43
отметить, что обязанности регистрации и обработки документов, как
внутренних, так и внешних, исполняет не конкретный работник, а тот, чью
деятельность данный документ регулирует.
Таким образом, на предприятии имеется ряд существенных
недостатков в документационном обеспечении управления.
Совершенствование документационного обеспечения управленческой
деятельности позволит повысить эффективность управленческих процессов,
снизив при этом время на обработку документов и нагрузку на работников
ООО «УралМонтажавтоматика¬.
3.2 Разработка мероприятий по оптимизации работы с документами
ООО «УралМонтажавтоматика¬
На основании проведенного анализа и определения проблем в
процессах документирования деятельности ООО «УралМонтажавтоматика¬
были разработаны мероприятия, которые будут способствовать оптимизации
работы с документами в организации (См. рис.3.2).
Рис. 3.2 Мероприятия, способствующие оптимизации работы с документами
в ООО «УралМонтажавтоматика¬
Проблемы в документационном обеспечении процессов
управления в ООО «УралМонтажавтоматика¬
Отсутствие четкого
регламента работы с
документами
Отсутствие
разграничения
ответственности
Отсутствие
автоматизированной
системы обработки
документов
Разработка регламента
работы с документами в
организации
Разграничение
ответственности в
системе
документооборота
Внедрение
автоматизированной
системы обработки
документов
44
Рассмотрим представленные на рисунке мероприятия.
Мероприятие 1. Разработка регламента работы с документами в
организации
Документ может «работать¬ только тогда, когда он приобрел
административную значимость в рамках организации. Поэтому для
оптимизации работы с документами ООО «УралМонтажавтоматика¬ должен
быть разработан регламент работы с документами.
Алгоритм разработки регламента представлен на рисунке 3.3.
Рис. 3.3 Алгоритм разработки регламента в ООО «УралМонтажавтоматика¬
• За регламент должен отвечать ключевой сотрудник,
ответственный за осуществление этого процесса
Определение
ответственного
• поскольку регламентируется процесс, в котором
сталкиваются интересы многих подразделений, важно
правильно запустить его — провести собрание
ключевых участников процесса. Ответственный должен
объяснить, насколько обсуждаемый процесс важен для
компании и каким образом его лучше организовать.
Нужно выслушать точку зрения всех заинтересованных
сотрудников и учесть их пожелания
Собрание
• Зависит от конкретного бизнес-процесса. Если этот
процесс не очень сложен и отвечающий за него
сотрудник хорошо представляет себе все этапы,
составление регламента можно поручить ему. Затем он
должен обсудить получившийся документ с остальными
участниками. Если же процесс сложный, каждый его
участник должен описать свой отрезок работы
Описание
процесса
• Базовый текст должен быть предоставлен всем
участникам рабочей группы для обсуждения и
корректировки. Каждый участник высказывает свое
мнение, делает замечания, выдвигает предложения и
обосновывает их
Обсуждение
• После обсуждения текст корректируется, а затем
утверждается генеральным директором
Утверждение
45
При разработке регламента необходимо учитывать, что все документы
разрабатываются в строгом соответствии с установленными правилами и
стандартами ведения делопроизводства и документооборота в России, при
этом максимально учитываются индивидуальные особенности бизнеса,
специфики управленческого процесса организации.
По каждому рабочему месту в ООО «УралМонтажавтоматика¬
разрабатывается регламент деятельности, включающий в себя:
перечень функций работника по ведению делопроизводства и
документооборота;
перечень и процедуры обработки документов;
перечень формируемых отчетных документов;
сроки получения и предоставления документов.
Реализация мероприятия по разработке регламента работы с
документами в ООО «УралМонтажавтоматика¬ не требует дополнительных
финансовых затрат.
Мероприятие 2. Разграничение ответственности в системе
документооборота.
Четкая структура распределения ответственности за документы и
связанные с ними процессы – непременное условие для оптимизации
документооборота организации.
Все работники ООО «УралМонтажавтоматика¬ обязаны обеспечивать
достоверность информации и сохранность документов, за организацию
учета, хранения и утилизации документов несут ответственность сотрудники,
находящиеся на руководящих должностях, а разработкой содержания
внутренних документов занимаются функциональные руководители
(работники). Общую ответственность за организацию документационного
обеспечения и движения документов несет генеральный директор ООО
«УралМонтажавтоматика¬.
