62
Наличие доверенной среды для аутентификации, контроля целостности и
настройки СЗИ вне защищаемой операционной системы. Усиление
аутентификации с помощью так называемого «пароля на загрузку». В этом
случае доверенная среда СЗИ зашифрована на данном пароле и без него
загрузка любого пользователя невозможна.
Разграничение доступа к устройствам.
Функция обеспечивает разграничение доступа к устройствам с целью
предотвращения несанкционированного копирования информации с
защищаемого компьютера. Существует возможность запретить, либо разрешить
пользователям работу с любыми портами/устройствами.
Разграничивается доступ к следующим портам/устройствам.
последовательные и параллельные порты; сменные, логические и
оптические диски; USB-порты. Поддерживается контроль подключения
устройств на шинах USB, PCMCIA, IEEE1394 по типу и серийному номеру,
права доступа на эти устройства задаются не только для отдельных
пользователей, но и для групп пользователей.
Также существует возможность запретить использование сетевых
интерфейсов - Ethernet, 1394 FireWire, Bluetooth, IrDA, WiFi.
Замкнутая программная среда.
Для каждого пользователя компьютера формируется определённый
перечень программ, разрешенных для запуска. Он может быть задан как
индивидуально для каждого пользователя, так и определен на уровне групп
пользователей. Применение этого режима позволяет исключить
распространение вирусов, «червей» и шпионского ПО, а также использования
ПК в качестве игровой приставки.
Контроль целостности.
Используется для слежения за неизменностью контролируемых объектов
с целью защиты их от модификации. Контроль проводится в автоматическом
режиме в соответствии с некоторым заданным расписанием.
Объектами контроля могут быть файлы, каталоги, элементы системного
63
реестра и секторы дисков. Каждый тип объектов имеет свой набор
контролируемых параметров. Так, файлы могут контролироваться на
целостность содержимого, прав доступа, атрибутов, а также на их
существование, т. е. на наличие файлов по заданному пути. При обнаружении
несоответствия предусмотрены следующие варианты реакции на возникающие
ситуации нарушения целостности: регистрация действий пользователя и
событий в системных журналах, блокировка компьютера, гарантированное
уничтожение данных, достоверное уничтожение информационных объектов.
Возможность гибкой настройки метода затирания (выбор байта заполнения-
определённое значение, случайный; количество проходов; настройка затирания
с учётом особенностей файловой системы. )
3.2 Разработка и внедрение полуавтоматизированной системы учета
кадровых документов
Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их
четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их
группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Делом называется совокупность документов (или документ),
относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в
отдельную обложку.
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в
соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.
Правильное формирование дел способствует оперативному поиску
необходимых документов в постоянно растущем документном массиве
организации, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в
организации делопроизводства.
В ходе наблюдения выяснилось, что оформлению дел в ООО
«АвтоМастер» придавалось лишь формальное значение, не указывались
обязательные реквизиты оформления обложек дел, что не соответствует
64
основным требованиям Государственной системы документационного
обеспечения управления и Основных правил работы ведомственных архивов
22
.
В ООО «АвтоМастер» формирование дел проводится по названиям видов
документов (приказы, акты, контракты). В отделах с большим объемом
документов для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки
классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела,
содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-
либо услуг и т. д.
На обложках дел, как долговременного хранения, так и дел временного
хранения, указывалось только приблизительное название дела («счета»,
«разное», «договоры»). В связи с этим секретарям Генерального директора и
лицам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях
необходимо оформить все реквизиты обложки дела: наименование
организации; структурного подразделения; индекс дела; номер дела (тома,
части); заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок
хранения дела.
При формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства ООО
«АвтоМастер» предлагается помещать в дело только исполненные, правильно
оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело
документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков
хранения.
После составления и утверждения номенклатуры дел компании
рекомендуется лицам, ответственным за ведение делопроизводства в
подразделениях ООО «АвтоМастер», совместно с начальником Канцелярии
22
Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 N 33 «Государственная система документационного обеспечения
управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного
обеспечения // Справочно-Правовая Система Консультант Плюс
65
приступить к работе по проведению экспертизы ценностей документов с
последующим оформлением дел.
Таким образом, при формировании дел, сотрудникам ООО «АвтоМастер»
необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только
исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с
заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы,
относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с
основными документами; группировать в дело документы одного
календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать
в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не
должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры,
черновики; дело не должно превышать 250 листов.
