13
приказах, распоряжениях, правилах, Политике в области качества и остальными
документами, утвержденными гендиректором компании и утверждающими
деятельность бухгалтера.
В профессиональные обязанности сотрудника этого отдела включено:
• Реализация приема и контроля первичной документации по
указанным участкам бухучета и приведением их для счетной обработки;
• Подсчет зарплаты в программе 1С версия 7.7 «Зарплата и кадры»;
• Подсчет налогов по зарплате для всех сотрудников;
• Составление отчетов по фондам и отчет в налоговую по единому
социальному налогу;
• Составление и сдача персонифицированного учета в пенсионный
фонд, личных сведений по НДФЛ;
• Подготовка бухгалтерской документации для архивирования;
• Проведение работ по формированию, ведению и хранению
бухгалтерских данных;
• Выполнение различных служебных поручений главного бухгалтера
или генерального директора.
В должностные обязанности сотрудника ИТ-отдела входит:
установка на серверы и рабочие станции программного обеспечения;
интеграция программного обеспечения на файл-серверах, серверах
систем управления базами данных и на рабочих станциях;
поддержка рабочее состояние программного обеспечения сервера и
рабочих станций;
регистрация пользователей, назначение идентификаторов и паролей.
обучение пользователей работе в сети, ведению архивов;
составление инструкции по работе с сетевым программным
обеспечением и доведение их до сведения пользователей.
Контроль использования сетевых ресурсов.
Организация доступа к локальной и глобальной сетям.
Юрисконсульт выполняет проверку всех акций или мероприятий
проводимых в компании, для установления из законности по правовым аспектам
законодательства РФ.
14
Основными задачами секретариата являются организационные и
документационное обеспечение управленческой деятельности. Секретарь
подчиняется непосредственно директору предприятия.
Сервисный отдел - Поддерживает производственные ресурсы в рабочем
состоянии. Обеспечивает и повышает качество продукции.
Складская логистическая служба– отвечает за закупку и хранение расходных
материалов и компонентов для ремонта.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
На рисунке 1.2 показана техническая архитектура ООО «Энергогарант».
Структура представляет собой комплекс серверов, свитч, маршрутизатор и
АТС. Основным брандмауэром в системе является программный блейд Check Point
Firewall, он выполняет: контроль доступа, проверку аутентификации,
преобразование сетевых адресов, работу в режиме моста. В качестве
маршрутизатора используется Cisco 2951 Integrated Services Router, как самый
надежный и функциональный в своем классе. Он отвечает за связь с провайдером
и выступает в качестве голосового шлюза. В качестве коммутатора используется
NETGEAR GS748TEU, а в качестве АТС используется Avaya IP Office 500v2.
15
Интернет
Коммутатор
NETGEAR GS748TEU
Маршрутизатор
Cisco 2951ISR
Wi-Fi Точка доступа
NetGear DGND3700
АСТ
Avaya IP Office
500v2
Серверное
помещение
Отдел главного
энергетика
МФУ
Телефон
Avaya 1616
Ноутбук HP
Pavilion g6-2002er
МФУ
Телефон
Avaya 1616
Ноутбук HP
Pavilion g6-2002er
Генеральный директор
Отдел кадров
МФУ
Телефон
Avaya 1616
Ноутбук HP
Pavilion g6-2002er
ИТ-департамент
МФУ
Телефон
Avaya 1616
Ноутбук HP
Pavilion g6-2002er
Финансовый отдел
и бухгалтерия
МФУ
Телефон
Avaya 1616
Ноутбук HP
Pavilion g6-2002er
Отдел маркетинга
и рекламы
МФУ
Телефон
Avaya 1616
Ноутбук HP
Pavilion g6-2002er
Административный
обслуживающий персонал
МФУ
Телефон
Avaya 1616
Ноутбук HP
Pavilion g6-2002er
HP ProLiant
DL365 G5
HP ProLiant
DL365 G5
ИБП
APC Smart-UPS
XL 3000VA RM
Рисунок 1.2 Техническая архитектура ООО «Энергогарант»
Программная архитектура ООО «Энергогарант» изображена на рисунке 1.3.
