ф. Грей; Пер. с англ. В.В. Дедюхин. -
М.: ДиС, 2018. - 451 c.
13
Международном коммерческом арбитражном суде при Торгово-промышленной
палате РФ.
Рассмотрим требования к некоторым из шагов, которые были
перечислены выше, в цикле закупок и поставок, которые характерны для
рыночной экономики
8
:
- закупки и поставки выполняются на основе данных проектной
документации;
- графики разрабатываются всвязи с общим планом проекта и
учитывают длительность всех его фаз;
- плану необходимо охватывать весь проект в целом;
- выбор места закупок необходимо определять на основании расчёта
стоимости вариантов;
- в плане необходимо определять структуры и лица, которые
ответственны за каждую позицию, которая подлежит поставке.
Выбор поставщиков поизводится на основании изучения т.н.
квалификационных анкет, которые призваны осветить управленческие,
технические, производственные и финансовые возможности оферента.
Окончательный выбор поставщиков происходит в результате торгов.
Требования к порядку размещения заказов
9
:
- совместно с проектной организацией разрабатываются мероприятия
по стандартизации (сокращению номенклатуры) закупок;
- общие заказы можно оформлять только на основе работ,
направленных на сокращение номенклатуры закупок;
- оценка заявок и проведение торгов идут перед заключением
контрактов;
8
Шапиро, В.Д. Управление проектами: Учебное пособие для студентов / И.И. Мазур, В.Д. Шапиро,
Н.Г. Ольдерогге; Под общ. ред. И.И. Мазур. - М.: Омега-Л, 2018. - 269 c.
9
Полковников, А.В. Управление проектами. Полный курс МВА / А.В. Полковников, М.Ф. Дубовик. -
М.: Олимп-Бизнес, 2018. - 258 c.
14
- заключение контрактов происходит в результате дополнительных
встреч и согласований с победителями торгов по вопросам требований к
перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования.
Контроль за поставками:
- производится на основании специальных графиков, которые включают
плановые и фактические сроки и объемы поставок;
- организуется по каждому из видов поставок, которые были
перечислены выше (оборудование работы, местные материалы, услуги);
- основывается на общем плане проекта;
- все изменения необходимо вносить в общий график проекта;
- основывается на стандартных формах отчетности.
Во главе всех перечисленных выше работ стоит служба руководителя
проекта, которая работает в контакте со всеми предприятиями и
организациями, которые обеспечивают проект ресурсами. В крупных проектах
главный руководитель (главный менеджер) проекта делегирует
соответствующие полномочия специальному менеджеру по поставкам (или
даже специальной службе).
1.3. Новые методы управления материально-техническим обеспечением
Сбалансированный анализ комплексов работ и потребляемых ресурсов,
учитывая ограничения и их прогнозируемое распределение на основании
графиков потребностей в ресурсах, необходимо проводить на стадии
планирования.
Планирование ресурсов по проекту является основой в определении во
времени потребности в ресурсах и определении возможностей в обеспечении
ресурсами с целью заключить контракт по закупкам ресурсов, планировании
поставок ресурсов, и, кроме того, в распределении ресурсов по работам
проекта, которые уже были закуплены.
15
Ресурсное планирование является основной составляющей управления
проектами и содержит в себе следующие компоненты (схема 4)
10
:
Ресурсное пла-
нирование
Разработка и
сбалансированный анализ
комплексов работ и
ресурсов, направленных на
достижение целей проекта
Разработка системы
распределения
ресурсов и назначение
ответственных
исполнителей
Контроль за ходом работ –
сравнение плановых
параметров работ с
фактическими и выработка
корректирующих
воздействий
Схема 4.Компоненты ресурсного планирования
Ресурсы являются компонентами, которые обеспечивают работы по
проектам, которые включают исполнителей, энергию, материалы,
оборудование и другое. Таким образом, с каждой работой связывается функция
потребностей в ресурсах и рассчитывается методом календарного
планирования потребности в ресурсах по проекту в целом, и методами
выравнивания для обеспечения соответствия потребностей наличию или
возможности обеспечения ресурсами.
