12
показателей его развития, оказывает на данное общество обратное воздействие.
Посредством документа и систем документации фиксируются общественные
связи, упорядочивается общественная практика, формируется общественная
память.
Среди множества документов, циркулирующих в обществе, выделяются
официальные, служебные или управленческие документы. Значимость таких
документов обусловлена сферой их функционирования. Формируясь в недрах
государственного аппарата, государственной власти и управления, они
оказывают влияние на различные стороны жизнедеятельности общества.
Обращение к данным документам позволяет реконструировать историю
государства, государственного управления и администрирования.
Однажды появившись, документы прошли длительный путь развития: от
простейших форм - к сложным и многоуровневым системам, находящимся в
постоянном развитии и взаимодействии.
Современной система управленческой документация строится на
отношениях иерархии и соподчинения; обладает признаками, присущими
любой системе, т. е. деление на подсистемы и составляющие их элементы,
взаимосвязь между ними и взаимообусловленность, относительная
самостоятельность и автономность, наличие определенной внутренней
организации (структуры), способность к развитию и т. д.
Система документации, согласно ГОСТ Р 7.0.8. - 2013
«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», - это
«совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы
деятельности и единых требований к их оформлению»
2
. В литературе нет
общепризнанной научной классификации систем документации, видов и
разновидностей документов, используемых в управленческой деятельности. В
силу этого однозначное отнесение документов к той или иной системе
документации не всегда представляется возможным. С учетом данного
2
ГОСТ Р. 7.0.8.-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». // Справочно-Правовая система Консультант
Плюс
13
обстоятельства документоведы используют эмпирически сложившееся
разделение документов на системы документации. Свидетельством тому
является сама история возникновения и развития систем документации.
Всё многообразие систем документации, их бытование в разные
исторические периоды рассматривали Т. В. Кузнецова, Е. А. Плешкевич, Е.
Степанов, Н. С. Ларьков, М. Н. Костомарова и др.
Так, Н. С. Ларьков и М. Н. Костомарова считают, что все многообразие
системы управленческой документации можно разделить на два основных типа:
функциональные системы и корпоративные (атрибутивные)
3
.
Наиболее долговечными и универсальными, по мнению авторов,
являются функциональные системы, поскольку положенные в их основу в
важнейшие функции документа (информационная, коммуникативная,
кумулятивная и др. ) остаются, как правило, неизменными.
К функциональным системам относятся такие комплексы документов,
которые обеспечивают выполнение общих управленческих функций и
реализацию управленческой деятельности
4
:
- система организационно-распорядительной документации;
- система плановой документации;
- первичная учётная документация;
- отчётно-статистическая документация;
- документация по труду;
- система бухгалтерской документации;
- система финансовой и расчётно-денежной документации;
- система статистической и ведомственной отчётности и др.
Корпоративная система документации представляет собой совокупность
документов, обеспечивающих выполнение управленческих функций в
определённой сфере государственной деятельности, отрасли хозяйства, в
3
Костомаров М.Н. Классификация документов и документной информации // Делопроизводство. - 2016. - №2. -
С. 21.; Ларьков Н. С. Документоведение: учеб. пособие. - М. : АСТ: Восток-Запад, 2016. - С. 293.
4
Гришанов Г. М., Павлов О. В. Исследование систем управления: Учеб. пособие. - Самара: Самар. гос.
аэрокосм. ун-т. , 2016. – С. 12
14
рамках отдельной корпорации (ведомства либо предпринимательской
структуры) и т. д. Количество корпоративных систем несоизмеримо больше по
сравнению с функциональными системами.
