64
Рисунок 26. Стартовая страница системы «BambooHR»
Базовый пакет функций программы даёт возможность:
— архивировать все сведения сотрудников в одном месте;
— формировать базы для просмотра последних файлов с отчётами;
— отслеживать рабочий процесс;
— внедрять и редактировать данные об обучении;
— хранить файлы документов в защищённой системе.
3) «ZohoPeople», информационная система, позволяющая контролировать
трудовой процесс сотрудников, составлять целевые списки и отслеживать их
выполнение, вести архив профессиональных и личных данных персонала
(Рисунок 27).
Рисунок 27. Стартовая страница системы «ZohoPeople»
Функции данной системы помогают:
65
— формировать портал информации о сотрудниках;
— выстраивать организационную структуру Учреждения;
— обрабатывать запросы на отпуска и вести их полное расписание;
— выступать в качестве зарплатного инструмента.
4) «Namely», облачный сервис для управления персоналом. Данная
технология идеально подходит для средних и малых предприятий, к которым и
относится Учреждение. «Namely» включает в себя базу данных работника,
выгоды, полный комплекс услуг, информацию о зарплате (Рисунок 28).
Рисунок 28. Стартовая страница системы «Namely»
Другие возможности сервиса:
— вести администрирование деятельности сотрудников;
—.отслеживать и контролировать время выполнения поручений;
— формировать профили работников;
— проводить опросы среди персонала и получать фидбек;
— генерировать отчётную документацию в режиме реального времени;
— составлять ленту новостей Учреждения.
Все вышеперечисленные приложения доступны для пользователей
смартфонов и иных технологий, что позволяет говорить о мобильности
информации. Процесс автоматизации данных экономит время руководящего
состава на поиск данных о сотруднике, обеспечивая мгновенный экспорт
необходимой информации.
В целом, руководящий состав положительно относится к применению
какой-либо из данных технологий и рассматривает идею её внедрения в
66
управление персоналом Учреждения. Единственной проблемой использования
данных технологий является платный доступ к программам, но это условие
выполняемо при общей эффективности их использования.
Те же принципы хранения информации о сотрудниках могут быть
перенесены на привычную платформу MicrosoftOffice, в частности,
Microsoft Excel. Для каждого сотрудника создается отдельный документ с
различными показателями (листами).
В данной работе предлагается выбрать следующие показатели:
— основная информация;
— семья;
— зарплата;
— больничные;
— отпуск;
— обучение;
— отчеты;
— текущие задания.
При необходимости данный список может быть расширен.
Для удобства доступа к документам, в том числе сканов личных
документов сотрудников, создается общая сетевая папка с защитным паролем,
которой смогут пользоваться работники, выполняющие функции кадровой
службы, а также руководящий состав. Такая защита необходима воизбежание
ситуаций с утечкой личных данных.
Использование подобной сетевой папки широко применяется
сотрудниками Учреждения для обмена файлами, поэтому внедрение данной
технологии является отработанным навыком и не вызовет затруднений в
обращении.
Так, основная страница карточки сотрудника (Лист 1 — "Основная")
содержит информацию о паспортных данных сотрудника, все возможные
контакты для связи, деловое фото, должность, сведения о стаже и ссылку на
расположение копий документов в формате pdf (Рисунок 29).
67
Рисунок 29. Форма листа 1 "Основное" о сотруднике
На листе 2 «Семья» заполняются сведения о семейном положении
сотрудника и основная информация о членах семьи: ФИО, даты рождения, место
работы, должность и т.д. (Рисунок 30).
Рисунок 30. Форма листа 2 о сотруднике «Семья»
68
Эти данные могут быть полезны в случае потребности в экстренных
контактах, а также использоваться в работе профсоюзов, например, для подачи
заявки на подарок ребёнку на Новый год. Внесение готовых форм расчётных
ведомостей позволит ускорить процесс работы бухгалтерии, так как из одного
стандартного документа гораздо проще распечатать нужный месяц по
требованию сотрудника, а также проследить количество выплат за весь период
трудовой деятельности в Учреждении.
Сведения о больничных и отпускных периодах в одном файле также
облегчает работу лица, рассчитывающего данные, поскольку это обеспечивает
возможность получения всей информации без дополнительного использования
ФСС (Система Фонда социального страхования) и иных специализированных
программных инструментов.
Благодаря данной форме, можно быстро узнать количество оставшихся
дней отпуска, проследить даты больничных и их периодичность (Рисунок 31).
Эта информация также поможет в оценке сотрудника по результатам
эффективности его деятельности.
69
Рисунок 31. Форма листов 3 «Больничные» и листа 4 «Отпуск»
Формирование базы данных об образовании и обучении сотрудника
позволяет прослеживать процесс его профессионального и личностного роста.
Как показывает практика, при подаче заявок на любые курсы повышения
квалификации требуются номера дипломов об образовании, эту информацию
также можно внести в профиль каждого из сотрудников Учреждения. Адрес
расположения копий документов ссылается на ту же закрытую сетевую папку.
