72
значительно более эффективной информационной технологии в органах
управления, основанной на органичном включении комплекса технических
средств в управленческий процесс.
В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства
достигается повышение оперативности управления ресурсами организации.
Проектирование и разработка программного обеспечения, в том числе
ЕИС - логически сложная, трудоемкая и длительная работа, требующая
высокой квалификации участвующих в ней специалистов. Нередко
проектирование системы выполняется на интуитивном уровне методами,
включающими в себя элементы искусства, практический опыт, экспертные
оценки и экспериментальные проверки функционирования самой ЭИС и ее
отдельных модулей. Кроме того, в процессе создания и эксплуатации ЭИС
потребности и требования пользователей могут изменяться или уточняться,
что еще более усложняет разработку и сопровождение таких систем, требует их
модернизации и развития.
Современные технологии проектирования и разработки программных
средств предполагают поэтапное решение сопутствующих задач. При
проектировании и разработке единой информационной системы (ЕИС) в
составе процесса разработки были выделены этапы определенные на основе
специфики деятельности на предприятии и жизненного цикла информационных
систем. На основании проведения экспертных оценок с учетом состава
коллектива разработчиков были определены их планируемые
продолжительности, стоимость и экономический эффект от реализации
усовершенствования.
3.3 Оценка экономической эффективности предложенных
мероприятий
Внедрение электронного документооборота повлечет за собой
определенные расходы в виде затрат на приобретение программного продукта
73
и заработной платы программиста и специалиста по контроллингу.
К разработке ЕИС в ООО «АвтоМастер» привлечено 3 человека:
1. Руководитель - начальник отдела кастинг-менеджмента.
2. Программист - внештатный сотрудник.
3. Специалист - штатный сотрудник, дипломник.
Затраты на разработку ЕИС определяются по следующим основным
статьям:
1. Заработная плата разработчиков.
1. Отчисления с оплаты труда.
2. Затраты на расходные материалы.
3. Эксплуатационные расходы.
Создание ЭИС рассматривалось как работа, оплачиваемая по ставке 4-х
часового рабочего дня, в соответствии с заключенным с ними договором.
Для выполнения работ по созданию ЕИС планируется приобрести
расходные материалы. Эксплуатационные расходы - это издержки
производства, связанные с поддержанием в работоспособном состоянии
используемых систем, машин и оборудования, расходы, необходимые для
поддержания работоспособного состояния основных средств в течение всего
намеченного срока службы.
К эксплуатационным расходам при проектировании системы можно
отнести затраты на оплату электроэнергии, использованной вычислительной
техникой. В процессе проектирования и разработки ЕИС использовался один
ПК, потребляемая им мощность, тариф оплаты 1 кВт и расчет планируемых
затрат на электроэнергию представлены в таблице 8.
Таблица 8.
Расчет затрат на электроэнергию
№
п/п
Компьютер
Мощность,
Вт
Кол-
во
дней
Кол-
во
часов
Кол-
во
кВт
Стои-
мость
кВт
Оплата
руб
1
HP 8000
Elite CMT
500
50
200
100
3,80р.
380,00
Итого:
380,00
74
При расчете затрат, связанных с оплатой труда специалистов, составлена
таблица 9, наглядно отображающие трудоемкость выполняемых работ
Таблица 9.
Трудоемкость выполнения работ программистом, час
Этап
Январь
Февраль
Март
Апрель
Май
Итого
Постановка задачи
2
2
3
2
1
10
Сбор и обработка
данных
4
4
6
4
4
22
Разработка
структуры
программы
2
2
4
4
6
18
Разработка
алгоритма
8
8
12
12
8
48
Написание
программы
16
16
20
16
16
84
Контрольная
проверка
2
2
3
2
2
11
Подготовка
программной
документации
4
4
6
4
4
22
ИТОГО
38
38
54
44
41
215
Как видим из таблицы, общий объем работ программиста составляет 215
часов. Зная часовую тарифную ставку специалиста, можно рассчитать всю
стоимость выполнения работ. При вычислении трудоемкости работ
существенным является расчет трудозатрат, как за весь период, так и
помесячно. Это позволяет оценить загруженность сотрудника и эффективно
распределить нагрузку в течение временного интервала в период внедрения (с
января по май).