Новые технологии требуют новых правил и принципов работы с
документами. Все чаще вместо терминов «делопроизводство» или
«документационное обеспечение управления» используются более общие
понятия – информационно-документационное обеспечение управления и
управление документами. Это основная функция делопроизводственной
службы. Хотя традиционное делопроизводство, основанное на работе с
бумажными документами, еще долго будет играть заметную роль в
обеспечении работы управленческого аппарата, переход к
компьютеризированным технологиям, электронному делопроизводству и
документообороту неизбежен, и он происходит в настоящее время.
На сегодняшний день действует Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-
ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
23
Благодаря этому, станет
возможным обеспечение правовых условий для использования электронной
цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых
электронная цифровая подпись в электронном документе признается
юридически равнозначной собственноручной подписи человека (гражданина
23
Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (ред. от 01.07.2015) // Парламентская
газета, N 17, 08-14.04.2011
66
или индивидуального органа юридического лица) в документе на бумажном
носителе.
В соответствии с Правилами делопроизводства
24
электронный документ
определяется как равнозначный документ на бумажном носителе, если при
документировании соблюдается установленный порядок его оформления.
Для такой средней организации как ООО «АвтоМастер», наиболее
эффективной формой использования стандартов и нормативных актов,
регламентирующих документационное обеспечение деятельности
предприятия, является создание корпоративной информационной системы, а
также внедрение электронного документооборота. Это позволило бы все
перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к
которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.
Целями создания системы электронного документооборота являются:
- повышение эффективности деятельности сотрудников путем ограни-
чения количества документов, с которыми они работают. Для достижения этой
цели необходимо знать, кому из сотрудников какие документы могут быть
нужны;
- повышение производительности труда, благодаря оптимальному
использованию документов;
- получение максимально возможной пользы от информации, содержаще-
йся в документах
25
.
Система автоматизации делопроизводства и документооборота в ООО
«АвтоМастер» должна функционировать в локальной вычислительной сети,
объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников
структурных подразделений, участвующих в технологических процессах
делопроизводственной деятельности.
К выбору системы электронной документации следует подходить исходя
24
Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в
федеральных органах исполнительной власти» (ред. от 07.09.2011). – п. 35 // Собрание законодательства РФ,
22.06.2009, N 25, ст. 3060
25
Сапков В. В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства: Учеб. пособие. – М. :
Академия , 2013. - С. 63
67
из потребностей организации. В первую очередь следует определиться со
следующим набором критериев для классификации:
- на каких технических платформах работает система и как это
согласуется с политикой предприятия в этой области;
- какие объемы хранимой информации ориентирована система,
согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в
организации;
- какова организация распределения, хранения и обмена документами
между структурными подразделениями компании, эффективность сетевого
взаимодействия;
- определиться с финансовыми затратами.
26
При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к
информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной
информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить
внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации
27
.
Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры
выступает повышение производительности труда в результате внедрения
системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет
высокого быстродействия системы, но и ее широких функциональных
возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать
работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного
цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того,
данное качество дает возможность настраивать систему на различные
специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с
параллельным хождением электронных и бумажных документов) или
разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой
сканирования, распознавания и индексирования), что актуально для ООО
26
Сапков В. В. «Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства»: учебное пособие. – М. :
Академия, 2017. - С. 78
27
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите
информации» (ред. от 10.01.2016) // Российская газета от 29 июля 2006 г. N 165
68
«АвтоМастер».
Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь
организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-
параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным
принятием управленческих решений, когда это возможно), но и
контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку
сотрудников и делать многое другое.
28
Система автоматизации документооборота должна функционировать в
локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные
на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов,
участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.
Система автоматизации делопроизводства и документооборота также
позволит:
- централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса -
вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах,
систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в
документообороте и работе персонала;
- при переходе на работу с электронными копиями документов
полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к
запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд;
- повысить рост производительности труда сотрудников за счет
упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени
передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты.
29
В последнее время выбор корпоративных информационных систем
весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и
отечественные разработки. На основе проведенного анализа
документационного обеспечения управления ООО «АвтоМастер», с учетом
внедрения автоматизации перечисленных выше функций для организации
28
Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник. -
2017. - № 3. - С. 16.