Если возникнет необходимость определения соответствия степени
образования с занимаемой должностью, лицо, проводящее проверку или оценку
также же может обратиться к данному разделу (Рисунок 32).
70
Рисунок 32. Форма листа 5 «Обучение»
Лист 6 «Отчёты» представляет собой вариант реестра отчёта
документации каждого из сотрудников. К каждому файлу требуется указать
номер входящего письма-поручения, если оно было направлено в Учреждение
по системе электронного документооборота «ДЕЛО» или через электронную
почту. Номер совпадает соответствующим в журнале учёта входящей
корреспонденции (Рисунок 33).
Рисунок 33. Форма листа 6 «Отчёты»
Фиксирование точных сроков выполнения заданий помогает
контролировать организацию рабочего времени и выстраивать план
71
деятельности сотрудников на её различных этапах. Форма заполняется
руководителем Учреждения.
Последний лист карточки данной версии включает в себя информацию о
текущих задания для сотрудников, степени их выполнения и месте хранения
итогового файла, также расположенного в сетевой папке. Данный раздел
заполняется руководителем по факту готовности и предоставлении обратной
связи сотрудником (Рисунок 34). Данная форма схожа по своему функционалу с
формой листа 6 «Отчёты».
Рисунок 34. Форма листа 7 «Текущие задания»
Итак, вышепредставленная карточка сотрудника фактически является
бесплатным и упрощенным аналогом инструмента специализированного
сервиса по управлению персоналом. Особенностью её использования является:
— закрытая форма документооборота, т.е. не все сотрудники Учреждения
имеют доступ к данным, а только руководящий состав;
— отсутствие необходимости в дополнительных вложениях для доступа к
программному обеспечению, т.е. достаточно оплаты лицензионного
обеспечения Microsoft Office;
— для её работы не требуется Интернет-соединение, только подключение
компьютеров пользователей к внутренней сети WiFi.
Её функционал может быть значительно расширен в зависимости от нужд
и желаний руководства. Могут быть добавлены такие разделы, как:
— характеристика сотрудника, основанная на субъективном мнении
руководящего административного отдела;
— отчет об участии сотрудника в проводимых мероприятиях, с оценкой
степени его вовлеченности, например, по пятибалльной шкале;
72
— календарь предстоящих мероприятий с указанием роли сотрудника, его
обязанностей при проведении и списка необходимых заданий на выполнение с
конкретными сроками.
Вариант данной карточки сотрудника может быть адаптирован под способ
самоуправления и самооценки персонала. Для этого из карточки предлагается
убрать и изменить некоторые показатели: Расчётную ведомость о заработной
плате и подробные паспортные данные.
При такой модификации, данная система карточек персонала становится
прозрачной и может использоваться всеми сотрудниками без ограничений.
Остальной её функционал полностью сохраняется.
В качестве дополнительных разделов для самооценки работников могут
выступать:
— ежедневные отчёты о занятости в свободной форме, представляющие
собой список выполненных за день заданий с ссылками на расположение
закрывающих документов и иных файлов, доступных в сетевой папке
сотрудников;
— отчёты о проделанной работе в ходе проводимых мероприятий с
комментариями по совершенствованию организационных моментов.
Помимо слабосформированной базы исходных данных для оценки
персонала Учреждения, существует проблема отсутствия достаточной полноты
критерий для её проведения. В целях совершенствования метода составления
рейтинга предлагается расширить список критерий по начислению и урезанию
баллов:
— успешное и добросовестное исполнение работником своих
должностных обязанностей в соответствующем периоде (отсутствие любых
замечаний со стороны руководителя);
— инициатива, творчество и применение в работе современных форм и
методов организации труда;
— выполнение работником внеплановых поручений (заданий)
руководства;
73
— успешная работа по итогам отчетного периода;
— отсутствие обоснованных претензий к качеству и срокам выполнения
работ;
— исполнение сметы расходов по учреждению;
— своевременная подготовка и сдача планов и отчетов;
— эффективное и целевое использование финансовых средств;
— поддержание надлежащего внешнего вида, опрятность, соблюдение
делового стиля одежды.
Соотношение количества начисления баллов с предложенными
критериями и условиями их выставления в обязательном порядке должно быть
закреплено в Уставе (Таблица 11).
Таблица 11
Баллы по предложенным критериям и условия их получения
Критерии выплаты
Условия получения
выплаты
Количество баллов
Успешное и
добросовестное
исполнение
работником своих
должностных
обязанностей в
соответствующем
периоде
Отсутствие любых
замечаний со стороны
руководителя
10 баллов—
отсутствие
нарушений;
5 баллов—
незначительные
нарушения.
Инициатива,
творчество и
применение в работе
современных форм и
методов организации
труда
Использование
современных технологий
в выполнении поручений
(графические редакторы,
специфические
информатизированные
порталы)
До 10 баллов
Выполнение
работником
внеплановых
поручений (заданий)
руководств
Выполнение поручений во
внерабочее время,
Высокая продуктивность в
условиях повышения
нагрузки
До 15 баллов
Исполнение сметы
расходов по
учреждению
Отсутствие превышений
расходов, установленных
сметой.
5 баллов