9
Содержание
Введение ..................................................................................................................... 10
I. Аналитическая часть ............................................................................................. 13
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» ............................................. 13
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации ........................................................................................................ 16
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» ....................................................................................... 22
1.4. Обоснование проектных решений ................................................................ 24
II. Проектная часть .................................................................................................... 28
2.1. Разработка процесса автоматизации ............................................................. 28
2.2. Информационное обеспечение задачи .......................................................... 32
2.3. Программное обеспечение задачи ................................................................. 36
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание ........................ 55
III. Обоснование экономической эффективности проекта ................................... 63
3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности 63
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта ..................... 65
Заключение ................................................................................................................ 69
Список литературы ................................................................................................... 72
10
Введение
Целью настоящей выпускной квалификационной работы является
организация электронного архивного хранения документов в соотвествии
с требованиями национальной системы аккредитации в испытательной
лаборатории ООО «ЛокИнвест».
Организация электронного архивного хранения документов очень
актуальна для испытательной лаборатории, так как бумажное хранение
документов не отвечает требованиям Критериев аккредитации [3], в силу того,
что невозможно эффективно реализовать резервное копирование бумажного
архива. Также с увеличением числа заявок поиск первичной документации,
необходимой для оформления Протоколов результатов измерений и Отчетов
для отправки во ФГИС, в бумажном архиве отнимает все больше времени
и сил.
В рамках выпускной квалификационной работы были поставлены
следующие задачи:
1) Анализ недостатков текущего рабочего процесса.
2) Выявление основных задач, которые можно автоматизировать,
выбор наиболее приоритетной задачи.
3) Анализ существующих готовых решений, а также возможностей
организации в области покупки или создания и поддержания работы продукта,
позволяющего автоматизировать рабочий процесс в области выбранной
задачи.
4) Разработка решения автоматизации.
5) Анализ эффективности разработанного решения.
Помимо организации электронного архивного хранения документов
было принято решение автоматизировать оформление первичной
и вторичной документации, что облегчает работу сотрудников многих
отделов: так, при помощи ввода данных сразу в разработанную базу данных,
11
мы можем обеспечить оперативный доступ ко всей необходимой
документации.
Существующее специализированное программное обеспечение
(лабораторные информационные системы) не соответствует требованиям
поставленной задачи, так как ориентировано, в основном, на медицинские
организации и не может быть применено к деятельности испытательной
лаборатории ООО «ЛокИнвест».
В рамках настоящей работы было выбрано одно из направлений
деятельности организации — измерение параметров электромагнитных полей
промышленного частотного диапазона. Выбор лишь одного из направлений
обусловлен тем, что полная автоматизация всех направлений является очень
трудозатратной и дорогой. Прежде чем проводить полное внедрение базы
данных по всем направлениям, необходимо осуществить внедрение
по стратегии «пилотный проект», которым и является разработанная база
данных, и только после ее успешной интеграции в рабочий процесс можно
принимать решение об автоматизации остальных направлений.
В соответствии с требованиями руководства организации,
поставленные цели достигались путем создания базы данных, которая
не потребовала использования финансовых ресурсов, т. е. вся разработка
и внедрение производились на основе уже существующего программного
и технического обеспечения лаборатории.
В разработанном решении автоматизация оформления первичной
и вторичной документации реализована посредством форм в базе данных. При
помощи элементов форм можно вывести на печать необходимые документы
или заполнить необходимые отчеты. Организация электронного архивного
хранения организована таким образом, что после ручного подписания
документов ответственными сотрудниками и шифрования при помощи
программы «ViPNet CryptoFile», образы файлов в форматах pdf и pdf.sig.enc
помещаются в защищенную папку, что позволяет просматривать их прямо из
12
базы данных. Несомненно, такая система позволит обеспечить прозрачность
ведения документации, так как ограничение на работу с файлами в папке,
в которой содержатся сканированные и подписанные файлы, не позволит
удалять или исправлять результаты исследований.
Решение поставленных задач позволяет достичь очень высоких
показателей экономической эффективности. Это обусловлено тем, что при
автоматизации оформления первичной документации и организации
электронного архивного хранения документов сильно сокращаются
трудозатраты на оформление Протоколов и Отчетов, на их проверку
и на мониторинг деятельности организации в целом.
13
I. Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
Выпускная квалификационная работа выполнялась на базе
испытательной лаборатории общества с ограниченной ответственностью
«ЛокИнвест» (ООО «ЛокИнвест»).
