5
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………..6
Глава 1. Теоретико-методологические основы и значение кадровой службы в
системе управления организацией.............................................................................8
1.1 Понятие и основы деятельности кадровой службы...........................................8
1.2 Понятие системы кадрового делопроизводства...............................................13
1.3 Методологические особенности организация работы кадровой службы в
системе кадрового делопроизводства организации...............................................21
Глава 2. Место кадровой деятельности в системе управления ООО
«АвтоМастер»........................................................................................................... 30
2.1 Общая организационно-экономическая характеристика ООО
«АвтоМастер»............................................................................................................30
2.2 Характеристика системы управления персоналом в ООО
«АвтоМастер»............................................................................................................38
2.3. Анализ системы кадрового делопроизводства................................................47
Глава 3. Рекомендации по оптимизации системы кадрового делопроизводства
предприятия...............................................................................................................61
3.1 Рекомендации по рационализации работы с конфиденциальными
документами...............................................................................................................61
3.2 Разработка и внедрение полуавтоматизированной системы учета кадровых
документов.................................................................................................................68
3.3 Оценка экономической эффективности предложенных мероприятий...........78
ЗАКЛЮЧЕНИЕ..........................................................................................................81
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ..................................................83
3
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы исследования определена тем, что управленческая
деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с
помощью документов, которые одновременно являются источником,
результатом и инструментом этой деятельности.
Сегодня документ является основным способом представления
информации на любом современном предприятии. Задача накопления,
обработки и распространения (обмена) информации стояла перед
человечеством на всех этапах его развития. В течение долгого времени
основными инструментами для ее решения были мозг, язык и слух человека.
Первое кардинальное изменение произошло с приходом письменности, а затем
изобретением книгопечатания.
Документ является основным способом представления. Неоспорима
важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов
предприятия для успешного функционирования. Способность принять верное
решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все
изменения зависит не только от таланта и опыта руководителей.
Эффективность управления организацией зависит и от того, насколько
разумно в нем организовано управление документооборотом и защита
имеющейся информации компании.
Сегодня открывается принципиально новый этап в развитии кадровых
служб с качественно иными функциями и задачами, которые неотделимы от
процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса.
Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов
вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к
принципиально иной и значительно более эффективной информационной
технологии в органах управления, основанной на органичном включении
комплекса технических средств в управленческий процесс.
4
С переходом к рыночной экономике происходят принципиальные
изменения в системе управления организациями. Следствием таких изменений
становятся новые подходы к организации и качеству управления организацией,
а также к управленческим кадрам.
В современных условиях эффективное управление представляет собой
ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными,
человеческими и другими ресурсами. Повышение эффективности
управленческой деятельности становится одним из направлений
совершенствования деятельности организации в целом. Наиболее очевидным
способом повышения эффективности протекания трудового процесса является
его автоматизация.
Автоматизированная информационная система - это система, в которой
информационный процесс управления автоматизирован за счет применения
специальных методов обработки данных, использующих комплекс
вычислительных, коммуникационных и других технических средств в целях
получения и доставки результатной информации пользователю-специалисту
для выполнения возложенных на него функций управления
Целью выпускной квалификационной работы является изучение
особенностей организации и оценка эффективности работы кадровой службы
действующего предприятия.
Для реализации поставленной цели необходимо выполнение следующих
задач:
- раскрыть понятие и основы деятельности кадровой службы;
- охарактеризовать особенности системы кадрового делопроизводства;
- изучить методологические особенности организация работы кадровой
службы в системе кадрового делопроизводства организации;
- определить место кадровой деятельности в системе управления ООО
«АвтоМастер»;
- дать общую организационно-экономическую характеристику ООО
«АвтоМастер»;
5
- охарактеризовать систему управления персоналом в ООО
«АвтоМастер»;
- выполнить анализ системы кадрового делопроизводства в ООО
«АвтоМастер»;
- предложить рекомендации по рационализации работы с
конфиденциальными документами организации;
- разработать предложение по внедрению полуавтоматизированной
системы учета кадровых документов;
- провести оценку экономической эффективности предложенных
мероприятий.
Объектом выступает ООО «АвтоМастер».
Предметом выпускной квалификационной работы является организация
работы кадровой службы в ООО «АвтоМастер».
Теоретическую основу исследования составляют труды таких ученых как:
М.А. Сазонов, Ф.Ю.Осипов, Н.С. Ларьков, С.М. Грачев, М.А. Абрамова, Л.С.
Александрова и др., а так же нормативно-правовые источники,
регламентирующие кадровую деятельность и документооборот, публикации в
периодической печати и интернет-ресурсы.
Методологическую базу исследования составили принципы научности,
объективности и непосредственного анализа правовых источников. Во
исполнение поставленных исследовательских задач были использованы такие
методы научного познания как сравнительно-правовой метод; метод
структурного анализа; формально-юридический и библиографический методы.
