19
11. при необходимости указание на то, что результаты относятся только
к объектам (образцам), прошедшим испытания или калибровку.
Информация, содержащаяся в протоколе должна быть в обязательном
порядке подтверждена каким-либо способом. Наиболее эффективным
и «прозрачным» способом подтверждения информации является документарное
соответствие — т. е. соответствие информации, содержащейся в отчетном
документе (протоколе) и информации, содержащейся в первичных документах
(актах) или документах, предоставленных заказчиком.
Оформленные надлежащим образом протоколы передаются на проверку
ответственному сотруднику, который проверяет документ на соответствие
требованиям нормативных документов на методы выполнения измерений
и различных внутренних стандартов предприятия. Проверка в обязательном
порядке подразумевает сравнение первичных данных, содержащихся в актах
выполнения измерений с данными протоколов.
После проверки ответственным работником протоколы утверждаются
руководителем лаборатории и подлежат выдаче заказчикам. Перед выдачей
заказчику протокол сканируется, его сканированный образ в формате pdf
сохраняется на диске в локальной сети лаборатории. Первичные документы
передаются на архивное хранение.
Важным этапом оформления результатов является передача сведений
о результатах исследования в регулирующий орган — Федеральную службу
по аккредитации. Обязанность аккредитованных лиц передавать сведения
о результатах своей деятельности установлена требованиями федерального
закона от 28 декабря 2013 года N 412-ФЗ «Об аккредитации в национальной
системе аккредитации». Порядок предоставления сведений установлен приказом
Минэкономразвития России от 30.05.2014 № 329 «Об утверждении Положения
о составе сведений о результатах деятельности аккредитованных лиц,
об изменениях состава их работников и о компетентности этих работников,
об изменениях технической оснащенности, представляемых аккредитованными
20
лицами в Федеральную службу по аккредитации, порядке и сроках
представления аккредитованными лицами таких сведений в Федеральную
службу по аккредитации» [1], [4].
Сведения о результатах деятельности испытательной лаборатории
передаются в Федеральную службу по аккредитации с использованием
федеральной государственной информационной системы в области
аккредитации (ФГИС Росаккредитации). Передача данных осуществляется
по защищенному каналу с использованием средств криптографической защиты
информации. Доступ к системе осуществляется через браузер (рекомендуемым
интернет-браузером является: Mozilla Firefox (последней версии),
Яндекс.Браузер (до версии 16.7.0) или Google Chrome (до версии 44
включительно) [21].
ФГИС Росаккредитации предусмотрены два способа внесения данных:
вручную (с заполнением соответствующей формы) и в форме пакетной загрузки
(загрузка xls-файла). Пакетная загрузка является предпочтительной, поскольку
позволяет существенно сократить время внесения данных в систему.
Для пакетной загрузки применяется шаблон книги Excel, состоящей из 3-х
листов (1 активного (рабочего) листа и 2-х служебных). Рабочий лист
«Протоколы» включает 14 столбцов, из которых 9 обязательны для заполнения.
Следует отметить, что шаблон файла предусматривает выбор некоторых
значений из раскрывающегося списка, что сделано для подтверждения ручного
ввода данных пользователем.
Шаблон книги для внесения данных во ФГИС Росаккредитации
заполняет руководитель лаборатории при проверке и утверждении протоколов
испытаний.
21
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
и ее описание.
Возвращаясь к вопросу оптимизации процесса управления данными
необходимо описать минусы действующей системы обработки результатов,
которые условно можно разделить на следующие группы:
1. Риск утери/искажения информации по результатам исследований;
2. Сложность в поиске документов, находящихся на архивном хранении
в лаборатории;
3. Потенциальные несоответствия требованиям законодательства
к хранению документов.
Риск искажения или утери информации связан с тем, что первичные
документы по результатам исследования до поступления их в архив физически
передаются вместе с протоколом от сотрудника к сотруднику, вследствие чего
они могут быть повреждены или утеряны. Кроме того, при переносе информации
из первичных документов (актов выполнения измерений) в протоколы
исследований информация может быть искажена (особенно это актуально, когда
первичные записи и подготовку протокола осуществляют разные сотрудники).