46
Планируемое разграничение ответственности в системе
документооборота ООО «УралМонтажавтоматика¬ представлено в таблице
3.1.
Таблица 3.1
Планируемое разграничение ответственности в системе документооборота
ООО «УралМонтажавтоматика¬
Наименование
должностей
Предмет ответственности
Генеральный
директор
обеспечение правил работы со всеми официальными документами,
относящимися к организации, в соответствии с требованиями
законодательства, органов государственного управления и местных
(региональных) нормативно правовых актов
решения по классификации, типизации и систематизации документов;
решения по распределению или изменению зон ответственности
должностных лиц при работе с документами;
решения по применению новых или изменению действующих
методологий и технологий ДОУ;
решения по применению средств автоматизации и требованиям к
автоматизации процессов ДОУ;
решения по составу и содержанию документов СУ ДОУ
обеспечение автоматизации бизнес процессов ДОУ.
обеспечение электронных хранилищ документов на электронных
носителях и обеспечение информационной безопасности ДОУ
контроль выполнения решений и регламентов
Главный
бухгалтер,
Начальник
производственного
цеха, Менеджер по
договорной работе
обеспечение достоверности информации в документах;
обеспечение сохранности документов;
учет документов и ведения дел в подчиненном подразделении согласно
номенклатуре дел;
соблюдение правил создания документов, работы с документами,
хранения и утилизации документов
Сотрудники
соблюдение правил создания документов, работы с документами,
хранения и утилизации документов;
обеспечение достоверности информации в документах;
обеспечение сохранности документов;
Главный
бухгалтер
Разработка и поддержание актуальности регламента электронного
документооборота
Функциональные
руководители
разработка содержания нормативных документов
Реализация мероприятия по разграничению ответственности в системе
документооборота ООО «УралМонтажавтоматика¬ не требует
дополнительных финансовых затрат.
47
Мероприятие 3. Внедрение автоматизированной системы обработки
документов
В таблице 3.2 представлена характеристика программных продуктов по
автоматизации системы обработки документов разных производителей.
Таблица 3.2
Характеристика программных продуктов по автоматизации системы
обработки документов разных производителей
Наименование
Производитель
Характеристика
1
2
3
«1С:Архив¬
«1С¬
является системой управления документами масштаба
предприятия и служит для повышения эффективности
коллективной работы сотрудников с архивами
электронных документов и контроля исполнительской
дисциплины
Кодекс:
Документооборот
ГП «Центр
компьютерных
разработок¬
комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства,
банков документов и корпоративных сервисов,
обеспечивающих автоматизированное решение задач
делопроизводства и документооборота в органах
государственной власти и других организациях.
DocsVision 2.0
«Архив-
Делопроизводство¬
DocsVision
представляет собой законченное приложение,
предназначенное для создания архивов документов
для автоматизации основных делопроизводственных
процедур и бизнес-процессов обработки документов в
организации
CompanyMedia-
Делопроизводство
InterTrust
система предназначена для автоматизации
документооборота c отслеживанием движения
документов в реальном масштабе времени
OfficeMedia —
Делопроизводство
InterTrust
система предназначена для автоматизации работы
секретарей или отдела делопроизводства и
предоставляет руководителям всех уровней
возможность давать поручения по полученным
документам и контролировать их исполнение
«ДЕЛО¬
«Электронные
Офисные
Системы¬
использование системы позволяет автоматизировать
административные регламенты и организовать
эффективный контроль за движением и исполнением
как бумажных, так и электронных документов
организации.
OPTiMA-
WorkFlow
OPTiMA
система, предназначенная для управления процессами
создания, обработки, тиражирования и хранения
документов, а также для автоматизации основных
процедур современного делопроизводства и
организации документооборота
48
Окончание табл. 3.2
1
2
3
БОСС-Референт
«АйТи¬
программный комплекс, разработанный на платформе
Lotus Notes/Domino и позволяющий построить
полноценную систему для управления деловыми
процессами обработки документов и для контроля за
их выполнением, является шагом на пути построения
системы управления знаниями организации или
предприятия. Система использует различные базы
данных по документам, событиям, отчетам и пр.
