33
Начальным этапом работы с документами является создание или
получение документов. В ООО «УралМонтажавтоматика¬ установлено
правило обязательной регистрации создаваемых или поступаемых в
организацию документов.
При поступлении документов в бумажном виде, сотрудник, к чьей
сфере деятельности относится данный документ, совершает первичную
обработку и регистрирует их в контрольно-регистрационной форме в
журнале.
Все документы, которые обращаются в системе документооборота в
ООО «УралМонтажавтоматика¬ разделяются на входящие, исходящие,
приказы (по основной деятельности, по командировкам, по личному составу)
и внутренние (финансовые, служебные).
Анализ структуры документооборота ООО «УралМонтажавтоматика¬
представлен в таблице 2.5.
Таблица 2.5
Анализ структуры документооборота ООО «УралМонтажавтоматика¬
Наименование документа
Количество документов, шт.
Темпы прироста, %
2020г.
2021г.
2022г.
в 2021 к
2020
в 2022 к
2021
1
2
3
4
5
6
Входящие
124
203
240
163,71
118,23
Исходящие
384
402
452
104,69
112,44
Приказы, в том числе
110
142
150
129,09
105,63
- по основной деятельности
57
66
76
115,79
115,15
- по командировкам
15
22
18
146,67
81,82
- по личному составу
38
54
56
142,11
103,70
Внутренние, в том числе
383
397
441
103,66
111,08
- финансовые
162
173
182
106,79
105,20
- служебные
221
224
259
101,36
115,63
Итого в год:
1001
1144
1283
114,29
112,15
В среднем за день
3
3
4
114,29
112,15
34
По данным таблицы 2.5 наблюдается, что общее количество
документов в ООО «УралМонтажавтоматика¬ за 2020-2022гг. динамично
растет. Увеличение происходит по всем группам документов (См. рис 2.9).
Рис. 2.9 Динамика документов в ООО «УралМонтажавтоматика¬ за 2020-
2022гг.
У руководителя ООО «УралМонтажавтоматика¬ большое количество
временных затрат происходит в связи с ошибками в оформлении
документации и из-за несвоевременности её предоставления. Также
негативное влияние оказывают ошибочные управленческие решения и
отсутствие возможности оперативно отыскать необходимые документы.
Процессы и средства обработки информации и программное
обеспечение (ПО) в ООО «УралМонтажавтоматика¬, приведены в таблице
2.6.
Как видно из таблицы 2.6, генеральный директор и главный бухгалтер
ООО «УралМонтажавтоматика¬ в процессе своей работы контролируют
обновление законодательных документов и статической информации
полученных путем изучения источников Интернет-ресурсов и от органов
государственной статистики.
Для формирования заявок менеджер по договорной работе использует
табличный процессор MS Excel. Ему также передаются чеки об оплате
покупателем, полученные из кассового аппарата.
124
384
383
203
402
397
240
452
441
0
50
100
150
200
250
300
350
400
450
500
Входящие Исходящие Внутренние
Количество, ед.
2020г. 2021г. 2022г.
35
Таблица 2.6
Процессы и средства обработки информации
Тип документа
Источник
получения
Источник передачи
Способ
обработки
Название ПО
1
2
3
4
5
Законодательные
документы,
статистическая
информация
Интернет
ресурсы,
государственные
службы
Генеральный
директор, главный
бухгалтер
ручной
-
Приказы,
распоряжения, указы,
положения,
должностные
инструкции,
локальные документы
организации
Генеральный
директор
Подразделения
организации
ПО
Текстовый
редактор MS Word
Договор на поставку
продукции
Поставщик
Главный бухгалтер
ПО
Текстовый
редактор MS Word
Приходная накладная,
расходная накладная,
приходный и
расходный кассовый
ордер
Поставщик
Главный бухгалтер
ПО
1С: Предприятие 8
Заявки от
контрагентов
Поставщик
Менеджер
ПО
Табличный
редактор MS Excel
Финансовая и
налоговая отчетность
Генеральный
директор, гос.
органы
Главный бухгалтер
ПО
1С: Предприятие 8
Оценка наличия и состава используемых унифицированных форм
документов представлена в таблице 2.7.