На основании расчетных данных определим стоимость работ по
внедрению программы. Большая часть сотрудников компании в своей работе
использует множество документов. В ходе наблюдения было выявлено, что в
среднем в день сотрудники тратят на поиск документов, согласование и
подписание около 20 минут рабочего времени. Использование систем
электронного документооборота позволяют экономить это время и сократить
его до 5 минут. Рассчитаем эффект от применения системы электронного
документооборота. Исходные данные, необходимые для расчетов,
представлены в таблице.
75
Как видим из таблицы, если определить среднемесячную заработную
плату и фонд рабочего времени, то становится возможным определить
среднюю стоимость 1 минуты. В ООО «АвтоМастер» она равна 1,39 руб.
Таким образом, возможным становится рассчитать экономию времени в
стоимостной оценке. Расчет представлен в таблице 10.
Таблица 10.
Исходные данные для расчета эффекта от внедрения
электронного документооборота
Показатель
Значение
Средняя зарплата в месяц, руб.
14 000
Количество рабочих дней
21
Продолжительность 1 рабочего дня, часов
8
Месячный фонд рабочего времени, мин
10 080
Стоимость 1 мин рабочего времени, руб.
1,39
Итак, экономия времени составляет 15 минут в день на одного
сотрудника и 788 часов в год по компании. Экономия фонда зарплаты составит
525,4 тыс. руб. за год. Годовой экономический эффект от внедрения
электронного документооборота составит 352,2 тыс. руб. Он рассчитывается
как разница между экономией фонда заработной платы и затратами на
внедрение электронного документооборота.
Годовой эффект = 525 420 - (73 732 + + 99 500) = 352 188,2 руб.
Внедрение данной программы в течение 5 месяцев позволило
автоматизировать такие бизнес-процедуры, как командировки, отгулы, отпуска,
приказы, служебные записки и заявки.
Данная выборка бизнес-процедур обусловлена спецификой деятельности
группы компаний. В дальнейшем возможен перевод в электронную форму и
других групп документов. В случае дальнейшей работы над внедрением
электронного документооборота, организация может столкнуться с
необходимостью создания электронных подписей в соответствии с
законодательством. С точки зрения программного обеспечения имеющееся
техническое оснащение компании позволяет в полной мере пользоваться
программным продуктом «ДЕЛО», вполне удовлетворяющим требованиям
76
организации. В завершении проектной главы исследования необходимо
отметить, что автоматизация электронного документооборота даст
организации следующие преимущества: физическое освобождение
пространства; снижение издержек на копирование; снижение издержек на
доставку информации в бумажном виде; снижение издержек на ресурсы: люди
и оборудование; снижение издержек на бумагу; наращивание продуктивности
работы: увеличение скорости выполнения работ. Для внедрения электронного
документооборота необходимо приобрести программный продукт, привлечь к
его внедрению дополнительно 2-х сотрудников (программиста и специалиста
по контроллингу). В функции первого входит построение алгоритмов,
переналадка и перепрограммирование программного продукта, второй
отвечает за внедрение системы электронного документооборота.
77
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Подводя итог исследования необходимо отметить тот факт, что
современный период развития цивилизованного общества характеризует
процесс информатизации.
Информатизация общества - это глобальный социальный процесс,
особенность которого состоит в том, что доминирующим видом деятельности в
сфере общественного производства является сбор, накопление,
продуцирование, обработка, хранение, передача и использование информации,
осуществляемые на основе современных средств микропроцессорной и
вычислительной техники, а также на базе разнообразных средств
информационного обмена. Информатизация общества обеспечивает:
- активное использование постоянно расширяющегося интеллектуального
потенциала общества, сконцентрированного в печатном фонде, и научной,
производственной и других видах деятельности его членов;
- интеграцию информационных технологий с научными,
производственными, инициирующую развитие всех сфер общественного
производства, интеллектуализацию трудовой деятельности;
- высокий уровень информационного обслуживания, доступность
любого члена общества к источникам достоверной информации, визуализацию
представляемой информации, существенность используемых данных.
Применение открытых информационных систем, рассчитанных на
использование всего массива информации, доступной в данный момент
обществу в определенной его сфере, позволяет усовершенствовать механизмы
управления общественным устройством, способствует гуманизации и
демократизации общества, повышает уровень благосостояния его членов.
Процессы, происходящие в связи с информатизацией общества, способствуют
не только ускорению научно-технического прогресса, интеллектуализации всех
видов человеческой деятельности, но и созданию качественно новой
78
информационной среды социума, обеспечивающей развитие творческого
потенциала индивида. Именно эти вопросы заставили нас задуматься над
проблемой выбора автоматизированной программы для обработки документов,
заполнения, хранения и учета соответствующих бланков в конкретной
организации.
Проведенный анализ эффективности организации кадровой работы на
ООО «АвтоМастер» показал, что на предприятии ведется активная работа с
персоналом. Изменения в численности происходят больше за счет приема
работников, чем их выбытия.
Молодежь охотно идет работать на предприятие, особенно по такой
специальности, как автослесарь; текучесть кадров среди нее низкая. Это можно
объяснить разными причинами, в основном это достаточно высокая заработная
плата, высокий уровень социальных гарантий, заинтересованность в
сохранении кадрового состава со стороны руководства.
Эффективность системы обучения и развития персонала в ООО
«АвтоМастер» находится на высоком уровне. Особенно большое внимание
уделяется такому факту, как развитие персонала, так как оно является
важнейшим условием успешной деятельности любого предприятия, как
крупного, так и среднего, каковым является ООО «АвтоМастер». В процессе
исследования и анализа организации и технологии документационного
обеспечения управления ООО «АвтоМастер» были выявлены недостатки,
которые послужили основанием для разработки предложений по
совершенствованию делопроизводства, в том числе и разработка проекта
автоматизации производства. Автоматизация электронного документооборота
даст организации следующие преимущества: физическое освобождение
пространства; снижение издержек на копирование; снижение издержек на
доставку информации в бумажном виде; снижение издержек на ресурсы: люди
и оборудование; снижение издержек на бумагу; наращивание продуктивности
работы: увеличение скорости выполнения работ. Годовой эффект от
внедрения программ «ДЕЛО» и Аура 1.2.4 составил 352 188,2 руб.
79
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ (в
ред. от 30.12.2015). // Собр. законодательства РФ. 07.01.2002 г. № 1 (ч. 1), ст. 3.
2. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных
данных» ( ред. от 01.09.2015). – п. 1. - ст. 6 // Российская газета от 29 июля 2006
г. N 165
3. Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения
обращений граждан Российской Федерации» (ред. от 03.11.2015) // Российская
газета от 5 мая 2006 г. N 95
4. Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27.12.2002 N
184-ФЗ (ред. от 28.11.2015) // Российская газета, N 245, 31.12.2002
5. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»
(ред. от 30.12.2015) // Российская газета от 8 апреля 2011 г. N 75,
6. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации» (ред. от 10.01.2016) //
Российская газета от 29 июля 2006 г. N 165,
7. Постановление Правительства РФ от 25 декабря 2014 г. № 1494 «Об
утверждении Правил обмена документами в электронном виде при
организации информационного взаимодействия» // ГАРАНТ. РУ
8. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 «Об
утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной
власти» (ред. от 07.09.2011) // Собрание законодательства РФ, 22.06.2009, N 25,
ст. 3060
9. Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 N 33 «Государственная
система документационного обеспечения управления. Основные положения.
Общие требования к документам и службам документационного обеспечения -
П. 1.2 // Справочно-Правовая система Консультант Плюс
10. Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением
80
Коллегии Росархива от 06.02.2002) // Справочно-Правовая система Консультант
Плюс
11. ГОСТ Р. 7.0.8.-2013 «Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения» // Справочно-Правовая система Консультант Плюс
12. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской
Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Управление документами. Общие требования (утв.
Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст) // Справочно-Правовая
система Консультант Плюс
13. Абрамова М. А. , Александрова Л. С. Финансы и кредит. М.:
Юриспруденция, 2016 – 433 с.
14. Балдин К. В. Информационные технологии в менеджменте. - М. :
Академия, 2016. - 288 с.
15. Грачев С. М. Сборник должностных инструкций. - М. : Велби, 2016. -
481 с.
16. Гришанов Г. М., Павлов О. В. Исследование систем управления:
Учеб. пособие. - Самара: Самар. гос. аэрокосм. ун-т. , 2016. - 476 с.
17. Давыденко Е. А. Кадровая служба и ее основные функции культура,
наука, образование: проблемы и перспективы: Материалы II Всероссийской
научно-практической конференции. - Нижневартовск, 2016. - С. 44-46
18. Давыденко Е. А. Сборник должностных инструкций. 600 образцов
инструкций. - М. : Омега-Л, 2017. - 433 с.
19. Ивасенко А.Г. Финансовый менеджмент. - Н. : Новосибирский
государственный технический университет, 2017. - 440 с.
20. Красовский Ю. Д. Организационное поведение: учебник. - М. :
ЮНИТИ-ДАНА, 2017. - 512 с.
21. Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение
управления: Учебник. М.: МЦФЭР, 2017. - 412 с.
22. Кулыгина К. А. , Маланьин А. В. Кадровая служба: организация,
81
функции и задачи: Сборник материалов всероссийской, 58 научно-
практической конференции молодых ученых «Россия Молодая», Кемерово,
2017. - С. 93-95
23. Ларьков Н.С. Документоведение: учеб. пособие. - М. : АСТ: Восток-
Запад, 2016. - 673 с.
24. Сапков В. В. Информационные технологии и компьютеризация
делопроизводства: Учеб. пособие. - М.: Академия , 2016. - 562 с.
25. Чернов В. Системы электронного документооборота: Учебники и
учеб. пособ. - М. : Изд. РАГС, 2016. - 334 с.
26. Денисов В., Филиппов А. Управление персоналом в быстрорастущих
компаниях // Кадры. - 2017. - № 11. - С. 16-17
27. Короткий С. Современные технологии корпоративного
документооборота // Компьютерный еженедельник. - 2016. - № 3. - С. 16.
28. Костомаров М.Н. Классификация документов и документной
информации // Делопроизводство. - 2016. - №2. - С. 21.
29. Котова Л. Ключевые показатели эффективности системы управления
персоналом // Кадровик. – 2010. - №12. - С. 44-50
30. Макринова Е.И. Обновление функциональных элементов системы
управления персоналом в контексте организационного развития кадровых
служб // TERRA ECONOMICUS. - 2013. - № 3. - С. 187-210
31. Михневич О. Г. Технология комплексного внутрифирменного
контроля над кадровыми рисками малого предприятия // Кадровик. Кадровый
менеджмент. - 2016. - № 10. - С. 12-15
32. Опарина Н. Н. Основные стратегии управления кадровым резервом //
Управление персоналом. - 2016. № 11 (211). - С.44-45
33. Попов В. В. Интегральная модель управления изменениями на
предприятии // Кадровик. Кадровый менеджмент (Управление персоналом). -
2016. - № 6. – С.4-7
34. Сазонов М. А., Осипов Ф. Ю. Подход к оценке эффективности
автоматизированных систем кадровых служб // Информационные системы и