Анализируя функции и характеристики автоматизированных систем,
представленных в таблице 3.1, их возможности и ограничения для ООО
«УралМонтажавтоматика¬ была выбран программный продукт «ДЕЛО¬.
Основные возможности программного продукта «ДЕЛО¬,
востребованные для ООО «УралМонтажавтоматика¬ отражены в таблице 3.3.
Таблица 3.3
Основные возможности программного продукта «ДЕЛО¬
Направления
Возможности
Осуществление
документационного
обеспечения
принятия решений
имеются автоматические регламенты, управление их изменениями;
работа последних пользователей сохраняется;
есть подстрока регламентов для применения «на лету¬;
все документы контролируются по регламенту;
программа применяется если имеется довольно сложная система
согласования;
если документы разной версии, редакций, то программа
обеспечивает с ними работу.
Осуществление
обработки входящих
и исходящих
документов
регистрация входящей корреспонденции;
есть взаимосвязь документов по вопросам;
можно наложить резолюцию;
можно настроить маршруты, и рассылать по предприятию
документы
Осуществление
контроля
исполнительской
дисциплины
можно быстро найти документ;
можно оперативно сформировать поручение, исполнителей, сроки
исполнения;
по поручениям можно осуществлять контроль сроков, работу;
по поручениям можно проводить мониторинг, статистику
Осуществление
поддержки
оргструктуры
предприятия
можно включать данные по работникам; механизмы доверенных
лиц, делегирование полномочий и совмещение продолжают
сохраняться;
есть возможность управлять правами работников на создание,
согласование, подписание, регистрацию документов
49
Стоимость лицензии одного рабочего места в локальной сети
определяется исходя из количества пользователей (См. табл.3.4).
Таблица 3.4
Наименование показателей
Стоимость лицензии
Количество рабочих мест, ед.
1-5
6-20
21-50
51-100
101-200
201-500
свыше
500
Цена лицензии за одно рабочее
место, руб.
15 300
14 700
14 100
13 500
13 000
12 500
по
запросу
Списочная численность работников ООО «УралМонтажавтоматика¬ на
конец 2022г. составила 14 чел. Следовательно, стоимость лицензии составит
14,7 тыс. руб.
В стоимость лицензий по текущему прейскуранту входят годовые
гарантийные обязательства, которые включают:
доступ к форуму по продукту и к ответам на часто задаваемые
вопросы (FAQ) на сайте www.eos.ru;
поставка новых версий системы;
помощь в диагностике ошибок по e-mail;
консультирование по телефону или e-mail по вопросам, не
описанным в документации;
консультирование по телефону или e-mail по вопросам
установки/обновления версии.
Таким образом, для оптимизации работы с документами ООО
«УралМонтажавтоматика¬ предлагается три мероприятия: разработка
регламента работы с документами в организации, разграничение
ответственности, внедрение автоматизированной системы обработки
документов. Разработать регламент работы с документами и определить
ответственных планируется без дополнительных затрат. Но внедрение
автоматизированной системы обработки документов потребует участия
сторонней организации, в связи с чем расходы компании ООО
«УралМонтажавтоматика¬ составят 14,7 тыс. руб. в год.
50
3.3 Оценка эффективности разработанных мероприятий
Стоимостная оценка результатов применения программного продукта
определяется экономией от замены ручной обработки информации на
автоматизированную, через сравнение временных затрат на ручную и
машинную обработку.
Ожидаемое сокращение времени при применении электронного
документооборота не менее 10%. Сравнительная характеристика временных
затрат на обработку документов представлена в таблице 3.5.
Таблица 3.5
Сравнительная характеристика временных затрат сотрудников
ООО «УралМонтажавтоматика¬ на обработку документов
Наименование показателей
2022г.
С учетом
реализации
мероприятий
Отклонение
(+,-)
Выписка счетов, составление договоров и
контроль оплаты, час
50
45
-5
Составление актов списания материальных
ценностей, час
35
31
-4
Работа с дебиторской и кредиторской
задолженностью, выставление счетов, час
186
167
-19
Обработка входящих и исходящих писем, час
39
35
-4
Другие работы, связанные с обработкой
документации, час
472
425
-47
Итого затраты времени на обработку
документов, час
782
703
-79
Общее количество обработанных документов,
ед.