Теоретическая и практическая значимость исследования обусловлена тем, что в
данной работе проводится изучение основ организации кадрового
делопроизводства на малом предприятии и предлагаются направления ее
оптимизации.
6
Глава 1. Теоретико-методологические основы и значение
кадровой службы в системе управления организацией
1.1 Понятие и основы деятельности кадровой службы
Кадровая служба организации является одним из основных звеньев в
отношениях между нанимателем и работником. Решая поставленные перед ней
задачи, кадровая служба сопровождает персонал на протяжении всего периода
его деятельности в организации и в значительной степени обеспечивает
рациональное использование персонала в качестве одного из ресурсов.
Изучение кадровой работы с точки зрения кадрового менеджмента
позволило сформулировать основные стандарты деятельности кадровых служб,
на которые следует ориентироваться отечественным компаниям.
Независимо от степени развитости в организации кадрового
менеджмента, а также применяемых форм и методов управления персоналом,
основной задачей кадровых служб остается обеспечение соблюдения прав
работника в сфере трудовых и связанных с ними отношений. Все нововведения
по согласованию интересов нанимателя и работника должны соответствовать
действующему законодательству и локальным нормативным актам
организации. Практика показывает, что нарушения трудового законодательства
не позволяют осуществлять управление человеческими ресурсами в полной
мере, т. е. не обеспечивают эффективности их использования и не имеют
долговременных позитивных перспектив.
В любой организации, независимо от её размера и вида деятельности,
приходятся решать кадровые задачи. Существует постоянная необходимость
обращаться в отделы кадров - написать рапорт на отпуск, на выезд за пределы
гарнизона, на выплаты материальной помощи, позаботиться о дальнейшем
продлении контракта и др. Для каждого сотрудника - это важные вопросы, так
как касаются лично его. Поэтому в кадровой службе постоянный ажиотаж,
7
наличие посетителей, телефонные звонки по нескольким линиям - непременное
условие службы «кадровиков». Каждого необходимо проконсультировать,
объяснить правильность принятых решений по отношению к нему. В таких
условиях кадровый персонал выполняет поставленные перед ним задачи.
Поэтому вопрос совершенствования работы кадровой службы всегда
проблемный.
Квалификация персонала кадровой службы - важнейшая составляющая
успеха управления. Умение и желание применять компьютерные
информационные технологии в повседневной деятельности для оптимизации и
рационализации своей работы - показатель того, что личный состав стремится к
повышению своей квалификации. Проблема совершенствования деятельности
путём её автоматизации всегда являлась и остаётся актуальной в кадровой
службе. Решение этой задачи возможно на основе использования
компьютерных информационных технологий.
С переходом к рыночной экономике происходят принципиальные
изменения в системе управления организациями. Следствием таких изменений
становятся новые подходы к организации и качеству управления организацией,
а также к управленческим кадрам.
В современных условиях эффективное управление представляет собой
ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными,
человеческими и другими ресурсами. Повышение эффективности
управленческой деятельности становится одним из направлений
совершенствования деятельности организации в целом. Наиболее очевидным
способом повышения эффективности протекания трудового процесса является
его автоматизация.
Известно, что автоматизация кадровых служб началась одновременно с
внедрением информационных технологий в управлении. Однако темпы
распространения программных продуктов, предназначенных для организации
работы бухгалтерии или управления производством, намного опередили спрос
на специализированные программы автоматизации кадровых служб. Вероятно,
8
это связано с тем, что автоматизация служб персонала достаточно долгое время
не считалась первостепенной задачей, однако в настоящее время ситуация
кардинально меняется.
Автоматизированная информационная система - это система, в которой
информационный процесс управления автоматизирован за счет применения
специальных методов обработки данных, использующих комплекс
вычислительных, коммуникационных и других технических средств в целях
получения и доставки результатной информации пользователю-специалисту
для выполнения возложенных на него функций управления
1
.
В современном понимании термин «информационные системы»
подразумевает автоматизацию информационных процессов. Поэтому термины
«информационная система» и «автоматизированная информационная система»
часто используются как равноправные. Информационные системы могут
использовать и неавтоматизированную технологию обработки информации.
Необходимость автоматизации деятельности кадровой службы
объясняется задачами облегчения труда личного состава, сдерживанием роста
его штатной численности, вызываемым ростом объёмов управленческих
функций и увеличением обязательных автоматизированных информационных
систем, применяемых в организациях, таких как: АС «Делопроизводство», АИС
«1С Бухгалтерия», «1С Битрикс: Корпоративный портал», прикладная система
автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» и
др.
Внедрение компьютерных информационных технологий позволит
кадровой службе работать в едином информационном пространстве системы
управления организацией, быстро получать достоверную информацию,
оперативно планировать, изменять и контролировать основные процессы.
