52
диктует необходимость строгого контроля за документацией. Внедрение
системы электронного документооборота позволяет добиться максимально
возможного результата.
3.2. Этапы внедрения системы электронного документооборота
Этап 1. Подготовительный.
Чтобы процесс внедрения произошел без каких-либо сложностей
необходимо произвести полную проверку технической инфраструктуры
предприятия и выяснить квалификацию сотрудников. Максимально
детальный аудит является очень важной составляющей данного этапа, он
позволит в будущем избежать многих проблем.
На подготовительном этапе необходимо выполнить следующие
процедуры:
провести анализ всех бизнес-процессов, уточнить, какие именно
схемы перемещения документации используются на предприятии;
выявить организационную структуру, определить ее плюсы и
минусы, предложить способы ее оптимизации; составить
номенклатуру всей документации, сформировать все
необходимые классификаторы и справочники, а также инструкции
по их использованию;
провести анализ всех учетных систем и инфраструктуры;
выполнить сверку всех характеристик, которыми должно обладать
оборудование, используемое заказчиком; выявить
целесообразность создания дополнительных функций в системе
(данная информация должна быть решена с помощью
представителей заказчика, поскольку очень часто новый
функционал требует денежных затрат, а на это готовы пойти
далеко не все предприниматели) [29].
Цель этого этапа состоит в понимании целей заказчика. Для этого и
проводится анализ и классификация проблем.
53
Этап 2. Обследование документооборота и его оптимизация.
Проводится для уточнения используемой схемы и особенностей
документооборота: маршрута, правил регистрации, секретности и т.д.
Для оптимизации документооборота нужно привести названия
документов в соответствие с их содержанием. Эта процедура на первый взгляд
незначительная, но на самом деле отстраняет большое количество проблем
при смене менеджеров подразделений и для самой организации в целом.
При оптимизации документооборота предпочтителен комплексный
подход, так как изменения, вводимые на одном участке работы, могут вызвать
затруднения на другом; иногда упрощение работы может привести к
ослаблению контроля; перераспределение функций работников может
повлечь за собой ухудшение качества работы и т.д.
Этап 3. Подготовка технического задания(ТЗ).
Учитываются требования относительно функциональности системы, ее
настройки, организационной структуры, технических характеристик,
обеспечения надежности и т.д.
Структура ТЗ содержит следующие разделы:
1. общие сведения;
2. назначение и цели создания (развития) системы;
3. характеристика объектов автоматизации;
4. требования к системе;
5. состав и содержание работ по созданию системы;
6. порядок контроля и приемки системы;
7. требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта
автоматизации к вводу системы в действие;
8. требования к документированию;
Этап 4. Заключение договора.
54
Проводится для сведения к минимуму возможных недоразумений,
утверждения графика работ, их объема, стоимости.
Актуальность внедрения системы электронного документооборота уже
ни у кого не вызывает сомнений. Поэтому переходим к следующему этапу –
заключению договора. Он подразумевает утверждение технического задания,
общей цены внедрения и объемов работы. Далее начинается подготовка
технической инфраструктуры, закупается и устанавливается оборудование.
Затем необходимо установить программное обеспечение (ПО), рабочие
места, проверить работоспособность и произвести настройку всей системы. В
этом случае ведущую роль следует отдать специалистам отдела
документационное обеспечение управления (ДОУ) – только они имеют полное
представление о том, что должно получиться на выходе. После этого наступает
один из ответственных этапов – обучение специалистов, которые будут
обслуживать электронный документооборот.
Этап 5. Подготовка инфраструктуры.
Инфраструктура заказчика приводится в соответствие с требованиями
Технического задания.
Если при исследовании имеющихся материалов можно обойтись без
участия работников ДОУ, то техническое задание требует их присутствия.
Существуют определенные технические требования, которые должна
обеспечить организация внедрения системы электронного документооборота,
– в первую очередь, речь идет об объемах функциональности системы и ее
настройках.
Система должна управляться с помощью простых и понятных команд,
ее технические характеристики и общая надежность должны обеспечивать
безопасность рабочего процесса. Многое в ТЗ зависит от объема необходимой
работы и функциональных требований. Полный список требований должен
всегда находиться у специалистов службы ДОУ.
55
Этап 6. Приведение технической инфраструктуры заказчика в соответствие с
требованиями технического задания.
Этап 7. Инсталляция системы.