1283
1283
0
Средняя продолжительность обработки
одного, мин.
37
33
-4
Согласно расчетам на каждый документ будет затрачено на 4 минуты
меньше. На общее количество документов за год будет затрачено меньше
времени на:
1283 документа × 4 мин. = 4740 мин. или 79 часов.
Изменение расходов ООО «УралМонтажавтоматика¬ на оплату труда,
приходящиеся на обработку документов отражено в таблице 3.6.
51
Таблица 3.6
Изменение расходов ООО «УралМонтажавтоматика¬ на оплату труда,
приходящиеся на обработку документов
Наименование показателей
2022г.
С учетом
реализации
мероприятий
Отклонение
(+,-)
Фонд оплаты труда
5 877
5 877
0
Среднесписочная численность
14
14
0
Средняя заработная плата
0,21
0,21
0,00
Итого затраты времени на обработку
документов, час
782
703
-79
Расходы на оплату труда, приходящиеся на
обработку документов, тыс. руб./ед.
166,37
149,56
-16,81
Поскольку средняя заработная плата 1 часа в организации в 2022г.
составила 0,21 тыс. руб., то сокращение затрат на оформление документов
составит:
79 час. × 0,21 тыс. руб. = 16,81 тыс. руб.
Следовательно, расходы на оплату труда, приходящиеся на обработку
документов, сократятся на 16,81 тыс. руб.
Также при реализации предложенных мероприятий ожидается
снижение количества утраченных документов и, как следствие, уменьшение
расходов на их восстановление.
Изменение расходов ООО «УралМонтажавтоматика¬ при реализации
предложенных мероприятий представлено в таблице 3.7.
Таблица 3.7
Изменение расходов ООО «УралМонтажавтоматика¬ при реализации
предложенных мероприятий
Наименование показателей
2022г.
С учетом
реализации
мероприятий
Отклонение
(+,-)
Расходы на оплату труда, приходящиеся на
обработку документов, тыс. руб./ед.
166,37
149,56
-16,81
Расходы на восстановление оригинальных
документов, тыс. руб.
18,65
0,00
-18,65
Итого
185,02
149,56
-35,46
52
Как показали расчеты, объем расходов ООО «УралМонтажавтоматика¬
при реализации сократится на 35,46 тыс. руб.
Изменение себестоимости составит:
10 033 + 14,70 – 35,46 = 10 012,24 тыс. руб.
Реализация предложенных рекомендаций положительно отразится на
финансовых результатах ООО «УралМонтажавтоматика¬ (См. табл. 3.8).
Таблица 3.8
Финансовые результаты ООО «УралМонтажавтоматика¬ с учетом
реализации предложенных мероприятий
Наименование показателей
2022г.
С учетом
реализации
мероприятий
Отклонение
(+,-)
Выручка, тыс. руб.
5 018
5 018
0
Себестоимость, тыс. руб.
10 033
10 012
-21
Прибыль (убыток) от продаж, тыс. руб.
-5 015
-4 994
21
Прибыль до налогообложения, тыс. руб.
8 537
8 558
21
Чистая прибыль, тыс. руб.
7 113
7 131
18
Рентабельность продаж, %
-99,94
-99,53
0,41
За счет сокращения расходов чистая прибыль
ООО «УралМонтажавтоматика¬ увеличится на 18 тыс. руб., что является
подтверждением эффективности предлагаемых рекомендаций. Также о
положительном влиянии свидетельствует динамика рентабельности продаж –
увеличение показателя составит +0,41 процентный пункт.
Таким образом, при реализации мероприятий по оптимизации работы с
документами ООО «УралМонтажавтоматика¬ ожидается сокращение затрат
на 35,46 тыс. руб. или на 20,76 тыс. руб. с учетом расходов на реализацию
мероприятий. Это положительно отразится на финансовых результатах
организации – чистая прибыль увеличится на 18 тыс. руб., а показатель
рентабельности продаж вырастет на 0,41 процентный пункт.