2
АННОТАЦИЯ
Выпускная квалификационная работа по теме: «Оптимизация
корпоративного документооборота с использованного ИКТ на примере ООО
«РЕГИОНСЕРВИС¬ состоит из введения, трех глав, заключения и списка
используемой литературы.
Объектом исследования является компания ООО «РЕГИОНСЕРВИС¬ в
г. Москве. Цель выпускной квалификационной работы – разработать
мероприятия по совершенствованию документооборота в ООО
«РЕГИОНСЕРВИС¬
Первая глава ВКР посвящена рассмотрению теоретических вопросов. В
ней раскрываются такие понятия как «документооборот¬, «электронный
документооборот¬. Проанализированы преимущества и недостатки СЭД,
рассмотрены основные цели и задачи систем электронных документооборот и
правовое регулирование документооборота.
Вторая глава содержит характеристику компании ООО
«РЕГИОНСЕРВИС¬, анализ действующей системы документооборота,
обоснование рекомендаций по оптимизации документационного обеспечения.
В третьей главе ВКР на примере исследуемой организации ООО
«РЕГИОНСЕРВИС¬ был предложен метод оптимизации по повышению
эффективности работы документооборота.
Объем выпускной квалификационной работы – 63 листа, которые
включают в себя 6 таблиц, 6 рисунков, список литературы состоит из 29
наименований.
Перечень ключевых слов: документооборот, система электронного
документооборота, СЭД, оптимизация корпоративного документооборота,
этапы внедрения СЭД.
3
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
4
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА..
6
1.1. Понятие, сущность и виды документооборота. Значение системы
электронного документооборота.
6
1.2. Процесс развития документооборота в России...
17
1.3. Правовое регулирование электронного документооборота в России
22
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА ООО
«РЕГИОНСЕРВИС¬...
28
2.1. Характеристика деятельности организации
ООО «РЕГИОНСЕРВИС¬.....................................
28
2.2.Анализ структуры предприятия ООО «РЕГИОНСЕРВИС¬
32
2.3. Анализ документооборота в компании ООО «РЕГИОНСЕРВИС¬...
39
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ КОРПОРАТИВНОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО «РЕГИОНСЕРВИС¬.
46
3.1. Предложения по совершенствованию автоматизации системы и
этапы подготовки организации к внедрению СЭД.
46
3.2. Этапы внедрения системы электронного документооборота.
52
3.3. Теоретические показатели эффективности...
57
ЗАКЛЮЧЕНИЕ...
59
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ......
61
4
ВВЕДЕНИЕ
Наиважнейшей задачей управления каждой организацией является
организация работы с документами, которая охватывает комплекс вопросов,
связанных с процессами документирования и обеспечения качественной
работы с документами, являющиеся основным инструментом организации
управления.
Сегодня единственным эффективным путем решения проблемы
управления документами, а, следовательно, управления организацией,
является организация делопроизводства с учетом применения
информационных технологий, переход организации на максимальное
использование электронных документов, которые перемещаются и
обрабатываются с помощью компьютерной сети организации, то есть к
электронному документообороту.
Актуальность данной темы обусловлена тем, что при отсутствии
правильной организации документооборота на предприятии возникают
проблемы - запутанные маршруты прохождения и потери документов,
отсутствие четкой номенклатуры дел, проблемы с поиском документов,
ведением управленческого учета, невозможность установить взаимосвязи
между документами и в результате получить оперативный доступ к истории
той или иной сделки.
Цель работы заключается в разработке этапов внедрения системы
электронного документооборота (СЭД) с целью усовершенствования системы
делопроизводства в организации ООО «РЕГИОНСЕРВИС¬.
Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие
задачи:
Раскрыть теоретические основы формирования документооборота
в организации;
провести анализ действующей системы бумажного
документооборота;
5
выявить основные проблемы документооборота в данном отделе
обосновать необходимость перехода к системе электронного
документооборота на предприятии;
разработать методику внедрения СЭД в организацию;
провести расчет экономической эффективности;
Объектом исследования является Общество с ограниченной
ответственностью «РЕГИОНСЕРВИС¬, предметом исследования –
организация корпоративного документооборота организации.
Методологическую основу исследования составляют изучение,
систематизация, обобщение и анализ информации и учебной литературы по
теме исследования.