29
Чернов В. Системы электронного документооборота: Учебники и учеб. пособ. – М.: Изд. РАГС, 2016. - С. 39
69
электронного документооборота в ООО «АвтоМастер» был выбран
программный продукт компании Электронные офисные системы - программа
«ДЕЛО».
Программа «ДЕЛО» - прикладная система автоматизации
делопроизводства и электронного документооборота, функционирующая в
среде клиент-сервер. В качестве СУБД может быть использованы Microsoft
SQL Server 2000.
Использование системы «ДЕЛО» позволит организовать эффективный
контроль за движением и исполнением как бумажных, так и электронных
документов в ООО «АвтоМастер».
Система «ДЕЛО» обеспечивает как автоматизацию классического
документооборота компании, так и полноценное управление электронными
документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации
любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к
современным технологиям ведения делопроизводства. Программа Дело
реализует следующие задачи:
1. Работа с входящими и исходящими документами:
- регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции;
- регистрация переданных по электронной почте документов в
автоматизированном режиме, в том числе защищенных ЭЦП;
- настройка структуры регистрационного номера в соответствии с
номенклатурой дел, принятой в организации;
- наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр
отчетов по резолюциям;
- пересылка документов для исполнения внутри организации по
заданным маршрутам;
- быстрый поиск по всем реквизитам, возможность сохранения и
использования сложных поисковых запросов;
- списание документов в дело и возможность передачи на архивное
хранение.
70
2. Работа с внутренними документами организации:
Поддерживается полный цикл работы с проектами документов:
- создание проекта документа, в том числе «во исполнение»
распорядительного документа;
- изменение проекта с хранением предыдущих версий;
- согласование проекта документа;
- утверждение проекта документа;
- регистрация документа, созданного на основе проекта;
- формирование поручений по документам;
- передача завизированных документов сотрудникам на ознакомление и
исполнение;
- контроль прохождения и исполнения документов;
- управление доступом к документам;
- создание и хранение шаблонов документов.
Кроме того, одной из важнейших особенностей является поддержка
принятых правил и методов работы с документами, сложившихся в
отечественной практике. Благодаря этому обеспечивается:
- настройка системы в точном соответствии со структурой организации и
существующими методами управления делопроизводством и порядком
документооборота, а также поддержка их дальнейших изменений. В частности,
система поддерживает централизованную, распределенную и децентрализо-
ванную централизованную схему организации документооборота;
- соблюдение требований регламентов и внутренних стандартов в
области ведения документооборота и информационной безопасности.
Масштабируемость. Автоматизированный документооборот «ДЕЛО»
обладает практически неограниченной масштабируемостью - возможностью
«увеличения охвата» и включения новых пользователей. В ней могут
одновременно работать от единиц до нескольких тысяч пользователей.
Система позволяет решать задачи автоматизации документооборота
любого уровня сложности.
71
Работа в Интернет / Интранет сетях. Для предоставления доступа к
документам в системе реализован web-интерфейс, обеспечивающий простой и
эффективный доступ к внутреннему документообороту с любого локального
или удаленного компьютера через сеть Internet (Intranet).
Поддержка распределенного электронного документооборота.
Электронное делопроизводство позволяет осуществлять автомтизи-
рованный обмен юридически значимыми электронными документами между
организациями или территориально удаленными подразделениями. При этом
соблюдаются все законодательные и делопроизводственные нормы, а
конфиденциальность и подлинность документов обеспечиваются
сертифицированными средствами криптозащиты информации.
Работа с большими объемами документов. Система хранения данных
позволяет работать множеству пользователей с большими массивами
документов: свыше 4000000 документов, свыше 500 одновременно
работающих пользователей.
Также следует отметить, что при внедрении электронного
документооборота в ООО «АвтоМастер» будет решена проблема хранения
документов. При использовании системы электронного документооборота,
хранение документов будет осуществляться в соответствии с правилами
делопроизводства. В правилах подчеркивается, что при определении сроков
хранения электронных документов, уничтожении и д. р. действую правила,
установленные для аналогичных документов на бумажной основе.
Внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства
предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий,
решающих большинство перечисленных выше проблем.
Современные и перспективные направления совершенствования
документационного обеспечения управления неотделимы от процесса
массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти
достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной
техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и