42
5. Завершающим этапом в данной схеме является возвращение
подписанных или утвержденных документов в отдел администрирования для
последующей регистрации в журнале исходящей корреспонденции и
подготовки к отправке по почте.
Внутренняя документация проходит следующий цикл:
1) Создание документа,
2) Утверждение документа,
3) Обработка документа,
4) Сдача документа в архив;
Прежде всего бумажный документооборот — это большие временные
затраты, которые уходят на составление и заполнение многочисленных
документов, поскольку практически весь он, за исключением технической
документации, ведется вручную. Кроме того, имеют место наличие лишних
потоков передачи данных и дублирование однотипной информации, которая
фиксируется в различных документах. Информация, представленная в
рукописном виде, не структурирована, не классифицирована, что затрудняет
анализ деятельности ремонтной службы объекта исследования.
В документационной деятельности компании из-за ведения
классического бумажного делопроизводства через некоторое время возникли
следующие проблемы:
Неизбежная потеря документов и информации
Утечка информации третьим лицам
Накопление множества документов, назначение и источник
появления которых неясны
Большая потеря времени на подготовку и согласование документов,
как следствие – уменьшение скорости обработки информации, а
также и как следствие – медленная реакция на новые реалии внешней
среды
43
Огромный объем документооборота, который несет за собой
большую потерю времени на обработку входящей и исходящей
корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с
документами
Невозможность отслеживания истории работы с документами
Противоречивость принимаемых решений, невозможность
обеспечить быструю передачу документов и информации
должностным лицам, принимающим решения
Невозможность взять под контроль исполнителей, сложность
доведения в короткие сроки поручений
Потеря рабочего времени на поиск необходимого документа,
формирование тематической подборки документов
Нерациональное использование финансовых ресурсов на расходные
материалы при копировании документов.
В результате, бумажный документооборот носит за собой значительную
часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения; принимаемые
решения несколькими специалистами могут противоречить друг другу или
дублировать. Необходимо отметить, что число только форм документов
составляет несколько десятков. Для разрешения проблем в области
делопроизводства некоторые компании используют компьютерные
технологии (такие как файловые системы общего доступа, размещенные на
серверах для совместной работы, электронная почта) в качестве средств
передачи документов и контроля исполнения, неадаптированные для
обработки задач интенсивного документооборота. Данные решения работают
только до определенного момента. В процессе развития компании задачи
управления усложняются, увеличиваются её размеры, в результате чего
возможностей подобных упрощенных подходов становится недостаточно, так
как их применение минимально соответствует уровню задач
информационного обеспечения компании.
44
В настоящее время на рассматриваемом предприятии возникла задача
повышения качества документационного обеспечения управления.
Традиционным путем решения подобных проблем является автоматизация
делопроизводства и документооборота компании за счет внедрения
полноценной информационной системы документационного обеспечения
управления с целью уменьшить и по возможности исключить риски,
связанные с процессами документационного обеспечения управления,
поскольку эти риски могут вести к существенным потерям, включая потери в
виде штрафов, упущенной выгоды и прямых убытков от недобросовестного
исполнения сотрудниками своих обязанностей.
Когда компания создавалась, вопрос об информационной системе не
был затронут. Не очень большая численность сотрудников всегда были в курсе
событий и изменений. Информационная система нужна была для того, вести
складской учет. За годы существования компании задачи усложнились.
Возникли потребности в оперативном получении информации о состоянии
материала, а не только информация о нем на складе. Встал вопрос о
необходимости единой базы, которая была бы полезна всем сотрудникам:
руководителям подразделений - наличие и количество товара;
склад - количество запасов и что именно будет использоваться в
ближайшее время;
административный отдел – регистрация и учет документов;
бухгалтерия - оборот, техника, принятая по гарантии для списания;
руководство - оборот, движение, - вся информация о деятельности
организации.
Оперативность и надежность управления документооборота связана с
быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение
документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций,
проходимых документами, сокращения и убыстрения операций,
производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее
достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям
45
(телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота
способствует также более четкое распределение функций между
сотрудниками.
Существует необходимость создания единой функционирующей
автоматизированной системы. Но при внедрении подобной системы
документооборота возможны следующие препятствия: консерватизм
сотрудников, слабый кадровый состав.
К основным целям оптимизации документооборота в Отделе, как и в
любой организации, можно отнести:
повышение эффективности его деятельности;
ускорение движения документов;
уменьшение трудоёмкости обработки документов.