6
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1. Понятие, сущность и виды документооборота. Значение
системы электронного документооборота
Термины, которые потребуются для изучения данной темы в сфере
документационного обеспечения управления.
Делопроизводство — деятельность, обеспечивающая
документирование, документооборот, оперативное хранение и использование
документов.[10]
Под системой делопроизводства мы понимаем совокупность
организационных, информационных, технических, технологических мер,
обеспечивающих документирование деятельности организации (создание
документов), получение или отправку документов, их обработку, хранение и
использование.
Делопроизводство — это сложноорганизованная система, поэтому для
эффективной организации работы недостаточно раскладывать документы по
папкам и хранить их в шкафах или столах. Документы нужно
систематизировать, регистрировать, контролировать их исполнение,
определять сроки их хранения, формировать в дела, сдавать на хранение в
архив или уничтожать после того, как они утратили ценность и истек
установленный нормативными актами срок их хранения. И все это нужно
делать, руководствуясь определенными принципами, по определенным
правилам, чтобы в любой момент времени можно было найти необходимый
документ и чтобы этот документ мог быть использован как правовое
основание для принятия управленческих решений, как доказательство в суде
или с иной целью.
Документационное обеспечение (управления), ДОУ - деятельность,
целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
Документирование деятельности организации (создание документов)
— деятельность, которой в той или иной степени заняты практически все
работники организации. Организация работы с документами (обработка
7
документов, их хранение, использование) — это виды деятельности, которые
выполняются специализированным подразделением организации или, если
организация небольшая, — работником (документоведом,
делопроизводителем), выполняющим функции организатора работы с
документами или управляющего документами.
Документированная информация - зафиксированная на материальном
носителе путем документирования информация с реквизитами,
позволяющими определить такую информацию или в установленных
законодательством Российской Федерации случаях ее материальный
носитель.
Документооборот - движение документов в организации с момента их
создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Термин и само понятие «документооборот¬ возникли в
делопроизводстве в 1920 году. Опубликованы в научных трудах Т.В.
Кузнецовой, Л.В.Санкиной, специалистов в области делопроизводства и
управленческого труда. В них сформулированы основные положения
организации движения документов, теоретически обоснованы главные
положения организации документооборота – сокращение инстанций
прохождения документов, направление и распределение документов по
исполнителям.
В ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело¬ приведено
уточненное определение документооборота - Движение документов в
организации с момента их создания или получения до завершения исполнения
или отправки[10].
В организациях делопроизводство делится на три системы:
1. централизованная: все операции с документацией сосредоточены в
одном месте, в одной службе или у секретаря (регистрация, приём,
хранение, контроль исполнения), это позволяет повысить качество
обработки документов.
8
2. Децентрализованная: вся работа с документацией проводится в
структурных подразделениях, т.е. каждое функциональное
подразделение обрабатывает документацию самостоятельно
3. Смешанная: происходит осуществление одних операций (приём,
отправка документов) в службе документационного обеспечения
управления, а других (регистрация, составление, оформление,
формирование дел) в функциональных подразделениях
При выборе системы делопроизводства стоит учитывать характер
деятельности, организационную структуру организации (учреждении) и
функции[20].
Организацию документооборота, технологию личной работы
исполнителей, создание систем поиска документации, контроль их
исполнения включает в себя порядок движения документов в организации.
Когда говорится об управлении документооборотом, то необходимо
иметь в виду не только бумажные документы, но и формализацию движения
электронных версий, то есть электронный документооборот.
В наше время активно развиваются технологии, электронно-
вычислительная техника и внедряются автоматизированные системы
делопроизводства, в связи с этим появляется возможность использования
электронного документооборота.
Система электронного документооборота(СЭД) – организационно-
техническая система, обеспечивающая процесс создания, управление
доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях,
а также контроль над потоками документов в организации. В англоязычном
варианте можно часто встретить термин Enterprise Content Management, или
ECM. В данном случае речь идет об «управлении корпоративной
информации¬, т.е. прямым аналогом СЭД
Электронный документ - документированная информация,
представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для
восприятия человеком с использованием электронных вычислительных
9
машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным
сетям или обработки в информационных системах [3], подписанная
электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохраненный на машинном
носителе в виде файла соответствующего формата.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – аналог собственноручной
подписи, который является средством защиты информации, обеспечивающим
возможность контроля целостности и подтверждения подлинности
электронных документов
Информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора,
хранения, обработки, предоставления, распространения информации и
способы осуществления таких процессов и методов [11].
