12
согласования и других операций, которые реализуются с применением
информационно-телекоммуникационных сетей
Выделяют виды систем электронного документооборота по функционалу и
решаемым задачам, по масштабам предприятий, по архитектуре и т.д. В целом,
классификация СЭД достаточно условна. К примеру, по функционалу и
решаемым задачам выделяют СЭД, приведенные в таблице 1.2.[8]
Таблица 1.2. Виды СЭД по функционалу и решаемым задачам
Системы
делопроизводства
Предназначены для организаций с жестко
формализованными правилами документооборота и
вертикальным управлением
Электронные
архивы
Это системы с развитыми средствами хранения и поиска
информации. Не предназначены для поддержки
движения документов, главная цель – организация
хранения и поиска нужных данных
Workflow-
системы
В центре таких систем – бизнес-процессы, которые они
и автоматизируют, а документы и документооборот
являются средством осуществления потоков работ
ECM-системы
Реализуют сразу несколько функций – управление
документами, управление образами документов,
управление записями, управление потоками работ,
управление веб-контентом, управление коллективным
взаимодействием, управление знаниями;
Системы с
развитыми
дополнительными
сервисами
Системы, например с сервисом управления связями с
клиентами, управления проектами, биллинга
(программное обеспечение для телекоммуникационных
операторов, электронной почти и пр.
Необходимо отметить, что большинство СЭД, которые представлены на
рынке, содержат элементы одновременно нескольких видов систем
электронного документооборота.
13
Одновременно для электронного документа характерны:
аутентичность – особенность электронного документа, гарантирующее,
что электронный документ идентичен заявленному документу;
достоверность – особенность электронного документа, который является
полным и точным представлением подтверждаемых операций, фактов и
которому можно доверять в последующих операциях;
целостность – вид электронного документа, в который после его создания
не вносились никакие искажения;
пригодность для использования – особенность электронного документа,
который дает воспроизвести в любой момент времени.
Основные принципы электронного документооборота:
Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно
идентифицировать документ
возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить
время движения документов и повышения оперативности их исполнения
непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать
ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент
времени жизни документа (процесса).
единая (или согласованная распределённая) база документной информации,
позволяющая исключить возможность дублирования документов
эффективно организованная система поиска документа, позволяющая
находить документ, обладая минимальной информацией о нём
развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам
документов, позволяющая контролировать движение документов по
процессам документооборота и принимать управленческие решения,
основываясь на данных из отчётов.
При необходимости внедрения современной системы электронного
документооборота, имеющих ряд преимуществ, в организации также могут
14
возникнуть определенные трудности, с которыми сталкиваются многие
организации.
Внедрение систем электронного документооборота позволит[15-17]:
1. Полностью автоматизировать процесс работы с документами;
2. Обеспечить организацию работы с удаленными пользователями и
группами пользователей;
3. Обеспечить интеграцию с внешними системами электронной
почты;
4. Обеспечить процесс одновременной работы в системе
неограниченного числа пользователей;
5. Повысить эффективность работы с документами;
6. Повысить корпоративную культуру работы с документами;
7. Значительно уменьшить объемы бумажного документооборота;
8. Сократить время на обработку и пересылку документов, время
поиска документов, время согласования и утверждения проектов
документов;
9. Обеспечить все документационные процессы с одновременным
использованием электронных и бумажных версий документов;
10. Упорядочить процесс регистрации всех видов документов
(регистрация из электронной почты и web-форм, поддержка
потокового сканирования, регистрация файлов любого формата);
11. Обеспечить управление потоками работ (передача документов
между исполнителями);
12. Обеспечить процесс работы с взаимосвязанными документами;
13. Обеспечить управление документом на протяжении всего
жизненного цикла;
14. Обеспечить прозрачность всех процессов с момента создания
документа до момента его сдачи в архив;
15. Сохранение истории работы с документами (учет времени и
авторов всех действий с документом, сохранение рабочих
15
комментариев, поддержка версионности присоединенных
файлов);
16. Проследить историю создания документа;
17. Обеспечить четкий процесс согласования и утверждения
документов;
18. Выстроить отлаженную систему поручений;
19. Обеспечить четкий контроль исполнительской дисциплины;
20. Производить сортировку документов по любым критериям;
21. Обеспечить поиск информации по различным атрибутам и
полнотекстовый поиск;
22. Обеспечить автоматизацию сбора и анализа статистических
данных о движении документов;
23. Обеспечить архивное хранение электронных образов документов;
24. Обеспечить регламентацию прав доступа;
25. Обеспечить мгновенный доступ к документам;
26. Уменьшить количественные потери документов.
Существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые
приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем
электронного документооборота.
Ниже перечислены основные из них:
1. Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться
и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для
руководства, которая возникает после внедрения системы электронного
документооборота.
Будет плюсом вовлечение персонала в проект. Осознавая свое
участие в проекте, они будут чувствовать себя не пострадавшими
от нововведения, а их создателями.
Этого можно избежать, если организовать обучение персонала
перед внедрением СЭД. Это можно сделать несколькими
16
способами: с участием внешних специалистов, каскадное (группа
обучившихся во внешней компании сотрудников обучает
остальных), обучающий модуль.
2. Фактор работника «советского типа¬ – нежелание непосредственно
работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. В
основном, это касается работников «старой закалки¬, которым
затруднительно осваивать компьютерные технологии
Участие высшего руководства в внедрении проекта является
одной из важных составляющих. Руководитель должен личным
примером воодушевлять подчиненных, поддерживать проект и
команду своим авторитетом. Кроме того, он может эффективно
решать вопросы обеспечения ресурсами, проводить необходимые
структурные изменения, участвовать в разрешении конфликтов.
3. Постоянные структурные изменения в организации, слабая
формализация бизнес-процессов, неподготовленность отделов к
изменениям.
4. Необходимость обеспечения юридической силы документов (после
принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять
свою значимость).
5. Необходимость взаимодействовать с внешним «бумажным¬ миром, в
особенности если это касается параллельных структур в
ассоциированных.
6. Необходимость точного плана организации внедрения и подготовка
предприятия к изменениям
При плохом планировании предприятие рискует столкнуться со
сбоями в системе контроля выполнения работ и несоблюдением
сроков реализации проекта.
Недостаточная подготовка компьютерных систем к внедрению
может привести к низкой работоспособности системы, сбоям,
17
зависанию, а длительная работа с документами за устаревшими
мониторами может негативно сказаться на здоровье сотрудников.
Без точного изучения потребностей предприятия может
выясниться, что выбранная система не соответствует требованиям
компании или же слишком сложна для организации, хотя
использоваться будут минимум ее возможностей.
1.2. Процесс развития документооборота в России
Отечественные системы электронного документооборота (СЭД)
впервые появились еще в Советском Союзе, в 80-х годах прошлого века.
Разрабатывались они для крупных государственных учреждений и
промышленных предприятий. В частности, была автоматизирована работа
общего отдела ЦК КПСС, а затем постепенно, в течение нескольких лет, вся
работа с документами ЦК и Политбюро. Эта система позднее стала
использоваться в Аппарате Президента СССР и в Администрации Президента
РФ.[12]
Появление и распространение в 80-е годы ХХ столетия персональных
компьютеров, а также разработка текстовых редакторов дало возможность
подготовки электронных версий документов на рабочих местах
делопроизводителей. Это произвело кардинальные перемены в процессе
подготовки документов и в делопроизводстве в целом[13].
Персональные компьютеры быстро получили распространение в
управленческой деятельности, в первую очередь они стали использоваться в
качестве своеобразной электронной пишущей машинки с практически
неограниченным объемом памяти. Применение для создания документов
специальных программ, обладающих более широкими по сравнению с
печатной машинкой возможностями (компоновка документа, его
редактирование, оформление, возможность вывода на бумагу нужного
количество экземпляров документа, сохранение на электронном носителе и
др.), в свою очередь привело к постоянному развитию данных программных
18
средств. Так текстовые редакторы стали дополнятся различными функциями,
способствующими более эффективной работе с документами. В частности,
были созданы библиотеки шаблонов различных документов (писем, отчетов и
т.п.), появилась функция «Слияние¬, предназначенная для создания бланка
письма и распечатки нескольких его копий, предназначенных разным
адресатам. Для вставки имени получателей, их адресов в данной функции
используются специальные поля, автоматически заполняемые из
подготовленной базы данных адресатов или списка контактов.
Необходимость подготовки электронных баз данных, создания в
документах таблиц с числовыми данными и их подсчета, привело к появлению
новых видов программных средств для работы с информацией (табличные,
графические редакторы, системы управления базами данных, редакторы
презентаций и др.), которые были объединены разработчиками в офисные
пакеты прикладных программ. Данными программы образовали отдельный
класс информационных технологий – технологий обработки электронных
версий документов (doсument proсessing).
Следующим этапом развития технологий автоматизации
документооборота явилось создание и последующая эволюция компьютерных
сетей, предоставившие возможность сетевого обмена данными. Разработка
информационных услуг сети Интернет и специальных служб обмена данными
– почтовые системы, привели к тому, что компьютерные сети стали
использоваться для обмена электронными документами с помощью
электронной почты. При этом если в структурных подразделениях
организации все рабочие места делопроизводственного персонала объединены
общей сетью, появляется возможность выполнения централизованного
контроля над процессом делопроизводства.