Существующая система документооборота на сегодняшний день не
может полностью отвечать современным требованиям без обеспечения
оптимизации документооборота в части корреспонденции, организационно-
распорядительной документации, нормативно-организационной
документации и договоров, и перевода существующего бумажного
документооборота в электронный вид.
В качестве решения данной проблемы руководству было предложено
внедрить новую систему документооборота на основе информационных
технологий для более эффективной работы компании.
46
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ КОРПОРАТИВНОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА ООО «РЕГИОНСЕРВИС¬
3.1. Предложения по совершенствованию автоматизации системы
и этапы подготовки организации к внедрению СЭД
В настоящее время компания использует для работы бумажный
документооборот в связи с чем в ней периодически возникают такие проблемы
как потеря документов без возможности восстановления, трудоемкий поиск
документов в его архиве, неудобная передача документов по отделам,
конфиденциальность документа не может быть гарантирована. А
эффективность работы сотрудников не слишком высока, приходится
запрашивать документы у других отделов и ждать, когда их передадут; на
согласование уходит много времени. Трудоемкий процесс обработки
документов между отделами. Большая трата времени на передачу документов
между отделами. Исходя из данных проблем система электронного
документооборота отлично справится с данными проблемами, так как в них
есть модули и функции которые подойдут под работу компании.
Можно выделить два основных подхода к внедрению современных
информационных технологий в управление. Локальный и комплексный
подход.
1) Локальная автоматизация
Такая система охватывает отдельные виды работ, например, можно
автоматизировать работу с отдельными видами документов, или
автоматизировать документы только одного подразделения (отдела кадров).
Локальная автоматизация использует универсальные информационные
технологии, такие, как пакет MS Office.
Преимущества локальной системы автоматизации заключаются в
простоте реализации и быстром эффекте. Недостатки локальная
автоматизация не решает проблемы полностью, а только частично, поскольку
за пределами автоматизированного подразделения или документной системы
преимущества автоматизации теряется.
47
Локальная система преимущественно используется на малых и средних
предприятиях, а на крупных предприятиях используется как вспомогательная
мера.
2) Комплексная автоматизация
Комплексная система автоматизации охватывает непосредственно все
сферы документационного обеспечения управления. В комплексной
автоматизации часто организации заказывают собственное программное
обеспечение по индивидуальному заказу.
Преимущества комплексной системы автоматизации заключаются в
создании единого информационного пространства в организации – считается,
что это наиболее эффективный способ решения проблемы в целом. Однако
комплексная автоматизация требует наличия значительных ресурсов
(временных, финансовых, кадровых).[29]
Комплексная система автоматизации - это система управления
финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, обеспечивающая
принятие обоснованных управленческих решений на основе качественной и
достоверной информации, получаемой с помощью современных
управленческих и информационных технологий.
Комплексная система автоматизации обеспечивает ведение
оперативного, бухгалтерского и управленческого учета и строится на основе
единого информационного пространства, охватывая и направляет все
управленческие процессы предприятия.
Комплексная автоматизированная система управления предприятием
является сегодня одной из важнейших составляющих успешного развития
бизнеса. Если эта система выбрана и реализована правильно, она помогает
устранить многие недостатки в управлении, например:
разобщенность управленческих и информационных технологий;
несоответствие систем планирования и контроля;
неэффективность управления затратами;
48
неэффективность использования финансовых ресурсов (из-за
отсутствия в нужные сроки выверенной информации о запасах и
затратах).
Локальные автоматизированные рабочие места специалистов позволяют во
многом избавить человека от выполнения рутинных работ, ускорить
выполнение задач сбора, обработки и представления информации. Однако
подобная частичная автоматизация не способна решить многих задач,
необходимых для повышения экономической эффективности деятельности
предприятия.
Современные представления об эффективной финансово –
экономической деятельности предприятий основаны на внедрении
интегрированных информационных систем, обеспечивающих комплексную
автоматизацию процессов управления. Такие ЭИС называют корпоративными
экономическими информационными системами.
Корпоративная информационная система – интегрированная
информационная система, обеспечивающая совместную деятельность
работников и предназначенная для комплексной автоматизации управления
предприятием.
Корпоративные информационные системы является информационной
системой, в которой оперативно накапливаются и обрабатываются данные о
текущей финансово- экономической деятельности предприятия.
Корпоративная информационная система наглядно показывает все
характеристики параметров финансово-экономической деятельности и
состояния предприятия.
В более узком понимании корпоративными называются программные
системы, внедрение которых позволяет обеспечить комплексную
автоматизацию деятельности предприятия.
Полноту функций корпоративной информационной системы можно
оценить по глубине охвата составляющих сложного объекта управления
49
«предприятие¬. Частные задачи корпоративной информационной системы
определяются конкретной областью деятельности, структурой и другими
особенностями предприятий.
При создании комплексной системы автоматизации управления
предприятием должны быть решены следующие основные задачи:
создание или оптимизация единой системы планирования деятельности
предприятия, основанной на учетных процедурах и дополненной
эффективным механизмом управления:
постановка или оптимизация внутренней учетной политики
предприятия с детализацией, обеспечивающей управленческий учет и
объективный анализ результатов финансово-хозяйственной
деятельности;
поддержка принятия решений на всех уровнях управления на основе
совершенствования процессов сбора и обработки различных видов
информации;
Систему электронного документооборота (СЭД) необходимо внедрять
на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением
информации, без исключения, иначе эффективность внедренной системы
снизится до минимума. При этом возникает классическая проблему:
практически всегда находятся сотрудники, выступающие против каких-либо
инноваций.
Такая ситуация возникает в случаях, когда персонала не желает
обучаться или переобучаться, а также, возможно, низкой образованностью.
Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. До работников
организации необходимо объективно донести и расшифровать
положительные моменты и неотвратимость дальнейшего использования
системы. Разрешить сложившуюся проблему возможно путем предоставления
коллективу той или иной организации «периода адаптации¬, в период
которого проводятся тренинги, курсы и прочее.
50
Чтобы переход к системе электронного документооборота был для
сотрудников «безболезненен¬ рекомендовано провести некоторые процедуры
подготовки:
1. Переход должен осуществляться постепенно. В начале нужно построить
несложную интранет - систему и понемногу приучать сотрудников
организации искать необходимые им справочные материалы (номера
внутренних телефонов, даты и повестки совещаний, протоколы, приказы,
распоряжения, внутренние нормативные документы и т. п.) на внутреннем
интранет - сервере. После этого сотрудники понемногу привыкнут читать
документы с экрана, работать с электронными документами, распечатывать
только то, что нужно.
Желательно чтобы средства доступа к информации изначально являлись
составляющей будущей системы документооборота, но это не всегда
возможно.
2. Этап подготовительной работы заключается в том, что нужно выделить
сотрудников организации - сторонников, которые готовы принять инновацию.
В будущем у них будет возможность обучать сотрудников, которые негативно
отнеслись ко внедрению новой системы работы. Они помогут освоить новую
безбумажную технологию работы.
При большом количестве сотрудников, которые никогда не
сталкивались с электронным документооборотом необходимо создать курсы
обучения. Желательно, чтобы изначально курсы были практически
добровольными. Затем, при массовом внедрении, обучение должно стать
обязательным, к тому времени у сотрудников уже возникнет интерес и
появится определенная информация, которую они получили от тех, кто
первым прошел обучение.
3. Фактор руководства – один из самых важных факторов. Отсутствие воли
руководителей организации может привести к последствиям разного уровня
тяжести. Одной из причин такого поведения может быть консерватизм
51
руководства и привычка работать с живыми людьми. В данном случае
необходимо убедить руководство в практичности, удобстве и эффективности
использования СЭД. Также внедрения покажет всю прозрачность
деятельности сотрудников.
Электронный документооборот пользуется все большей популярностью,
и многие предприниматели начинают задумываться о том, какую пользу
может принести внедрение системы электронного документооборота. Речь
идет о большом количестве сэкономленного времени, денежных средств и
человеческих ресурсов, именно поэтому и стоит задуматься о возможности
использования системы электронного документооборота.
Внедрение системы электронного документооборота в любой
организации осуществляется в несколько этапов. В первую очередь оно
должно начинаться с уточнения тех целей, которых намерен добиться заказчик
после начала ее использования.
Для начала заказчику необходимо сформировать техническое задание,
исходя из которого нужно будет вести работу по реализации такой системы.
Как правило, заказчики начинают понимать, зачем нужна данная система в
организации, после того, как им приходится столкнуться со следующими
сложностями: потеря данных; поступление информации не по месту
назначения; материалы приходят с опозданием; приходят не те данные;
поставка информации является слишком дорогой [28].
Наличие системы электронного документооборота позволяет избежать
сложностей, возникающих при передаче массивов информации на бумаге из
одного подразделения в другое, например, во вновь образованное, потери
знаний, неизбежно сопровождающей любые структурные и кадровые
перестановки и т. д.
В самом начале процесса должна быть автоматизирована работа
отделов, имеющих дело с максимальным количеством документов, что