Можно выделить два основных метода планирования ресурсов проекта
(схема 5):
10
Романова, М.В. Управление проектами: Учебное пособие / М.В. Романова. - М.: ИД ФОРУМ, НИЦ
ИНФРА-М, 2018. - 41 c.
16
Схема 5.Методы планирования ресурсов проекта
Первым подходом является ресурсное планирование при ограничении
по времени, предполагающее фиксированную дату окончания проекта и
назначение на проект дополнительных ресурсов на периоды перегрузок.
Вторым подходом является планирование при ограниченных ресурсах,
предполагающее, что невозможно подвергать изменениям количество
доступных ресурсов, которое было изначально задано.
По результатам ресурсного планирования у менеджера проекта
появляется возможность перехода к следующей фазе управления ресурсами, то
есть к организации закупок и поставок ресурсов.
Управление большими и сложными комплексными программами,
которое начало активное развивитие с начала XX века до середины 50-х годов,
не включало в себя эффективные модели. Большее количество раз
использовались такие инструменты управления, как график (диаграмма) Гантта
и циклограмма. Они имеют схожие принципы построения и могут быть
отнесены к линейным моделям.
График Гантта является линейной диаграммой (горизонтальная
гистограмма) продолжительности работ, которая представляет работы в виде
горизонтальных отрезков. График назвали в честь его создателя Дж. Гантта,
современника Ф.У. Тейлора.
Методы планирования ресурсов
проекта
ресурсное планирование при
ограничении по времени
планирование при ограни-
ченных ресурсах
17
Такой график включает в себя две части – табличную и графическую.
Табличная часть описывает содержание работ, графическая отражает
продолжительность этих работ. Продолжительность работ представлена в виде
горизонтальной линии или прямоугольника, который вытянут горизонтально.
Левый край прямоугольника показывает начало выполнения работы, на правом
представлено её окончание.
Наибольшую популярность график Гантта приобрёл в строительной
сфере. На рисунке 6 отражён линейный календарный график строительства
надземной части жилого крупнопанельного пятиэтажного дома.
Но такой график имеет недостаток. В нём не отражена логическая связь
между работами. На основании графика у руководителя проекта нет
возможности к прогнозированию хода работы по проекту, он не сможет дать
ответ на вопрос, каким образом произойдёт отражение на общей
продолжительности проекта задержки в выполнении тех или иных работ.
Схема 6. Пример календарного планирования работ
На рисунке 6 представлен линейный график выполнения работ по обслу-
живанию пассажирского самолета. В качестве расписания работ график Гантта
вполне пригоден, однако в случае необходимости изменения структуры работ,
приходётся все работы пересматривать заново, где необходимо учесть всё
многообразие возможных технологических связей между ними. И чем сложнее
поцесс работ, тем сложнее реализовать график Гантта. Тем не менее, даже
18
после того, как появились сетевые модели, график Гантта продолжают
использовать в качетсве средства представления временных аспектов работ на
конечных стадиях календарного планирования, при оптимизации
продолжительности проекта при помощи сетевых моделей.
График Гантта можно использовать для элементарного контроля работ.
Как и до появления сетевых моделей, график Гантта используют для отражения
текущего состояния проекта (статуса проекта) с точки зрения соблюдения
сроков.
Иерархический граф(Схема 7) включает в себя вершины, которые
расположены на различных иерархических уровнях, и дуг (ребер), которые их
соединяют. Такой граф иногда называют деревом
11
.
Схема 7.Иерархический граф
На рисунке преведен иерархический граф, включающий три уровня
иерархии, каждый из которых имеет свои вершины и элементы структуры.
Иерархические графы также часто используют в практике управления,
причем большое количество людей, использующих такие модели, не
осведомлены об их важном научном значении.
Ещё одна разновидность иерархического графа – дерево целей, которое
изображает соподчинённость различных целей.
11
Шапиро, В.Д. Управление проектами: Учебное пособие для студентов / И.И. Мазур, В.Д. Шапиро,
Н.Г. Ольдерогге; Под общ. ред. И.И. Мазур. - М.: Омега-Л, 2014. - 652 c.
19
На рисунке 8 представлено дерево целей, имеющее три уровня:
генеральную цель (иногда ее называют миссией проекта), цели и подцели.
На эту модель похожа структура работ, которая представляет собой
структурную упорядоченность всех работ по проекту.
С помощью иерархического графа моделируют также структуру
продукции проекта, её различные (структурные или функциональные)
составные элементы.
Схема 8. Дерево целей
Все эти модели часто применяют в рамках подсистемы управления
содержанием проекта. Быавет, что дерево целей и структуру работ объединяют
и выходит единая модель, называющаяся деревом целей и задач (Work
Breakdown Srtucture – WBS).
Цели многих проектов на определенном уровне иногда невозможно
согласовать, так как не может быть построена единая непротиворечивая
структура целей.
Тем не менее, при структурном моделировании целей проекта можно
выявить зоны конфликта целей и оптимизировать их с помощью установления
взаимных ограничений. Это реализовывается при использовании х
иерархических граф (с вершинами «или», «и/или»).
Сетевые модели. Сетевая модель (сетевой график, сеть) является
ориентированным графом, который изображает все операции в
технологической взаимосвязи, которые необходимы для достижения цели
проекта.
20
Сетевые модели представляют собой основной организационный
инструмент управления проектом. С их помощью осуществляется календарное
планирование работ, оптимизируется использование ресурсов, сокращется или
увеличивается продолжительность выполнения работ в зависимости от их
стоимости, организовывается оперативное управление и контроль в ходе реа-
лизации проекта. Именно сетевые модели послужили основой для развития
методологии управления проектом.
Основные элементы сетевой модели:
• работа;
• событие;
• путь.
Работой называется трудовой процесс, который требует затраты времени
и ресурсов. В сетевой модели работа представлека как сплошная стрелка (дуги
графа), с цифрой сверху, которая соответствует её продолжительности (обычно
в днях). Работу определляют номером начального и конечного события
(например, работа 1–2, 3–4). В более сложных сетевых моделях на графике
изображается (сверху или снизу от стрелок) наименование, стоимость, объем
работ, ответственные исполнители, количество необходимых ресурсов. Модель
называют структурной сетевой моделью, или топологией в том случае, когда
она не имеет каких-либо числовых показателей и обозначений.
К понятию «работа» относят понятие процесса ожидания, то есть
процесса, который не требует затрат труда, но требует затрат времени. Ожида-
ние изображается пунктирной стрелкой, над которой указывается его про-
должительность.
Ожидание иногда вызывается технологическими или организационными
особенностями производства моделируемых работ. Так, на схеме 9
представлено технологическое ожидание: после производства штукатурных
работ необходимо некоторое время, чтобы штукатурка высохла, то есть
процессу необходимы затраты времени, но не требуются затраты других
ресурсов.
21
Схема 9. Изображение в сетевой модели ожидания (а), технологического ожидания
(б) и зависимости (в)
К понятию «работа» также необходимо отнести понятие «зависимость».
Зависимостью называют связь между двумя или несколькими событиями,
которая не требует ни затрат времени, ни затрат ресурсов, к примеру,
зависимость начала одной или нескольких работ от результатов другой работы.
В сетевой модели зависимость (или как часто её не совсем правильно
называют, фиктивная работа) изображается в виде пунктирной стрелки без
указания времени (Схема 9в).
Зависимость используют в сетевых моделях не только как
технологическую или организационную связь, но и как элемент, который нужен
для правильного построения сетевых моделей.
Событие представляет собой результат выполнения одной или
нескольких работ, который позволяет начинать следующую работу. Как
правило, в сетевых моделях событие показано в виде кружка.
Событие не является процессом и не имеет длительности, оно
совершается мгновенно. Поэтому каждому событию, которое включается в
модель, необходимо полно и точно быть определённым (с точки зрения
логической связи работ), его формулировке необходимо включать результат
всех непосредственно предшествующих ему работ.
Событие, которое находится в начале сетевой модели, не включающее в
себя ни одну работу, называют исходным событием. Событие, которое стоит в
конце сетевой модели, из которого не выходит ни одной работы, называют
завершающим событием.