3
АННОТАЦИЯ
К выпускной квалификационной работе на тему: «Оптимизация
документационного обеспечения процессов управления предприятием (на
примере ООО «УралМонтажавтоматика¬)
Данная работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка
использованных источников, приложения.
В первой главе изложены теоретическая характеристика
документационного обеспечения процессов управления предприятием
Во второй главе дана организационно-экономическая характеристика
ООО «УралМонтажавтоматика¬, выявлены особенности действующего
документального обеспечения процессов управления предприятием, дана
оценка показателей документационного обеспечения предприятия.
Третья глава посвящена разработке рекомендаций по
совершенствованию документационного обеспечения управления
предприятия в ООО «УралМонтажавтоматика¬, их экономическому
обоснованию.
Объём выпускной квалификационной работы составляет 59 страниц
печатного текста. В работе содержится 20 таблиц, 21 рисунков, 3
приложения.
Для написания ВКР было использовано 26 источников литературы.
Ключевые слова: документационное обеспечение процессов
управления, информация, документооборот, регламент, ответственность,
эффективность.
4
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .............................................................................................................. 4
1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРОЦЕССОВ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ ............... 8
1.1 Основные понятия в области документационного обеспечения
процессов управления предприятием: цели, задачи, принципы и
содержание ........................................................................................................... 8
1.2 Технологии документационного обеспечения управления .................... 15
1.3 Методы оценки организации документационного обеспечения
управления предприятием ................................................................................ 19
2. АНАЛИЗ СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
ПРОЦЕССОВ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ
ООО «УРАЛМОНТАЖАВТОМАТИКА¬ .......................................................... 24
2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО
«УралМонтажавтоматика¬ ............................................................................... 24
2.2 Анализ действующего документального обеспечения процессов
управления предприятием ООО «УралМонтажавтоматика¬ ....................... 32
2.3 Оценка показателей документационного обеспечения ООО
«УралМонтажавтоматика¬ ............................................................................... 36
3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ ООО «УРАЛМОНТАЖАВТОМАТИКА¬ 42
3.1 Проблемы в процессах документирования деятельности ООО
«УралМонтажавтоматика¬ ............................................................................... 42
3.2 Разработка мероприятий по оптимизации работы с документами ООО
«УралМонтажавтоматика¬ ............................................................................... 43
3.3 Оценка эффективности разработанных мероприятий............................. 50
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ..................................................................................................... 53
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ........................................... 56
ПРИЛОЖЕНИЯ ..................................................................................................... 60
5
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы исследования определяется тем, что
документационное обеспечение управления является крайне важным
аспектом управления и принятия управленческих решений, которое
существенно влияет на оперативность и качество управления. А чтобы
достичь экономической стабильности, в первую очередь, важно качество
информации, которое определяется не только ее количеством, а прежде всего
оперативностью осуществления, стоимостью и степенью сложности.
Совершенствование документационного обеспечения управленческой
деятельности позволяет повысить эффективность управленческих процессов,
снизив при этом время на обработку документов и нагрузку на специалистов.
Документационное обеспечение управления необходимо каждой
организации вне зависимости от ее направлений деятельности или
организационной формы, поскольку рассматриваемый процесс
непосредственно связан с деятельностью по работе с документами. На
сегодняшний день оно включает все процессы, начиная с записи и
регистрации необходимых данных по установленным нормам до сохранения
на длительное время или удаления руководящего документа. Вместе с тем, не
в каждой организации документационное обеспечение управления является
налаженным процессом.
За последнее время актуализировалась проблема ведения
документации и информационной деятельности, изменилась степень
технологии делопроизводства, документационного обеспечения в нашей
стране и проблемы ее модернизации и слаженности с зарубежными методами
управления документации. Различные стороны документального
обеспечения процессов управления предприятием рассматриваются многими
авторами, в том числе Д.Г. Абуладзе, Л.А. Дорониной и В.С. Иритиковой,
Т.А. Казакевич, И.Н. Кузнецовым, Н.Н. Шуваловой и другими.
6
Несмотря на широкое изучение вопросов документационного
обеспечения управления, на практике современные организации все еще
сталкиваются с трудностями в процессах документирования деятельности,
что часто препятствует развитию их деятельности.
Объект данного исследования – ООО «УралМонтажавтоматика¬.
Предмет исследования – документальное обеспечение процессов
управления предприятием.
Цель исследования – определение возможностей совершенствования
документационного обеспечения управления предприятия ООО
«УралМонтажавтоматика¬.
Для достижения данной цели в работе поставлены задачи:
определить основные понятия в области документационного
обеспечения процессов управления предприятием: цели, задачи, принципы и
содержание;
описать технологии документационного обеспечения управления;
рассмотреть методы оценки организации документационного
обеспечения управления предприятием;
дать организационно-экономическую характеристику ООО
«УралМонтажавтоматика¬;
провести анализ действующего документального обеспечения
процессов управления предприятием ООО «УралМонтажавтоматика¬;
оценить показатели документационного обеспечения ООО
«УралМонтажавтоматика¬;
выявить проблемы в процессах документирования деятельности
ООО «УралМонтажавтоматика¬;
разработать мероприятия по оптимизации работы с документами
ООО «УралМонтажавтоматика¬;
оценить эффективность разработанных мероприятий.
Методологической основой исследования послужили, как
общенаучные методы исследования, в числе которых системный подход, так
7
и частно-научные методы исследования (методы анализа и синтеза, методы
абстракции, индукции и дедукции).
Информационной базой теоретико-методологического исследования
послужили материалы из учебной литературы и периодической печати, а
также ресурсы Интернет. Для проведения практического исследования
использовались экономико-статистические материалы и управленческая
отчетность ООО «УралМонтажавтоматика¬.
В ходе написания работы были использованы разные методы, в том
числе: методы экономического и статистического анализа, графический
метод, эмпирические методы.
Работа состоит из введения, трех разделов, заключения и списка
использованных источников, а также содержит приложения.
8
1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРОЦЕССОВ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ
1.1 Основные понятия в области документационного обеспечения
процессов управления предприятием: цели, задачи, принципы и содержание
Основу деятельности любого предприятия или организации составляет
работа с информацией – ее получение, обработка, принятие каких-либо
решений и их исполнения. Информация – это сведения о лицах, фактах,
событиях и явлениях, вне зависимости от формы ее представления.
При разработке управленческих решений перед руководителем стоит
первостепенная задача не только собрать информацию о состоянии объекта
управления, но и выбрать форму реализации решения, каждая из которых
имеет определенные особенности и юридический статус.
Управленческая информация – это совокупность информации
(сообщений и данных) о процессах, которые протекают внутри предприятия
или в его внешнем окружении. В процессе разработки решений
управленческая информация обособляется в отдельный смысловой объект,
приобретая материальную форму официального документа, содержащего
оптимальный вариант разрешения возникшей ситуации или проблемы,
обязательный для реализации работниками организации [4, с.8].
Документирование – это процесс записи информации на электронном
или бумажном носителе в соответствии с определенными правилами,
которые позволяют в дальнейшем использовать полученную
задокументированную информацию.
Управление документами – деятельность, обеспечивающая
реализацию единой политики и стандартов по отношению к
документальному фонду организации.
Как правило, в управленческой деятельности используется
задокументированная информация в виде приказов, писем, отчетов,
9
бухгалтерских документов и т.д. Совершенствование документационного
обеспечения процессов управления предприятием является одним из
актуальных аспектов обеспечения конкурентоспособности организации,
повышения эффективности её деятельности.
Дефиниции «документационного обеспечения процессов управления¬
изложенные в публикациях различными авторами приведены в таблице 1.1.