Если кадровая политика интегрирована с управленческой, финансовой
политикой организации, то и система управления кадрами не должна
1
Балдин К. В. Информационные технологии в менеджменте. - М. : Академия, 2016. - С. 76-78
9
существовать обособленно, а должна быть частью единой информационно-
управляющей системы, тем кадровым стержнем, без которого невозможны
полная автоматизация процесса управления организацией, ведение
электронного документооборота, развитие внутренних и внешних
коммуникаций.
В кадровой службе решаются конкретные задачи управленческого учёта.
Каждая из этих задач представляет собой определённую последовательность
действий (производственные технологии), которые позволяют
автоматизировать большую часть функций кадровой службы с использованием
информационных технологий.
Концепция создания автоматизированной системы кадровой службы
(АСКС), включает в себя: понятийный аппарат, научное толкование норм
действующего законодательства, научные положения, раскрывающие понятие,
основание, принципы и механизмы применения информационно-аналитических
технологий, а также основания, порядок, допустимость и границы их
использования в повседневной деятельности, позволяющую автоматизировать,
максимально облегчить работу кадровых служб, сократить время обучения
новых сотрудников кадровых служб, повысит взаимозаменяемость персонала.
Это также позволит использовать систему специалистам кадровой
службы, не имеющим специальных знаний в области программирования, и
одновременно позволит дополнять систему по мере надобности.
Автоматизация функций специалистов отдела кадров позволит резко
сократить временные затраты при выполнении многих кадровых процедур.
Реализация концепции АСКС приведёт к оптимизации деятельности по
выполнению кадровых операций и процедур:
- сократится время на одну процедуру за счёт автоматизации отдельных
операций;
- сократится количество участников технологической цепочки по
оформлению кадровых документов;
- минимизируется количество ошибок за счёт сосредоточения
10
процедуры в руках одного исполнителя;
- достигается достоверность и сохранность кадровой информации,
полнота и оперативность её получения;
- сократятся потери времени, что будет способствовать повышению
эффективности кадровой работы в целом.
Таким образом, современные автоматизированные системы управления
персоналом предназначены для оптимизации работы руководства и персонала
кадровых служб организаций и играют большую роль в повышении
производительности их труда.
Использование современного программного обеспечения в работе
кадровых работников в значительной степени повышает эффективность
трудовой деятельности человеческих ресурсов на всех уровнях управления
организацией. Это можно объяснить тем, что в последнее десятилетие
многократно увеличились информационные потоки, что оказывает
существенное влияние наиболее обоснованных решений в области управления
человеческими ресурсами.
В управлении человеческими ресурсами руководителю приходится иметь
дело с определенными объемами информации, которая часто имеет закрытый
для посторонних лиц характер. Для этих целей в кадровых отделах и службах
используются, обычно автоматизированные рабочие места (APM). Они
представляют собой совокупность технических, программных, языковых и
методических средств, обеспечивающих автоматизацию обработки кадровой
информации. АМР конструктивно выполнены на базе персональных
компьютеров. При этом к компьютеру подключаются необходимая оргтехника
(принтеры, сканеры), а также внешние накопители информации (флешь
память, карты памяти).
Существующее программное обеспечение используемое в кадровой
работе создает возможности построения систем нового типа, отличающихся, с
одной стороны, разнообразием средств отражения кадровой информации, с
другой - интеграцией этих средств и обеспечением максимального удобства и
11
простоты работы персонала кадровых служб, не обладающих специальной
подготовкой. По результатам исследования проведенного в первой главе модно
сказать следующее:
Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации
также позволяет эффективно осуществлять подбор и аттестацию сотрудников.
Кроме того, автоматизированный расчет заработной платы с учетом
информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных,
командировках, льготах и взысканиях дает возможность работникам
бухгалтерии точно и оперативно начислять зарплату, формировать
бухгалтерские отчеты. И это лишь некоторые из функций современных
автоматизированных систем управления персоналом. Комплексные системы
управления персоналом используются для автоматизации кадровой работы в
любой организации. Главным образом такие системы необходимы руководству
для получения оперативной информации по любому вопросу, связанному со
структурой предприятия, штатным расписанием, вакансиями и информацией о
сотрудниках. Оперативно принять правильное решение сможет лишь
руководитель, способный своевременно оценить сложившуюся ситуацию на
основе анализа актуальной информации о состоянии дел в организации.
1.2 Понятие системы кадрового делопроизводства
Становление и развитие общества предполагает наличие
информационных связей, материальным воплощением которых является
документированная информация (документ, совокупность документов, система
документации). Информация, будучи по своей природе социальной,
предопределяет социальную сущность документа. В силу этого изучение
документа вне социальной среды и вне исторической эпохи, в которой он
появился или использовался, невозможно.
Вместе с тем документ, будучи продуктом общества и одним из