Мотивы внедрения системы управления документооборотом:
Технологии документационного обеспечения управления в России
имеют долгую историю развития. Уже в Соборном уложении 1649 г.
освещаются вопросы делопроизводства.
Стадия внедрения современных информационных технологий в
документирование и документооборот довольно короток по сравнению с
этапом традиционного делопроизводства, но даже первые результаты
внедрения наглядно показывают преимущества внедрения нынешних
технологий.
Системы электронного управления документами снабжают процесс
создания, управления доступом и распространения больших объемов
документов в корпоративных компьютерных сетях, а также обеспечивают
контроль над потоками документов в организации. Храниться эти документы
в специально - подготовленных хранилищах или в иерархии файловой
системы.
10
Как бумажные так и электронные документы имеют свои преимущества
и ограничения, представленный в таблице 1.1[6,7,8]
Таблица 1.1. Сравнение электронного и бумажного исполнения документов
Критерии
сравнения
Бумажный документ
Электронный документ
Время
транспортировки
документа
Зависит от используемых
способов доставки:
почта, факс, доставка
самолетом и т.д.
Время передачи по электронным
каналам связи исчисляется
секундами и минутами
Справочно-
информационная
работа (поиск
информации)
Достаточно трудоемкий
процесс, зависит от
организации
эффективной системы
классификации
информации и
документов
Занимает минимальное количество
времени, с помощью ссылок или
ключевых слов позволяет найти не
только один документ, но и другие,
связанные с ним тематически
Придание
документу
юридической силы
Решены практически все
вопросы придания
юридической силы
ФЗ «Об электронной цифровой
подписи¬ в качестве условий
легитимности документа
определяет: срок действия
сертификата ключа, относящегося
к данной ЭЦП; подтверждение
подлинности ЭЦП в документе;
использование ЭЦП в
отношениях
Возможность при
ознакомлении с
документами
выделить нужный
фрагмент
Затруднительно
бесследно оставить
пометку или замечание
Требуемый фрагмент можно
выделить, а затем это выделение
убрать. При этом следов на
документе не останется
возможность
сделать копию
документа
Трудоемкость процесса
зависит от используемых
технических средств:
средства репрографии и
полиграфии,
микрофильмирования,
сканирования
Файл документа может
быть вложен в электронное
сообщение и отправлен по
электронной почте или размещен в
информационной системе, где
возможно обеспечить доступ к
нему всех сотрудников,
обладающих необходимым
уровнем компетенции
возможность
работать с
несколькими
документами
Возможна и позволяет
получить целостный
взгляд на документ
Возможна «многооконная¬ работа
с файлами
11
Продолжение табл. 1.1.
специально
оборудованное
рабочее место для
восприятия
информации
Специальных условий не
требуется, только
приемлемое освещение
Наличие компьютера, а при
необходимости
передачи документов адресату –
телекоммуникационных каналов
информационная
безопасность и
защита
информации
Организуется лишь за
счет физической
недоступности
информации, записью
факта передачи
документа в журналах и
другими мерами
Используются средства
регламентации доступа
пользователей к компьютерам и
базам
данных, протоколирование
действий пользователей
В каждой отрасли или в разных видах деятельности при обработке
документов как в бумажном, так и в автоматизированном виде имеется своя
специфика, которая связана с различиями как в составах обрабатываемых
документов, так и в процедурах обработки. В связи с этим для автоматизации
специфичных документационных процессов применяются разные системы.
С учетом реальных потребностей, организация может использовать такие
виды электронного документооборота, как:
производственный;
управленческий;
финансовый (бухгалтерский);
кадровый;
технический и технологический;
складской;
конфиденциальный и секретный.
Внедрение электронных систем документооборота – крайне важная
необходимость. За счет этого обеспечивается эффективность управления и
оптимизация организационных, управленческих и бизнес-процессов.
Системы электронного документооборота (СЭД) – программные
средства для создания документов, их обработки, передачи, хранения,