В целом документы, составляющие ту или иную систему управленческой
документации, связаны между собой единством целевого назначения и в
комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой
деятельности. Так, документы системы плановой документации, обеспечивают
планирование деятельности учреждения, документы, которые составляют
систему распорядительной документации, - регулирование деятельности
учреждения. Распорядительная документация (а в более широком плане –
организационно-распорядительная), входит, в свою очередь, в состав других,
так называемых, специальных систем (кадровая, бухгалтерская документация и
др.). Наличие одних и тех же видов документов в разных системах
документации - свидетельство тесной взаимосвязи данных систем, а также
взаимообусловленности многих направлений общественной практики,
которую обеспечивают эти документы. В любом из них присутствует
управленческий аспект, оказывающий влияние на документацию,
обеспечивающую реализацию управленческой деятельности.
Данную систему классификаций документов до недавнего времени мы
могли встретить в литературе по делопроизводству. Сегодня ситуация
кардинально изменилась. С начала 2000-х годов в составе и содержании систем
документации произошли качественные изменения. Отдельные
функциональные и корпоративные системы документации наполнились
фактическим новым содержанием, включили новые виды документов. Так, за
последние годы в управленческой деятельности организаций начали активно
использовать регламент, согласие, обязательство, реестр и т. д. Появление
новых видов документов заставило специалистов по - новому взглянуть на
сложившуюся систему управленческой документации.
На развитие современной системы управленческой документации влияют
следующие факторы:
15
- вступление в силу новых нормативно-правовых актов;
- развитие социально-экономической сферы государства (рост частного
сектора экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой
продукции и т. п. );
- внедрение в практику работы с документами стандартов ИСО;
- автоматизация делопроизводства.
Ключевую роль на развитие всей системы управленческой документации
оказало вступление в силу новых законодательных актов. После принятия
Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»
в управленческой практике стал широко использоваться такой вид документа,
как «регламент», забытый в советский период делопроизводства, который
можно отнести к организационно-правовой функциональной системе.
5
Введенный в действие с 1 февраля 2002 г. Трудовой кодекс РФ установил
применение каждой организацией ряда новых локальных правовых актов
(соглашение, коллективный договор, положение об использовании и защите
персональных данных и др. ).
6
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»
оказал влияние на развитие кадровой документации. Согласно данному
правовому акту, обработка персональных данных осуществляется только с
согласия субъекта данных
7
; обработка персональных данных осуществляется
только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных
«Равнозначным содержащему собственноручную подпись субъекта
персональных данных согласию в письменной форме на бумажном носителе
признается согласие в форме электронного документа, подписанного
электронной подписью».
8
Согласие на обработку персональных данных
5
Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27.12.2002 N 184-ФЗ (принят ГД ФС РФ 15.12.2002) (
ред. от 28.11.2015) // Российская газета, N 245, 31.12.2002
6
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ (в ред. от 30.12.2015). // Собр.
законодательства РФ. 07.01.2002 г. № 1 (ч. 1), ст. 3.
7
Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» ( ред. от 01.09.2015). – п. 1. - ст. 6 //
Российская газета от 29 июля 2006 г. N 165
8
Там же. – Ст. 9
16
должно включать в себя следующие сведения:
- фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер
основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи
указанного документа и выдавшем его органе;
- фамилию, имя, отчество, адрес представителя субъекта персональных
данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения
о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты
доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого
представителя (при получении согласия от представителя субъекта
персональных данных);
- наименование или фамилию, имя, отчество и адрес оператора,
получающего согласие субъекта персональных данных;
- цель обработки персональных данных;
- перечень персональных данных, на обработку которых дается
согласие субъекта персональных данных;
- наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица,
осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора,
если обработка будет поручена такому лицу;
- перечень действий с персональными данными, на совершение
которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов
обработки персональных данных;
- срок, в течение которого действует согласие субъекта персональных
данных, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным
законом;
- подпись субъекта персональных данных
9
.
Федеральный закон от 02 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке
рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» ввел в
9
Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» ( ред. от 01.09.2015) // Российская
газета от 29 июля 2006 г. N 165
17
делопроизводственный оборот такой вид документа, как предложение
10
.
Предложение используется как эффективный метод непосредственного прямо-
го обращения к представителям власти.