Включает в себя:
установку серверного программного обеспечения (ПО);
подготовку пользовательских мест;
тестирование работы системы;
ее настройку для соответствия особенностям организационной
структуры предприятия.
Этап 8. Обучение персонала.
Данному этапу следует уделить особое внимание. Обучение должно
включать полные курсы обучения пользования системой. Обучение в группе
проводится посредством презентаций, курсов и т.п.
Этап 9. Опытная эксплуатация.
Ее суть состоит в работе сотрудников с настроенной функционирующей
системой.
Этап связан с эксплуатацией системы. Необходимо проверить, как она
будет вести себя в условиях, приближенных к реальности. Этот этап нужен,
чтобы проверить, не имеются ли в системе электронного документооборота
отклонения от всех установленных требований и общего технического
задания. Сотрудники предприятия проверяют функционирование уже
настроенной системы.
Этап 10. Корректировка.
Проводится на основе полученных при опытной эксплуатации
результатов.
56
На основе полученной информации о недостатках системы
осуществляется ее корректировка. Служба документационного обеспечения
управления, должна проверить, в полном ли объеме были учтены требования
заказчика, и как работает система с пользовательской точки зрения.
После проведения проверки систему электронного документооборота
допускается вводить в промышленную эксплуатацию. Поддержка системы,
начиная с момента подписания акта о завершении разработок, осуществляется
службами самого заказчика.
Этап 11. Ввод системы электронного документооборота в эксплуатацию [28].
Электронный архив и его возможности
Электронный архив документов представляет собой систему
информационного плана, позволяющую автоматизировать хранение
электронной и бумажной документации и обеспечивающую к ним
многопользовательский доступ.
Основные функции системы:
организация каталога документов с конкретной иерархией;
их хранение в электронном формате;
легкий доступ пользователей к документам;
потоковое сканирование;
возможность просмотра и работы с электронными копиями;
многоаспектный поиск документов: по каталогу и необходимым
параметрам;
заверение электронной цифровой подписи;
интегрирование с внешним программным обеспечением;
копирование и печать документов.
Внедрение системы позволяет:
обеспечить надежный и быстрый доступ к любым документам
благодаря централизации системы хранения;
57
хранить документацию неограниченного объема;
автоматизировать процессы учета, контролирования, передачи в
том числе бумажных документов
с легкостью организовать хранение файлов разного формата[27].
3.3. Теоретические показатели эффективности
Экономичность документооборота не всегда связана с его сокращением.
Повышение экономичности документооборота и удобства для пользователей
следует рассматривать во взаимосвязи с повышением качественного
содержания информации. Цель оптимизации (проектирования)
документооборота — приведение его в соответствие с потребностями
управления с одновременным снижением затрат на его ведение. Укрупнено
процедура оптимизации документооборота включает следующие пять шагов.
Оптимизация документооборота включает два крупных направления:
1. Повышение качественного содержания информации (привязка к
центрам ответственности; оптимальный набор и содержание показателей;
высокое качество норм и нормативов; наличие информации об отклонениях).
2. Повышение экономичности документооборота и удобства для
пользователей (ликвидация дублирования информации, оптимизация
маршрутов движения; совмещение первичного учета для бухгалтерии и
оперативного управления и др.; приведение названий документов в
соответствие с содержанием).
Повышение экономичности документооборота и удобства для
пользователей следует рассматривать во взаимосвязи с первым направлением,
т.е. экономичность документооборота не всегда связана с его сокращением.
Потеря части информации может привести к отрицательному эффекту в
целом для предприятия.
Автоматизация электронного документооборота является важным
шагом в повышении конкурентоспособности любой компании. В первую
очередь основными задачами внедрения СЭД являются:
58
эффективное управление документопотоками на предприятии;
централизованное хранение документов;
повышение контроля исполнения работ по документам;
увеличение продуктивности работы сотрудников;
облегчение доступа к информации для принятия управленческих
решений;
информационная безопасность предприятия.
К первой группе эффектов относятся:
Экономия средств на расходные материалы, на оборудование, на
доставку информации в бумажном виде; на хранение бумажных документов.
Экономия рабочего времени сотрудников:
на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих
функций (передача, копирование и пр.);
на прохождение документов;
на поиск нужных документов;
на повторное использование документов.
