3. ПРОБЛЕМЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
КОММУНИКАЦИОННЫХ ПРОЦЕССОВ В ФИЛИАЛЕ АО «ЦЭНКИ» -
КЦ «ВОСТОЧНЫЙ»
3.1. Проблемы коммуникационного процесса в организации и
рекомендации по их решению
На основе проведенной во второй главе оценки было выявлено, что в
организации существуют проблемы, снижающие эффективность
коммуникаций, к которым следует отнести следующие:
- существующие коммуникационные каналы не всегда справляются с
объемами информации, что обуславливает возникновение проблем в
коммуникационном процессе, выражающихся в неполном исполнении
поручений или заданий из-за не хватки данных или не вовремя дошедшей
информации;
- основным коммуникативным барьером является непреднамеренное
искажение сообщений, которое происходит в виду неполных формулировок
или невозможности закрепить полученную информацию на каком-либо
надежном носителе;
- также имеет место неудовлетворительная обратная связь и
иерархические барьеры, не дающие свободно циркулировать информации в
организации.
Данные проблемы требуют безотлагательного решения на основе
опыта других хозяйствующих субъектов и передовых наработок в сфере
организации коммуникационного процесса. При этом необходимо учитывать
особенности хозяйственной деятельности рассматриваемой организации и
специфику сложившейся ситуации.
Таким образом, исходя из выявленных проблем с целью повышения
эффективности коммуникационного процесса в филиале АО «ЦЭНКИ» - КЦ
41
«Восточный» является целесообразным реализация следующих мероприятий,
перечисленных на рисунке 3.1.
Рис. 3.1. Рекомендации по повышению эффективности коммуникации в
филиале АО «ЦЭНКИ» - КЦ «Восточный»
Согласно представленному рисунку 3.1 для повышения эффективности
коммуникации в филиале АО «ЦЭНКИ» - КЦ «Восточный» необходимо:
1) формирование эффективной обратной связи;
2) автоматизировать сбор и оценку информации между
подразделениями;
3) направить усилия на совершенствование организационной культуры
на предприятии;
Повышение
эффективности
коммуникации в филиале
АО «ЦЭНКИ» - КЦ
«Восточный»
формирование
эффективной обратной
связи
автоматизировать сбор и
оценку информации
между подразделениями
направить усилия на
совершенствование
организационной
культуры
повысить эффективность
системы информирования
персонала
42
4) повысить эффективность системы информирования персонала в
филиале АО «ЦЭНКИ» - КЦ «Восточный».
Рассмотрим предложенные рекомендации подробнее.
1. Формирование эффективной обратной связи.
Эффективная обратная связь помогает своевременно корректировать
недоработки в организации процесса коммуникаций и своевременно
выявлять, и решать возникающие внутри коллектива филиала АО «ЦЭНКИ»
- КЦ «Восточный» проблемы или вопросы. Для формирования эффективной
обратной связи является целесообразным реализация ряда мероприятий,
основными из которых являются следующие:
- организация приема по срочным и несрочным вопросам;
- создание телефонной «горячей линии» для персонала;
- создание специальной электронной почты и он-лайн каналов
коммуникаций для руководителей, посредством которых подчиненные
смогут задавать любые вопросы или уточнения.
Эффективность предложенных мероприятий проявляется в
возможности достижения позитивных, а также избегания отрицательных с
социальной точки зрения изменений в организации.
3. Автоматизация сбора и оценки информации между подразделениями
организации.
Построение эффективных организационных коммуникаций в
современных условиях требует сбора и анализа информации о всех фактах
хозяйственной деятельности предприятия и изменениях как внешней, так и
внутренней среды [8, c. 205].
Автоматизация бизнес-процессов и организация быстрого обмена
информацией между сотрудниками – все это необходимо для увеличения
эффективности работы. Автоматизация предприятий позволяет улучшить
планирование загрузки производственных мощностей, распределение
ресурсов, сводное и прогнозное планирование, управление цехами;
обеспечить прозрачность бизнес-процессов, оперативность и достоверность
43
финансовой отчетности и аналитики, а также снизить затраты на многие
бизнес-процессы в организации.
4. Совершенствование организационной культуры.
В сфере управления коммуникациями феномен организационной
культуры заключается в том, что она сама по себе является продуктом
взаимодействия сотрудников, их личных убеждений, ценностей, прошлого
опыта и основополагающих ценностей и параллельно относится к тому
фактору, который оказывает на них схожее влияние, накладывая свои нормы
и роли и корректируя поведения каждого члена коллектива и формируя
определенный социально-психологический климат [4, c. 103].
Для совершенствования организационной культуры филиала АО
«ЦЭНКИ» - КЦ «Восточный» руководство должно регулярно осуществлять
следующие необходимые мероприятия:
- собрания, приуроченные к общероссийским и корпоративным
праздничным датам;
- совместные выезды на природу и досуг, в том числе: спортивные
мероприятия, туризм, боулинг и пр.;
- установление собственных ритуалов, внешней атрибутики и
символики, этических норм коммуницирования, поощрение за их
соблюдение.
5. Повышение эффективности системы информирования персонала на
рассматриваемом предприятии.
Скорость оповещения обуславливает быстроту реагирования на
происходящие изменения и оперативность принятия соответствующих мер.
Данный фактор является крайне важным в цифровую эпоху, когда скорость
получения информации нередко предопределяется успех деятельности в
занимаемом сегменте рынка
Для совершенствования информирования и коммуникаций между
сотрудниками предлагается комплексный подход, который представлен на
рисунке 3.2.
44
Рис. 3.2. Пути совершенствования социально-психологического климата для
упрощения функционирования коммуникаций в филиале АО «ЦЭНКИ» - КЦ
«Восточный»
Также с целью формирования на предприятии системы поведенческих
стандартов рекомендуется создать документ, содержащий список основных
требований к работникам филиала АО «ЦЭНКИ» - КЦ «Восточный»
(«Кодекс корпоративного поведения»).
Основными целями Кодекса корпоративного поведения филиала АО
«ЦЭНКИ» - КЦ «Восточный» должны стать:
- стимулирование содействия достижения центральных целей и задач
предприятия;
устранение бпрьеров в общении;
установление концепции уважительного отношения к людям в возрасте при учете
интересов и мнения молодежи;
создание меморандума «О правилах взаимоотношений в Организации»;
проведение еженедельных обязательных совещаний всей Организации;
проведение тренингов и обучающих мероприятий, в т.ч. психологической
направленности, обучение работе в команде;
учет потребностей женского пола при принятии решений.
45
- стимулирование формирования у персонала единых норм делового
общения и коммуникационных моделей;
- стимулирование обеспечения соответствия поведения сотрудников
организационным стандартам;
- стимулирование определения условий и порядка использования мер
воздействия к сотрудникам организации, допускавшим нарушение норм,
описанных в данном корпоративном Кодексе.
Таким образом, были сформулированы основные направления
совершенствования процесса коммуникации в филиала АО «ЦЭНКИ» - КЦ
«Восточный». В следующем параграфе необходим определиться с порядком
их реализации в практической деятельности рассматриваемой организации.
3.2. Разработка проекта внедрения предложенных рекомендаций
На основе перечисленных рекомендаций составим дерево целей
проекта и изобразим его на рисунке 3.3.
Повышение эффективности хозяйственной деятельности и рост финансовых результатов
Повышение узнаваемости организации и
формирование уважительного отношения к ней
Повышение эффективности обмена информацией
и принятия управленческих решений
Создание
условий для
прямого
общения
Формирование
эффективной
обратной связи
Автоматизация
сбора и оценки
информации
Создание и
продвижение
орг. ценностей
Внедрение
CRМ-
системы
Совершенствова
ние
организационной
культуры
Внедрение
системы
поведенческих
стандартов
Совершенствования внешних и внутренних коммуникаций
Совершенство
вание
информирован
ия персонала
46
Рис. 3.3. Дерево целей проекта по совершенствованию коммуникаций в
управленческой деятельности филиала АО «ЦЭНКИ» - КЦ «Восточный»
Согласно представленным на рисунке 3.3 данным все предложенные
мероприятия направлены на совершенствование коммуникаций в
управленческой деятельности филиала АО «ЦЭНКИ» - КЦ «Восточный», что
впоследствии приведет к повышению эффективности хозяйственной
деятельности и росту финансовых результатов.
Для определения времени, необходимо для реализации предложенных
мероприятий составим диаграмму Ганта (см. рис. 3.4).
Наименование работ
Исполнитель
Недели исполнения
1
2
3
4
5
6
7
1. Определение ответственных лиц
и финансирования
Начальник
отдела кадров.
Генеральный
директор
2. Создание условий и внедрение
мер по наладке эффективной
обратной связи
Менеджеры
отдела кадров
3. Автоматизация сбора и оценки
информации
Консалтинговая
компания
4. Совершенствование
организационной культуры
Менеджеры
отдела кадров
5. Совершенствование
информирования персонала
Менеджеры
отдела кадров
Рис. 3.4. Диаграмма Ганта
Согласно представленным на рисунке 3.4 данным на реализацию
предлагаемых мероприятий потребуется 7 недель.
Далее разработаем матрицу ответственности реализации проекта. Для
этого определим степень ответственности:
1. Ответственный (О)- полностью отвечает за выполнение задачи и
вправе принимать решения по способу ее реализации
2. Исполнитель (И) - исполняет задачу, но в общем случае, не несет
ответственности за способ ее решения.
47
3. Консультант (К) - наблюдает за ходом исполнения задачи и
высказывает свои соображения.
Матрица ответственности по разрабатываемому проекту представлена
в таблице 3.1.
Таблица 3.1
Матрица ответственности
Наименование работ
Ген.
директор
Начальник
отдела
кадров
Менеджеры
отдела
кадров
Консалтинговая
компания
Специалисты
по PR на
аутсорсинге
1. Проведение
рекламных
компаний
К
-
-
-
О, И
2. Создание условий
и внедрение мер по
наладке
эффективной
обратной связи
О, К
И
-
-
3. Автоматизация
сбора и оценки
информации
К
-
О, И
-
4.
Совершенствование
организационной
культуры
К
О
И
-
-
5.
Совершенствование
информирования
персонала
О, К
И
-
-
Согласно представленным в таблице 3.1 данным, по большинству
предлагаемых мероприятий консультантом должен выступать генеральный
директор, который в соответствии со стратегическими целями должен
определять соответствующие концепции. По трем из пяти мероприятий
исполнителями могут выступить собственные сотрудники в лице менеджеров
отдела кадров, так как реализуемые меры соответствуют их компетенциям и
являются смежными для их вида деятельности. Рекламное же продвижение
лучше отдать специалистам-фрилансерам, которые имеют опыт в этом деле и
смогут реализовать задачи максимально эффективно и качественно. Вопросы
48
автоматизации тоже лучше делегировать специализирующимся на этом
консалтинговым компаниям, которые смогут настроить сбор и обмен
информацией наиболее оптимальным образом.
Таким образом, были сформулированы основные направления
совершенствования процесса коммуникации в филиале АО «ЦЭНКИ» - КЦ
«Восточный». В следующем параграфе рассчитаем влияние предложенных
мероприятий на эффективность деятельности предприятия.
3.3. Оценка эффективности предложенных рекомендаций
Далее рассчитаем экономическую целесообразность совершенствования
коммуникаций в филиале АО «ЦЭНКИ» - КЦ «Восточный».
Согласно прогнозным данным, основанным на опыте других
предприятий, повышение эффективности процесса коммуникаций позволит
увеличить выручку рассматриваемого предприятия на 5%.
В качестве направлений затрат необходимо учесть расходы по
следующим направлениям:
- создание специальной электронной почты и он-лайн каналов
коммуникаций для руководителей, посредством которых подчиненные
смогут задавать любые вопросы или уточнения(компьютерная сеть). На это
потребуется порядка 300 тыс. руб.;
- автоматизация бизнес-процессов и организация быстрого обмена
информацией между сотрудниками. На создание корпоративной
информационной системы планируется потратить 500 тыс. руб.;
- совместные выезды на природу и досуг, в том числе: спортивные
мероприятия, туризм, боулинг и пр. Данные меры будут наиболее
затратными в виду большой численности кадрового состава. В этой связи
предлагается ежегодно выделять 3000 тыс. руб.
49
Таким образом, совокупные затраты по рекомендуемым направлениям
совершенствования коммуникаций в организации составят: 300 + 500 + 3000
= 3800 тыс. руб.
Составим таблицу с исходными данными для расчета влияния
предложенных мероприятий на экономическую эффективность деятельности
предприятия (см. табл. 3.2).
Таблица 3.2
Исходные данные для расчета
Показатель
Ед.
измерения
Значение
1. Численность работников, охваченных
мероприятием (Чоб)
чел.
8170
2. Выручка
- до внедрения
тыс. руб.
32 426 586
- после внедрения
33 075 118
3. Среднемесячная заработная плата (ЗП)
тыс. руб.
142
4. Затраты на внедрение мероприятия (взяты
примерно) (З)
тыс. руб.
3800
Экономический эффект от повышения эффективности процесса
коммуникаций определим с помощью следующих расчетов.
1. Прирост производительности труда.
Пт=
Впм
Вдм
*100% (3.1)
где, Пт – прирост производительности труда;
Ппм - производительность труда после внедрения мероприятия;
Пдм – производительность труда до внедрения мероприятия.
Пт=
4048
3969
*100%= 102%.
2. Рассчитаем относительную экономию численности по следующей
формуле:
Эч=
Пт∗Ч
100∗Пт
(3.2)
50