Сложность в поиске документов, находящихся на архивном хранении
связана с тем, что правилами архивного хранения документов, действующими
в Российской Федерации, предусмотрено раздельное хранение актов (первичных
документов) и протоколов (отчетных документов), не говоря уже о других
документах, напрямую связанных с результатами исследований (журналов
регистрации параметров микроклимата, свидетельств о поверке средств
измерений, заявок и т. д.). В связи с этим, подтверждение подлинности
информации, содержащейся в протоколе требует получения из архива сразу
нескольких томов дел.
Потенциальные несоответствия требованиям законодательства
выражаются в том, что критериями аккредитации предусмотрено резервное
копирование данных о результатах исследований. Очевидно, что эффективная
22
реализация данного требования возможна только в случае электронного
хранения данных. Хранение данных на бумажных носителях объективно
не отвечает требованиям к резервному копированию [3].
Дополнительно следует отметить плюсы автоматизации функции
управления данными при оформлении результатов исследований:
1. Хранение данных в СУБД открывает возможности получения
дополнительной аналитической информации, которая определяется
конкретными целями и задачами. Это позволяет эффективно использовать
данные при проведении внутренних аудитов в испытательной лаборатории
и подведения итогов.
2. Использование инструментов экспорта данных существенно ускоряет
процесс подготовки протоколов и передачи данных в федеральную
государственную информационную систему в области аккредитации.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Подобные средства автоматизации в большинстве случаев реализуются
непосредственно на предприятии в программной среде Microsoft Access, 1С
и специализированных СУБД, разрабатываемых и адаптированных
к деятельности определенной организации. Проведение анализа таких
разработок не представляется возможным.
Поскольку структурным подразделением, на базе которого выполнялась
ВКР, является испытательная лаборатория, следует дать краткую
характеристику специализированного программного обеспечения —
лабораторных информационных систем.
Лабораторные информационные системы управления информацией
(ЛИС, LIMS) относятся к классу прикладного программного обеспечения,
предназначенного для хранения и управления информацией, полученной в ходе
работы лаборатории. Системы используются для контроля и управления
23
образцами, стандартами, результатами испытаний, отчетами, персоналом
лаборатории, приборами и автоматизацией рабочих процессов [8] [11].
Существующие лабораторные информационные системы (такие как
«1С-Рарус», «ЛИС АЛТЭЙ», «1С:Медицина. Клиническая лаборатория»)
предназначаются, в основном, для автоматизации производственных процессов
клинико-диагностических лабораторий медицинских организаций различных
форм собственности и не могут быть применены для автоматизации рабочего
процесса испытательной лаборатории ООО «ЛокИнвест».
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Из четырех существующих вариантов стратегии автоматизации
(хаотичная, по участкам, по направлениям, полная) для реализации нашего
проекта подходит только стратегия «по участкам», представляющая собой
процесс автоматизации отдельных функциональных участков [7].
Выбранная стратегия позволит нам протестировать разработку
на примере одного из направлений деятельности организации. По результатам
тестирования будет возможна реальная оценка необходимости полной
автоматизации по всем направлениям деятельности, а также оценка сложности
и стоимости выполнения работ по внедрению полной автоматизации
рабочего процесса.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС
для автоматизации задачи
Собственная разработка является наиболее выгодным способом
приобретения информационной системы, так как:
На рынке не представлены готовые решения, соответствующие
поставленной задаче;
При собственной разработке ИС штатным программистом существует
возможность доработки или полной переработки системы;
24
Собственная разработка обеспечивает более высокий уровень
информационной безопасности, так как данные, собранные на этапе
подготовки проекта, не выходят за пределы организации;
Собственная разработка позволит безошибочно описать предметную
область, так как именно привлечение штатного сотрудника обеспечит
полное понимание рабочих процессов организации;
Собственная разработка проекта позволит существенно уменьшить
финансовые затраты на его написание.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение (ИО) — совокупность единой системы
классификации и кодирования информации, унифицированных систем
документации и информационных массивов [6].
В состав информационного обеспечения включаются два комплекса:
компоненты внемашинного ИО (классификаторы технико-экономической
информации и документы) и внутримашинного ИО (макеты и экранные формы
для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации,
структура информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных).
Основной частью внутримашинного ИО является Информационная база
(ИБ) — определенным образом организованная совокупность данных, хранимых
виде файлов в памяти вычислительной системы.
Информационная база реализуемого проекта представляет собой
интегрированное информационное хранилище.
Для данного проекта целесообразно использовать реляционную базу
данных, так как принятый в реляционной модели подход к структурированию
и целостности данных позволяет удобно организовать и упорядочить процесс
проектирования и реализации сложных баз данных, а реляционные операции
обладают мощными возможностями управления данными и их обработки [5].
25
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному
обеспечению
В качестве операционной системы для разработки и применения
программы была выбрана операционная система Windows 7, так как именно
эта система установлена на рабочих местах сотрудников лаборатории.
Для реализации ВКР была выбрана СУБД Microsoft Access, поскольку
она является наиболее совместимой с другими приложениями средой.
Кроме того, приложение Microsoft Access входит в стандартный пакет
MS Office, установленный на рабочих местах сотрудников лаборатории,
что не требует дополнительных затрат на приобретение и разработку.
В СУБД Microsoft Access предусмотрено наличие RunTime-версии,
что может быть полезно при необходимости использования (в т. ч. временного)
программы на компьютерах без установленного пакета MS Office.
Для защищенного хранения файлов используется программный комплекс
«ViPNet CryptoFile». Подробно описывать эту программу в рамках настоящей
работы не имеет смысла, однако следует отметить, что эта программа
входит в стандартный пакет программного обеспечения, используемого
аккредитованными лабораториями.
Архивному хранению в форме электронных документов подлежат
первичные документы по результатам проведенных исследований (акты
выполнения измерений), а также дополнительные материалы, переданные
заказчиками для выполнения работ (планы, чертежи и т. д.) и копии
выданных документов.
Сканированные образы документов в формате PDF подписываются
усиленной квалифицированной подписью и зашифровываются с помощью
программы «ViPNet CryptoFile» (по сценарию «подписать и зашифровать») [17].
26
Рисунок 2. Подпись и шифрование сканированных образов.
Архивным экземпляром документа считается зашифрованный
и подписанный файл, имеющий расширение pdf.sig.enc. Эти файлы копируются
и помещаются в папку Scan, к которой по запросу из пользовательского меню
обращается СУБД, рассмотренная в рамках настоящей работы.
При необходимости извлечь документы из архива нужный файл
расшифровывается с помощью программы «ViPNet CryptoFile» (по сценарию
«извлечь и проверить подпись»).
Зашифрованный и подписанный файл доступен из пользовательского
меню СУБД. Резервное копирование архивных файлов осуществляется
на специальный файловый сервер для создания и хранения резервных копий.
Требованиями критериев аккредитации установлено, что электронный архив
(как и бумажный) должен располагаться непосредственно по месту
осуществления деятельности. Реализованная при написании ВКР система
полностью соответствует данному требованию критериев аккредитации [3].
27
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому
обеспечению
Разработка модуля будет осуществляться в СУБД Microsoft Access.
Сервер и персональные компьютеры, работающие на предприятии,
имеют технические характеристики, подходящие для работы информационной
системы. Значит разработка модуля возможна на любом из имеющихся
в наличии компьютеров и сервера. Для печати, сканирования и копирования
документов установлено соответствующее оборудование. Также, для
обеспечения сохранности данных при аварийном отключении электропитания,
рабочие места оборудованы блоком бесперебойного питания. Поэтому
внедрение разрабатываемой системы не требует закупки и установки
дополнительных технических средств.
28
II. Проектная часть
2.1. Разработка процесса автоматизации
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации
Для разработки процесса автоматизации задачи был выбран стандарт
Microsoft Solution Framework (MSF), исходящий из того, что разработка решения
должна состоять из коротких циклов, создающих поступательное движение
от простейших версий решения к его окончательному виду [12], [10].
Данный стандарт описывает следующие этапы в структуре жизненного
цикла проекта [20]:
Выработка концепции (Envisioning);
Планирование (Planning);
Разработка (Developing);
Стабилизация (Stabilizing);
Внедрение (Deploying).
Целью этапа выработки концепции является представление заказчику
единой модели решения задачи, которая будет отвечать всем требованиям
проекта.
Ключевыми участниками этапа в нашем случае является один человек,
разрабатывающий описанную СУБД.
В нашем проекте на данном этапе было сформулировано и донесено
до руководства описание СУБД, которую можно реализовать для упрощения
работы сотрудников.
Вторым этапом жизненного цикла проекта является планирование.
Целью этого этапа является создание плана работы. Она включает в себя оценку
сроков создания СУБД, ее дизайн и стоимость.
В нашем проекте на данном этапе была выбрана система управления
базами данных, при помощи которой проводилась дальнейшая разработка,
а также продумана архитектура создаваемой базы данных.