Ко второй группе эффектов (неисчисляемых) относятся:
ускоряются процессы коллективной работы с документами
(согласования и утверждения и т.п.);
оптимизация бизнес-процессов;
повышение качества работы с информацией;
формирование единого информационного пространства в
масштабах распределенных организаций;
развитие информационных и коммуникационных возможностей.
Использование электронного документооборота гарантирует
повышение эффективности работы организаций, связанной с необходимостью
обработки и дальнейшего хранения значительного объема информации, в
организации упорядочивается работа с документами, сроки их исполнения
сокращаются, упрощается их поиск и хранение.
59
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Документооборот является важной составной частью делопроизводства
и информационного обеспечения управления. Четко организованный
документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов, поэтому
очевидна необходимость регулярно проводимого анализа документооборота с
целью его оптимизации.
Документооборот представляет собой движение документов с момента
их получения или создания до отправки адресату, завершения исполнения или
сдачи на хранение. За понятием "документооборот" скрываются сложные
процессы, от которых во многом зависит эффективность управления
организацией в целом.
Комплексное теоретическое исследование сущности и значения систем
электронного документооборота в современных условиях позволило
сформулировать ряд выводов, оказывающих существенное влияние на
вопросы выбора и внедрения систем электронного документооборота в
организацию.
Электронный документооборот можно представить как совокупность
автоматизированных документационных процессов, связанных с различными
видами обработки электронных документов, выполняемые посредством
систем электронного документооборота (СЭД) и охватывающих полный
жизненный цикл документа или его отдельные этапы.
В ходе проведения анализа текущего состояния документооборота
компании был выявлен ряд недостатков, которые затормаживали процессы
работы сотрудников и снижали результативность работы. В связи с этими
обстоятельствами было предложено решение произвести внедрение СЭД, для
повышения качества работы сотрудников, эффективности системы
управления бизнес-процессами и документами компании. Для этого были
рассмотрены цели и задачи внедрения систем электронного документооборота
в организацию, их классификация, существующие методики внедрения.
60
Были выполнены все поставленные задачи:
рассмотрен понятийный аппарат документооборота и электронного
документа, понятие электронного документооборота,
проведен анализ современного законодательства в области
электронного документооборота,
изучено развитие систем электронного документооборота в России,
проведен анализ действующей системы бумажного документооборота
на рассматриваемом предприятии,
разработана методика внедрения СЭД в организацию;
проведен расчет эффективности внедрения системы;
Внедрение технологии информационно – документационного
обеспечения управления позволит организации эффективно функционировать
и не заниматься делами, которые отнимают много времени, даст возможность
ускорить процесс работы, опередить конкурентов при принятии как
оперативных, так и стратегических решений.
Внедрение системы электронного документооборота обеспечит:
слаженную работу всех подразделений;
упрощение работу с документами,
повышение эффективности и оперативность доступа к информации.
Подводя итог, можно сказать, что наличие СЭД значительно упростит
продвижение документа в организации, ускорит их обработку, оптимизирует
архивацию устаревшей информации и обезопасит организацию хранения
данных. Грамотный переход к СЭД на предприятии позволит существенно
усилить эффективность управления, что также в свою очередь будет иметь
положительные экономические последствия.
61
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Гражданский кодекс РФ (ГК РФ): Федеральный закон от 30 ноября 1994
года N 51-ФЗ
2. Кодекс РФ об административных правонарушениях РФ от 30.12.2001 N
195-ФЗ (ред. от 01.06.2017):
3. Федеральный закон от 27.07.2006 (ред. от 18.12.2018) "Об информации,
информационных технологиях и о защите информации" N 149-ФЗ
4. Федеральный закон от 06.04.2011 (ред. от 23.06.2016) "Об электронной
подписи" N 63-ФЗ
5. Федеральный закон РФ от 27.07.2006 «О персональных данных¬ № 152-
ФЗ
6. Федеральный закон РФ «Об архивном деле в Российской Федерации¬ от
22.10.2004 № 125-ФЗ
7. Приказ ФСБ «Об утверждении Требований к форме квалифицированного
сертификата ключа проверки электронной подписи¬: РФ от 27.12.2011 N
795 (Зарегистрировано в Минюсте РФ 27.01.2012 N 23041)
8. Государственная система документационного обеспечения управления:
Основные положения: Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения. – М., 1991.
9. Постановление Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494 «Об утверждении
Правил обмена документами в электронном виде при организации
информационного взаимодействия¬:
10. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному
и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения¬.
11. ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации.
Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов.