69
Заключение
Целью настоящей выпускной квалификационной работы была
организация электронного архивного хранения документов в соответствии
с требованиями национальной системы аккредитации в испытательной
лаборатории ООО «ЛокИнвест».
В ходе выпускной квалификационной работы были решены следующие
задачи:
6) Выявлены проблемы текущего рабочего процесса, такие как:
Ошибки при оформлении Актов проведения измерений.
Серьезные трудозатраты, связанные с тем, что для оформления
Протокола требуется обращаться в архив ко многим первичным документам.
Ошибки при оформлении Протоков измерений.
Сложность формирования Отчетов для отправки
во ФГИС, обусловленная поиском в архиве Заявок, Актов, Протоколов,
Паспортов средств измерений, и ручным введением всех данных в шаблон.
2) Проведен анализ возможностей организации в области создания
и поддержания работы продукта, позволяющего автоматизировать функции
сотрудников сразу нескольких отделов.
3) Разработан и протестирован проект базы данных, которая решила
основную часть вышеописанных проблем.
4) Проведена оценка эффективности разработанного решения,
сделан вывод о необходимости внедрения уже созданной базы данных,
а также о необходимости продолжения разработки базы данных
и о расширении ее функционала до такой степени, которая позволила
бы автоматизировать рабочие процессы по всем направлениям деятельности
испытательной лаборатории.
В соответствии с требованиями руководства организации,
поставленные цели достигались путем создания базы данных, которая
не потребовала использования финансовых ресурсов, т. е. вся разработка
70
и внедрение производились на основе уже существующего программного
и технического обеспечения лаборатории. При использовании результатов
проведенного анализа была спроектирована база данных, позволяющая:
1) автоматизировать оформление Актов проведения измерений
инженерно-техническим работником;
2) минимизировать работу сотрудников группы обработки данных
в части оформления Протокола измерений;
3) свести к минимуму работу руководителя организации в части
оформления Отчета для отправки во ФГИС.
Решение 3 вышеописанных задач позволило достичь очень высоких
значений коэффициентов относительного снижения трудовых и стоимостных
затрат — 50,1, 97,5 и 89,9 % соответственно. Такие высокие показатели
достигаются при помощи того, что данные для формирования Акта,
Протокола и Отчета теперь вводятся в базу данных одним сотрудником
(инженерно-техническим работником), при этом подстановка данных
сокращает время заполнения акта в 2 раза по сравнению с заполнением
бумажного экземпляра. Остальным же сотрудникам для формирования
Протокола или оформления Отчета для отправки во ФГИС теперь требуется
только нажать кнопку и документы будут сформированы.
Внедрение разработанной базы данных производится по стратегии
«Пилотный проект»: организуется автоматизация создания и хранения актов,
протоколов и отчетов в рамках одного из направлений деятельности
организации — измерения параметров электромагнитных полей
промышленного частотного диапазона.
Дальнейшее совершенствование разработанной базы данных
подразумевает охват остальных видов деятельности организации в рамках
существующей области аккредитации, таких как измерения параметров
микроклимата, освещенности, концентрации паров ртути в воздухе, измерения
уровней шума и вибрации и другие измерения. Также в будущем возможно
71
расширение функционала для обработки результатов лабораторных анализов,
осуществляемых сторонними лабораториями.
Полное внедрение усовершенствованной базы данных позволит
быстро и качественно обрабатывать результаты измерений и лабораторных
анализов. Также будет организовано электронное архивное хранение всех
документов по каждой заявке, поступающей в лабораторию, что позволит
собирать аналитическую информацию для внутреннего аудита организации.
Помимо этого, электронное архивное хранение документов позволит
обеспечить легкость доступа и прозрачность при ежегодных проверках
и сильно упростит их прохождение.
При полном внедрении усовершенствованной базы данных ожидается
огромный рост производительности труда сотрудников, что, в свою очередь,
позволит обрабатывать гораздо большее количество заявок. Увеличение
количества заказчиков, меньшее количество претензий из-за сроков
выполнения работ и допускаемых ошибок, а также отказ от хранения
документов в бумажных архивах положительно скажется на финансовом
благополучии организации.
72
Список литературы
1) Об аккредитации в национальной системе аккредитации
[Электронный ресурс]: федер. закон от 28.12.2013 N 412-ФЗ, ред. от 29.07.2018
— URL: http://docs.cntd.ru/document/499067411 (дата обращения: 12.01.2019).
2) О коммерческой тайне [Электронный ресурс]: федер. закон
от 29.07.2004 № 98-ФЗ, ред. от 18.04.2018 — URL:
http://docs.cntd.ru/document/901904607 (дата обращения 17.01.2019)
3) Об утверждении Критериев аккредитации, перечня документов,
подтверждающих соответствие заявителя, аккредитованного лица критериям
аккредитации, и перечня документов в области стандартизации, соблюдение
требований которых заявителями, аккредитованными лицами обеспечивает их
соответствие критериям аккредитации: приказ Минэкономразвития России от
30.05.2014 № 326, ред. от 02.11.2018.
4) Об утверждении Положения о составе сведений о результатах
деятельности аккредитованных лиц, об изменениях состава их работников и о
компетентности этих работников, об изменениях технической оснащенности,
представляемых аккредитованными лицами в Федеральную службу по
аккредитации, порядке и сроках представления аккредитованными лицами таких
сведений в Федеральную службу по аккредитации: приказ Минэкономразвития
России от 30.05.2014 № 329
5) Введение в реляционные базы данных / В. В. Кириллов, Г. Ю.
Громов. — СПб.: БХВ-Петербург,2009. — 464 с.: ил. +CD-ROM— (Учебная
литература для вузов)
6) Гаджинский А.М. Основы логистики: Учеб.пособие/ Инфоpм.-
внедpен.центp "Маpкетинг".- М., 2005.- 121, с.: ил., табл.
7) Герасимчук В. А. Автоматизация процессов предприятия // Молодой
ученый. — 2016. — №11. — С. 654-657.
8) D. O. Skobelev; T. M. Zaytseva; A. D. Kozlov; V. L. Perepelitsa; A. S.
Makarova (2011). «Laboratory information management systems in the work of the
analytic laboratory». Measurement Techniques. 53 (10): 1182–1189.