13
в организации точного и полного документирования деятельности
предприятий, создании соответствующих форм документов;
введении механизма контроля за объемом и качеством создаваемых
документов с целью предотвращения появления не нужных и избыточных;
обеспечении качественного выполнения всех поручений и заданий,
упрощении деятельности каждой организации по созданию, накоплению и
использованию документальных форм;
надежном хранении и своевременной ликвидации ненужных
документов;
юридическом обосновании всех аспектов управления
документацией.
Основные направления развития системы документационного
обеспечения управления в современных условиях отражены на рисунке 1.3.
Рис. 1.3 Основные направления развития системы документационного
обеспечения управления [10, с.48]
Основные направления развития документационного обеспечения управления
предприятий
приведение документов к единому стандарту для облегчения их оцифровки
появление новых реквизитов, таких как электронная подпись
Обеспечение сохранности документов в электронном виде от кражи,
хакерских атак и пр.
Необходимость создания электронных архивов для хранения документов
Замена традиционных документов электронными
Рост требований к квалификации сотрудников, работающих с документами
14
Оптимизация системы документационного обеспечения в
управленческой деятельности позволяет:
определить состав ценных бумаг (видов, форм документов),
используемых в процессе деятельности организации (т. е. при реализации
функций, задач, административных и бизнес процессов);
определить состав документопотоков предприятия и их
внутреннюю структуру;
регламентировать маршруты движения документации в рамках
документопотока, отдельных групп (комплексов) документов, участвующих
в реализации функций, задач, административного и бизнес процесса;
установить при необходимости временные параметры прохождения
документации в целом по установленному для него маршруту и (или)
временные параметры выполнения отдельных операций в процессе
документопотока и пр.
Таким образом, информация, которая была зафиксирована на бумаге
или в электронном виде и закреплена необходимыми реквизитами, является
документом. Сами документы являются закрепителями управленческих,
производственных отношений, как внутри организации, так и с другими
организациями; являются непосредственно юридическим доказательством
при возникновении каких-либо проблем, вроде имущественных трудовых и
иных возникающих споров. Информационно-документационное обеспечение
управления в организации является важным инструментом повышения
эффективности управления ею. Оно позволяет руководителям и
специалистам получать необходимую информацию в нужное время и в
нужном объеме, что способствует принятию обоснованных и оперативных
решений. Современная организация документационного обеспечения
управления не ограничивается только соблюдением правил оформления и
контроля исполнения документов, но включает целый комплекс
методических, технических, психологических аспектов, знание которых
15
необходимо любому, чья специальность состоит в обработке управленческой
информации.
1.2 Технологии документационного обеспечения управления
Совершенно для любой организации жизненно важно непрерывно
модернизировать механизм документооборота, так как это напрямую влияет
на качество принятия управленческих решений.
Внутренняя документация проходит далеко ни одну стадию обработки,
а целый ряд (См. рис. 1.4).
Рис. 1.4 Стадии обработки внутренней документации [14, с.69]
При этом наибольшая экономическая эффективность достигается при
централизованной системе учета, то есть при сосредоточении всех
регистрационных операций в одном месте, централизация учета документов
создает все условия для однократной их регистрации и механизации
отдельных операций.
Учитывая, что объективной тенденцией является постоянный рост
объемов документопотока, обеспечить оптимальную организацию
документооборота невозможно только мерами организационного характера,
потому что пришлось бы постоянно увеличивать численность персонала.
Стадии обработки внутренней документации организаций
первоначальная подготовка проекта документа;
перепечатка и подписание;
согласование и визирование;
передача документов адресату
16
Помочь в этом могут меры технического характера и организационно-
проектные работы по совершенствованию обработки информации.
Немаловажное значение на сегодняшний день придается механизации и
автоматизации делопроизводственных процессов, которые на порядок
повышают производительность труда работников, занятых в управлении.
К техническим средствам относятся средства оргтехники
(копировально-множительная техника, фальцевальные, маркировальные
аппараты и др.) и средства компьютерной техники, предоставляющие
широкие возможности для подготовки документов, проведения электронного
согласования, обеспечения документооборота, организации оперативного
хранения документов (применяя компьютерную технику, организации могут
использовать системы электронного документооборота, текстовые и
табличные редакторы (Word, Excel и др.), электронную почту, факс и другие
приложения).
Для обмена информацией используются компьютерные сети (См. рис.
1.5), что ускоряет процесс обмена.
Рис. 1.5 Виды компьютерных сетей
Специальные компьютерные программы позволяют передавать как
сами документы, так и любую управляющую информацию через
электронную почту или гипертерминалы.