ООО «ЛокИнвест» создано в 2006 году в соответствии с Гражданским
кодексом Российской Федерации и Федеральным законом Российской
Федерации «Об обществах с ограниченной ответственностью»,
зарегистрировано за ОГРН 1067760697003. Местонахождение организации —
г. Москва.
Основным видом деятельности организации является технические
испытания и исследования, для чего в составе ООО «ЛокИнвест»
функционирует испытательная лаборатория. Лаборатория с 2015 года
аккредитована в единой национальной системе аккредитации
(Росаккредитации).
Сотрудниками лаборатории ежедневно выполняются исследования
в области экологии, в том числе отбор проб воздуха, воды и почвы
с их последующим лабораторным анализом, измерения параметров
электромагнитных полей, радиационных факторов и прочие исследования.
Состав работ и виды исследований определяются техническими возможностями
лаборатории и её областью аккредитации. Область аккредитации лаборатории
включает более 50 методов измерений и исследований и более 100 различных
видов объектов исследования.
1.1.2. Организационная структура управления предприятием
Возглавляет ООО «ЛокИнвест» генеральный директор, который является
исполнительным органом общества. В структуру организации входит
административно-управленческий персонал (генеральный директор
и его заместители) и структурные подразделения, одним из которых является
14
испытательная лаборатория. Испытательная лаборатория подчиняется
непосредственно генеральному директору. Права и обязанности лаборатории
установлены положением об испытательной лаборатории и другими
документами. Основной функцией лаборатории является выполнение
исследований по заявкам, поступающим от заказчиков. Лаборатория является
основным структурным подразделением ООО «ЛокИнвест».
Руководство деятельностью подразделения осуществляет руководитель
испытательной лаборатории, который подчиняется непосредственно
генеральному директору.
В структуру управления лаборатории входят заместитель руководителя
и заместитель руководителя по метрологии. Заместителю руководителя
испытательной лаборатории непосредственно подчиняются инженерно-
технические работники (ИТР), выполняющие исследования и измерения
(испытатели), кроме того он выполняет функции руководителя лаборатории
во время его отсутствия. Заместитель руководителя по метрологии отвечает
за состояние приборной базы и техническое оснащение лаборатории, при этом
он также является прямым начальником ИТР из числа испытателей.
В структуру лаборатории также входит группа обработки данных
и техническая группа, которые подчиняются непосредственно руководителю
испытательной лаборатории.
В функции группы обработки данных входит проверка соблюдения
требований, правил и норм, установленных в нормативных документах
на методы выполнения исследований (нормоконтроль), а также оформление
отчетных документов по результатам исследований [18].
В функции технической группы входит документационное обеспечение
деятельности лаборатории (печать, переплет, сканирование, рассылка и прием
корреспонденции и т. д.), ведение архива документов, выдача результатов
заказчикам и некоторые другие функции.
15
Организационная структура лаборатории показана на рисунке 1.
Рисунок 1. Организационная структура лаборатории.
При написании выпускной квалификационной работы большая часть
информации была использована по материалам технической группы и группы
ИТР (испытатели).
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Предприятие имеет достаточно сложную техническую и программную
архитектуру. В соответствии с Федеральным законом от 29.07.2004 N 98-ФЗ
и внутренними требованиями ООО «ЛокИнвест» сведения о программной
и технической архитектуре предприятия отнесены к информации, составляющей
коммерческую тайну, поэтому в рамках настоящей работы приводится общее
описание организации информационной системы подразделения
(испытательной лаборатории). В описании приводится только та информация,
которая имеет значение для описания программного решения, предлагаемого
в проектной части настоящей работы [2].
Рабочие места сотрудников лаборатории организованы на персональных
компьютерах, объединенных в локальную сеть. Компьютеры работают
под управлением ОС Windows 7, на всех компьютерах установлен пакет MS
Руководитель
Заместитель
руководителя
ИТР
(испытатели)
Заместитель
руководителя
по метрологии
ИТР (группа
обработки
данных)
Техническая
группа
16
Office. Программная архитектура также включает специальные приложения для
работы с лабораторным оборудованием, антивирусные программы и средства
криптографической защиты информации (СКЗИ), сертифицированные
ФСБ России. Необходимо отметить, что применяемые на рабочих местах СКЗИ
позволяют использовать их при встраивании в стандартное программное
обеспечение Microsoft, что являлось важным критерием при выборе платформы.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Задача и необходимость автоматизации
Для автоматизации была выбрана функция управления данными
при оформлении результатов исследований.
Прежде чем перейти к описанию задачи автоматизации, следует описать
процесс выполнения исследований и документирования каждого из его этапов.
Общая схема работы испытательных лабораторий установлена
требованиями международного стандарта ISO/IEC 17025 «General requirements
for the competence of testing and calibration laboratories» и идентичного ему
межгосударственного стандарта ГОСТ ИСО/МЭК 17025-2009 «Общие
требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий»
(далее — стандарты) [16].
Первым этапом выполнения работ по каждому исследованию является
анализ запросов и заявок. Следует отметить, что названные выше стандарты
не подразумевают под понятием «заявка» какой-либо документ на физическом
носителе, однако о результатах анализа заявок должны вестись записи.
При анализе заявки работник организации обязан собрать как можно
больше информации о требуемом исследовании, после чего он сопоставляет
наименования факторов, методов, метрологических характеристик средств
измерения и других ресурсов, требуемых для проведения исследования
в соответствии с заявкой, с областью аккредитации и ресурсами испытательной
17
лаборатории. Ответственный работник также уточняет сведения
о предполагаемом времени и месте проведения исследования.
Если потенциальный заказчик не сообщает ни один из требуемых
параметров, специалист должен собрать как можно больше дополнительной
информации о целях и задачах исследования для того, чтобы предложить заказчику
какую-либо услугу либо отказаться от дальнейшей работы по данной заявке.
Если заявка содержит нетипичные для лаборатории исследования,
то ответственный работник обязан проинформировать об этом руководителя
лаборатории и продолжить работу по анализу заявки только после согласования
с руководителем испытательной лаборатории.
В случае, если организация обладает необходимыми ресурсами
для выполнения работ, то заявка считается принятой в работу и передается
в лабораторию для проведения необходимых исследований.
Процедура анализа заявок реализована в организации с применением
CRM-систем, где ведутся записи о результатах анализа. В период подготовки
настоящей работы необходимость в дополнительной оптимизации процесса
обработки заявок в ООО «ЛокИнвест» отсутствовала.
Вторым (основным) этапом является непосредственно выполнение
измерений и документирование первичных результатов. Помимо показаний
приборов, обязательно документируются сведения о применяемых средствах
измерений. Эта информация является принципиально важной, поскольку
каждый тип средств измерений (а нередко и каждая единица средств измерений
одного и того же типа) имеет уникальные метрологические и технические
характеристики: диапазон измерений, точность (погрешность), рабочие условия
эксплуатации и т. д.
Первичные данные регистрируются в рабочих журналах или иных
документах. В испытательной лаборатории ООО «ЛокИнвест» эти данные
регистрируются в актах выполнения измерений. Для каждого вида измерений
18
предусмотрена отдельная форма акта, которая содержит необходимые
и обязательные для заполнения поля.
Завершающим этапом исследования является оформление результатов.
Международными стандартами и законодательством РФ предусмотрено,
что результаты исследований, выполненных аккредитованной лабораторией,
оформляются протоколом. К содержанию протоколов установлены достаточно
строгие требования. В частности, стандартом предусмотрено, что каждый
протокол испытаний должен содержать, по крайней мере, следующую
информацию [16]:
1. наименование документа (например, «Протокол испытаний»);
2. наименование и адрес лаборатории, а также место проведения
испытаний, если оно не находится по адресу лаборатории;
3. уникальную идентификацию протокола испытаний (например,
серийный номер), а также идентификацию на каждой странице, чтобы
обеспечить признание страницы как части протокола испытаний, и, кроме того,
четкую идентификацию конца протокола испытаний;
4. наименование и адрес заказчика;
5. идентификацию используемого метода/методики;
6. описание, состояние и однозначную идентификацию объекта
(объектов) испытаний;
7. дату получения объекта (объектов), подлежащего(их) испытаниям,
если это существенно для достоверности и применения результатов, а также
дату(ы) проведения испытаний;
8. ссылку на план и методы отбора образцов, используемые лабораторией
или другими органами, если они имеют отношение к достоверности
и применению результатов;
9. результаты испытаний с указанием единиц измерений;
10. имя, должность и подпись или эквивалентную идентификацию лица
(лиц), утвердившего(их) протокол испытаний;