Таблица 1.1
Определения понятия «документационного обеспечения процессов
управления¬
Авторы
(источники)
Определение
Д.Г. Абуладзе
это вид обеспечения управления организацией, который включает
фиксацию, передачу и хранение управленческой информации [3, с. 52]
Н.Н. Барчан,
А.В. Моисеев
это деятельность по обеспечению функций управления документами
[7, с.58]
А.Б. Вешкурова
это отрасль деятельности человека по разработке и оформлению
официальных документов, организации их движения, учета и хранения
[10, с.74]
О. С. Грозова
это организация движения документов в организации с момента их
создания или получения до завершения исполнения или отправления
[11, с.48]
Т. А. Казакевич,
А.И. Ткалич
это деятельность, которая обеспечивает обмен информацией и
включает создание, ведение, использование, контроль, своевременное
обновление и хранение документации [16, с.51]
Н. Н. Шувалова
это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы
документирования и организации работы с документами в процессе
осуществления им управленческих функций [26, с.54]
Многие исследователи считают, что термины «документационное
обеспечения управления¬ и «делопроизводство¬ тождественны, т. е. близки
по определению. Однако между ними все-таки существуют некоторые
различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется
при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с
документами. Второй – «документационное обеспечение управления¬
подчеркивает информационно-технологическую составляющую в
10
современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда
речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.
Обобщая мнения разных авторов можно сделать вывод, что
документационное обеспечение управления представляет собой деятельность
специализированного персонала или подразделений по созданию
документации и информационной базы на различного рода носителях для
использования руководящим составом при выполнении его функций. А
управление корпоративной документацией – это процесс хранения, поиска,
обновления и обмена документами с целью улучшения рабочих процессов и
бизнес-результатов.
Документооборот организации – это движение документов в
организации с момента их создания или получения до завершения
исполнения или отправления.
Наряду с организацией документооборота в понятие «организация
работы с документами¬ входит хранение документов и их использование в
текущей деятельности учреждения.
Под системой хранения документов в данном случае подразумевается
совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации
документов с целью их поиска, и использования в текущей деятельности.
Подытожив вышесказанное, можно составить структуру
документационного обеспечения управления (См. рис. 1.1).
Рис. 1.1 Структура документационного обеспечения управления
Документационное обеспечение процессов управления
Создание и оформление
документов (документирование)
Организация движения и
учета документов
(документооборот)
Организация работы с документами
Организация хранения
документов (архивное
дело)
11
Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной
системы документационного обеспечения управления в организации
необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.
Объект документационного обеспечения управления – отдельный
документ и вся совокупность документации предприятия [19, с.55].
Предметом документационного обеспечения управления является
документирование, документооборот, оперативное хранение и использование
документов согласно ГОСТу.
Состав управленческих документов определяется компетенцией и
функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером
взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов
(См. рис. 1.2).
Рис. 1.2 Определение состава управленческих документов
Информационно-документационное обеспечение управления включает
в себя следующие основные функции:
сбор, обработка и анализ информации;
хранение и защита информации;
предоставление информации пользователям в удобной форме;
организация документооборота;
контроль исполнения документов.
компетенцией организации;
функциями организации;
порядком решения вопросов;
объемом и характером взаимосвязей с другими организациями
12
Для того чтобы повысить эффективность работы предприятия
необходимо совершенствовать систему документационного обеспечения
управления.
В связи с этим основными принципами документационного
обеспечения управления становятся:
высокое качество документов;
оптимальность документационного обеспечения управления
(целесообразность документов, недопустимость их многократного
дублирования и т. д);
оперативность в составлении и прохождении документов.
Задачи управления документацией представлены в виде трех блоков:
1. Организационно-правовая часть:
установление структуры и функций служб документации;
определение прав и обязанностей всех категорий работников по
работе с документами, в том числе с машинными носителями;
унификация документов и показателей;
разработка матрицы документирования;
контроль за применением форм документов и использованием
бланков.
2. Информационно-поисковая система:
регистрация поступления в систему документов и информации;
оперативное хранение документов и информации;
поиск документов и информации.
3. Контроль исполнения:
установление сроков исполнения поручений;
обеспечение выполнения заданий и поручений;
информирование о состоянии системы;
регистрация отклонений от заданных параметров.
Управление документацией заключается: