32
Продолжение табл. 2.2.
Управленческие
расходы:
1 979
5 442
5 757
2,75
1,05
Прибыль(убыток)
от продаж
1 979
5 442
5 757
2,75
1,05
Прибыль до
налогообложения
1 925
5 395
5685
3,08
1,05
Налог на прибыль
578
1 079
1137
1,87
1,05
Чистая
прибыль(убыток)
1 538
4 316
4 548
2,8
1,05
Анализируя представленную таблицу видно, что организация приносит
прибыль. Также в 2016 году произошел резкий скачок прибыли. Это связано с
тем, что в 2015 году компания некоторое время находилась в «застое¬ и
практически не функционировала по причинам, не связанным с рынком
нефтепродуктов. Разница между данными 2016 и 2017 годов невелика. В связи
с увеличением количества партнеров, последствием этого стали увеличение
затрат на оплату труда, аренду, расходы на услуги банка и пр. практически в
два раза, т.к. с развитием компании штат компании также увеличился в два
раза.
Общая площадь арендуемого офиса - 110 кв.м., множество единиц
технологического оборудования, различной офисной техники, численный
состав компании на 2018 год – 11 человек, среди которых три единицы
управляющего персонала, четыре специалиста и четыре единицы
административно-обслуживающего персонала.
2.2.Анализ структуры предприятия ООО «РЕГИОНСЕРВИС¬
С момента создания компании и до 2015 года штат сотрудников состоял
из 3 человек, при совсем небольшом объеме работы этого было достаточно. В
2016 году компания начала стремительно развиваться и появилась потребность
в подборе дополнительных специалистов. С выходом на биржу в 2017 году
33
клиентская база существенно расширилась, в связи с этим потребовалось
создать дополнительные отделы и нанять несколько помощников в работе и
повысить штат до 11 человек. Проводится строй отбор прежде чем принять в
свою команду нового сотрудника. Все специалисты компании это
высококвалифицированные работники с многолетним опытом в сфере своей
деятельности.
Согласно штатному расписанию, по состоянию на 01.09.2018 года
численность компании составила 11 человек, из которых:
руководители – 3 человека (генеральный директор, заместитель
генерального директора, финансовый директор)
специалисты – 5 человек (главный бухгалтер, секретарь, специалист по
кадрам, менеджер по финансам, юрист, системный администратор);
административно-обслуживающий персонал – 3 человека (менеджер
офиса, секретарь, водитель).
Таблица 2.3. Численность персонала
Категории
Годы
2015
2016
2017
Руководители
2
3
3
Специалисты
1
3
5
Административно-
обслуживающий
персонал
-
1
3
Итого:
3
7
11
По представленным в таблице данным, можно сделать вывод, что
численность персонала компании в рассматриваемом периоде выросла на
8 человек, более чем в три раза. За 2015-2017 гг. наблюдается тенденция
увеличения числа работников всех категорий.
Таким образом, главной тенденцией стал найм персонала за последние
годы. Темп роста в 2017 г. приобрел положительное значение. Причиной этого
послужило заключение новых договоров и выход на биржу.
34
Рассмотрим структуру организации по состоянию на 2018 год.
Рис. 2.1. Структура организации
Структура организации имеет класический вид, т.е. иерархическую
структуру. Каждый элемент имеет свои цели и задачи. Ниже подробно
описываются обязанности основных руководящих должностей и
специалистов.
Генеральный директор - единоличный исполнительный орган Общества
и осуществляет руководство текущей деятельностью, а именно:
действует от имени Общества без доверенности, в том числе
представляет интересы Общества как в Российской Федерации, так и
за ее пределами;
осуществляет оперативное руководство деятельностью Общества;
распоряжается имуществом Общества в пределах, установленных
Уставом организации и законодательством Российской Федерации;
совершает сделки от имени Общества в порядке, предусмотренном
законодательством Российской Федерации и Уставом организации;
выдает доверенности от имени Общества;
Генеральный
директор
Заместитель
ген. директора
Финансово-
экономический
отдел
Менеджер по
финансам
Правовой отдел
Отдел кадров
Договорной
отдел
IT-отдел
Главный
бухгалтер
АХО
Водитель
Менеджер
офиса
Секретарь
Существует с 2014г.
Существует с 2016г.
Существует с 2017г.
35
утверждает штатное расписание Общества, филиалов и
представительств Общества;
утверждает организационную структуру Общества и изменения,
вносимые в нее;
издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми
работниками Общества;
заключает трудовые договоры с работниками Общества, применяет к
работникам меры поощрения и налагает на них взыскания,
осуществляет иные права и обязанности Общества в качестве
работодателя;
открывает в банках счета Общества;
организует ведение бухгалтерского учета и отчетности Общества;
утверждает внутренние документы Общества, регулирующие
деятельность структурных и обособленных подразделений
Общества.
Заместитель генерального директора назначается на должность и
освобождается от нее приказом генерального директора.
Осуществляет контроль за финансово-хозяйственной деятельностью
компании, обеспечивая эффективное и целевое использование
материальных и финансовых ресурсов, снижение их потерь, ускорение
оборачиваемости оборотных средств.
Принимает меры по своевременному заключению хозяйственных и
финансовых договоров, обеспечивает выполнение договорных
обязательств.
Непосредственно при отсутствии генерального директора или по его
поручению ведет переговоры с заказчиками, подрядчиками,
субподрячиками, потенциальными партнерами и другими
организациями.
36
Контролирует соблюдение работниками трудовой и производственной
дисциплины, правил и норм охраны труда, требований
противопожарной безопасности.
Обеспечивает доведение до сведения работников и исполнение ими
распоряжений и приказов генерального директора.
Информирует генерального директора об имеющихся недостатках в
работе предприятия и принимаемых мерах по их ликвидации.
Обязанности финансового директора включают в себя стратегическое
планирование, тщательный контроль над затратами, управление
всевозможными информационными системами и, конечно же, составление
отчетности. Помимо всего прочего, он принимает непосредственное участие в
налоговом планировании, включая также такую работу, как оптимизация
налогообложения и налаживание специализированной системы внутреннего
контроля в компании. Формирование и стратегическое планирование
финансовой политики компании;
Главный бухгалтер занимается бухгалтерским и налоговым учетом
предприятия, составлением финансовой отчётности и её предоставлением в
соответствующие контролирующие организации (ИФНС, ПФР, ФСС,
Росстат), а также контролирует финансовые потоки фирмы, и распределяет их
в соответствии со стратегическим планом предприятия.
Специалист по кадровому делопроизводству организует своевременное
оформление приема, перевода, перемещения, командирования и увольнения
работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями,
инструкциями и приказами генерального директора компании. Также он ведет
учет личного состава, занимается разработкой положений, правил
внутреннего распорядка компании и должностных инструкций работников,
производит выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности
работников, производит подсчет трудового стажа, хранение и заполнение
трудовых книжек, своевременно вносит в трудовые книжки записи о
переводах, перемещениях, поощрениях и т. д.
37
Юрист регулирует правовые аспекты деятельности предприятия. В
обязанности юриста входит разработка должностных инструкций, подготовка
проектов типовых договоров, принятие дополнительных соглашений,
создание стандартных юридических формулировок, учет возможных
сложностей и «подводных камней¬ и т.д.
Системный администратор поддерживает правильную работу
компьютерной техники, офисной техники, оргтехники, внутренней АТС
и системного программного обеспечения, а также отвечает
за информационную безопасность организации.
Компания развивается с каждым годом и вместе с этим растет штат
персонала. Если в начале существование фирмы было достаточно 3 человек
для выполнения всех задач, то на данный момент уже штат фирмы составляет
11 человек. Из сводной таблицы видно, что на руководящие должности
принимаются люди, разумеется, с высшим образованием, а также с
имеющимся опытом в оптовой торговле. Так же работники с неоконченным
высшим образованием, занимающие должности специалистов и помощников
получают хороший шанс набраться большого опыта в своей сфере. В течении
времени существования компании выбывших работников не было.
Для изучения и оценки кадровых возможностей ООО
«РЕГИОНСЕРВИС¬ проведем анализ структуры персонала по возрасту.
Рис. 2.2. Возрастной анализ персонала
18-25
25-35
35+
Анализ персонала по возрасту
18-25 25-35 35+
38
Исходя из представленных на рисунке данных можно сделать вывод, что
основной составляющей персонала ООО «РЕГИОНСЕРВИС¬ является
сотрудники в возрастной категории 25-35 и больше лет. Эта категория
составляет 73% от общего количества сотрудников. Это свидетельствует о
потенциальной высокой трудовой активности коллектива компании.
Поскольку именно на этот возраст приходится пик трудовой активности
человека.
Рис. 2.4. Структура персонала по полу
В соответствии с рисунком, следует, что мужчин в компании больше,
чем женщин, но разница не велика.
Таблица 2.4. Уровень образованности персонала
Образование
2015 год
2016 год
2017 год
Среднее специальное
-
-
1
Высшее неоконченное
образование
1
1
3
Высшее образование
2
6
7
Исходя из приведенных данных, можно сделать вывод, что на 2017 г. с
численностью 11 человек, весь персонал компании имеет высшее
профессиональное, это говорит о соответствующей подготовке кадров, о том,
что оставшиеся сотрудники обладают специализированными знаниями и
Мужчины
55%
Женщины
45%
СТРУКТУРА ПЕРСОНАЛА
Мужчины
Женщины
39
навыками, необходимые для выполнения и решения более сложных задач по
профилю. Так же, наличие высшего профессионального образования дает
возможность карьерного роста для любого сотрудника. Немалую роль в
качественной работе компании играет и стаж работы сотрудников.
Руководство компании заинтересовано в повышении квалификации
своих работников, для этого сотрудники направляются на дополнительные
курсы повышения квалификации, семинары и т.п.
2.3. Исследование документооборота в компании ООО
«РЕГИОНСЕРВИС¬
Вопросы исполнительской дисциплины и документирования
управленческой деятельности возникают в компаниях, когда они начинают
расти. На этом этапе возникает потребность фиксировать поручения, сроки,
контролировать исполнителей. Появляются регламенты и стандарты,
определяющие правила работы сотрудников в разных ситуациях,
увеличивается количество контрагентов, усложняется процесс согласования и
разграничения прав доступа к документам.
На предприятии используется смешанный способ учета документации.
Это предполагает, что согласование и утверждение документов
осуществляется на бумажном носителе, а подготовка и передача между
отделами или сотрудниками выполняется с помощью компьютеров. При этом
юридическую силу имеет оригинал документа на бумажном носителе.
На данный момент в организации основная часть информации на
бумажных документах заносится для обработки и хранения в компьютерные
информационные системы. Переписка с клиентами ведется через электронную
почту. Сами документы печатаются непосредственно перед отправкой.
Оригиналы документов передаются контрагентам исключительно в бумажном
варианте по почте. В свою очередь адресат, получив бумажный документ,
снова вводит данные уже в свой собственный компьютер для последующей
обработки.
40
Каждый день печатается и принимается огромное количество бумажных
документов: счета на оплату, банковские выписки, прайс-листы, отчеты,
кадровая и финансовая документация – нескончаемый поток бумажных
документов сопровождает и грузовые перевозки, и коммерческие транзакции
Чтобы понять, какой путь проходит входящий документ, рассмотрим
схему, представленную ниже:
Рис. 5. Схема движения корреспонденции в ООО «РЕГИОНСЕРВИС¬
ВХОДЯЩИЕ
ПРИ ОТРИЦАТЕЛЬНОМ
РЕШЕНИИ
СПЕЦИАЛИСТЫ
Регистрация
входящих
документов
Рассмотрение
Подготовка ответа
АРХИВ
Согласование
РУКОВОДИТЕЛЬ
Утверждение/
Подписание
Регистрация
исходящих
АРХИВ
ИСХОДЯЩИЕ
СЕКРЕТАРЬ
41
Входящие документы доставляются в фирму курьером(25%), почтой
России(40%) или электронной почтой(35%).
Рис. 6. Способы получения входящей документации
Все документы, поступающие в организацию извне (по почте, по
электронной почте) проходят следующие этапы:
1. Регистрация входящих документов – прием, обработка и оформление
документов проводит секретарь административного отдела в соответствии с
нормативными документами. Прием писем осуществляется только через
почтовое отделение.
2. После записи в журнал регистрации корреспонденции документы
распределяются в соответствующие подразделения специалистам на
рассмотрение.
3. При положительном решении специалисты подготавливают ответ для
передачи на согласование вышестоящим должностям. Перед этим копии
документов отправляются в архив. При отрицательном решении документы
также направляются в архив.
4. На предпоследнем этапе руководитель, после проверки документов
специалистами, утверждает или подписывает входящий документ.
25%
40%
35%
Способы доставки
Курьер
Почта России
Эл. Почта