Для регистрации документов и контроля за их исполнением
используются программы по автоматизации управления и организации труда
сотрудников делопроизводственных служб. Они позволяют регистрировать
внутренние и внешние документы, осуществлять собственный тайм-
менеджмент и тайм-менеджмент руководителя, вести ежедневники. С их
Компьютерные сети
локальные
корпоративные
глобальные
17
помощью также ведется контроль за исполнением документов,
своевременное оповещение исполнителя о наступлении срока исполнения
документа.
Следует отметить, что до последнего времени большое количество
организаций практиковало именно «живую¬ подпись на документации.
Однако в период пандемии с 2019 года многие организации были вынуждены
перейти на электронный документооборот (ЭДО).
Правовая база для электронного документооборота в Российской
Федерации существует давно – это Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-
ФЗ (ред. от 04.08.2023) «Об электронной подписи¬. Информация, которая
была подписана в электронной форме, простая электронная подпись или же
неквалифицированная электронная подпись, в любом случае признается
электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе,
подписанному собственноручной «живой¬ подписью [1].
Важный принцип, который установил названный закон – это
электронная подпись абсолютно равнозначна собственноручной. Однако,
учитывая необходимость проверки достоверности подписи, Закон об
электронной цифровой подписи установил ряд требований к самой
электронной подписи, а также к информационной среде, в которой
происходит обмен документами с электронной подписью. Только при
соблюдении требований Закона об электронной цифровой подписи,
электронный документ с электронной подписью равнозначен документу с
собственноручной подписью.
Для хранения и систематизации документации используются системы
управления базами данных. С их помощью можно не только создавать
электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых
документов, создание новых и уничтожение устаревших данных [5, с.62].
Оптимизация документационного обеспечения управления возможна
при применении следующих методов:
стандартизация документов;
18
повышение качества подготовки и оформления документов,
применение практики бездокументарного решения вопросов;
уменьшение количества документов-дубликатов;
использование современных информационных технологий.
В последнее время стали развиваться облачные технологии,
позволяющие организации обеспечивать повсеместную и удобную работу с
прикладными решениями на различных клиентских устройствах с
различными операционными системами.
Облачные технологии – это технологии обработки данных, в которых
компьютерные ресурсы предоставляются Интернет-пользователю как
онлайн-сервис.
Облачные технологии предоставляют практически безграничные
возможности благодаря своим сервисам, начиная с простого хранения
информации и заканчивая предоставлением сложных безопасных ИТ-
инфраструктур.
Успешному применению различных технологий документационного
обеспечения управления способствуют следующие организационные меры
(См. рис. 1.6).
Рис. 1.6 Организационные меры, способствующие применению различных
технологий документационного обеспечения управления [12, с.3]
оптимизация распределения обязанностей между сотрудниками;
оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий
компьютерами и современной оргтехникой;
внедрение компьютерных сетей и сетевых технологий;
применение специализированного программного обеспечения, учитывающего
специфику конкретных отраслей, для организации работы с документами
19
Внедрение цифровых технологий и моделирование управления
документированной информацией позволяет достичь преимуществ:
повышение скорости и качества принятия управленческих решений;
снижение временных затрат на работу с документами;
оптимизация состава делопроизводственных работников;
повышение эффективности работы сотрудников;
сокращение расходов на делопроизводство;
улучшение взаимодействия с клиентами и партнерами.
Таким образом, для построения эффективной системы работы с
документами могут использоваться как традиционные методы
(предпроектное обследование, анализ полученных данных, разработка
проекта), так и современные методы рационализации делопроизводства, в
том числе моделирование процессов управления документированной
информацией). Развитие компьютерной техники и новых информационных
технологий позволяет реорганизовать и ускорить процесс управления.
Современные технологии документационного обеспечения управления
активно развиваются, предоставляя организациям широкие возможности для
оптимизации документационного обеспечения управления. Но выбор тех или
иных технологий может быть сделан после оценки эффективности
организации документационного обеспечения управления предприятием.
1.3 Методы оценки организации документационного обеспечения
управления предприятием
Оценка эффективности организации документационного обеспечения
управления предприятием позволяет выявить слабые места, оптимизировать
рабочие процессы и повысить производительность труда.
Система частных показателей, позволяющих оценить состояние
организации документационного обеспечения управления предприятием,
представлена в таблице 1.2.
20
Таблица 1.2
Система частных показателей, позволяющих оценить состояние организации
документационного обеспечения управления предприятием
Показатель
Описание
Состав документов
каждого подразделения
Этот метод позволяет определить количество и виды
документов, создаваемых и обрабатываемых в подразделении
за определенный период времени
Объем документов
каждого вида по
подразделениям и
организации в целом
Позволяет оценить количество документов, создаваемых,
получаемых и отправляемых организацией или ее
подразделением за определенный период времени, а также
время, которое тратится на создание, оформление,
согласование, подписание и другие операции с документами.
Количество и состав
документов, создаваемых,
подписываемых,
согласуемых,
утверждаемых каждым
должностным лицом
может служить важным показателем для оценки степени их
загруженности, а также для анализа распределения
обязанностей и соответствия выполненных задач
должностным инструкциям.
Место хранения входящих
и созданных документов
Эти сведения необходимы для разработки номенклатур дел
структурных подразделений
Место и объем
регистрации входящих и
создаваемых документов
позволяет оценить эффективность системы регистрации
документов. Оптимальный объем регистрации - это объем,
который позволяет обеспечить необходимый уровень контроля
за документооборотом, не создавая при этом чрезмерной
нагрузки на сотрудников, осуществляющих регистрацию.
Состав адресатов
создаваемых документов
Позволяет сформировать список организаций и структурных
подразделений, в которые направляются подписанные
документы. Эта информация неоценима при разработке
номенклатуры дел для определения сроков хранения
документов
Наличие и состав
используемых
унифицированных форм
документов для каждого
подразделения
Характеризует уровень работ, проводимых на предприятии в
области стандартизации и унификации, а также позволяет
уточнить соответствие применяемых форм документов со-
временной нормативной правовой базе
Маршрут прохождения
каждого документа
Обобщает все полученные сведения и выстраивает их в
логической последовательности, определяемой действующей
на предприятии инструкцией по делопроизводству или
стандартом по управлению документами и данными
Оценку эффективности организации документационного обеспечения
управления можно определить по количественным и качественным
показателям. Количественные показатели выражаются в каких-либо
21
величинах, а качественные показатели определяют внутренние качества,
признаки и особенности обследуемых действий.
В группу количественных показателей обычно входят объем
документооборота, объем численности делопроизводственной службы.
Объем документооборота – является оценкой общего объема
документооборота, а также трудозатрат по оформлению документа разных
видов.
Объем документооборота можно определить по формуле:
Vдок = В
ДОК
+ И
ДОК
+ ВН
ДОК
, (1.1)
где В
ДОК
– количество входящих документов;
И
ДОК
– количество исходящих документов;
ВН
ДОК
– количество внутренних документов.
Численность службы документационного обеспечения управления
позволяет выявить оптимальное число работников службы делопроизводства
[7, с.76].
Также в систему количественных показателей, позволяющих оценить
систему документооборота, входит количество и состав документов,
создаваемых каждым должностным лицом. Такой показатель позволяет
выявить и оценить весь комплект документов, относящихся к одному
процессу.
Показатель продолжительность документооборота позволяет
определить скорость прохождения отдельных документов в процессе
документооборота или время, затрачиваемое на маршрут прохождения
документа [10, с.76].
В группу количественных показателей входит место и объем
регистрации входящих и создаваемых документов. Этот показатель
позволяет сформировать представление о применяемой системе регистрации
документов и оценить реальные затраты времени на регистрацию.
Группу качественных показателей организации документационного
обеспечения управления предприятием представляют:
22
наличие или отсутствие фактов утраты или потери документов;
соблюдение требований, установленных нормативными и
методическими документами в сфере делопроизводства;
отсутствие нареканий на деятельность службы делопроизводства со
стороны руководства организации и др. [18, с.96]
Показатель обработки документов определяет осуществление проверки
правильности доставки документов, их комплектности, целостности
упаковки.
Место хранения входящих и созданных документов тоже является
одним из количественных показателей оценки документооборота. Эти
сведения необходимы для разработки номенклатур дел структурных
подразделений.
Одним из ключевых показателей эффективности организации
документационного обеспечения управления является время, затрачиваемое
на выполнение определенных задач. Анализ времени помогает определить,
какие процессы занимают больше всего времени и требуют оптимизации.
Качество оформления документов напрямую влияет на эффективность
делопроизводства. Необходимо регулярно проводить проверки на
соответствие документации установленным стандартам, выявлять и
исправлять ошибки.
Оценка эффективности организации документационного обеспечения
управления также может проводиться путем анализа удовлетворенности
пользователей. Опросы и обратная связь помогают понять, насколько удобно
и эффективно организованы рабочие процессы.
Исходные данные для вычисления количественных и качественных
показателей организации документационного обеспечения управления в
организации могут быть получены с помощью методов изучения документов,
наблюдения, опроса, а также фотографии рабочего дня.
Таким образом, документы и документарный оборот информация
лежат в основе управленческих решений. Систематизированная