53
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведенное исследование позволило сделать следующие выводы.
В современном мире ни одна организация не может обойтись без
эффективной системы управления документированной информацией. От
того, насколько грамотно она выстроена, зависит скорость и качество
принятия управленческих решений, эффективность работы сотрудников и,
как следствие, прибыльность компании. Традиционные методы
делопроизводства, основанные на бумажных носителях, уже не отвечают
требованиям времени. Они не позволяют обеспечить должный уровень
безопасности, оперативности и доступности информации. Кроме того,
бумажный документооборот значительно увеличивает временные и
финансовые затраты предприятия. Внедрение цифровых технологий в
управление документированной информацией позволяет решить все эти
проблемы. Электронные документы проще хранить и обрабатывать, они
более надежно защищены от несанкционированного доступа и быстрее
передаются адресатам. Кроме того, цифровые системы документооборота
позволяют автоматизировать множество рутинных операций, что приводит к
повышению производительности труда сотрудников и высвобождению
ресурсов для решения более важных задач.
Развитие компьютерной техники и новых информационных технологий
позволяет реорганизовать и ускорить процесс управления. Современные
технологии документационного обеспечения управления активно
развиваются, предоставляя организациям широкие возможности для
оптимизации документационного обеспечения управления. Но выбор тех или
иных технологий может быть сделан после оценки эффективности
организации документационного обеспечения управления предприятием.
Для того, чтобы документационное обеспечение деятельности
организации не создавало проблем для руководства и, напротив,
способствовало решению внутрихозяйственных вопросов необходимо
54
проводить регулярный мониторинг и анализ, которые позволяют выявить
«узкие места¬ в организации документационного обеспечения управления и
принять меры для их исправления. Показатели для методики оценки
эффективности организации делопроизводства может подбираться в
зависимости от целей, которые они преследуют.
В практической части исследования был проведен анализ состояния
документационного обеспечения процессов управления предприятия ООО
«УралМонтажавтоматика¬.
ООО «УралМонтажавтоматика¬ – динамично развивающаяся
организация в отрасли промышленного строительства, основанная в 2011
году. Организация выступает в качестве генерального подрядчика при
строительстве объектов различной сложности, а также выполняет комплекс
работ по автоматизации и электроснабжению с индивидуальным подходом к
каждому заказчику. Оценка деятельности предприятия позволила сделать
вывод, что ООО «УралМонтажавтоматика¬ осуществляет свою деятельность
на строительном рынке. В последние годы предприятие сокращает
деятельность по основной деятельности и усиливает работу по другим
направлениям.
Компания ООО «УралМонтажавтоматика¬ как и любой
хозяйствующий субъект осуществляет свою деятельность с применением
большого количества внутренних документов, объем которых за последние
годы увеличивается, что вызывает и увеличение количества времени на их
обработку. Документооборот в организации ведется ручным способом, что
требует большого количества времени разных сотрудников, которые
задействованы в их оформлении и хранении. Движение документов в ООО
«УралМонтажавтоматика¬ формируют документооборот, который в
организации не имеет четкой регламентации, в связи с чем, периодически
происходит утеря документов. Это приводит к ошибкам в принятии
управленческих решений, что в итоге может негативно отразиться на
финансовых результатах в будущих периодах. В целом процесс
55
документирования деятельности ООО «УралМонтажавтоматика¬ можно
назвать неэффективным в связи с наличием проблем в его организации.
В третьем разделе исследования на основании выявленных проблем
рассмотрена возможность совершенствования документационного
обеспечения управления предприятия ООО «УралМонтажавтоматика¬.
Для оптимизации работы с документами предлагается три
мероприятия: разработка регламента работы с документами в организации,
разграничение ответственности, внедрение автоматизированной системы
обработки документов. Разработать регламент работы с документами и
определить ответственных планируется без дополнительных затрат,
поскольку реализация этих мероприятий будет возложена на сотрудников
организации. Но внедрение автоматизированной системы обработки
документов потребует участия сторонней организации, в связи с чем,
расходы ООО «УралМонтажавтоматика¬ составят 14,7 тыс. руб. в год.
Расчета показали, что при реализации мероприятий по оптимизации
работы с документами ООО «УралМонтажавтоматика¬ ожидается
сокращение затрат на 35,46 тыс. руб. или на 20,76 тыс. руб. с учетом
расходов на реализацию мероприятий. Это положительно отразится на
финансовых результатах организации – чистая прибыль увеличится на 18
тыс. руб., а показатель рентабельности продаж вырастет на 0,41 процентный
пункт.
56
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 04.08.2023) «Об
электронной подписи¬. – [Электронный источник]. – Режим доступа:
https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701/
2. ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской
Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. –
[Электронный источник]. – Режим доступа:
https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_135550/
3. Абуладзе, Д.Г. Документационное обеспечение управления
персоналом: учебник и практикум для вузов / Д.Г. Абуладзе,
И. Б. Выпряжкина, В. М. Маслова. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.:
Издательство Юрайт, 2023. – 374 с.
4. Адаменко, А. А. Особенности осуществления электронного
документооборота в современных условиях / А. А. Адаменко, Т. Е.
Хорольская, А. А. Корчагина // Деловой вестник предпринимателя. – 2022. –
№ 7(1). – С. 6-9.
5. Багдасарян, Р.Х. Документационное обеспечение управления в
условиях цифровой трансформации / Р. Х. Багдасарян, А. С. Белинская //
Культура и время перемен. – 2022. – № 1(36). – С.8.
6. Баринова, Е. Б. Электронный архив: учебное пособие для среднего
профессионального образования / Е. Б. Баринова. – М.: Издательство Юрайт,
2023. – 166 с.
7. Барчан, Н. Н. Документационное обеспечение государственного и
муниципального управления: Учебник для направлений бакалавриата
«Государственное и муниципальное управление¬ / Н. Н. Барчан, А. В.
Моисеев. – М.: Издательство «КноРус¬, 2022. – 260 с.
8. Будник, Р. А. Правовое регулирование электронного
документооборота : учебное пособие для вузов / Р. А. Будник ; под редакцией