16
Сервер BackUP
ОС MS Windows
Server 2003
Антивирус Kaspersky
Enterprise Space
Security
MS Office 2010
BackUP файлы
Интернет
ОС MS Windows
Server 2003
Почтовый клиент MS
Exchange Server 2010
Антивирус Kaspersky
Enterprise Space
Security
Брандмауэр Check
Point Firewall
1С: Управление
производственным
предприятием
СУБД MS
SQL Server
2008
Shared
Memory
Сервер Приложений\1С
MS Office 2010
Интернет браузер
HTTP\HTTPS
IMAP4\SMTP
SNMP
Рабочая станция сотрудников
Антивирус Kaspersky
Enterprise Space
Security
Почтовый клиент MS
Outlook 2010
MS Office 2010
ОС MS Windows 7
Enterprise
Клиентская часть
1С: Управление
производственным
предприятием
Интернет браузер
HTTP\HTTPS
IMAP4\SMTP
Собственный протокол обмена
HTTP\HTTPS
SNMP
HTTP\HTTPS
Рисунок 1.3 Программная архитектура ООО «Энергогарант»
На всех рабочих станциях сотрудников установлена операционная система
Microsoft Windows 7 Enterprise, а также используется Microsoft Office 2010
Professional. Защиту компьютеров от вирусов обеспечивает Kaspersky Enterprise
Space Security. В качестве корпоративной почты используется система Microsoft
Exchange Server 2010. ИС по учету и контролю исполнения заявок обеспечивает
BMC Remedy ITSM.
В ООО «Энергогарант» используется «1С Управление Производством
Предприятия» версии 8.2. Решение позволяет организовать единую
информационную систему для управления деятельностью предприятия:
мониторинг и анализ показателей деятельности предприятия, финансами,
17
персоналом, включая расчет заработной платы, отношениями с покупателями и
поставщиками, продажами, закупками, складом (запасами), основными
средствами и планированием ремонтов.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Характеристика основной деятельности компании в разрезе технологии
IDEF0 приведена на рисунке 1.4.
Рисунок 1.4 Характеристика основного процесса компании
Декомпозиция данного процесса приведена на рисунке 1.5.
18
Рисунок 1.5 Декомпозиция деятельности компании
Таким образом, в соответствии с приведенной диаграммой, основными
этапами деятельности компании являются:
- учет клиентов и объектов электроэнергии;
- расчет стоимости платежей и организация их приема;
- подготовка различной отчетности, в том числе бухгалтерской и налоговой.
В настоящее время на предприятии автоматизированы процессы подготовки
бухгалтерской и налоговой отчетности, в остальных сферах деятельности средства
автоматизации не применяются.
Одним из наиболее важных бизнес-процессов компании является учет
персонала в компании, который выполняет отдел кадров.
Отдел кадров является в компании той структурой, которая занимается
управлением персоналом внутри фирмы, то есть деятельностью людей, которые
выполняют на предприятии или в организации те или иные функции,
способствующие максимально эффективному использованию человеческих
ресурсов для реализации первичных целей компании.
Целью отдела кадров становится обеспечение достижения целей компании
путем ее наполнения необходимыми кадрами и эффективного применения их
опыта, знаний, квалификации, мастерства, работоспособности и творческого
потенциала.
19
Главный ресурс любой фирмы — это ее сотрудники. Поиском новых
сотрудников и учетом уже работающих как раз и занимается отдел кадров. Он
присутствует почти в каждой компании. В малых организациях, где отдела кадров
не предусмотрено, все функции перекладывается на директора фирмы.
Главными задачами отдела кадров становятся:
• Отбор, набор и наем персонала нужной квалификации и в требуемом
объеме;
• Организация эффективной системы штатных подчиненных;
• Составление карьерных планов сотрудников;
• Составление кадровых технологий и т.п.
Управление персоналом компании возложено на группу специалистов,
делающих соответствующую функцию, в качестве сотрудников кадровой службы, а
также руководителей всех отдельных подразделений, реализующих функцию
управляющих по отношению к своим подчиненным.
Как и в любой организации, в данной организации есть отдел кадров,
который осуществляет следующие функции:
оформление новых сотрудников;
оптимизирует соотношение внутреннего (перемещения внутри
предприятия) и внешнего (прием новых сотрудников) привлечения персонала;
разрабатывает критерии отбора персонала;
распределяют новых работников по рабочим местам.
проведение собеседований с сотрудниками;
хранение документации относительно действующих сотрудниках;
работа с пенсионным фондом и с другими государственными
структурами;
изменение персональных данных о сотрудниках;
составление кадровых документов;
составление различных стандартных форм.
В отделе кадров имеется входная и выходная информация. Работнику
отдела кадров при необходимости нужно сформировать поток документов
относительно сотрудников. На сегодняшний день в отделе кадров в основном для
учета личных данных используется стандартные офисные приложения: текстовые
редакторы, электронные таблицы и т.п. кроме того, не редки случаи хранения
20
данных на бумажных носителях в подшитых папках для отдельных сотрудников.
Данные методы не эффективны поскольку требуется значительные затраты
времени при создании отчетности для руководителей предприятия, для
пенсионного фонда или для других потребителей информации из отдела кадров.
При хранении информации на бумаги возникают и другие сложности, такие как
необходимость наличия помещения для хранения информации, ее
структурирование, поскольку в ином случае затруднителен поиск информации.[19]
Руководит деятельностью отдела начальник отдел кадров. Он выполняет
следующие обязанности:
осуществляет руководство работой отдела;
обеспечивает выполнение работ;
разрабатывает необходимую документацию, предложения,
рекомендации, инструкции и т. п.;
проводит работу по защите информации, составляющей
государственную, коммерческую и служебную тайну;
обеспечивает рациональное распределение нагрузки между
работниками отдела;
создает условия для роста и повышения квалификации персонала;
осуществляет контроль за соблюдением работниками правил
внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и
противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины;
вносит предложения о поощрении отличившихся работников,
наложении взысканий на нарушителей производственной дисциплины;
обеспечивает своевременное составление отчетности.
Кроме этого, начальник отделка кадров проводит аттестацию сотрудников
компании. В настоящее время именно функция учета проведения аттестаций,
сохранения их результатов является неавтоматизированной, поэтому будет
рассматриваться в качестве задачи автоматизации как одна из составляющих
функций автоматизированного рабочего места начальника отдела кадров.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
21
Основные процессы, протекающие в отделе кадров рассматриваемой
организации:
поиск и прием персонала;
планирование, регистрация и учет рабочего времени;
подготовка персонала и повышение квалификации;
управление и регистрация переводов персонала;
увольнение персонала;
Почти каждый из данных процессов, протекающих в отделе кадров может
разбить еще на подпроцессы. Наиболее удобная форма представления
информации относительно протекающих бизнес-процессов это диаграммы
стандарта IDEF0.
IDEF0 — Function Modeling — методология функционального моделирования
и графическая нотация, предназначенная для формализации и описания бизнес-
процессов. Отличительной особенностью IDEF0 является её акцент на
соподчинённость объектов. В IDEF0 рассматривается логические отношения между
работами, а не их временная последовательность (WorkFlow).
Так же отображаются все сигналы управления, которые на DFD (Диаграмме
Потоков Данных) не отображались. Данная модель является одной из самых
прогрессивных моделей и используется при организации бизнес проектов и
проектов, основанных на моделировании всех процессов как административных,
так и организационных. [12]
Данные процессы, протекающие в отделе кадров более подробно
представлены на диаграммах стандарта IDEF0 на рисунках 1.3-1.11. Контекстная
диаграмма, представленная на рисунке 1.2, отображает общую концепцию
процессов, а именно отображает входную и выходную информацию
(документацию), а также кто выполняет данные функции и кто регулирует и
контролирует их выполнение. Регулировать выполнение может как отдельное
лицо, так и законодательные акты или другие документы.
Все входящие документы можно сгруппировать по следующим группам:
приказы;
бланки;
документы соискателей;
штатное расписание;
программы СП;
заявления;
22
резюме.
Приказы включают в себя различные приказы вышестоящего руководства
(например, приказ на увольнение или приказ на прием сотрудника).
Бланки – формы стандартных документов. Необходимы для оформления
стандартной отчетности.
Документы соискателей – документы необходимые для трудоустройства в
любую организацию (паспорт, трудовая книжка и т.п.)
Заявления – документы написанные сотрудниками и поданные в отдел
кадров (например, заявление на увольнение по собственному желанию)
Рассмотрим функции начальника отдела кадров (рисунок 1.4).
Рисунок 1.6 Деятельность начальника отдела кадров
Декомпозиция процесса представлена на рисунке 1.5.