В 2022г. в документообороте ООО «УралМонтажавтоматика¬ стали
применяться 2 новые формы документов, один из которых принят
организацией в систему документооборота в унифицированной форме.
Удельный вес унифицированных форм в общем объеме применяемых форм
документов вырос с 39,44% до 39,58%.
36
Таблица 2.7
Оценка наличия и состава используемых унифицированных форм
документов в ООО «УралМонтажавтоматика¬
Наименование показателей
Значения
Темпы прироста,
%
2020г.
2021г.
2022г.
в 2021 к
2020
в 2022 к
2021
1
2
3
4
5
6
Всего применяемых форм
документов, ед.
142
142
144
100,00
101,41
в том числе унифицированные
формы документов, ед.
56
56
57
100,00
101,79
Удельный вес унифицированных
форм в общем объеме применяемых
форм документов, %
39,44
39,44
39,58
100,00
100,37
Таким образом, объем документооборота в ООО
«УралМонтажавтоматика¬ в последние три года увеличивается. Однако
данное увеличение обусловлено не только ростом объемов деятельности, но
и непродуманной системой документооборота в организации.
2.3 Оценка показателей документационного обеспечения ООО
«УралМонтажавтоматика¬
В целом за 2020-2022гг. в ООО «УралМонтажавтоматика¬ наблюдается
рост всех видов документов: внутренних, входящих и исходящих. В связи с
тем, что на предприятии наблюдается ежегодное увеличение
документопотока, это влияет увеличение количества времени на обработку
всех видов документов.
Изменение затрат времени на обработку документов в ООО
«УралМонтажавтоматика¬ за 2020-2022гг. представлено в таблице 2.8.
37
Таблица 2.8
Затраты времени на обработку документов в ООО «УралМонтажавтоматика¬
за 2020-2022гг.
Наименование документа
Количество документов, шт.
Темпы прироста,
%
2020г.
2021г.
2022г.
в 2021 к
2020
в 2022 к
2021
1
2
3
4
5
6
Выписка счетов, составление
договоров и контроль оплаты, час
42
43
50
102,38
116,28
Составление актов списания
материальных ценностей, час
29
28
35
96,55
125,00
Работа с дебиторской и кредиторской
задолженностью, выставление счетов,
час
154
159
186
103,25
116,98
Обработка входящих и исходящих
писем, час
35
36
39
102,86
108,33
Другие работы, связанные с
обработкой документации, час
324
366
472
112,96
128,96
Итого затраты времени на обработку
документов, час.
584
632
782
108,22
123,73
Общее количество обработанных
документов, ед.
1001
1144
1283
114,29
112,15
Средняя продолжительность
обработки одного документа, мин.
35
33
37
94,69
110,33
Наблюдается увеличение затрат ООО «УралМонтажавтоматика¬
времени на обработку документов в 2020-2022г. несмотря на некоторое
сокращение в 2021г. (См. рис. 2.10).
Рис. 2.10 Изменение затрат времени в ООО «УралМонтажавтоматика¬ на
обработку документов в 2020-2022г.
584
632
782
0
100
200
300
400
500
600
700
800
900
2020г.
2021г.
2022г.
Время, в часах
38
В целом средняя продолжительность обработки одного документа
увеличилась на 10,33%.
Таким образом, увеличение общего количества часов на обработку
документов в ООО «УралМонтажавтоматика¬ связано, прежде всего, с
увеличением общего количества документации на предприятии, а также
увеличением времени обработки одного документа.
Увеличение расхода времени на обработку документов приводит к
увеличению доли заработной платы, которая приходится на данный процесс
(См. табл. 2.9).
Таблица 2.9
Расходы фонда оплаты труда, приходящиеся на обработку документов
Наименование
Количество документов, шт.
Отклонение (+,-)
2020г.
2021г.
2022г.
в 2021 к
2020
в 2022 к
2021
1
2
3
4
5
6
Фонд оплаты труда, тыс. руб.
5 467
5 636
5 877
169,68
240,24
Среднесписочная численность, чел.
14
14
14
0
0
Среднечасовая заработная плата, тыс.