В настоящее время работа любой организации с документами
осуществляется в электронной форме. Необходимость автоматизации
делопроизводства обусловлена необходимостью эффективной обработки и
передачи больших объемов информации. Современные информационные
19
технологии позволяют быстро и удобно хранить, обрабатывать и передавать
документы партнёрам или контрагентам. Поэтому информационные
технологии в том или ином виде используются в делопроизводстве любого
предприятия, организации, фирмы[18].
В современное время на основе ЭД лежат технологии управления
потоками информации (документов) doсflow и технология потоков
управления работами workflow. Технология doсflow обеспечивает движение
документа по маршруту, определяет возможности его перемещения.
Технология workflow обеспечивает порядок работ по обработке документа.
Она управляет заданиями по обработке документа и ролевой моделью
управления правами доступа к документу.
Кроме выше перечисленных, в систему электронного документооборота
применяются технологии, связанные с необходимостью обработки и
преобразования документов. Таким образом, в условиях применения
современных информационных технологий весь процесс документооборота
может осуществляться в электронной среде.
В России в настоящее время наступил качественный перелом: получило
общественное признание положение о том, что управление электронным
документооборотом – одна из основных частей информационной системы
любого предприятия. Теперь руководители предприятий четко понимают, что
внедрение системы документооборота означает не только наведение порядка
в документах, но и является сильным экономическим фактором[19].
На рынке России представлено множество СЭД, отличающихся друг от
друга по многим параметрам: стоимости владения (в том числе необходимости
приобретения и поддержки дополнительного ПО – например, базы данных),
наличию основных и дополнительных функций и т.д. Требования
потребителей: минимальные затраты на внедрение, администрирование и
поддержку таких систем, возможность адаптации приобретаемых СЭД под
специфические требования конкретной бизнес-сферы.
20
Такие системы должны позволять осуществлять управление
документооборотом как по функциям, так и по процессам в организации. СЭД
способны поддерживать либо стандарт DMS (doсuments mаnаgement system –
система управления документами), либо стандарт Workflow (автоматизация
документопотоков).
Рынок программных средств включает:
1. программные продукты, направленные на автоматизацию
документооборота – электронные канцелярии (Дело, LаnDoсs);
2. программные продукты на основе Lotus Notes (Сompаny Mediа, Босс-
референт);
3. программные платформы для создания собственных решений
(Doсumentum, Hummingbird);
4. готовые автоматизированные решения на основе собственных
программных платформ (DoсsVision, Директум, Оптима, Евфрат)122.
По итогам 2015 года российский рынок СЭД/ECM-систем в рублевом
выражении вырос на 10% и достиг отметки в 37,8 млрд руб. В сравнении с
2014 годом рост рынка замедлился, но не существенно. В первую очередь на
рынок повлияли общеэкономические факторы. Кроме того, наблюдалось
сокращение количества новых внедрений и рост числа проектов по развитию
ранее установленных систем. На рисунке 1.1. показана динамика роста
российского рынка СЭД.
21
Рис. 1.1. Динамика роста российского рынка СЭД (млрд.руб)
По итогам 2016 года TAdviser ожидает роста положительной динамики.
Продажи на рынке растут, драйверы, которые стимулируют развитие
российского рынка СЭД/ECM-систем, преобладают над барьерами.
Мнение экспертов касательно оценок динамики рынка по итогам 2015
года разошлись. Кто-то говорит о росте, кто-то о спаде.
Но если посмотреть на открытые данные о выручке участников рынка от
СЭД-проектов, то можно заметить, что большинство компаний по итогам 2015
года оказались в плюсе, причем у некоторых рост показателей оказался весьма
внушительным.
О показателях 2016 года, представители российских компаний,
работающих на рынке СЭД и ECM-систем, говорят с оптимизмом.
В настоящее время в отечественной ИТ-отрасли одним из наиболее
динамичных направлений является рынок систем электронного
документооборота (СЭД). При общей динамике рынка ИТ 6% (по данным
IDC) в 2013 году его прирост составил порядка 23%, что, кроме того,
превышает в два раза общемировые показатели этого сегмента, а также темпы
роста рынка ПО (15%). По мнению заместителя руководителя Центра
аналитических систем и разработок Дениса Владимировича Морозова,
25,6
30,7
34,4
37,8
0
5
10
15
20
25
30
35
40
Категория 1
Динамика российского рынка СЭД
2012 2013 2014 2015