Изменение и развитие социально-экономической сферы государства
оказало существенное влияние на систему управленческой документации
(функциональной и корпоративной). Так, большой интерес для многих
субъектов экономической деятельности сегодня представляет тендерная
документация. Современная тендерная документация - это подборка
документов, необходимых и достаточных для проведения конкурса в форме
товарного аукциона, открытых торгов, запроса оферт с целью последующего
заключения контракта с их победителем. Конкретный состав тендерной
документации зависит непосредственно от предмета торгов и определяется
тендерным комитетом в соответствии с поручением заказчика или
организатора торгов. В состав тендерных документов входят приглашение к
участию в торгах, заявки на участие в торгах, гарантийное обязательство,
финансовое положение организации, извещения победителя торгов и
приглашение его для проведения переговоров, и т. д.
К числу новых видов документов можно отнести реестр, который
выступает в качестве книги для регистрации дел, документов, имущества и т.
п. В бухгалтерском учёте составляется реестр карточек для аналитического
учёта.
На развитие системы документации российских предприятий
существенное влияние оказало внедрение стандартов серии ИСО 9000 (ГОСТ Р
ИСО 9000 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь»,
ГОСТ Р ИСО 9001 «Системы менеджмента качества. Требования», ГОСТ Р
ИСО 9004 «Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению
деятельности» и др. ). В соответствии с требованиями этих стандартов система
документации пополнилась такими новыми видами документов, как «Стандарт
10
Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской
Федерации» (ред. от 03.11.2015) // Российская газета от от 5 мая 2006 г. N 95
18
организации», «Политика качества предприятия», и т. д.
Существенное влияние на современные системы документации оказало
также использование электронных документов. Развитие технологий
обработки информации, сети Интернет, систем автоматизирующих управление
документами, явилось мощным фактором использования документов в
электронном виде.
Значение использования электронных документов в системе
документационного обеспечения управления возросло в связи с реализацией
двух федеральных целевых программ «Электронная Россия» (2002 - 2010 гг. ) и
«Информационное общество» (2011- 2020 гг. ).
Работа с электронными документами является основой для организации
электронного документооборота на предприятиях и в организациях. Внедрение
и использование технологий электронного делопроизводства и
документооборота ставит задачи законодательного регулирования применения
электронных документов, его сохранности, закрепления требований к
идентифицирующим реквизитам электронного документа.
Новый ФЗ от 6 апреля 2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» не дает
определения электронному документу, указывая лишь, что «информация в
электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью,
признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном
носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если
федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними
нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости
составления документа исключительно на бумажном носителе»
11
.
Самое последнее определение термина «электронный документ»
приводится в последней редакции ФЗ от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об
информации, информационных технологиях и защите информации», которое
гласит: «Электронный документ - документированная информация,
11
Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» ( ред. от 30.12.2015) // Российская
газета от 8 апреля 2011 г. N 75,
19
представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для
восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин,
а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или
обработки в информационных системах»
12
.
Несколько позднее, в «Правилах обмена документами в электронном
виде при организации информационного взаимодействия», приводится
следующее определение электронного документа: «Под документом в
электронном виде в настоящих Правилах понимается структурированная
совокупность данных, обрабатываемая с использованием информационных
технологий, представляющая собой установленный набор реквизитов, включая
реквизиты, содержащие регистрационные данные документа и усиленную
квалифицированную электронную подпись»
13
.
Определение фиксирует обязательное наличие установленного набора
реквизитов, что отражает обмен информацией между автоматизированными
системами, прежде всего между системами электронного документооборота.
Важность точного определения понятия «электронный документ» и
набора его характеристик возросла в связи с реализацией в России системы
электронных государственных и муниципальных услуг, а также с развитием
Единой системы межведомственного электронного взаимодействия.
Таким образом, вся система управленческой документации представляет
собой сложную многоуровневую структуру. Системы документации
взаимосвязаны, взаимообусловлены, как и процессы управления, которые они
обслуживают, и находятся в постоянном развитии.
12
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите
информации» (ред. от 10.01.2016) // Российская газета от 29 июля 2006 г. N 165,
13
Постановление Правительства РФ от 25 декабря 2014 г. № 1494 «Об утверждении Правил обмена
документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» // ГАРАНТ. РУ
20
1.3 Методологические особенности организация работы кадровой
службы в системе кадрового делопроизводства организации
Качество продукции и оказываемых услуг в значительной степени
зависит от сотрудников организации. Оно определяется их квалификацией,
приобретенными навыками, дисциплинированностью, существующим в
коллективе психологическим климатом. Решающую роль в управлении
перечисленными факторами в организации играет кадровая служба. От того,
насколько эффективно организована ее работа, существенно зависит и
экономическая успешность организации.
В ИСО 9001:2008 устанавливаются требования к управлению
подразделениями и персоналом, которые должны реализовываться под
руководством кадровой службы. В нем написано: «Высшему руководству
следует определить и довести до сведения персонала ответственность и
полномочия с целью внедрения и поддержания в рабочем состоянии
результативной и эффективной системы менеджмента качества. Надо наделить
ответственностью и полномочиями всех работников организации, дав им
возможность участвовать в достижении целей в области качества и создав
условия для их вовлеченности, мотивации и принятия ими обязательств».
Кадровая служба должна обеспечить реализацию выполнения этих
требований и прежде всего для этого должны быть разработаны типовые
стандарты организации, устанавливающие порядок разработки и содержание
положений о подразделениях и должностных инструкций сотрудников. Для
этого можно воспользоваться документами, разработанными в свое время
Министерством труда
14
.
В положениях о подразделениях и должностных инструкциях особое
внимание должно быть уделено определению ответственности и полномочий
персонала, осуществляющего:
14
Щур Д.Л. Методика разработки положений о структурных подразделениях // Кадры предприятия. - 2016. - №
6. – С. 14; Давыденко Е. А. Сборник должностных инструкций. 600 образцов инструкций. - М. : Омега-Л, 2017.
– С. 109; Грачев С.М. Сборник должностных инструкций с дискетой. - М. : Велби, 2017. – С. 89
21
- планирование и проведение мероприятий, направленных на
предупреждение появления несоответствующих изделий и процессов;
- выявление и регистрацию любых отклонений технических
характеристик изделий, процессов их обеспечения, элементов СМК от
установленных норм и требований;
- анализ отказов и неисправностей изделий и причин их возникновения;
- разработку рекомендаций или принятие решений по устранению
выявленных отклонений и несоответствий и обеспечение их устранения;
- проверку выполнения рекомендаций и решений
15
.
В зарубежной практике используется понятие «ангажированный
персонал». Под этим термином понимаются сотрудники, активно
поддерживающие своей деятельностью политику фирмы. Ангажированный
персонал работает лучше, чем персонал, который не отождествляет себя с
фирмой, ее продукцией и своим рабочим местом. Лучшая работа
обуславливает меньше издержек, чем устранение ошибок. Здесь важна
идеологическая работа, направленная на понимание важности внедрения
эффективной СМК, и службы кадров, и СМК должны уделять проведению
такой работы в организации самое пристальное внимание.
В ГОСТ Р ИСО 9001-2008, записано: «Персонал, выполняющий работу,
влияющую на соответствие продукции требованиям, должен быть
компетентным на основе соответствующего образования, подготовки, навыков
и опыта. Примечание. На соответствие продукции прямо или косвенно может
влиять персонал, выполняющий любую работу в рамках системы менеджмента
качества».
Проверка и оценка компетенции и квалификации персонала должны
проводиться в соответствии с планами подбора, подготовки, переподготовки и
периодической аттестации персонала предприятия.
Для этого на предприятии должны быть разработаны
15
Кулыгина К. А., Маланьин А. В. Кадровая служба: организация, функции и задачи: Сборник материалов
всероссийской, 58 научно-практической конференции молодых ученых «Россия Молодая», Кемерово, 2016. –
С. 93-95