руб./час
0,20
0,20
0,21
0,01
0,01
Затраты времени на обработку
документов, час
584
632
782
48
150
Расходы на оплату труда,
приходящиеся на обработку
документов, тыс. руб./ед.
115,23
129,03
166,37
14
37
Наблюдается увеличение расходов на оплату труда, приходящиеся на
обработку документов с 115,23 тыс. руб. до 166,37 тыс. руб., что наглядно
видно на рисунке 2.11.
39
Рис. 2.11 Изменение объема фонда оплаты труда
ООО «УралМонтажавтоматика¬, приходящегося на обработку документов
Результаты документационного обеспечения управления в ООО
«УралМонтажавтоматика¬ отражены в таблице 2.10.
Таблица 2.10
Результаты документационного обеспечения управления в
ООО «УралМонтажавтоматика¬
Наименование документа
Количество документов, шт.
Отклонение (+,-)
2020г.
2021г.
2022г.
в 2021 к
2020
в 2022
к 2021
1
2
3
4
5
6
Количество утраченных документов,
ед.
3
6
9
3
3
Количество утраченных документов в
% от общего количества
0,30
0,52
0,70
0,22
0,18
Расходы на восстановление
оригинальных документов, тыс. руб.
8,5
11,25
18,65
2,75
7,40
Наблюдается увеличение количества утраченных документов из числа
внутренней документации. Это приводит к увеличению расходов
организации на их восстановление (См. рис. 2.12).
115,23
129,03
166,37
0,00
20,00
40,00
60,00
80,00
100,00
120,00
140,00
160,00
180,00
2020г.
2021г.
2022г.
тыс. руб.
40
Рис. 2.12 Изменение объема расходов ООО «УралМонтажавтоматика¬ на
восстановление оригинальных документов в 2020-2022г.
Следует отметить, что сумма расходов на восстановление не так
существенна, чтобы вызывать беспокойство руководства организации. Но
негативным является ее динамика – рост в анализируемом периоде. А также
негативным является тот ущерб, который может быть нанесен деятельности
ООО «УралМонтажавтоматика¬ и его финансам при отсутствии документов
или несвоевременности их получения. Ведь документы являются
подтверждением хозяйственных операций в деятельности организации.
Таким образом, ООО «УралМонтажавтоматика¬ как любой
хозяйствующий субъект осуществляет свою деятельность с применением
большого количества внутренних документов, объем которых за последние
годы увеличивается, что вызывает и увеличение количества времени на их
обработку. Документооборот в организации ведется ручным способом, что
требует большого количества времени разных сотрудников, которые
задействованы в их оформлении и хранении. Движение документов в ООО
«УралМонтажавтоматика¬ формируют документооборот, который в
организации не имеет четкой регламентации, в связи с чем, периодически
происходит утеря документов. Это приводит к ошибкам в принятии
управленческих решений, что в итоге может негативно отразиться на
8,5
11,25
18,65
0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
2020г.
2021г.
2022г.
тыс. руб.
41
финансовых результатах в будущих периодах. В целом процесс
документирования деятельности ООО «УралМонтажавтоматика¬ можно
назвать неэффективным в связи с наличием проблем в его организации.
42
3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ ООО «УРАЛМОНТАЖАВТОМАТИКА¬
3.1 Проблемы в процессах документирования деятельности ООО
«УралМонтажавтоматика¬
Проведенный анализ позволил составить выделить основные проблемы
в документационном обеспечении процессов управления предприятия ООО
«УралМонтажавтоматика¬ (См. рис.3.1).
Рис. 3.1 Проблемы в документационном обеспечении процессов управления
ООО «УралМонтажавтоматика¬
Выявленные недостатки организации документационного обеспечения
управленческой деятельности в ООО «УралМонтажавтоматика¬ могут
привести к следующим проблемам:
неверное размещение информации;
усложненный поиск документов;
наличие дублирующих документов;
утеря документов.
Постоянно возрастающий объем документопотока в ООО
«УралМонтажавтоматика¬, и несовершенство организации кадрового
делопроизводства привело к значительным потерям документов. Следует
Проблемы в
документационном
обеспечении процессов
управления
Отстутствие четкого
регламента работы с
документами
Отсутствие
разграничения
ответственности
Отсутствие
автоматизированной
системы обработки
документов